1. 3/10/2012
@
Electronic Mail
Etiquettes & Security
By Franklin Sondakh, S.Kom, M.Th
Email Communication
1

2. 3/10/2012
Email Etiquettes
• Professionalism
• Efficiency
• Protection
Jangan Menulis dengan CAPITALS
• JIKA KITA MENULIS DALAM HURUF BESAR
SEPERTINYA KITA SEDANG BERTERIAK /
MARAH-MARAH
2

3. 3/10/2012
Jelas dan singkat
• Jangan menulis e-mail lebih panjang dari pada
seharusnya.
Jawab Pertanyaan dengan Tepat
• Jawablah semua pertanyaan dalam e-mail
• Hindari pertanyaan berkelanjutan
3

4. 3/10/2012
Gunakan aturan penulisan
• Gunakan tanda baca dan tata bahasa yang
baik dan benar dalam penulisan.
Gunakan Template
• Gunakan template untuk menjawab
pertanyaan sama yang berulang.
4

5. 3/10/2012
Berikan Jawaban Secepatnya
• Pelanggan mengirimkan e-mail berharap agar
mendapat jawab yang sesegera mungkin.
Jangan kirim file tidak penting
• Dengan mengirimkan file yang tidak penting
dapat mengganggu pelanggan anda.
• Sebisa mungkin meng “compress” file yang
dikirim melalui email.
5

6. 3/10/2012
Gunakan Struktur & Layout
• Membaca dari layar komputer lebih sulit dari
pada membaca di kertas, gunakan struktur
dan layout penulisan e-mail.
Jangan berlebihan menggunakan
opsi “high priority”
• Jika menggunakan opsi “High Priority”
terlalu sering dan berlebihan, maka
cenderung kehilangan fungsinya.
6

7. 3/10/2012
Jangan meninggalkan pesan sebelumnya
• Dalam membalas e-mail,
kita harus mengikut
sertakan e-mail
sebelumnya.
• Sangat tidak mungkin
semua orang mengingat
semua e-mail
sebelumnya.
Tambahkan Disclaimer ke e-mail anda
• Gunakan disclaimer pada e-mail anda, karena
akan membantu melindungi perusahaan dari
pelanggaran/kewajiban.
7

8. 3/10/2012
Baca kembali e-mail anda
• Baca kembali e-mail anda dan belajar melihat
e-mail dari sisi penerima untuk menghindari
kesalah pahaman.
Jangan menggunakan “Reply to All”
berlebihan
• Gunakan “Reply to All” hanya jika email yang
dikirim harus dilihat oleh semua orang yang
melihat pesan asli/awalnya.
8

9. 3/10/2012
Gunakan CC untuk hanya membaca
• Gunakan CC hanya jika diperlukan.
• Dan mempunyai sifat hanya untuk dibaca.
Istilah dan Emoticons
• Hindari penggunaan istilah/ singkatan dan
emoticon dalam email bisnis.
• Penerima mungkin saja tidak memahami
istilah/singkatan yg dimaksud dan dalam email
bisnis umumnya tidak lazim.
• Demikian pula halnya dengan emoticons.
9

10. 3/10/2012
Hati-hati dengan Formatting
• Ingat ketika kita menggunakan formatting
pada email kita, penerima mungkin tidak
dapat menampilkan formatting, atau melihat
jenis font yang beda dari yang diharapkan.
• Ketika menggunakan warna, gunakan warna
yg mudah dibaca di belakang.
Jangan meneruskan surat berantai
• Jangan meneruskan surat berantai
• Hampir seluruhnya dapat kita katakan HOAX
10

11. 3/10/2012
Mailings > use the Bcc or do a
mail merge (1)
• When sending an email mailing, some people
place all the email addresses in the To: field.
• There are two drawbacks to this practice:
– The recipient knows that you have sent the same
message to a large number of recipients
– You are publicizing someone else's email address
without their permission.
Mailings > use the Bcc or do a
mail merge (2)
• Solve this problem by:
– Putting all addresses in BCC
– Using Mail Merge Feature of MS Word.
11

12. 3/10/2012
Gunakan Subject email berarti
• Gunakan Subject email yang mempunyai arti
bafi pengirim ataupun penerima.
• Hindari tidak mengisi Subject atau hanya “Hi”.
Gunakan bahasa aktif daripada pasif
• Sebagai contoh; 'We will complete your task
today', terdengar lebih baik daripada 'Your
task will be completed today'.
• Statement pertama terdengar lebih personal.
Khususnya ketika digunakan berulang-ulang,
terdengar tidak terlalu formal.
12

13. 3/10/2012
Jaga bahasa gender netral
• Hindari menggunakan bahasa sexist seperti;
“He”, “She”
• Gunakan “he/she” atau bisa juga
menggunakan gender yang netral contohnya:
“The user should add a signature to his email”
seharusnya “The user should add a signature
to his/her email” atau “The user should add a
signature to the email”
Kadangkala Menelpon lebih baik
• Jika ada banyak hal dan
kompleks untuk di
bahas, mungkin lebih
baik dan cepat
menelpon dan
berhubungan dengan
orang yang dituju.
13

14. 3/10/2012
And that’s all folks!!!
Hope you had a great time
learning
franklinsondakh@gmail.com
Mobile: 0812 -8475-0036
Pin BB: 269D06E3
14