Sistem layanan TI akan dibangun untuk membantu BPKAD dalam mencatat dan menangani keluhan terkait perangkat TI. Sistem ini akan merekam detail keluhan, status penyelesaiannya, dan memfasilitasi komunikasi antara pegawai dan biro TI. Proyek ini akan berjalan selama 4 bulan dengan anggaran Rp. 500 juta untuk menghasilkan sistem perangkat lunak, dokumentasi, pelatihan, dan pemeliharaan.

1. RENCANA PENGELOLAAN PROYEK PEMBANGUNAN
MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK D
05111640000071 Ganendra Afrasya
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
Surabaya
2019

2. Latar Belakang
Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah atau BPKAD adalah lembaga di
tingkat Provinsi yang diamanatkan oleh undang-undang untuk mengelola
keuangan dan aset daerah.
Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para staf pegawai melakukan
kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI. Perangkat TI
yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah perangkat TI yang
digunakan oleh auditor mencapai ratusan.
Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala
yang terjadi antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware,
maupun keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI
tersebut ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait
dengan perangkat TI sangat banyak sedangkan personil yang menangani
kendala mempunyai keterbatasan. Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan
gangguan yang muncul terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik
sehingga akan menyebabkan waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan
proses penyelesaian akan berdampak bagi kinerja sebuah organisasi.
Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan
kendala, maka diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu
dalam proses perekaman keluhan dan kendala.
Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola
teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan
sampai permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan
suatu manajemen proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem
manajemen layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan dengan baik.
Maksud dan Tujuan
Maksud dari pengembangan sistem ini adalah:
1. Mempermudah dalam perekaman keluhan sebagai pencatatan log untuk
biro IT di BPKAD.
2. Mempercepat penanganan keluhan pada ruang lingkup BPKAD.
3. Menghindari missed dalam pencatatan keluhan sehingga tidak ada
keluhan yang tidak tercatat dan ditindaklanjuti.
Sasaran yang ingin dicapai adalah:
- Mempermudah perekaman keluhan yang dialami oleh pegawai di BPKAD.

3. Organisasi Pengguna Sistem/Jasa
Organisasi yang menggunakan sistem ini adalah Badan Pengelola Keuangan
dan Aset Daerah (BPKAD)
Pendanaan
Pengembangan sistem ini dianggarkan sebesar ​Rp. 500.000.000,-​ (lima ratus
juta rupiah) yang diberikan bertahap selama pengerjaan sistem.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup pengembangan sistem ini adalah:
1. Perencanaan dan persiapan pelaksanaan pekerjaan
2. Analisis dan evaluasi terhadap struktur pencatatan keluhan
3. Perancangan sistem
4. Pembangunan/Implementasi sistem
5. Uji coba(testing) di lingkungan real
6. Pelatihan bagi calon pengguna sistem
7. Penyusunan laporan dan dokumentasi akhir
Data yang disimpan dalam sistem ini adalah:
1. Detail permasalahan yang dialami
2. Waktu permasalahan dilaporkan
3. Pengguna yang mengalami permasalahan
4. Nomor identitas
5. Status dari permasalahan
Fitur dan Fasilitas
- Fitur melaporkan keluhan pada biro IT
Fitur ini sebagai “penghubung” antara pegawai BPKAD dan biro IT. Fitur ini
mengirim ke sistem keluhan-keluhan yang dialami oleh pegawai BPKAD dan
harus ditangani oleh biro IT.
- Fitur pencatatan keluhan
Fitur pencatatan atau rekaman keluhan akan menjawab kebutuhan dari
stakeholder untuk melakukan pencatatan log keluhan agar bisa tercatat apakah
ada yang belum terselesaikan atau tidak.
- Fitur pembaruan keluhan
Fitur ini digunakan untuk memperbarui status atau deskripsi dari keluhan, apakah
sudah terselesaikan atau tidak dan sudah di handle atau tidak.
- Fitur melihat list keluhan
Melihat list keluhan baik yang sudah dikerjakan atau belum dikerjakan.

4. - Fitur accounting
Include registrasi, login dan manajemen akun pengguna
Alur Penggunaan Sistem

5. Lokasi Kegiatan
Untuk pengerjaan sistem dilakukan secara online, sedangkan untuk elisitasi
dan testing akan dilakukan di kantor BPKAD, Jl. Johar No.19-21, Alun-alun
Contong, Bubutan, Kota SBY, Jawa Timur 60174, Indonesia
Metodologi
Metodologi yang digunakan adalah ​Waterfall​, dengan pertimbangan perlunya
kepastian terhadap pegawai yang terkait. Selain itu juga karena durasi
pengerjaan yang cukup lama, yaitu 4 bulan.
Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka waktu pelaksanaan yang direncanakan adalah 4 bulan (dipotong hari libur
dan hari besar), dengan pembagian desk sesuai dengan ​Work Breakdown
Structure​ berikut
Tenaga Ahli
Tenaga ahli yang dibutuhkan dengan tugasnya sebagai berikut:

6. 1. 3-4 orang ​project manager​, yang berperan dalam mengurus project per scope
pengerjaan
2. 8 orang ​programmer​, yang berperan sebagai implementor dalam sistem
3. 4 orang ​system analyst​, yang berperan sebagai analis dalam pengerjaan sistem
apakah sesuai dan menjawab kebutuhan awal atau tidak
4. 4 orang ​software architect​, yang berperan sebagai perancang struktur dan
arsitektur dari sistem
5. 4 orang ​database admin​, yang berperan sebagai pemegang akses utama
database sistem.
Perencanaan Waktu

7. Perencanaan Biaya
Planning Cost Budgeting (Best case)
Planning Cost Estimating

8. Planning Cost Budgeting
Keluaran
Keluaran yang ingin dicapai adalah:
1. Sistem perangkat lunak
2. Dokumen hasil analisis
3. Dokumen desain dan arsitektur sistem
4. Source code
5. Prosedur standar operasional
6. Instalasi
7. Data yang tersimpan dalam db
8. Pelatihan dan maintenance