Tải luận văn thạc sĩ ngành quản trị văn phòng với đề tài: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. ZALO/TELEGRAM 0917 193 864

1. BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
TẢI MIỄN PHÍ KẾT BẠN ZALO:0917 193 864
DỊCH VỤ VIẾT LUẬN VĂN CHẤT LƯỢNG
WEBSITE: LUANVANTRUST.COM
ZALO/TELEGRAM: 0917 193 864
MAIL:
BAOCAOTHUCTAPNET@GMAIL.COM
Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ngườihướng dẫn : ThS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG
Sinh viên thực hiện : TRUNG THỊ NGÂN

2. LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là: “Hiện đại hóa công
tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Em xin cam đoan đây là bài nghiên
cứu của em, dựa trên tinh thần cá nhân, tích cực học hỏi, nghiên cứu, tìm tòi, khảo sát
thực tế và tham khảo thông tin. Những số liệu trong đề tài được khảo sát và thu thập
tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Em xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung
thực trong nghiên cứu.
Sinh viên
Trung Thị Ngân

3. LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân
thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn
phòng đã giảng dạy cho em nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt học tập ở trường.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo và các anh chị CBCC tại Văn phòng Tổng cục Hải
quan đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em trong quá trình khảo sát để thực hiện đề tài tại cơ
quan.
Trải qua hơn 2 tháng thực hiện đề tài của mình, người luôn đồng hành và chỉ
bảo tận tình giúp em hoàn thành đề tài khóa luận là ThS. Nguyễn Mạnh Cường. Qua
đây, em xin gửi những tình cảm chân thành và lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế mặc dù đã rất cố gắng song đề
tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp
đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, giảng viên. Những ý kiến đóng góp của thầy
cô và các bạn đọc sẽ giúp em nhìn nhận được những hạn chế và trang bị thêm nhiều
nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
Sinh viên
Trung Thị Ngân

4. CBCC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cán bộ công chức
CNTT Công nghệ thông tin
HQ Hải quan
TCHQ Tổng cục Hải quan

5. MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...............................................................................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..............................................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................................................................6
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.........................................................................................................................................6
5. Đối tượng nghiên cứu.........................................................................................................................................6
6. Giả thuyết nghiên cứu........................................................................................................................................7
7. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................................................7
8. Kết cấu đề tài ...........................................................................................................................................................8
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG9
1.1. Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng........................................9
1.1.1. Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng...............................................9
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng......................................................................................10
1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng.....................................................................................................13
1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng.........................................................................................................14
1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng.......................................................................14
1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng............................................15
1.2.3. Nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng...............................................16
Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN..................................................................................................22
2.1. Giới thiệu chung về Tổng cục Hải quan.........................................................................................22
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCHQ....................................................................22
2.1.2. Cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan...........................................................................................22
2.2. Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục Hải quan..............................................................................22
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP TCHQ............................................................22
2.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục Hải quan................................................................23
2.3. Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục
Hải quan..........................................................................................................................................................................23
2.3.1. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng..................................................23

6. 2.3.2. Con người làm công tác văn phòng..........................................................................................26
2.3.3. Quy trình, nghiệp vụ hành chính................................................................................................31
2.3. Đánh giá chung................................................................................................................................................48
2.3.1. Ưu điểm......................................................................................................................................................48
2.3.2. Hạn chế.......................................................................................................................................................53
2.3.3. Nguyên nhân............................................................................................................................................55
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN.................56
3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức................................................................................................................56
3.2. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin.................................................................57
3.2.1. Trong công tác văn thư.....................................................................................................................57
3.2.2. Trong công tác lưu trữ......................................................................................................................58
3.2.3. Quản lý tài sản, phương tiện.........................................................................................................60
3.2.4. Tổ chức hội họp.....................................................................................................................................65
3.3. Nhóm giải pháp về đào tạo bồi dưỡng và chế độ chính sách đối với CBCC làm
công tác văn phòng..................................................................................................................................................65
3.3.1. Về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng CBCC làm công tác văn phòng
.........................................................................................................................................................................................65
3.3.2. Về chế độ chính sách.........................................................................................................................67
3.4. Giải pháp đổi mới mô hình xử lý thông tin tập trung............................................................67
3.5. Áp dụng chữ ký số trong xử lý văn bản tại văn phòng Tổng cục Hải quan............69
KẾT LUẬN......................................................................................................................................................................73
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................74
PHỤ LỤC

7. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bước vào nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa trong một thế giới
đang toàn cầu hóa, Đảng ta và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương về cải cách hành
chính và luôn xác định cải cách hành chính là một khâu quan trọng trong sự nghiệp đổi
mới để phát triển đất nước. Có thể nói rằng, tổ chức văn phòng cũng như công tác văn
phòng trong mỗi cơ quan hành chính nhà nước có mối quan hệ mật thiết và có đóng
góp tích cực đối với cải cách hành chính nhà nước trên tất cả các nội dung.
Văn phòng là đơn vị trực tiếp tham mưu việc triển khai thực hiện các chủ
trương, chính sách mới của cơ quan, biến những quy định, những ý tưởng trên giấy trở
thành thực tiễn, thực hiện công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện những
mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra của cơ quan, văn phòng còn chủ động nghiên cứu, đề xuất
tham mưu thực hiện nhiều chính sách, giải pháp mới mang tính đột phá sáng tạo về cải
cách hành chính cũng như đảm bảo chức năng hậu cần phục vụ cho toàn cơ quan.
Để phát huy vai trò và đẩy mạnh hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng
đem lại những kết quả to lớn trong công tác hành chính, hiện đại hóa công tác văn
phòng là một trong những biện pháp cần được ưu triển khai mạnh mẽ ở tất cả các đơn
vị trong khối cơ quan hành chính nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi
mới, công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là rất cấp thiết và quan trọng.
Được sự quan tâm của trong công tác đào tạo của Nhà trường, Khoa Quản trị
văn phòng và sự giúp đỡ của lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại Văn phòng Tổng cục Hải
quan trong suốt thời gian thực tập đã giúp tôi có thêm nhiều kiến thức mới về thực tiễn
và hiểu rõ hơn tầm quan trọng của văn phòng trong công tác hành chính nhà nước.
Nhận thấy Văn phòng Tổng cục Hải quan là một đơn vị của cơ quan có khối
lượng công việc rất lớn: tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan chỉ đạo,
điều phối, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan thực
hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; tổ chức,
quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị, tài vụ và kế toán đơn
vị dự toán cấp ba của cơ quan Tổng cục; công tác báo chí tuyên truyền; công tác thông
tin, cơ yếu của Tổng cục Hải quan. Có thể thấy văn phòng đóng vai trò quan trọng
trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách thông suốt hiệu quả của cả cơ
quan. Vì vậy, việc nghiên cứu cải tiến nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng
Tổng cục là một nhu cầu thiết yếu đem lại nhiều những thành quả to lớn. Nhận thức
1

8. được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa
công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan” để làm đề tài nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Bước vào thế kỷ XXI, công cuộc cải cách công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt chú trọng. Nghiên cứu về Quản trị hành
chính văn phòng hiệu quả đáp ứng nhu cầu của xã hội là một nhu cầu tất yếu để các cơ
quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn. Ở
những góc độ khác nhau, đã có nhiều công trình nghiên cứu thuộc hành chính văn
phòng và hiện đại hóa văn phòng như sách, bài đăng tạp chí, kỷ yếu đề tài, báo cáo,…
1) Nghiên cứu về lý luận quản trị hành chính văn phòng và hiện đại hóa
công tác văn phòng
Giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về văn phòng, quản trị văn phòng, những chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng và thực hiện công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức có thể
kể tên một số sách, giáo trình như:
- Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống
kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ
các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính
khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn đọc có thể hiểu
rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức.
- GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phòng” của NXB
Đại học Kinh tế Quốc dân, cuốn sách khái quát nội dung chính trong hai phần gồm
phần 1 là những vấn đề chung về văn phòng, tổ chức văn phòng và phần 2 là các
nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Qua mỗi phần, mỗi chương của cuốn sách, chúng ta
sẽ được tiếp cận văn phòng với những góc nhìn cụ thể nhất để mọi cá nhân quản lý văn
phòng và các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện công việc của mình phù
hợp với các loại hình tổ chức khác nhau.
- Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn
phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã trình
bày và cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới
và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải cách hành
chính, hiện đại hóa công tác lưu trữ, đổi mới công tác tổ chức và sử dụng tài liệu nhằm
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ
đối với sự phát triển kinh tế xã hội.
2

9. - “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Học viện Hành
chính, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009”. Cuốn sách đã đề cập đến các nghiệp
vụ của quản trị văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước nói
chung. Trong đó, công tác hiện đại hóa văn phòng cũng đã được đề cập một cách khá chi
tiết. Người đọc sẽ nhìn nhận được các vấn đề quản trị văn phòng cụ thể nhất.
- Cùng nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, Cuốn sách Quản trị Hành
chính văn phòng của GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, NXB
Thống kê, năm 2009 cũng đã cho bạn đọc những kiến thức về các nghiệp vụ hành
chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Hiện đại hóa công tác văn phòng được tác
giả khái quát hóa qua các khái niệm và từng nội dung nghiệp vụ.
- Nghiêm Kỳ Hồng (2003) “Mấy vấn đề Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ
trong thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, đã tập hợp và tuyển chọn
một số công trình nghiên cứu đã được công bố trên các tạp chí khoa học và một số
công trình từ năm 1996 đến khoảng năm 2003 – thời gian cuốn sách ra đời về công tác
văn phòng, văn thư và lưu trữ. Nội dung cuốn sách tập trung các vấn đề đổi mới, hiện
đại hóa công tác văn phòng và công tác lưu trữ.
2) Nghiên cứu về thực tiễn hiện đại hóa công tác văn phòng tại các cơ quan
Một số đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại một số cơ quan
nhà nước, doanh nghiệp:
- Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương
binh và Xã hội” Khóa luận tốt nghiệp của Ngô Thị Diên sinh viên khoa Quản trị văn
phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại
hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động thương binh và xã hội, trên cơ sở đó đánh giá
được những ưu điểm và hạn chế và đưa gia những đề xuất giải pháp nhằm nâng cao
chất lương công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ..
Ngoài ra, những công trình nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng nói chung,
nhiều công trình nghiên cứu từng nội dung của hiện đại hóa văn phòng đó là:
- Đề tài Văn phòng điện tử (E-Office) và những ứng dụng hệ điều hành, quản lý
trong việc điều hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” tác giả Trần Thị Dịu,
trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2011. Đề tài mang đến
cho bạn đọc một kiến thức mới về những tính năng đa dạng của mô hình Văn phòng
điện tử E-Office, nhưng lợi ích mà E-Office đã mang lại cho người dùng. Qua đó,
3

10. khẳng định được vài trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của văn phòng.
- Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”, do Nguyễn Thị Thu Hương, Trường Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội , 2013. Đề tài tìm hiểu và đánh
giá được những thuận lợi khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư và đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư – một trong những nghiệp vụ quan trọng của
công tác văn phòng thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Cũng trên khía cạnh về về việc ứng dụng nghệ thông tin trong hoạt động văn
phòng, Đề tài “Tình hình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan
trên địa bàn Hà Nội” của Lê Thị Thuận đã chỉ ra được hiệu quả và bất cập của quá
trình ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm điện tử tại các cơ quan tổ
chức trên địa bàn thành phố. Từ đó xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm giải
quyết được bất cập mà các cơ quan đã và đang gặp phải. Qua đây cũng là một góc nhìn
mới để lãnh đạo văn phòng và cơ quan có những sự quan tâm hơn nữa trong việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc.
3) Kỷ yếu hội thảo về vấn đề đào tạo quản trị văn phòng và văn phòng hiện
đại
Các công trình nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng đã đóng góp cho
xã hội những kiến thức mới từ lý luận đến thực tiễn để công tác văn phòng ngày càng
hiện đại và nâng cao hiệu quả công việc, đóng góp vào sự phát triển của đất nước và
toàn xã hội. Sự đóng góp của nền giáo dục có vai trò to lớn trong nâng cao chất lượng
đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng. Hội thảo kỷ yếu của một số trường Đại học
đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng đã mang đến những góc nhìn mới về công
tác đào tạo lĩnh vực hành chính văn phòng trong thời kỳ mới.
- Hội thảo Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học
của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội-2005 là
một tập hợp nhiều bài viết bởi nhiều tác giả, các nhà nghiên cứu, PGS.TS đầu ngành với
về chủ đề “Quản trị văn phòng”. Với 28 báo cáo được tập hợp và lựa chọn trong cuốn
sách trên tổng số 40 báo cáo tham luận của các nhà khoa học, nhà quản lý và các nhà giáo
đã có nhiều năm nghiên cứu, giảng dạy hoặc trực tiếp tham gia quản lý điều hành của cơ
quan nhà nước và doanh nghiệp. Đây là nguồn tài liệu có ý nghĩa quan
4

11. trọng để mọi người cùng nhìn nhận góc độ quản trị văn phòng ở nước ta từ lý luận đến
thực tiễn cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng cho xã hội.
Bên cạnh Hội thảo về quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học xã hội
và Nhân văn như đã kể trên chúng ta cũng không thể không nhắc đến Kỷ yếu Hội thảo
khoa học – 2015 của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chủ
đề Nâng cao chất lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
Những nội dung được trao đổi xoay quanh những vấn đề liên quan đến lĩnh vực Quản
trị văn phòng trong xã hội hiện nay, nhu cầu ngày càng tăng về nguồn nhân lực trong
lĩnh vực quản trị văn phòng và khả năng đáp ứng của các trường đại học trong cả
nước; tình hình đào tạo ngành Quản trị văn phòng trong và ngoài nước, lý luận và thực
tiễn công tác đào tạo ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
những vấn đề cần đổi mới nhằm nâng cao chất lượng đào tạo ngành Quản trị văn
phòng; đồng thời thảo luận dự báo xu hướng phát triển, những thách thức của ngành
Quản trị văn phòng trong tương lai; trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp, khuyến
nghị nâng cao chất lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội. Những kết quả đạt được trong Tọa đàm sẽ là cơ sở để Nhà trường nói chung,
khoa Quản trị văn phòng nói riêng đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo,
hoạch định các chương trình cụ thể để phát triển ngành Quản trị văn phòng, cũng như
đào tạo được đội ngũ CBCC tương lai đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của
đất nước trong thời kỳ hội nhập.
Cùng với quản trị văn phòng nói chung, hiện đại hóa công tác văn phòng cũng
là một chủ đề đang rất cần được các nhà khoa học, nhà quản lý tập trung nghiên cứu để
công tác văn phòng ngày càng hiện đại hơn đáp ứng kịp xu thế phát triển của xã hội.
Tuy nhiên, viết về hiện đại hóa công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức hiện
nay lại chưa có nhiều nguồn tài liệu phong phú để bạn đọc tìm hiểu và học tập. Có một
số đề tài nghiên cứu sau:
- Các bài báo liên quan đến hiện đại hóa công tác văn phòng được đăng trên các
tạp chí nhà nước:
Tạp chí tổ chức nhà nước số 1/2013, ThS. Nguyễn Mạnh Cường có bài viết
"Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt
Nam. Tác giả cho bạn đọc một góc nhìn mới về một mô hình văn phòng hiện đại, tiết
kiệm năng lượng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi
5

12. ích của Chương trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển
khai thực hiện “Chương trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức.
Đặt trong tổng thể chương trình nghiên cứu của cơ quan đề tài về hiện đại hóa
công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan vừa có tính mới, và tiếp nối những kết quả
nghiên cứu đề tài đã có trước đây về hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan; đồng thời đề
tài này sẽ là công trình khoa học nghiên cứu một cách cơ bản về hiện đại hóa văn
phòng trong công tác phục vụ cải cách hành chính ở Việt Nam trong thời gian qua, đề
xuất các giải pháp tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục
trong thời gian tới.
3. Mục tiêunghiên cứu
- Một là, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn
phòng, cung cấp những luận cứ khoa học cho xây dựng các hiện đại hóa công tác văn
phòng ở Tổng cục Hải quan
- Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn
phòng tại Tổng cục Hải quan từ năm 2013 đến 2016. Từ đó chỉ ra thành tựu, hạn chế,
nguyên nhân của quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trên các nội
dung: Về trang thiết bị văn phòng, Con người làm công tác văn phòng, Nghiệp vụ
hành chính.
- Ba là, đề xuất một số giải pháp tiếp tục đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn
phòng và hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải
quan trong những thời gian tới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, tìm hiểu các sách báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học về
lý luận quản trị hành chính văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng.
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Hải quan và các mặt
hoạt động trong công tác văn phòng. Khảo sát, tìm hiểu thực trạng sự đổi mới trong
công tác văn phòng, từ đó đánh giá nhận xét được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân
còn gây ra sự bất cập đó.
- Tìm hiểu về những mô hình văn phòng hiện đại trong và ngoài nước có thể
ứng dụng tại cơ quan. Đề xuất một số giải pháp mang tính hiệu quả nhằm nâng cao
chất lượng đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng.
5. Đối tượng nghiên cứu.
Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào các nội dung cơ bản của hiện đại
6

13. hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
Phạm vi nghiên cứu:
- Nội dung đề tài: là hiện đại hóa công tác văn phòng và các giải pháp tập trung
đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng
cục Hải quan. Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng dùng chung cho các cơ quan khác.
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Tổng cục Hải quan trong giai đoạn từ năm 2013-2016
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Tổng cục Hải quan: Phòng
Hành chính, Phòng Tổng hợp và Phòng Tài vụ - Quản trị.
6. Giảthuyết nghiên cứu
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những nhiệm vụ thiết yếu nhằm đổi
mới công tác văn phòng đáp ứng công cuộc cải cách hành chính của Nhà nước ta. Lãnh
đạo Văn phòng Tổng cục Hải quan đã có sự quan tâm trong công tác văn phòng, tuy nhiên
hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan lại chưa được chú
trọng nghiên cứu và đổi mới. Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp lãnh đạo văn
phòng nhìn nhận và nâng cao chất lượng hiện đại công tác văn phòng hơn.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy
vật lịch sử, để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu, đề tài sử dụng các phương pháp
nghiên cứu sau:
* Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin
thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung..
* Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là công chức, viên chức,
nhân viên thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan về các vấn đề về công tác văn phòng
và hiện đại hóa công tác văn phòng.
* Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của trong công
tác văn phòng, những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của
công tác văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu về hiện đại hóa công tác
văn phòng trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh
vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và
đánh giá khách quan thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan để
từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng.
7

14. 8. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Kết cấu
nội dung bài gồm 3 chương:
- Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng.
Nội dung của chương là khái quát những lý luận về văn phòng, công tác văn
phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng. Đây là tiền đề để khảo sát và đánh giá thực
trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Tổng cục Hải quan.
Từ những cơ sở lý luận đã trình bày tại chương 1, chương 2 tiếp tục với tìm
hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Hải quan. Qua đó
khảo sát tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trong từng khía cạnh của
vấn đề và có những đánh giá về ưu điểm và hạn chế và nguyên nhân của những kết quả
đạt được của Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn
phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
Dựa trên những đánh giá về thực trạng tại chương 2, trong chương cuối của
đề tài, tôi xin đề xuất 1 số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hiện đại hóa công tác
văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong thời gian tới.
8

15. Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng
Ở bất cứ một cơ quan nhà nước, tổ chức hay doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ
cũng đều có bộ phận làm công tác văn phòng giấy tờ hành chính và trợ giúp lãnh đạo
trong quản lý điều hành đó là văn phòng.
Theo cách hiểu thông thường và chung nhất “văn phòng là bộ phận phụ trách
công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan”1
. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về
kháo việm văn phòng, tuy nhiên cơ bản nhất văn phòng được hiểu theo hai cách khái
quát sau:
Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao
tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định
(thị trưởng, nghị viện, luật sư…).
Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức
năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong
cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt
công tác của người lãnh đạo. Với nghĩa đó, có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp
cận sau:
1) Về phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung
của cơ quan, tổ chức;
2) Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu
mang tính tổng hợp cho nhà quản lý;
3) Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin
văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý.
Như vậy, văn phòng là bộ máy xử lý điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị ;
là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là
nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
1 Viện Ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt,Trung tâm từ điển ngôn ngữ, HN,1992
9

16. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng
Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau về
chức năng của văn phòng. Cụ thể như:
- Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng
không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộ
phận chuyên môn
- Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp;
- Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin
- Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: 1) chức năng tham mưu tổng hợp, 2) chức
năng hậu cần và 3) chức năng đại diện.
Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy
nhiên nó vẫn chưa làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức. [4;tr13]
Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng
như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng có hai
chức năng cơ bản sau:
1) Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng
quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và
chất lượng quản lý, lãnh đạo.
Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang
tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn
vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiểu quả
nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là tham
mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải
quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách
nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực,
phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều
đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực
lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
10

17. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối
ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong
cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản
lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để
giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng
hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó
theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập
tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị.
2) Chức năng hậu cần
Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của
cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị;
quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động
trong công việc có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào
đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả
cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng
quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị
mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó gồm:
1) Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch công tác.
Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và thường xuyên theo
dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng cũng phải
trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo
triển khai thực hiện.
Mỗi cơ quan, đơn vị đều có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác
nhau xây dựng. Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạo
thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung.
11

18. 2) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực
hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải
có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc.
Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp lãnh đạo,
thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế của cơ quan thuộc về nhiệm
vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động.
3) Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin
Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình
quản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin. Thông tin
là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý. Sản phẩm và cũng chính là
phương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và người bị quản lý là thông tin.
Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến – đi,
phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác. Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình
hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ sự
chỉ đạo điều hành của thủ trưởng.
Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi văn phòng phải thực hiện chu đáo vì nếu
thực hiện tốt việc xử lý thông tin một cách khoa học sẽ đảm bảo về yêu cầu quản lý
của lãnh đạo.
4) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Trong văn phòng, công tác văn thư lưu trữ là một trong nhưng những nghiệp vụ
quan trọng, chiếm một nội dung rất lớn trong công tác văn phòng.
Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ
quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
12

19. đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu
trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý
điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
5) Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai
thực hiện các quyết định.
Văn phòng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin quản lý của lãnh đạo, theo
dõi đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý của lãnh đạo. Phối hợp với các cơ quan
chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp
trên; tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ quan
thông tin đại chúng.
6) Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức
Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ
chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin
được lưu chuyển thông suốt.
Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc mở
rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chức năng
quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
7) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: giúp lãnh đạo duy trì, phát triển
mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho sự
thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi
lại, kinh phí và một số yếu tố khác.
8) Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt
động, các trang thiết bị làm việc: quy mô và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tùy
thuộc vào đặc điểm tình hình của cơ quan tổ chức đơn vị. Văn phòng lập kế hoạch về
nhu cầu, dự trù kinh phí hoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử
dụng cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng.
1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng
Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng vẫn chưa có sự thống nhất chung.
Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau.
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phòng đưa ra
khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
13

20. thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả
mong muốn”.[ 8;tr10]
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động
tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện
vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/phòng hành chính) của cơ
quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm
công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ
được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng,
trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư,
chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật
viên đánh máy…)” [9;tr5].
Từ những khái niệm của các tác giả và qua tìm hiểu của bản thân, quan điểm
của cá nhân tôi nhìn nhận “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt
động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của
văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu
chung của tổ chức”.
1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng
Thực tiễn gần đây cho thấy của toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển
mọi mặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách
mạng khoa học - kỹ thuật - công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây
áp lực mạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện
đại hóa văn phòng. Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm
việc, các trang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn
thời gian xử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có
chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao.
Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phòng
hiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trong
công việc xử lý thông tin.
Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại
được tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại.
Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công
nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ
14

21. các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng. Bên cạnh đó xây dựng đội
ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến bộ
hiện đại đó để giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng
năng suất lao động.
1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng
Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong những năm
gần đây đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Trong xu thế tất yếu
của thời đại, như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thì
mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiện đại
hóa. Văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần
được nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới,
hiện đại hóa công tác văn phòng.
Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức,
văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả.
- Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan. Việc đổi mới
nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành
chính.
- Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành
chính. Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ
tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại
bệnh đặt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
- Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi
mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức.
- Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành chính
văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính
nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.
- Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước
hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của
cơ quan, tổ chức.
- Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để
hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt
động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm
15

22. bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ
cương. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước
1.2.3. Nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng
Trong giai đoạn hiện nay, đổi mới làm việc trong công tác hành chính chính văn
phòng là một trọng tâm chủ yếu của nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ công tác văn phòng
cần được luôn luôn nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng yêu cầu của nền hành chính trong
giai đoạn phát triển mới của đất nước. Điều này đem lại những hiệu quả nhất định
trong công tác văn phòng. Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng đã xây
dựng được mô hình văn phòng hiện đại từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là
tham mưu tổng hợp và hậu cần. Tuy nhiên, xét trên phương diện tổng thể về đổi mới
và hiện đại hóa công tác văn phòng chủ yếu trên 3 mặt đó là: Cơ sở vật chất trang thiết
bị văn phòng, Yếu tố con người và Nghiệp vụ hành chính.
1.2.3.1. Về điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng
Bố trí nơi làm việc là tổ chức những con người làm việc với nhau trong một
không gian nhất định một cách khoa học hợp lý. Với quan điểm con người là nhân vật
trung tâm, là chủ thể sáng tạo trong cơ quan văn phòng thì việc bố trí sắp xếp nơi làm
việc với một chuỗi các yếu tố tạo nên điều kiện làm việc làm cho con người lao động
văn phòng thoải mái hơn.
16

23. Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất,
chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho
cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công
chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết
bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung,
máy fax…).
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã
được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ
công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao
động được tăng lên.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn
phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn
phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ
năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để
phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong để đáp ứng
yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
1.2.3.2. Yếu tố con người
1) Tạo dựng môi trường văn hóa, nhận thức về hiện đại hóa công tác văn
phòng
Thực hiện môi trường văn hoá công sở chính là một phần của yêu cầu cải cách
hành chính và hiện đại hóa công tác văn phòng. Để đạt được mục tiêu xây dựng một nề
nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ mà từng cán bộ, công chức cần nhận
thức và xác định đúng đắn vai trò và trách nhiệm của bản thân mình trong quá trình
này.
Với ý nghĩa đó, tạo dựng môi trường văn hóa nhận thức về hiện đại hóa công
tác văn phòng không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất, năng lực của cán bộ, công chức,
trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hóa của họ. Xây dựng văn
hóa công sở văn minh và hiện đại thực chất là xây dựng con người lao động mới – văn
minh, chuyên nghiệp – yếu tố quyết định chất lượng và khả năng đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của hoạt động công sở.
17

24. 2) Xây dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng
Tổ chức nhân sự là một yếu tố đặc biệt quan trọng bởi khi cơ cấu nhân sự hợp
lý sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị do phát huy được lợi thế về
chuyên môn hóa, về tâm lý lao động. Điều này chỉ có thể đạt được khi tổ chức quản trị
khoa học.
3) Đào tạo và bồ dưỡng cán bộ công chức về đổi mới hiện đại hóa công tác
văn phòng
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn
phòng. Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao
động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng
thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá.
Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao
động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng
tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa
năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo
đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được
giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào
tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và
đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.
Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, có bản
lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng được mọi yêu cầu công
việc, bên cạnh các khía cạnh khác nhau của công tác tổ chức cán bộ còn cần phải có
các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, hiệu quả. Vì vậy, đội ngũ cán bộ, công chức
phải được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về năng lực công tác, kỹ năng nghiệp vụ, tinh
thần trách nhiệm và ý thức trách nhiệm trong công việc. Đổi mới, nâng cao chất lượng,
hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là một nhiệm vụ quan
trọng nhằm xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức thực sự có năng lực, biết giải
quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng.
1.2.3.3. Nghiệp vụ hành chính
1) Công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ các cơ
quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,
18

25. tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị –
xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều
hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác
văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cung cấp, gìn giữ đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ
quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn
thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của
cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ
nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là
thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông
tin mang tính pháp lý.
2) Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Trong
xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói riêng,
ở Việt Nam, người làm công tác văn phòng đang đối mặt với những thách thức mới,
phải đáp ứng những đòi hỏi mới ngày càng tăng lên của xã hội. Công tác văn phòng,
bao giờ cũng gắn bó chặt chẽ với thông tin và các quá trình thông tin. Thông tin là nhu
cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là nguồn lực phát triển kinh tế -
xã hội. Thông tin bao phủ lên xã hội bằng nhiều kênh, thẩm thấu vào từng cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp, vào từng con người cụ thể, xâm nhập vào các mối quan hệ kinh tế
- xã hội.
Thông tin phục vụ mọi chức năng, nhiệm vụ của công tác lãnh đạo, quản lý góp
phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động hiệu quả, đạt được các mục
tiêu đã định trước. Việc nắm bắt, điều khiển, kiếm soát, sử dụng và khai thác thông tin
có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý và trong công tác văn
phòng. Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của người cán bộ lãnh đạo, quản
lý và nhân viên là khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh chóng các thông tin nhận
19

26. được từ nhiều nguồn khác nhau và ra các quyết định quản lý đúng đắn, chính xác, kịp
thời, đạt hiệu quả cao. Nhờ nắm được thông tin, người cán bộ lãnh đạo, quản lý tiên
liệu được những biến đổi, sửa chữa nhanh chóng những công việc có hiệu lực thực thi
kém, và làm tăng hiệu quả của công việc.
3) Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
ISO 9001 (cách gọi tắt của ISO 9001:2008 - phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn
ISO 9001) là một tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức Tiêu chuẩn
hóa quốc tế phát triển và ban hành vào ngày 15 tháng 11 năm 2008. Tiêu chuẩn này có
tên đầy đủ là ISO 9001:2008
ISO 9001 đưa ra các yêu cầu được sử dụng như một khuôn khổ cho một Hệ thống
quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này cũng được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù
hợp và chứng nhận phù hợp đối với Hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức.
Áp dụng ISO trong cơ quan hành chính nhà nước là cách giúp xây dựng một
quy trình xử lý công việc trong cơ quan một cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để
người đứng đầu cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp kiểm soát được quá trình giải
quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, đơn vị; thông qua đó từng bước nâng cao
chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
4) Điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng
Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định. Mục
tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài… còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động của
lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức. Muốn đạt được mục
tiêu, tổ chức cần đạt được quản trị khoa học. Trong đó tổ chức điều hành văn phòng
đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện để công tác
văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Tổ chức kiểm tra chính là
một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định
đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu như kế hoạch
của tổ chức.
Công tác điều hành hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động
văn phòng sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện
để công tác văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
5) Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng
Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy
nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh nghiệp
20

27. nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh
đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiều chính sách phù hợp và thích ứng kịp
thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin, chính
công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến,
bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng
cao. Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình
giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu
cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các cơ
quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sức cần
thiết. Áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động hiện đại hóa của
công tác văn phòng, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao
nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra.
* Tiểu kết: Chương 1 đã khái quát cơ bản những nội dung về khái niệm văn
phòng, công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng, mục đích ý nghĩa của
hiện đại hóa công tác văn phòng; những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác
văn phòng. Trên cơ sở lý luận này sẽ là nền tảng để tìm hiểu thực trạng về công tác
văn phòng và sự đổi mới về hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ tìm hiểu tại chương 2
– Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
21

28. Chương 2
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI
QUAN 2.1. Giới thiệuchung về Tổng cục Hải quan
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCHQ
Các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Hải quan được quy định
cụ thể tại Quyết định 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan
trực thuộc Bộ Tài chính (xem phụ lục)
2.1.2. Cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan
2.2. Giới thiệuvề Văn phòng Tổng cục Hải quan
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP TCHQ
Văn phòng Tổng cục Hải quan có những chức năng và nhiệm vụ được quy định
tại Quyết định 1066/QĐ-TCHQ ngày 28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải
quan Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và
Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng
Tổng cục Hải quan. (xem phụ lục)
22

29. 2.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục Hải quan
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan gồm:
1. Phòng Tổng hợp.
2. Phòng Hành chính.
3. Phòng Tài vụ - Quản trị.
4. Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Văn phòng Tổng cục Hải quan và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại
Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, được mở tài Khoản tại Kho bạc Nhà nước
để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định nhiệm vụ và quyền hạn của các
Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh thuộc
Văn phòng Tổng cục Hải quan. (xem Phụ lục – Quyết định 2386/QĐ-TCHQ ngày
28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải
quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan).
2.3. Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Tổng cục Hải quan
2.3.1. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
2.3.1.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.
Tổng cục Hải quan đã xây dựng tòa nhà thông minh gồm 18 tầng tại địa chỉ Lô
E3, đường Dương Đình Nghệ, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Đây là một vị trí
giáp trung tâm kinh tế chính trị của thành phố, thuận lợi về giao thông đi lại khi nhân
dân có việc tiếp xúc với cơ quan. So với trụ sở cũ tại quận Long Biên, trụ sở mới Tổng
cục Hải quan có nhiều thuận lợi hơn đặc biệt là hệ thống tòa nhà hiện đại và cơ sở vật
chất tối ưu.
Văn phòng Tổng cục Hải quan đã tham mưu cho lãnh đạo Tổng cục Hải quan
trong công tác tổ chức bố trí phòng làm việc của từng đơn vị trong cơ quan phù hợp
với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan. Tổ chức mua sắm, sử dụng các trang
thiết bị văn phòng hiện đại đảm bảo cho các hoạt động được hiệu quả. Các đơn vị được
bố trí theo phòng, vụ chia từng tầng. Trong đó, do đặc điểm về những mặt hoạt động
của đơn vị, Văn phòng đặt ở tầng 1 bao gồm các phòng: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành
chính, Phòng Tài vụ - Quản trị, phòng Chánh văn phòng và Phó Chánh văn phòng.
Trong đó Phòng Hành chính gồm các các bộ phận được bố trí phòng làm vệc
23

30. riêng như phòng công văn đi, phòng văn thư đến, phòng phô tô và bộ phận một cửa
tiếp nhận và trả kết quả.
Trước đây việc bố trí phòng làm việc của văn phòng theo kiểu khép kín nhưng
sau khi nghiên cứu và ứng dụng các trang thiết bị mới, văn phòng được bố trí theo kiểu
hỗn hợp. Do vậy, diện tích văn phòng được mở rộng khi bố trí văn phòng có vách ngăn
giữa các cán bộ nên thuận lợi cho trao đổi thực hiện công việc. Phòng làm việc của
Lãnh đạo văn phòng được bố trí riêng để phù hợp với tính chất công việc.
Văn phòng đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc. Số trang
thiết bị văn phòng hiện nay bao gồm: 105 cái máy vi tính để bàn, 15 máy tính xách tay
phục vụ cho CBCC đi công tác, 22 máy quét (máy scan), 65 chiếc máy in, 12 chiếc
máy sao chụp (máy photo), 24 chiếc máy fax, 11 chiếc máy hủy tài liệu. Ngoài ra còn
có các hệ thống và máy móc phục vụ công tác an ninh như bình chữa cháy, máy kiểm
soát ra vào, hệ thống chưa cháy tự động, bộ đàm của bảo vệ… Các trang thiết bị phục
vụ công tác lưu trữ như giá tài liệu, máy thông gió, máy điều hòa, giá di động..
- Công tác an ninh trật tự: văn phòng đã xây dựng được Hệ thống kiểm soát ra
vào bằng thẻ cảm ứng, vân tay và mật khẩu....” phục vụ các mục đích như kiểm soát
ra/vào phòng thiết bị, kĩ thuật…, kiểm soát thời gian làm việc và kiểm soát thời gian
làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng, hiệu quả và hoàn toàn tự động. Đây là
một trong những đổi mới đáng chú ý nhất trong công tác hiện đại hóa công tác văn
phòng của Tổng cục.
- Hình 2.1. Thiết bị Camera quan sát an ninh
- Sử dụng chấm công bằng vân tay
24

31. Hình 2.2. Thiết bị chấm công bằng vân tay
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, văn phòng đã áp
dụng các được trang thiết bị hiện đại trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng
dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm
hiệu quả lao động được tăng lên.
2.3.1.2. Tổ chức mua sắm và quản lý sử dụng trang thiết bị
Văn phòng Tổng cục Hải quan thực hiện công tác mua sắm và quản lý sử dụng
trang thiết bị theo đúng qui định của nhà nước về công tác quản trị thiết bị theo đúng
quy định nhà nước:
Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 29 tháng 5 năm 2008
về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà
nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26 tháng 04 năm 2012 của Bộ Tài chính
quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của
cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội
- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
Văn phòng Tổng cục đã xây dựng được nội quy, quy chế khi sử dụng các trang
thiết bị văn phòng như: Nội quy photo tài liệu, nội quy về sử dụng các trang thiết bị
văn phòng…
25

32. 2.3.2. Con người làm công tác văn phòng
2.3.2.1. Nhận thức về công tác Văn phòng
Trước đây, hệ thống Văn phòng của ngành Hải quan nói riêng luôn chỉ được coi
là công việc phục vụ đơn thuần. Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của xã hội và
trong công cuộc hiện đại hóa nền hành chính Văn phòng Tổng cục Hải quan còn giữ
thêm một chức năng quan trọng đó là tham mưu, giúp việc. Ngoài công tác hậu cần,
một trong những nhiệm vụ chính của Văn phòng cụ thể là tham mưu về tất cả các lĩnh
vực nghiệp vụ trong văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng. Chính vì vậy, trách
nhiệm về nhận thức của CBCC trong đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng đã dần
được chú ý hơn.
Với sự quan tâm của lãnh đạo Tổng cục Hải quan và lãnh đạo văn phòng,
CBCC làm công tác văn phòng đã được tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn và kỹ năng mềm trong công việc. Do vậy, nhận thức về trách nhiệm trong
công việc và các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng đã được nâng cao hơn trước.
Từ những nhận thức đúng đắn về công việc và yêu cầu của sự phát triển, mỗi cá
nhân trong tập thể văn phòng tự ý thức trước yêu cầu về trình độ về tư duy công việc
để có hướng phấn đấu bổ sung những kiến thức chưa có, chưa đáp ứng đủ.
Ngày 8-1-2010, tại Hà Nội, Văn phòng Chính phủ tổ chức hội nghị công tác văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước toàn quốc với chủ đề "Tiếp tục đổi mới và nâng
cao chất lượng công tác văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước". Phát biểu ý
kiến tại hội nghị, Phó Thủ tướng Thường trực Nguyễn Sinh Hùng biểu dương thành
tích mà văn phòng đã làm được trong những năm qua, đồng thời nhấn mạnh, trong bối
cảnh hiện nay, tình hình thực tế luôn có sự thay đổi, biến động, lãnh đạo văn phòng và
người làm công tác văn phòng phải phân tích, đánh giá, dự báo để lựa chọn những vấn
đề đưa ra giải quyết, tổ chức chỉ đạo quyết liệt với trách nhiệm cao, để giải quyết công
việc thắng lợi, thành công cao. Đội ngũ văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, từng
bước chuyên sâu, chuyên nghiệp cao và kiến thức hiểu biết toàn diện, có đủ năng lực
tham mưu, điều phối công việc, có khả năng sử dụng công nghệ cao trong công việc.
Văn phòng các cấp phải đi đầu trong cải cách hành chính ngay tại cơ quan, đơn vị
mình, với mục tiêu giải quyết công việc phải kịp thời, chính xác, hiệu quả, hiện đại.
Đẩy mạnh đấu tranh chống tiêu cực và từng bước chuẩn mực hóa tác phong, văn hóa
công sở của đội ngũ văn phòng2
.
2 Trích Báo mới, ngày 9-1-2010
26

33. Tiếp thu sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo Trung ương, nhận thức về hiện đại hóa
công tác văn phòng CBCC tại Văn phòng Tổng cục Hải quan đã và đang được đổi mới
và thay dần nhưng tư duy cũ. Chính nhờ vậy, công tác văn phòng ngày càng được hiện
đại hóa đáp ứng được nhu cầu công việc của cơ quan, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
được giao.
2.3.2.2. Xây dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng
Dưới góc nhìn nhận khi chưa có sự hiện đại hóa công tác văn phòng, việc xây
dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng của Văn phòng Tổng cục Hải quan
vẫn còn nhiều thiếu sót.
- Văn thư lưu trữ hầu hết là cán bộ làm công việc văn thư được đào tạo tại các
trường, lớp văn thư lưu trữ do đó kiến thức tổng thể về quy trình nghiệp vụ.
- Công tác bảo vệ: được phân công làm theo ca, theo công việc cụ thể, hầu hết
không qua các trường lớp học về bảo vệ chuyên sâu, kiến thức giao tiếp, nắm bắt
thông tin hay tâm lý con người hạn chế.
Công tác tuyên truyền: Hết sức quan trọng đối với sự phát triển của ngành, các
cán bộ làm ở bộ phận này là những người chuyên nghiệp trong công việc, có kiến thức
sâu, rộng ở nhiều lĩnh vực, đặc biệt là phải hiểu sâu về hoạt động nghiệp vụ của ngành,
mối quan hệ tốt trong công tác với các cơ quan truyền thông, báo đài, và phải có kiến
thức tổng hợp và có kỹ năng viết, truyền đạt thông tin.
- Bộ phận tham mưu, tổng hợp: Ngoài những yêu cầu về sức khỏe, tinh thần
làm việc cao và năng động thì với những yêu cầu mới, CBCC bộ phận này đã có đủ
những yêu cầu sau:
+ Tính trung thực trong công việc được giao;
+ Hoạt động độc lập;
+ Làm việc theo nhóm;
+ Có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ;
+ Có khả năng tổng hợp, và viết tốt, truyền đạt ý tưởng;
+ Có kiến thức về ngoại ngữ và tin học.
Trước những đòi hỏi của quá trình hội nhập và công cuộc cải các hành chính đang
diễn ra mạnh mẽ, dưới góc độ nhìn nhận khách quan Lãnh đạo Tổng cục Hải quan đã nhận
thức được tầm quan trọng của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng. Một số giải pháp
về con người trong hiện đại hóa công tác văn phòng đã được đề xuất như con người làm
công tác văn phòng phải được quan tâm hơn từ khâu tuyển trọn đến việc bố trí nhân
27

34. sự. Đặc biệt, ngoài những yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn đã đề ra, con người làm
công tác văn phòng hiện nay còn được bổ sung một số yêu cầu chung như:
- CBCC làm công tác văn thư lưu trữ, tham mưu tổng hợp, công tác tuyên
truyền hầu hết được đào tạo tại các trường, lớp đúng chuyên ngành có kiến thức tổng
thể về lý luận và thực tiễn trong quản trị Hành chính văn phòng.
- Ngoài đáp ứng đủ về trình độ chuyên môn, nhân sự trong văn phòng cũng phải
có một số kỹ năng mềm thiết yếu như kỹ năng giao tiếp ứng xử, kỹ năng quản lý thời
gian, kỹ năng giả quyết vấn đề… cũng phải được triển khai trong quá trình tuyển chọn.
- Công tác bảo vệ an ninh: Là những người có chứng chỉ nghiệp vụ, được đào
tạo kỹ năng về bảo vệ an ninh, có kiến thức và thái độ giao tiếp ứng xử tốt. Có hiểu
biết và sử dụng thành thạo các thiết bị hỗ trợ trong công tác đảm bảo an ninh trật tự
cho cơ quan.
Theo số liệu tổnghợp từ Văn phòng Tổng cục Hải quan, số lượng CBCC làm công
tác văn phòng từ năm 2014-2016 có trìnhđộ chuyênmônđược thống kê lại như sau:
Bảng 2.1 – Bảng số liệuthống kê số lượng cán bộ công chức và nhân viên
làm hợp đồng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan từ năm 2014-2016
Năm 2014 2015 2016
Công Hợp đồng Công Hợp Công Hợp
Trình độ chức 68 chức đồng 68 chức đồng 68
Tiến sĩ 01 0 0 0 01 0
Thạc sĩ 17 0 20 0 19 0
Đại học 50 21 51 22 51 22
Cao đẳng 0 09 0 9 0 9
Trung cấp, nghề 04 17 0 3 4 16
Phổ thông trung học 04 6 4 8 4 12
Tổng số 76 53 75 42 79 59
(Nguồn: Văn phòng Tổng cục Hải quan)
Qua bảng số liệu nhận thấy rằng đội ngũ CBCC là công tác văn phòng có trình
độ đại học cao. Tuy nhiên, số lượng nhân viên làm hợp đồng vẫn còn khá nhiều và có
trình độ đại học chưa cao.
Chính vì việc quan tâm bố trí nhân sự chưa sát sao và triệt để nên công tác văn
phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan còn nhiều hạn chế, việc thiếu nhân sự đáp
ứng được những yêu cầu đã đặt ra không được đáp ứng đầy đủ.
28

35. 2.3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực văn phòng.
Thực hiện Nghị quyết 39/NQ-TW ngày 17/4/2015 của Bộ Chính trị và các văn bản
của Chính phủ về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức để xử lý
lượng công việc ngày càng tăng cũng như đẩy mạnh tiến trình cải cách, hiện đại hóa hải
quan đến năm 2020, ngày 12/5/2016, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan đã ban hành
Chỉ thị 3957/CT-TCHQ về việc đẩy mạnh hoạt động đổi mới quản lý nguồn nhân lực hải
quan dựa trên vị trí việc làm. Các đơn vị trong ngành thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ
theo hướng đổi mới phương pháp quản lý nguồn nhân lực dựa trên vị trí, việc làm.
Theo đó, ngành Hải quan nói chung và Văn phòng Tổng cục Hải quan nói riêng
xác định công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ là giải pháp quan trọng để nâng cao chất
lượng nguồn nhân lực cũng như tạo chuyển biến tích cực về nhận thức và hành động
của CBCC Hải quan, đáp ứng được yêu cầu thực tiễn và mục tiêu đã đề ra.
Văn phòng Tổng cục Hải quan đã và đang triển khai hệ thống đánh giá năng lực
CBCC dựa trên Khung năng lực (tiêu chuẩn) chuyên môn theo cấp độ. Kết quả đánh
giá này sẽ phục vụ hiệu quả việc bố trí, điều động, luân chuyển, đảm bảo bố trí đúng
người, đúng việc của từng bộ phận. Đồng thời xác định rõ nhu cầu đào tạo nhân lực
dựa trên năng lực, cũng như nâng cao năng lực, hiệu suất làm việc của CBCC. Cụ thể
khái quát qua các bước sau:
Qua quy trình trên Văn phòng Tổng cục Hải quan sẽ xác định được các đối
tượng cần đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho
CBCC. Trong giai đoạn 2016-2020, với mục tiêu xây dựng và phát triển lực lượng
CBCC Hải quan có trình độ chuyên môn và khả năng làm việc đáp ứng được yêu cầu
quản lý hải quan hiện đại, yêu cầu hội nhập của khu vực và quốc tế, Văn phòng Tổng
29

36. cục Hải quan quản lý thống nhất công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC Hải quan bằng
những kế hoạch, chương trình và tài liệu đào tạo chung của cả ngành. Các chương
trình đào tạo, bồi dưỡng sẽ tập trung nâng cao kỹ năng quản lý đối với đội ngũ cán bộ
lãnh đạo, cán bộ trong quy hoạch. Đồng thời, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với
CBCC thừa hành đáp ứng yêu cầu vị trí công việc. Theo đó, căn cứ vào những kế
hoạch, các đơn vị thuộc và trực thuộc văn phòng Tổng cục sẽ lập kế hoạch đào tạo,
triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo kế hoạch đã đề ra theo từng năm.
Công tác đào tạo được gắn chặt với hoạt động thực tiễn của văn phòng, Văn
phòng Tổng cục Hải quan tiếp tục triển khai rộng việc cử CBCC trẻ đi học các lớp
nghiệp vụ tại Trường Hải quan Việt Nam nhằm nâng cao năng lực, trang bị kiến thức,
kinh nghiệm thực tế và tạo điều kiện cho công chức, viên chức thuộc cơ quan Tổng
cục nắm, hiểu rõ việc triển khai thực hiện các cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ
hải quan trong thực tế. Qua đó giúp cho công tác tham mưu của các cán bộ này sau khi
quay về làm việc tại cơ quan Tổng cục Hải quan được tốt hơn. Có thể kể tên một số
chương trình bồi dưỡng nâng cao chất lượng và nghiệp vụ của CBCC làm công tác văn
phòng trong những năm qua như: tập huấn quản lý văn bản trong môi trường mạng
(mạng NetOffice 5.0); đào tạo kỹ năng đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo
TCVN ISO 9001:2008,…
Hình ảnh 2.3. Cán bộ, công chức Văn phòng Tổng cục Hải quan tham gia
bồi dưỡng tin học trong công tác văn phòng
So sánh với chế độ tập trung quan liêu bao cấp thì hiện nay việc đào tạo, bồi
dưỡng CBCC làm công tác văn phòng đã có những thay đổi vượt bậc. Đặc biệt hơn cả
khi đội ngũ CBCC trẻ đã được quan tâm chú trọng trong bồi dưỡng nâng cao nhận
thức cả về nghiệp vụ và lý luận chính trị. Đây là đội ngũ trẻ tuổi, năng động, nhiệt
30

37. huyết, nhiều sáng tạo nên việc quan tâm phát triển đội ngũ này sẽ là một thế mạnh phát
huy hết những giá trị và vai trò của hiện đại hóa công tác văn phòng.
2.3.3. Quy trình, nghiệp vụ hành chính
2.3.3.1. Công tác văn thư, lưu trữ
Nói đến công tác văn phòng, thì phải hình dung ngay đến khối lượng văn bản
phải xử lý hàng ngày. Văn phòng Tổng cục là đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác văn thư
– lưu trữ trong toàn ngành Hải quan đúng nguyên tắc, thủ tục hành chính. Đảm bảo
tiếp nhận, chuyển tài liệu công văn đúng nơi, đúng người và kịp thời. Công tác văn thư
không chỉ đơn thuần là hoạt động nhận và gửi văn bản mà đã tổ chức khoa học và áp
dụng các thành quả của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin trong việc xử lý văn
bản. Việc phân luồng xử lý, theo dõi chính xác địa chỉ văn bản đi, đến, thời gian thực
hiện, kết quả thực hiện… là những đóng góp không nhỏ của văn phòng trong công tác
quản lý điều hành vĩ mô của ngành Hải quan.
Trước đây, do chưa có ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ nên mọi
hoạt động được diễn ra đơn thuần chủ yếu thủ công trên sổ sách. Do vậy công việc hạn
chế trong việc thống kê, lập mục lục phân loại văn bản đi - đến trong cơ quan, gây khó
khăn trong việc theo dõi chỉ đạo công việc cơ quan của lãnh đạo. Hạn chế trong việc
tra tìm thông tin: dùng các sổ đăng ký để tra tìm văn bản thực hiện chậm, tốn nhiều
thời gian, công sức và độ tin cậy thiếu chính xác khi cần tổng hợp, báo cáo.
Việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã được đổi mới và hiện đại hơn khi
văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ. Với việc ứng dụng CNTT
những hạn chế trên đã được khắc phục và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý thông tin.
Trong đó ứng dụng phần mềm SELAB tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tổng cục Hải quan triển khai việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Từ đây, mọi hoạt động trong công tác này đã
được đổi mới, mang lại hiệu quả công việc cao.
Việc lập hồ sơ điện tử Tổng cục Hải quan được thực hiện dựa trên hệ thống
quản lý điều hành tập trung (Net – Offic 5.0) và thao tác chủ yếu với chức năng “Làm
việc với văn bản”. Văn bản đến Tổng cục Hải quan từ bất kỳ nguồn nào đều được tập
trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký. Tất cả văn bản đến trừ văn
bản mật đều được cập nhật trên hệ thống tại mục “Công văn đến”, văn bản sẽ được
Scan và gắn tệp phụ lục, lập hồ sơ công việc và khai thác sử dụng.
31

38. Hình 2.1 Sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan
Hệ thống đưa ra các trạng thái màu sắc để hiện tình trạng văn bản:
Màu đỏ: Công văn chưa được duyệt. Tức là công văn chưa được chính thức
hóa hệ thống. Văn thư nhập công văn còn có thể sửa được nội dung đã nhập.
Màu xanh lá cây: Công văn đã được duyệt. Tức là công văn đã được chính thức
hóa trên hệ thống. Lúc này không ai có thể sửa được nội dung công văn trừ khi công
văn được hủy duyệt.
Màu xanh nước biển : Công văn đã được xử lý. Tức công văn được lập thành hồ
sơ công việc để xử lý.
Màu ghi nhạt: Công văn đã được xử lý xong, tương đương hồ sơ công việc xử
lý công văn này đã được kết thúc.
Căn cứ vào các trạng thái biểu hiện trên hệ thống, việc theo dõi tiến độ xử lý
công việc được quản lý chặt chẽ. Văn bản quá hạn xử lý đều được hiển thị, cảnh báo
bằng dòng chủ đỏ chạy , nhấp nháy bất kể bạn đang ở chức năng khi bạn đăng nhập hệ
thống và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tuwngc chuyên viên,
đơn vị. Trường hợp văn bản thực tế đã được xử lý bằng hồ sơ giấy nhưng không được
phân luồng xử lý, không cập nhật thông tin xử lý trên hệ thống thì mặc nhiên được coi
là chưa xử lý và chưa hoàn thành công việc.
Qua số liệu tìm hiểu tại Văn phòng Tổng cục Hải quan, số lượng văn bản đến và
băn bản đi từ năm 2013-2016 như sau:
Bảng 2.2. Bảng số liệu thống kê văn bản đi và văn bản đến của Tổng cục Hải quan
từ năm 2013-2016:
32

39. Năm
2013 2014 2015 2016
Số lượng VB
Văn bản đi 14.100 16.134 18.939 18.058
Văn bản đến 58.713 58.967 61.676 70.675
(Nguồn Văn phòng Tổng cục Hải quan)
Biểu đồ 2.1 : Văn bản đi và văn bản đến của Tổng cục Hải quan từ năm 2013-2016:
80000
70000
60000
50000
40000 Văn bản đi
70675 Văn bản đến
30000 61676
58713 58967
20000
10000
14100 16134 18939 18058
0
2013 2014 2015 2016
Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng, số lượng văn bản đến và văn bản đi của
Tổng cục Hải quan qua các năm tăng nhanh. Chính vì vậy. tập trung nghiên cứu ứng
dụng CNTT hiện đại trong công tác quản lý văn bản là một trong các yếu tố quan trọng
để hoàn thành các mục tiêu đề ra trong công tác này.
- Công tác lưu trữ.
Phòng Lưu trữ là một đơn vị thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan , quy chế tổ
chức và hoạt động của phòng được ban hành kèm theo Quyết định 2386/QĐ-TCHQ
ngày 28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải
quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan.
Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở các quy
định của pháp luật ngay từ khi chuyển về trụ sở mới, phòng lưu trữ của cơ quan đã
được đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hiện đại. Phòng
lưu trữ được bố trí riêng nằm trên tầng số 02, bao gồm 04 công chức, các trang thiết bị
33