1. HTMN6014 - Front Office Operation
LECTURE NOTES
Week ke - 6
RECEPTION Part 1
2. HTMN6014 - Front Office Operation
LEARNING OUTCOMES
LEARNING OUTCOME
1. Recognize the Standard Operating Procedure in Front Office Department.
2. Perform the Standard Operating Procedure in Front Office Department
OUTLINE MATERI :
Check In for new guest, by reservation, payment by cash in Opera system.
Cashiering : deposit posting
3. HTMN6014 - Front Office Operation
ISI MATERI
CHECK IN FOR NEW GUEST, BY RESERVATION, PAYMENT BY CASH
Mohon membaca prosedur check-in terlebih dahulu.
Untuk proses check-in untuk tamu yang sudah melakukan reservasi, hal yang perlu
diperhatikan oleh Receptionist / FDA adalah adalah:
1. Pastikan nama tamu dalam Expected Arrival list di hari tersebut.
2. Jika sudah ada nama tamu dalam Expected Arrival list, maka Receptionist / FDA
mengkonfirmasi detail pemesanan kamarnya, termasuk pembayarannya.
3. Jika memungkinkan, lakukan upselling technique, yaitu menawarkan harga kamar yang
jenisnya lebih tinggi.
4. Untuk proses registrasi, tamu diminta menunjukkan ID Card yang berlaku seperti KTP,
SIM ataupun Passport yang masih berlaku.
5. Yang paling penting adalah tamu diminta untuk menandatangani Registration Card.
Karena dengan menandatangani Registration Card, maka menyatakan tamu menginap di
hotel tersebut dan mematuhi aturan yang berlaku.
6. Untuk pembayaran dengan tunai, biasanya tamu dimintakan deposit 2x lebih besar dari
harga kamar per malam. Hal ini untuk jaminan jika ada pemakaian fasilitas lain serperti in-
room dining atau laundry selama tamu menginap. Dan pada saat check out, jika ada deposit
yang lebih besar daripada pemakaian tagihannya, maka akan dikembalikan (dinamakan
proses refund).
7. Untuk deposit menggunakan tunai,ada formulir yang dipakai sebagai tanda terima
penerimaan uang tunai yaitu: Cash Receipt. Saat menerima uang dari tamu, wajib dihitung
saat tamu masih berada di depan Front Office Counter agar tidak ada kesalahpahaman.
8. Cash Receipt diisi sesuai nama tamu dan jumlah nominal uang yang diterima serta
ditandatangani oleh oleh.
4. HTMN6014 - Front Office Operation
9. Setelah proses registrasi dan penerimaan deposit selesai,maka dapat memberikan kunci
kamar kepada tamu. Saat memberikan kunci kamar, maka dapat menerangkan beberapa
fasilitas hotel serta informasi mengenai sarapan pagi.
10. Setelah tamu selesai proses check-in maka Receptionist / FDA melakukan update data
tamu serta memposting deposit cash di system.
REMITTANCE OF FUNDS
Setiap pergantian shift, maka FDA wajib melakukan penyetoran uang tunai hasil transaksi dalam shift
nya. Caranya adalah dengan membandingkan antara data cashiering di system dengan uang tunai yang ada.
Penyetoran uang tunai dilakukan dengan cara memasukkan uang tunai ke dalam amplop dengan nama
REMITTANCE OF FUNDS. Amplop tersebut, dimasukkan ke dalam safe deposit box di FO dengan
disaksikan oelah seorang saksi dan menandatangani daftar Remittance.
5. HTMN6014 - Front Office Operation
SIMPULAN
1. Proses – proses check in membutuhkan kerja yang sangat teliti agar tidak terjadi
miskomunikasi dengan tamu.
2. Pemutakhiran data serta deposit sangat penting dilakukan saat proses check in.
DAFTAR PUSTAKA
• Robert H. Woods ... [et al.].. 2007. Professional front office management. 1STBL. Upper
Saddle River, New Jersey. ISBN:0131700693 (Chapter 9).
• Self Produce Video : Checkin, reserved guest, first time arrival, payment by cash.
