DOCFLOW: Soluzioni Agili per la gestione dei documenti e dei processi aziendali

DOCFLOW
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

Vincenzo Cocciolo – Sales Director

marketing@docflow.it
Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com
DocFlow Italia Spa
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGIL I www.docflow.com

Fatti e numeri

Denominazione e DocFlow Italia Spa - Milano (Roma, Torino e Padova)
Sede
Soluzione, servizi ed applicazioni per la gestione dei flussi
Settore di attività
documentali e dei processi ad elevato scambio di conoscenza

Certificazione ISO 9001 Vision 2000

Anno di fondazione 1995

Portafoglio clienti 150 Imprese clienti attivi, per i 40% circa quotate in borsa
in Italia e/o all’estero
Base Installato 30.000 postazioni di lavoro

Fatturato € 6,5m Esercizio 2008

Indicatori di 99% Progetti andati in produzione
efficienza ed 95% Clientela che effettua riordini
efficacia 75% Clientela cha affida a DocFlow la manutenzione
50% Clientela che ha applicazioni in produzione da oltre
3 anni


La nostra missione

Dare alle imprese applicazioni agili e soluzioni innovative per
snellire i processi operativi ad elevato scambio di Conoscenza,
documenti, contenuti e informazioni non strutturate
Maggior vantaggio competitivo
Stabilire leadership di mercato
Adattabilità a condizioni mutevoli
Agilità di
Agilità di
Business
Business

Riduzione Costi
Aumento Profittabilità
Aumento Produttività
Efficienza Visibilità
Operativa e Controllo

Document & Process
Document & Process
Management
Management Mitigazione del rischio
Regulatory & Compliance
Supporto ad audit e misurazioni


Le tre specializzazioni

PROGETTI

• Supporto ai processi collaborativi
• Archiviazione e conservazione
• Gestione della conoscenza
• Workflow industriali
•…
TECNOLOGIE NORMATIVA

• Documento Informatico
• Enterprise Content Management
• Governance & Compliance
• Business Project Management
• Conservazione a norma
• Imaging & Text Mining
• Dossier elettronici
• Enterprise Application Integration
•…
•…

DocFlow


Business & Technology Partners


I nostri pilastri tecnologici

Docflow sviluppa le proprie soluzioni sulle tecnologie di leader mondiali con i quali ha instaurato una
relazione strategica di lungo termine.
Su queste tecnologie Docflow ha una profonda conoscenza e autonomia attraverso una struttura tecnica
fra le più numerose e qualificate in assoluto


DocFlow fa parte del “ SAP Ecosystem & Partner
Catalog”

DocFlow è SAP
Technology Partner dal
2002 ed ha sviluppato
una interfaccia
CERTIFICATA


Gartner

DocFlow è menzionata da Gartner
tra le aziende “ECM Vendor” per
la regione EMEA


La proposta DocFlow
• Tendenze
• CEVA: Content Enabled Vertical
Applications
• Docflow Framework


Un mare di opportunità

Allora esiste una straordinaria
opportunità di innovare le nostre
Imprese, introducendo soluzioni a
supporto dei processi collaborativi e
(dis) organizzati per:

•Facilitare la trasmissione della conoscenza
•Aumentare l’efficienza operativa
•Semplificare il rispetto delle procedure
•Introdurre un “cruscotto operativo” a
salvaguardia delle Regole (Compliance)


Contenuti e Processi

•Oggi tutti concordano sul fatto che l’80% delle
informazioni utilizzate nei processi aziendali
sono destrutturate e scarsamente gestite dai
sistemi legacy

•Tuttavia pochi realizzano che anche i processi
che trattano informazioni destrutturate sono
scarsamente sostenuti dalle applicazioni legacy

•Questi processi sono organizzati su base
collaborativa e non possono essere “irrigiditi”
come richiesto dalle applicazioni transazionali


Architettura Funzionale del FrameWork

Collaborative DB Server
ERP and Legacy
Systems Web Services
Systems
J2EE/COM/.NET

Integrazione e supporto a processi esterni
Paper/ Fax
Web
Application
Enterprise Content
Office &
Management
Productivity
Cattura e Accesso e
Tools Organizzazione
Trasformazione Distribuzione
Processo
Dispatcher
Compliance

Archiviazione e Conservazione ERP/Legacy Clients
eDocuments

Archiving &
Crittografy
Conservazione Record
& DRM
Sostitutiva Management


Le soluzioni Docflow
•Docflow Synergy
•Docflow eProcs
•Docflow Improve
•Docflow ShareDocs
•Docflow Cryptodocs
•Docflow HRdm
•Docflow CRdm
•Docflow PLdm


Soluzioni Verticali

• Nate dall’esperienza diretta sui progetti
condotti
• Collaudate in ambienti di produzione
eterogenei
• Di dimostrata affidabilità prestazionale
• Realizzate su framework standard
• Scalabili in modo nativo
• Ciascuna pre-configurata
sul processo di riferimento
• Di integrabilità immediata con
sistemi terzi


Gestione dei documenti e dei processi
amministrativi
Ambiente web specializzato nella gestione dei
documenti amministrativi
Archiviazione documenti in ingresso: cartacei ed
elettronici
Archiviazione documenti emessi dal gestionale
Gestione dei processi amministrativi e collaborativi
Registrazione automatica delle fatture passive
Integrazione con il client gestionale (Host, SAP, Oracle
Application ed altri
Gestione della “fattura elettronica”
Conservazione sostitutiva a norme “CNIPA”


Gestione del Protocollo e Correspondence
Tracking
Protocollazione dei documenti in ingresso ed uscita
multi-societario
Client specializzato di Protocollazione con gestione
scanner e penne stampanti
Gestione eMail, PEC, firma elettronica e crittografia
Distribuzione automatica con notifica e traccia degli
accessi
Gestione tassonomia e organigramma aziendale
Integrabile con applicazioni di terze parti per la
gestione del processo di lavoro (ERP, CRM, …)


Gestione Collaborativa dei documenti
aziendali
Gestione dei documenti e dei loro processi
organizzativi
Strutturabile secondo differenti “piani di
classificazione” dei documenti
Fornito con i più comuni processi collaborativi:
QuickRoute, Notifica, Remainder, alla Firma.
Processi specifici configurabile tramite “designer”
Integrato con tutte le applicazioni client: Windows,
Outlook, Office…


Gestione dei Documenti Riservati

Crittografia dei documenti archiviati con certificati
digitali
Inibisce l’utilizzo del documento all’esterno
dell’azienda
Controlla il salvataggio e la stampa
Gestione della data del documento
Traccia tutti gli accessi ai documenti sensibili


Gestione dei Documenti di Commessa

Creazione dell’albero della documentazione (document
list)
Flusso di produzione dei documenti con tracciatura
delle scadenze, delle revisioni
Pubblicazione automatica in PDF e ciclo di
approvazione del documento
Distribuzione automatica agli utenti
Gestione dei flussi di revisione ed annullamento dei
documenti
Gestione della disposizione nell’archivio storico


Gestione dei Documenti della Direzione del
Personale
Archiviazione automatica dei cedolini direttamente dal
gestionale
Distribuzione elettronica del documento crittografato
Gestione Certification Authority del personale
Stampa elettronica dei libri paga e matricola
Gestione elettronica dei documenti del personale
(Dossier Dipendenti)
Archiviazione dei documenti secondo norme Welfare e
Privacy


Gestione dei processi aziendali sensibili

Personale e Organizzazione
Compliance, Governance
Correspondence tracking
Affari Societari e Legali
Segreteria di direzione
Documenti riservati
Procedure della formazione
Area IT
User Mangement
Change Mangement
Help Desk
Controllo SLA
Prenotazioni risorse
Comunicazione, Marketing e Commerciale
Digital Asset Management
Investor Relations
Rassegna stampa


Gestione dei Documenti Clientela

Archiviazione e cattura di tutti i documenti provenienti
ed indirizzati alla propria clientela
Modulo di distribuzione automatica dei documenti
Organizzazione dei documenti per Folder Cliente e
Sub-folder Activity.
Gestione del processo di lavorazione all’esterno del
CRM
Generazione automatica della “Business Activity” nel
CRM all’atto dell’archivia-zione.
Integrazione con SAP CRM e Siebel


Conclusioni


Tendenza
• Negli ultimi anni si è arenato il processo innovativo nelle aziende per effetto di una
crescente “inflazione tecnologica” e di una offerta focalizzata nella gestione delle
transazioni

• Spesso a pilotare i nuovi progetti non sono i bisogni espressi dagli utenti ma la
necessità di seguire “mode” tecnologiche o nuove release di scarso o nullo
impatto funzionale percepito

• Con i budget informatici drenati da questa tendenza, le aziende non possono fruire
dei notevoli vantaggi possibili innovando i processi collaborativi

• In questa area la sola tecnologia non può pilotare il cambiamento perché mancano
consolidati modelli di riferimento. La tecnica del prototipo incrementale è la più
efficace in queste circostanze

• Il problema non è tanto definire il COME fare bensì identificare COSA fare con le
tecnologie disponibili

DocFlow si occupa da sempre e solo di informazioni destrutturate e di
processi collaborativi con una consistente esperienza di
implementazione


DOCFLOW ITALIA
VINCENZO COCCIOLO
Sales Director
TEL: 02 57 50 33 66

www.docflow.com
DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69
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