I processi digitali di un’azienda municipalizzata
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di dott. Rosario Alagna - presentazione Workshop ANORC Professioni - 27 settembre 2018, Palermo
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I processi digitali di un’azienda municipalizzata
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- 2. WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 • Digitalizzazione delle PA • Processi documentali digitali • Conservazione digitale • Protocollo informatico • Fatturazione elettronica • Fatturazione elettronica B2B/B2C Senior IT Consultant @ ELMI Srl Rosario Alagna
- 3. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 • Società a socio unico (Comune in cui opera) • Circa 100 amministrativi/tecnici/dirigenti suddivisi in 30 U.O. distribuite su più sedi • Circa 250 fra operai, capisquadra, professionisti esterni, etc. • Oltre 300.000 (escluse le copie) documenti e PEC gestiti in forma cartacea • Software di «protocollo» per la generazione della segnatura su etichetta Realtà aziendale as-is (2015)
- 4. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 • Formazione del registro di protocollo informatico (dpcm 3/12/2013) • Conservazione del registro di protocollo Esigenze manifestate dal cliente
- 5. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Il quadro normativo di riferimento
- 6. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 • Sistema di Protocollazione conforme alle Regole tecniche per il Protocollo informatico • Sistema di gestione di documenti informatici attraverso l’adozione di un modello organizzativo conforme alle R.T. dei DPCM 13 novembre 2014 e DPCM del 3 dicembre 2013 • Sistema di conservazione a norma per consentire la tenuta e la conservazione di oggetti e fascicoli e la relativa validità del valore probatorio nel tempo • Adozione e aggiornamento dei manuali di gestione documentale e conservazione digitale Soluzioni proposte dal consulente
- 7. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 La digitalizzazione dei documenti passa innanzitutto dalla digitalizzazione dei processi
- 8. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Abbiamo la possibilità di trasformare gli obblighi in opportunità
- 9. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente: • nuove modalità di comunicazione e interazione con l’utenza • Maggiore controllo di tutte le fasi del ciclo, dalla sua creazione/acquisizione fino alla sua archiviazione finale • la necessaria trasparenza amministrativa Trasformare gli obblighi in opportunità
- 10. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 • Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati • Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative • Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali in ingresso e in uscita • Mantenere nel tempo la capacità di riprodurlo con il contenuto e la forma originaria I vantaggi della digitalizzazione 1/2
- 11. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 • Proteggere nel tempo gli archivi digitali impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione • Garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo • Predisporre idonee misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi • Consentire l’accesso controllato a dati, documenti e informazioni e la diffusione degli stessi per fini amministrativi e di ricerca I vantaggi della digitalizzazione 2/2
- 12. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Il caso della digitalizzazione del ciclo acquisti • Analisi della procedura aziendale in essere • Identificazione delle UO e dei soggetti onerati (Richiedente, ufficio acquisti, RUP, Magazzino, Contabilità, etc) • Identificazione e normalizzazione delle casistiche (acquisto di beni, servizi, sottosoglia, ricorrenti, affidamenti diretti, etc.) • Revisione del processo in ottica digitale (approvazioni, firme elettroniche e/o digitali, PEC, etc.) • Normalizzazione e informatizzazione della modulistica tramite form web (proposte d’acquisto, RDA, ordini, etc.)
- 13. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Digitalizzazione del ciclo acquisti
- 14. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Difficoltà riscontrate • Carenza di alfabetizzazione informatica • Difficoltà di comprensione del reale valore del documento informatico rispetto al documento cartaceo • Resistenza al cambiamento (carta vs digitale) • Obsolescenza e vincoli tecnologici delle procedure aziendali • Integrazione sistemi ERP Legacy • Abitudini!
- 15. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Risultati ottenuti (al 30 Agosto 2018) • Digitalizzazione, semplificazione e automazione della procedura aziendale per gli approvvigionamenti • Gestione automatica a norma di tutte le PEC dipartimentali e nominali • Miglioramento delle performance complessive delle unità coinvolte (ufficio acquisti, RUP, Segreteria tecnica, contabilità, etc.) • Riduzione dei volumi, dei costi e dei tempi di trattamento dei supporti cartacei: oltre 70.000 fra documenti e PEC gestiti in forma esclusivamente digitale • Riduzione degli errori umani tipici della gestione cartacea (ritardi, smarrimenti, sovrapposizioni, etc.) • Introduzione del principio di accountability in ambito documentale grazie alla tracciatura delle attività
- 16. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 To be (or nice to have?) • Estensione della digitalizzazione a tutti i flussi documentali • Accesso/creazione nuovi servizi per l’azienda e per l’utenza • Integrazione di tutti gli ERP aziendali per avere un archivio documentale unico • Utilizzo a norma delle tecnologie mobile per le squadre che operano sul territorio • Utilizzo di tecnologie per il rilevamento del dato biometrico • Maggiore interoperabilità del parco macchine IT (Scanner, etichettatrici, tablet, smartphone) con la piattaforma • Supporto nativo alle tecnologie BIM (Building information model) per la gestione dei progetti delle infrastrutture
- 17. I processi digitali di un’azienda municipalizzata WORKSHOP ANORC PROFESSIONI - DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30 Grazie per l’attenzione