Pemasaran merupakan bagian terpenting bagi perusahaan untuk memperkenalkan produk-produknya ke masyarakat serta menarik daya minat masyarakat selaku customer. Seperti halnya perusahaan ritel terkemuka di Indonesia yaitu Matahari Department Store dibawah naungan PT. Matahari Department Store, Tbk, yang telah melakukan expansi hingga mencapai 95 gerai toko di seluruh wilayah Indonesia selama 52 tahun berdiri. Segala inovasi telah dilakukan untuk tetap menjadi perusahaan ritel terkemuka serta memberikan pelayanan terbaik untuk customer, yang pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan traffic sales. Usaha-usaha yang dilakukan antara lain, melakukan perombakan untuk toko-toko kelas A dari Matahari Department Store menjadi Matahari New Generation Department Store, pembukaan toko-toko baru, kegiatan-kegiatan promosi yang dilakukan tiap toko, pembuatan iklan berdasarkan promo di media-media komunikasi seperti radio, koran, majalah, tabloid, televisi, serta media OOH (out of home) seperti banner, spanduk, umbul-umbul dan flyer. Segala kegiatan promosi tersebut dilakukan oleh Divisi Marketing & Advertising selaku penanggungjawab mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan promosi. Kegiatan tersebut memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Pertahunnya diperlukan anggaran hampir 500 milyar rupiah untuk mendanai segala kegiatan promosi tersebut. Hal ini membutuhkan perencanaan anggaran yang matang untuk tiap periode, ketepatan pendistribusian pada tiap pos pembelanjaan, pengawasan pemakaian anggaran agar tidak mengalami over budget, serta pengidentifikasian status anggaran yang baik agar segala kegiatan promosi dapat berjalan sesuai yang direncanakan. Kontrol budget yang baik diperlukan agar penggunaan anggaran belanja dapat dikendalikan.

1. ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
PT.MATAHARI DEPARTEMENT STORE TBK
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, Pre-MSc, MM, CMA
Oleh:
Nama : AGUSTINA KHOERIYAH
NIM : 432151203
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2017

3. KATA PENGANTAR
Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat,
hidayah dan bimbingannya, sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Penulisan makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen.
Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat
balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini jauh
dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk kesempurnaan
makalah ini.
Akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang sebesar-
besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.
Jakarta, Juni 2017
Agustina Khoeriyah

4. ABSTRAK
PT. Matahari department store Tbk (Matahari) merupakan salah satu industri
ritel yang ada di Indonesia. PT. Matahari department store Tbk (Matahari)
menyediakan berbagai kebutuhan masyarakat seperti pakaian, aksesoris, perlengkapan
kecantikan dan perlengkapan rumah untuk konsumen yang menghargai nilai mode
dan nilai tambah. Promosi merupakan suatu hai yang mutlak yang harus dilakukan
untuk memasarkan produk-produk PT.Matahari Departement Store. Untuk kegiatan
promosipromosi tersebut, diperlukan anggaran yang tidak sedikit Proses budgeting
yang terencana dan terkontrol sangat diperlukan untuk menjamin segala kegiatan
promosi dapat dilakukan sesuai rencana. Pada divisi marketing & advertising,
kegiatan-kegiatan operasional budgeting control masih dilakukan secara manual.
Kegiatan ini dapat berpotensi menimbulkan ketidakseragaman informasi, lambatnya
ketersediaan segala informasi yang berkaitan dengan anggaran belanja, lambatnya
tindakan koreksi dan fungsifungsi dari kontrol budget tidak dapat berjalan maksimal.
Penerapan sistem informasi yang terkomputerisasi dengan metodoiogi berorientasi
objek diharapkan akan mengatasi masalah tersebut. Sistem informasi ini dirancang
untuk memudahkan petugas budget controller dalam mengawasi distribusi dan
pemakaian anggaran pada tiap periode sehingga terencana dengan baik dan
meminimalisir terjadinya overbudget.

5. BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pemasaran merupakan bagian terpenting bagi perusahaan untuk
memperkenalkan produk-produknya ke masyarakat serta menarik daya minat
masyarakat selaku customer. Seperti halnya perusahaan ritel terkemuka di
Indonesia yaitu Matahari Department Store dibawah naungan PT. Matahari
Department Store, Tbk, yang telah melakukan expansi hingga mencapai 95 gerai
toko di seluruh wilayah Indonesia selama 52 tahun berdiri. Segala inovasi telah
dilakukan untuk tetap menjadi perusahaan ritel terkemuka serta memberikan
pelayanan terbaik untuk customer, yang pada akhirnya diharapkan dapat
meningkatkan traffic sales. Usaha-usaha yang dilakukan antara lain, melakukan
perombakan untuk toko-toko kelas A dari Matahari Department Store menjadi
Matahari New Generation Department Store, pembukaan toko-toko baru,
kegiatan-kegiatan promosi yang dilakukan tiap toko, pembuatan iklan berdasarkan
promo di media-media komunikasi seperti radio, koran, majalah, tabloid, televisi,
serta media OOH (out of home) seperti banner, spanduk, umbul-umbul dan flyer.
Segala kegiatan promosi tersebut dilakukan oleh Divisi Marketing & Advertising
selaku penanggungjawab mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan
promosi. Kegiatan tersebut memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Pertahunnya
diperlukan anggaran hampir 500 milyar rupiah untuk mendanai segala kegiatan
promosi tersebut. Hal ini membutuhkan perencanaan anggaran yang matang untuk
tiap periode, ketepatan pendistribusian pada tiap pos pembelanjaan, pengawasan
pemakaian anggaran agar tidak mengalami over budget, serta pengidentifikasian
status anggaran yang baik agar segala kegiatan promosi dapat berjalan sesuai yang
direncanakan. Kontrol budget yang baik diperlukan agar penggunaan anggaran
belanja dapat dikendalikan.
Sistem pengontrolan anggaran belanja pada Divisi Marketing & Advertising
masih dilakukan secara manual menggunakan catatan buku dan MS. Excel untuk
pembuatan laporan. Hal ini menyebabkan lambatnya ketersediaan segala

6. informasi yang berkaitan dengan anggaran belanja, lambatnya tindakan koreksi,
berpotensi menimbulkan ketidakseragaman informasi, dan fungsi-fungsi dari
kontrol budget tidak dapat berjalan maksimal. Penerapan sistem informasi yang
terkomputerisasi diharapkan akan mengatasi masalah tersebut. Sistem informasi
ini dirancang untuk memudahkan petugas budget controller dalam mengawasi
distribusi dan pemakaian anggaran belanja.
1.2.Rumusan Masalah
Adapun masalah-masalah yang terjadi antara lain :
1) Lambatnya pengidentifikasian detil anggaran, penelusuran, tindakan koreksi,
ketidakseragaman informasi serta lemahnya pengawasan distribusi di tiap log
anggaran belanja.
2) Terjadinya tumpang tindih data sehingga dimungkinkan terjadinya over
budget.
3) Pemakaian kembali data-data budgeting yang telah digunakan karena data-
data yang kurang terkoordinasi dengan baik.
4) Kurang terupdatenya status budgeting karena data-data yang kompleks dan
menyebar.
5) Lambatnya pembuatan laporan budget serta segala ketersediaan informasi
dikarenakan tidak terintegrasinya data-data yang ada pada sistem budget
control.
1.3.Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1) Sistem ini diharapkan mampu memberikan prosedur yang dapat
mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, penelusuran, distribusi dan pemakaian anggaran.
2) Dapat mempercepat dan mempermudah proses audit anggaran.
3) Dapat memberikan akurasi data, tepat waktu dan terkomputerisasi tentang
pendokumentasian anggaran.
4) Sebagai alternatif media penyimpanan data.

7. 5) Dapat digunakan sebagai masukan untuk mengembangkan sistem informasi
yang sudah ada menjadi lebih baik.
1.4.Maksud dan Tujuan
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1) Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai
pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 4 (empat) jurusan
Manajemen Informatika BSI.
BAB II
TINJAUAN PUSATAKA
2.1. Sistem
Pengertian sistem secara umum adalah kumpulan elemen-elemen yang saling
berkaitan dan menangani pemrosesan masukan atau input sehingga menghasilkan
keluaran yang diinginkan. (Suryati, 2010)
2.2. Sistem Informasi
Sistem informasi Didefinisikan menjadi “Data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”. Data adalah fakta atau
gambaran berbentuk mentah, data mewakili pengukuran atau pengamatan obyek-
obyek kejadian kemudian data diolah menjadi informasi. Proses transformasi dari
data ke informasi inilah yang disebut dengan sistem infomasi. (Suryati, 2010)
2.3. Analisis Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi
dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain
diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem
informasi diimplementasikan. Sehingga Analisis dan desain sistem informasi
(ANSI) bisa didefinisikan sebagai: Proses organisasional kompleks dimana
sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan.( Al fatta, 2007)
2.4. Perancangan sistem

8. Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem,
mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang dikerjakan pada analisa
sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut.Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian
perancangan untuk elemen-elemen komputer yang akan mengunakan sistem yaitu
pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru. (Kristanto,
2008 )

9. BAB III
BAHAN DAN METODE
3.1. Gambaran Perusahaan
PT Matahari Department Store Tbk (Matahari) adalah perusahaan ritel yang
menyediakan pakaian, aksesoris, perlengkapan kecantikan, dan perlengkapan
rumah. Perusahaan ini didukung oleh jaringan pemasok lokal dan internasional
yang terpercaya. Perusahaan ini memberikan pengalaman belanja yang
menyenangkan dengan memiliki gerai dengan visualisai menarik, berkualitas,
modern dan pelayanan yang baik. Target market dari perusahaan ini adalah
masyarakat kelas menengah, yang tumbuh pesat di Indonesia.
3.2. Riwayat
 1958 Pada 24 Oktober dibuka gerai pertama oleh Hari Darmawan
berlokasi di Pasar Baru, Jakarta
 1972 Matahari menjadi pelopor konsep departement store modern di
Indonesia.
 1986 Pendirian PT Matahari Putra Prima
 1992 PT Matahari Putra Prima melakukan penawaran umum perdana di
Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya yang menjadi perusahaan
publik.
 2009 Pacific Utama Tbk, perusahaan afiliasi dari MPP, mengakuisisi
Divisi Matahari Department Store, menjadikan Matahari sebagai satu
perusahaan publik yang berdiri sendiri, dan berganti nama menjadi PT
Matahari Department Store Tbk (Matahari).
 2010 Matahari dibeli oleh PT Meadow Indonesia (MI), suatu anak
perusahaan dari Asia Color Company Limited (ACC).
 2011 PT MI and Matahari bergabung, menggunakan Matahari sebagai
entitas yang bertahan.

10.  2013 Matahari terus melakukan ekspansi dengan membuka 9 gerai baru di
seluruh wilayah Indonesia. Sampai akhir tahun, Matahari telah memiliki
125 gerai di 61 kota di seluruh Indonesia. Matahari mempertahankan
posisinya sebagai pemimpin pasar ritel department store modern dengan
mencatat rekor tahunan penjualan dan pendapatan. Pada tahun ini 43,75%
saham matahari dimiliki oleh publik.
3.3. Visi dan Misi
3.3.1. Visi
Menjadi Peritel Pilihan Utama Indonesia
Matahari tidak hanya ingin menjadi jaringan department store yang terbesar
dan terpercaya tetapi juga menjadi pilihan utama konsumen Indonesia
dalam mendapatkan semua kebutuhan fashion mereka. Matahari terus
berusaha untuk memenuhi setiap ekspektasi pelanggan dengan memberikan
pengalaman berbelanja yang berkualitas sesuai dengan cita rasa khas
masyarakat Indonesia.
3.3.2 Misi
Secara konsisten menyediakan beragam produk fashion yang tepat serta
layanan terbaik untuk meningkatkan kualitas hidup konsumen.
Pertumbuhan konsumen Matahari tidak hanya berdampak pada meluasnya
lokasi gerai Matahari, tetapi juga meningkatnya ragam pilihan busana
fashion, perlengkapan rumah tangga dan produk kecantikan yang ditawarkan.
3.4. Struktur Perusahaan dan Fungsi
Struktur organisasi perusahaan harus ditetapkan oleh setiap perusahaan agar
masing-masing pihak dapat mengetahui dengan jelas tugas dan tanggung jawab
atas pekerjaan yang dilakukan. Struktur organisasi merupakan akibat adanya
pengorganisasian yang dapat diartikan sebagai susunan yang meliputi bermacam-
macam fungsi sesuai pola kerja yang ada. Struktur organisasi di samping merinci
bagian-bagian tugas juga menunjukkan hirarki organisasi dan struktur wewenang,
serta memperlihatkan hubungan penyampaian laporan.

11. Struktur organisasi akan tampak lebih jelas dan tegas apabila digambarkan
dalam suatu bagan organisasi, karena dapat membantu menciptakan kemantapan
kerja sehingga memberikan peluang yang lebih kepada karyawan untuk
berprestasi setinggi-tingginya dalam bidang pekerjaan yang diminatinya. Adapun
tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian di dalam struktur organisasi
tersebut adalah sebagai berikut :
1) Chief Executive Officer (CEO)
 Bertugas memimpin dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan.
 Bertanggung jawab atas kemajuan dan kemunduran perusahaan.
 Mengatur dan mengadakan pembagian kerja, agar terbina kerjasama dan
kesatuan tujuan untuk mencapai efisiensi.
 Mengadakan hubungan dengan pihak lain yang menyangkut perusahaan.
 Merencanakan pengembangan kegiatan demi tercapainya perluasaan
kegiatan perusahaan. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian keuangan,
produksi, pemasaran, pembelian dan personalia.
2) Secretary
 Membantu dan mengatur jadwal kegiatan atasannya.
 Membut laporan sesuai dengan permintaan.
3) Merchandising & Marketing Director
 Memutuskan, menolak serta memberi solusi atas barang-barang yang
dijual di toko dan mengkordinasikan ke bagian Merchandising.
 Memutuskan, menolok serta memberi solusi atas usulan promsi yang di
ajukan oleh Head Marketing.
4) Merchandising
 Memilih dan memesan barang ke supplier.
 Mengawasi dan mengefaluasi atas barang-barang yang dijual di toko.
5) Marketing & Advertising
 Mengatur dan menyusun rencana atas program kerja kegiatan penjualan
yang sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan (mediaplan & accrue).
 Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan promosi penjualan.

12.  Mengusahakan perluasan daerah pemasaran sehingga makin banyak
masyarakat yang mengenal hasil produksi tersebut.
6) Supplier Service
 Menjembatani hubungan antara supplier dan bagian merchandising.
7) Store Operational Director
 Bertangungjawab atas kenyamanan dan keamanan toko dan memberikan
suasana yang menyenangkan kepada pengunjung.
 Terdapat regional-regional yang bertanggung jawab atas segala kegiatan
operasional toko sesuai lingkup kewenangan daerah masing-masing
regional.
8) Customer Service
 Melayani dan merespon atas keluhan pelangan.
9) Risk Management
 Menjaga keamanan toko dan meminimalkan angka kehilangan produk
yang dipasarkan.
10) Visual Merchandising
 Mengaturn tata letak (display) produk yang dipasakan di toko.
11) Human Resources Director
 Bertangungjawab atas perekrutan dan pelatihan dan kesejahteraan
pegawai.
12) Human Resources
 Bertugas melaksanakan fungsi-fungsi administrasi dan kepegawaian,
menentukan kompensasi dan tunjangan-tunjangan lain.
 Mengawasi tingkat absensi dan cuti karyawan, perekrutan pegawai, serta
masalah kesehatan (ASKES).
13) Chief Finance Officer (CFO)
 Bertangung jawab atas aliran dana perusahaan.
 Menentukan budget untuk operasional tiap-tiap divisi.
14) Finance & Accounting

13.  Bertanggung jawab terhadap seluruh pembayaran atas pembelian barang,
sewa gedung dan pemeliharaan gedung.
 Bertanggung jawab terhadap pengeluaran uang dan perhitungan pajak.
 Bertanggung jawab terhadap pembayaran dan pembelian barang.
Divisi ini juga membawahi staf-staf antara lain saham (treasury), pembayaran
(payment), budgeting, pajak (tax), buku besar (general ledger), hutang
(accountpayable), dan persediaan (inventory control).
15) Information Technology
 Mengadakan komputer untuk menunjang operasional perusahaan
 Merawat dan memelihara komputer.
 Mengolah data-data transaksi yang terjadi ditoko.
 Menjaga keamanan data supaya tidak dapat diakses oleh orang-orang yang
tidak betangung jawab.
16) Store Planning Director
 Bertangungjawab atas tata letak (layout) dari suatu ruangan .
 Bertangungjawab atas legalitas bangunan dan produk yang dipasarkan.
17) Store Development
 Membuat atau mendisain tata letak (layout) toko sesuai dengan
permintaan.
 Mengawasi jalannya renovasi yang terjadi ditoko.
18) Real Estate
 Mencari lokasi yang strategis untuk pembuatan toko baru.
 Membuata surat izin atas bangunan yang di gunakan.
 Memeriksa legalitas dokumen-dokumen kerjasama dengan pihak kedua.
19) Logistic Director
 Mengatur pengiriman atas produk-produk yang akan dipasarkan.
20) System & Procedure Director
 Mengawasi jalannya sistem prosedur dan manajemen yang berlaku dalam
perusahaan.

14.  Mengurangi atau meminimalkan angka kehilangan dari produk yang
dipasarkan.
Agar lebih jelas maka dapat dilihat gambar struktur organisasi PT. Matahari
Department Store,Tbk adalah sebagai berikut :

15. BAB IV
PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem
3.1.1. Textual Analysis
Prosedur kerja sistem budget control di Divisi Marketing &
Advertising dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Pembuatan Kasbank
Supplier setelah menyelesaikan pekerjaan / jasa sesuai kesepakatan
bersama, maka supplier akan membuat tagihan / invoice dan
mengirimkannya ke pihak Matahari. Budget Controller menerima invoice
tersebut. Kemudian budget controller akan melakukan verifikasi apakah
sudah sesuai dengan pemesanan (mediaplan) dan apakah dokumen yang
dilampirkan sudah lengkap. Apabila tagihan dinyatakan valid, maka
budget controller akan mencatat tagihan tersebut pada buku besar, dengan
mencantumkan no permintaan, tanggal, coding, nama supplier, nominal,
dan keterangan. Budget controller juga akan mencatat tagihan tersebut
sebagai beban biaya anggaran dengan memberikan accrue. Dari semua
data tersebut budget controller akan membuat kasbank secara manual
menggunakan excel, yang kemudian kasbank tersebut akan diproses lebih
lanjut agar dapat dilakukan pembayaran kepada supplier.
2) Pembayaran
Kasbank yang sudah dibuat oleh budget controller diberikan pada finance
budget
untuk dilakukan proses cek budget. Pengecekan ini meliputi cek accrue
dan cek coding. Pada proses ini, nilai yang tertera pada kasbank akan
dihitung sebagai beban biaya (budget expense). Setelah itu, kas bank
diberikan kembali pada budget controller untuk diratifikasi yang

16. kemudian diserahkan pada finance agar dapat dilakukan proses transfer
pembayaran pada supplier.
3) Instore
Toko mengirimkan proposal instore untuk disetujui oleh general manager
(GM). GM kemudian melakukan pengecekan proposal tersebut dan
pengecekan budget yang telah disetujui oleh regional manager masing-
masing toko. Jika setuju, maka GM akan mengirimkan konfirmasi
persetujuan instore. Setelah kegiatan instore dilaksanakan, toko akan
mengirimkan laporan evaluasi instore. Budget controller melakukan
pengecekan laporan tersebut, mencatat budget yang telah digunakan,
memberikan coding pada toko yang bersangkutan, kemudian akan
melakukan reklas budget. Dengan adanya reklas ini, maka biaya kegiatan
promosi tersebut tidak akan menjadi beban toko.
4) Laporan
Budget controller menyerahkan laporan budget expense kepada general
manager atas beban biaya sesuai yang sudah ditagihkan oleh pihak
supplier. Serta pemberian info pembayaran kepada supplier jika
diperlukan. Laporan budget expense juga meliputi laporan budget instore
atas kegiatan instore yang dilakukan toko pada masing-masing regional.
Dari uraian diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pada sistem budget
control ini, terdapat sistem untuk invoice (kasbank) dan sistem untuk instore
(kegiatan promosi toko). Kedua sistem ini berbeda dalam proses bisnisnya.
Pada sistem kasbank lebih mengacu kepada invoice yang dikirimkan supplier
sebagai masukan dari sistem, yang kemudian dibuatkan kasbanknya dan akan
diproses pembayaran oleh finance. Sedangkan pada sistem instore, lebih
mengacu kepada kegiatan-kegiatan promos dimana kegiatan tersebut dapat
berbeda antara toko satu dengan toko yang lainnya. Proses bisnisnya pun
berbeda dengan dengan sistem invoice. Pada sistem instore, budget controller
tidak membuatkan kasbanknya, melainkan hanya memberikan persetujuan

17. coding dan melakukan reklas, sehingga biaya kegiatan promosi tersebut tidak
menjadi beban toko.
3.1.2. Glossary System
Dari uraian diatas, maka dapat diambil beberapa istilah yang dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1) Budget controller
User yang menangani secara langsung dan bertanggung jawab atas proses
budgeting.
2) Invoice
Tagihan atas jasa yang telah dilakukan supplier. Terdiri dari lembar
invoice, kwitansi, berita acara, dan atau ditambah faktur pajak, surat
konfirmasi kerjasama, quotation, tanda terima, surat jalan, dan lain-lain,
sesuai kegiatan jasa yang telah dilakukan.
3) Supplier
Pihak yang telah melakukan jasa dan mengirimkan tagihan / invoice
kepada pihak Matahari.
4) Coding
Budget indicator atau kode pos pembelanjaan berdasarkan jenis biaya yang
dikeluarkan. Atau pada istilah lain dapat disebut sebagai nomor rekening.
5) Mediaplan
Rencana kegiatan marketing dan promosi yang dilakukan oleh Divisi
Marketing & Advertising perperiode event, yang merupakan kesepakatan
bersama dengan pihak supplier. Mediaplan ini bisa berupa surat konfirmasi
kerjasama, surat perintah kerja, atau dokumen lain yang menyatakan
perihal jual beli jasa. Pada mediaplan terdapat informasi nama supplier,
detil kegiatan jasa/pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan kesepakatan,
periode, serta jumlah nominal (amount).
6) Accrue

18. Divisi Marketing & Advertising memiliki anggaran belanja selama
setahun. Anggaran belanja tersebut kemudian terbagi perbulan yang
dialokasikan dala bentuk accrue. Besarnya accrue pada periode tertentu,
berdasarkan banyaknya mediaplan yang ada pada periode tersebut. Fungsi
dari accrue ini, mengatur pemakaian budget agar sesuai dengan periode
terjadinya transaksi sehingga tidak menganggu budget pada periode yang
lain. Accrue dibuat di awal bulan dengan melakukan pengelompokan
mediaplan yang ada sesuai periode accrue. Budget accrue merupakan
budget yang telah dilaporkan ke general leadger finance sebagai plan
budget expense pada periode accrue.
7) Kasbank
Lampiran yang dilampirkan di tagihan persupplier. Bisa terdiri dari
beberapa tagihan tetapi masih dalam satu supplier. Kasbank ini merupakan
satu-satunya dokumen keluaran dari sistem budget control. Kasbank ini
nantinya yang akan di proses ke bagian finance untuk dilakukan proses
pembayaran.
8) Regional
Regional adalah pembagian wilayah-wilayah untuk toko-toko yang ada di
seluruh Indonesia. Tiap regional mempunyai regional manager, dan tiap
wilayah regional mempunyai dan bertanggung jawab atas tokonya masing-
masing.
9) Instore
Instore adalah kegiatan promosi yang dilakukan tiap toko. Tiap periode
pertahu di tiap regional mempunyai budget yang digunakan untuk
membiayai kegiatan instore di tiap toko dimana budget tersebut adalah
budget marketing sehingga penggunaannya pun selain melalui persetujuan
regional manager juga harus mendapatkan persetujuan dari divisi
marketing. Jadi, divisi marketing & advertising memonitoring penggunaan
dari budget instore yang digunakan oleh tiap toko di tiap regional.
10) Reklas
Toko pada saat melakukan kegiatan instore masih menggunakan budget
milik toko. Besarnya budget tersebut tidak boleh melebihi dari proposal

19. yang telah disetujui. Proses reklas adalah proses pengembalian budget toko
ke budget instore yang akan mengurangi budget regional dari toko yang
bersangkutan.
3.2. Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis as-is system instore dan system kasbank diatas, maka
dihasilkan kesimpulan sebagai berikut :
1) Sistem instore
 Kegiatan instore yang dilakukan budget controller (BC) meliputi
penerimaan dan pengecekan laporan instore, pemberian coding dan reklas
budget.
 Pengecekan laporan instore meliputi pengecekan fisik dokumen, sehingga
hal ini akan tetap dilakukan secara manual. Begitu juga dengan pemberian
coding, karena pemberian coding ini berguna sebagai lampiran toko untuk
proses penyelesaian instore di finance cabang.
 Hanya pada proses reklas budget dimungkinkan adanya otomatisasi untuk
mempercepat proses reklas dan pengontrolan budget expense instore dapat
terlaksana dengan baik, mengingat adanya 95 toko yang ada sampai
dengan pertengahan tahun 2011, dan kegiatan-kegiatan instore yang
dilakukan di tiap toko akan terus bertambah. Proses reklas juga berarti
mengurangi dari budget regional pertahun, yang nantinya pada periode
tertentu diperlukan laporan atas budget expense instore dari masing-
masing regional untuk tiap-tiap toko.
 Laporan instore yang masuk dari 95 toko terpecah melalui 2 cara, yaitu
melalui email untuk luar jabodetabekcil dan pengiriman langsung ke divisi
marketing untuk wilayah dalam jabodetabekcil. Ini memungkinan adanya
penyebaran data karena belum adanya suatu database yang dapat menjadi
wadah penyimpanan data-data referensi.
 Data-data referensi instore belum terintegrasi. Ini mengakibatkan
lambatnya proses reklas budget, pembuatan laporan dan kemungkinan
adanya kesalahan data.

20. 2) Sistem kasbank
 Kegiatan budgeting invoice yang dilakukan BC meliputi pembuatan
kasbank. Untuk proses cek budget, ratifikasi, dan pembayaran, dilakukan
BC berkoordinasi dengan pihak luar sistem (external actor), dan proses ini
tetap dilakukan apa adanya karena merupakan standar operasional
prosedur yang tidak dapat diubah.
 Pada pembuatan kasbank, untuk pengecekan invoice harus tetap dilakukan
secara manual karena merupakan pengecekan fisik dari kelengkapan
tagihan yang telah dikirimkan supplier.
 Pada pembuatan kasbank, untuk pengecekan accrue dan mediaplan
dilakukan secara manual. Ini mengakibatkan lambatnya proses pembuatan
kasbank.
 Sama seperti sistem instore, data-data referensi kasbank belum terintegrasi.
Maka, dengan uraian analisis diatas, dapat dibuat perancangan to be
system yang dapat membantu petugas budget controller dalam melakukan
pekerjaannya.

21. BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis paparkan pada bab-bab sebelumnya,
maka penulis dapat menarik kesimpulan antara lain :
1. Data-data yang berkaitan dengan administrasi seperti data supplier, data
accrue, data kasbank, data mediaplan, data instore dapat tersimpan dengan
baik didalam sebuah database sehingga memudahkan budget controller dalam
pencarian maupun pengelolaan data.
2. Dengan adanya perancangan ini, maka data-data administrasi yang ada dapat
terintegrasi dengan baik karena data-data yang saling berhubungan.
3. Dengan adanya perancangan ini, semua laporan dapat tercetak dengan cepat,
akurat dan tepat waktu.
4. Dengan adannya aplikasi ini, memberikan kemudahan bagi budget controller
dalam memonitor arus pemasukan dan pengeluaran budget serta audit
anggaran.
5.2. Sara
Dalam mambangun sebuah Proses Manjamen yang baik tentunya pada
PT.Matahasi Departement Store, masih banyak hal yang dapat dikembangkan,
seperti :
1. Harus lebih berkomitmen lagi untuk menentukan sebuah manajemen yang
baik dengan diadakan perbaikan berulang-ulang dan penyempurnaan
manajemen yang berkelanjutan.
2. Menambahkan ke efektifan dalam proses perencanaan untuk menargetkan
kepuasan pelanggan dan mutu.n

22. Daftar Pustaka
 Wijayaningrum, Dewi Khoirotun Nidzaroh Alqodari. (2011). Perancangan
Sistem Informasi Budget Control pada Divisi Marketing & Advertising PT.
Matahari Departement Store, Tbk, Jakarta, Indonesia : Universitas
Mercubuana
 Sudrajatulloh, D. (2013). TUGAS BESAR IV Analisis Strategi PT Matahari
Departement Store Indonesia. TUGAS BESAR IV Analisis Strategi PT
Matahari Departement Store Indonesia . Malang, Jawa Timur, Indonesia:
Universitas Ma Chung Malang.
 PT Matahari Departement Store. (2013). Enhancing The Quality of Life Style
Laporan Tahunan 2013. Jakarta: PT Matahari Departement Store.
 Selanosa. (2014, Januari 8). PT Matahari Departement Store Tbk. Retrieved
November 26, 2014, from Selanosa:
http://sellanossaaa.wordpress.com/2014/01/08/pt-matahari-department-store-
tbk-2/
 Al fatta, Hanif, 2007, Analisis dan perancangan system informasi untuk
keunggulan perusahaan dan organisasi kelas dunia, Andi offset – STMIK
AMIKOM Yogyakarta, Yogyakarta
 Andri Kristanto (2008 : 1 ) Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya
Gava
Media, Yogyakarta.