di Ing. Angelo Cavallaro - presentazione Workshop ANORC Professioni - 27 settembre 2018, Palermo

1. WORKSHOP
ANORC PROFESSIONI
DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY
PA L E R M O , 2 7 S E T T E M B R E 2 0 1 8
Pal a z z o C C IAA – 9 ° pi an o, sede C on fC ommerci o
vi a E. Amar i, 11| 9 : 0 0 - 1 3 : 3 0

2. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
Ing. Angelo Cavallaro
üIntroduzione ai processi digitali nella PA
üL’importanza del Protocollo Informatico e della Gestione elettronica dei documenti
üI flussi documentali, Workflow e BPMN
üLa Conservazione Digitale
üMdP e MdC
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PALERMO, 27 SETTEMBRE 2018 - Palazzo CCIAA – 9° piano, sede ConfCommercio 9:00-13:30

3. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üPerchè ancora oggi si parla di trasformazione digitale come cambiamento profondo
üDifficoltà nella migrazione verso una digitalizzazione «reale»
üCultura digitale poco radicata all’interno delle PAL (e le PAC?)
üNormativa poco lineare
üProfessionalità spesso poco conosciute, ignorate, isolate
üMinimizzare il problema del «cambiamento»
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4. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üLo scopo principale della digitalizzazione è quello di migliorare la trasparenza e la qualità
dei servizi pubblici, supportando così la vita dei cittadini e le attività economiche delle
aziende
üNormativa di riferimento è il CAD e le «ultime» Regole tecniche
üCentralità deve essere cercata nel processo digitale, e non nel documento informatico
ü un processo digitale rappresenta un insieme di azioni collegate da un interesse comune
ü Occorre un ripensamento (reingegnerizzazione) dei processi
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5. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üLa PA digitale rappresenta un grande cambiamento che presuppone
üCambiamento tecnologico: le amministrazioni devono dotarsi di tutti gli strumenti
hw e sw necessari a gestire la documentazione in formato digitale
üCambiamento giuridico: con l’aggiornamento dei regolamenti e dei manuali interni
(MdP, MdC)
üCambiamento organizzativo: attraverso il focus sui processi e sulle responsabilità
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6. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üLa digitalizzazione investe tutta la sfera della riorganizzazione di un Ente:
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Semplificazione dei
processi
Responsabilità
Tecnologia
Dematerializzazione
Trasparenza
Processi
Digitale

7. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üIn estrema sintesi, un approccio pratico al cambiamento può essere strutturato in:
• Analisi della situazione attuale
• Verifica del Protocollo e della Gestione documentale
• Ridefinire in chiave digitale i Processi Interni ed Esterni
• Realizzare un Archivio Digitale a Norma
• Questi livelli individuano un semplice modello di intervento:
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Protocollo Processi/Servizi Conservazione

8. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üPer una Pubblica Amministrazione il Protocollo è un punto strategico per tutto il
processo di digitalizzazione
üPermette di generare e gestire i flussi dei documenti (dall’esterno, dall’interno e tra
uffici)
üOffre sistemi avanzati di protocollazione automatica (es. fatture elettroniche)
üInteroperabilità tra Pubbliche Amministrazioni
üDefinisce le regole per lo smistamento e la presa in carico di procedimenti e affari
amministrativi
üPermette la classificazione e la fascicolazione di documenti e fascicoli
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9. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üAlcuni spunti per una corretto Protocollo Informatico:
üNomina di un Responsabile di gestione del protocollo
üDefinizione e applicare un titolario di classificazione
üGenerazione e conservazione del Registro di Protocollo
üCorretta definizione dei flussi di smistamento
üIntegrazione con il sistema di Gestione Documentale
üFormazione e affiancamento
üIn breve… realizzare e mettere in pratica un «serio» Manuale di Gestione del
Protocollo e dei Flussi Documentali
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10. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üIl manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive il sistema di
produzione e di gestione del documenti (tradizionali analogici e digitali) - rif DPCM
03 dicembre 2013 art 5.
üServe a descrivere le procedure per la corretta formazione, gestione, tenuta e
conservazione della documentazione analogica e digitale.
üDescrive le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi,
ücostituisce una guida per l’operatore di protocollo (per porre in essere le corrette
operazioni di gestione documentale) per il cittadino o impresa (per per
comprendere e collaborare nella gestione documentale - es. scelta formati).
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11. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üCosa significa reingegnerizzare i Processi e quali aspetti devono essere definiti:
üRidefinire (e non tradurre!) in chiave digitale i procedimenti amministrativi e i flussi di lavoro per
l’intero ciclo di vita dei documenti e dei fascicoli (informatici)
üUtilizzare le tecnologie in modo adeguato alle esigenze (Firme elettroniche, Formati, Metadati,
Email/Pec, etc etc)
üDisegnare i processi grazie all’apporto di più soggetti e a sistemi di modellizzazione
üUtilizzare servizi già attivi su Piattaforma Nazionale (PagoPA, Spid, ANPR, …)
üDotarsi di un sistema di Gestione Elettronica dei Documenti che superi il paradigma dei »silos»
informativi
üScelta di metadati corretti
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12. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üLa scelta dei metadati diventa importante perché:
üSono strumenti che consentono di comprendere il contenuto e di interpretarne le relazioni tra
documenti correlati
üConsentono il raggiungimento di alcuni obiettivi (ricerca, localizzazione, selezione, gestione,
disponibilità, conservazione)
üL’associazione avviene durante la sua formazione (protocollo o documentale) e arricchiti nel corso
del ciclo di vita (workflow)
üLa normativa definisce un set di metadati minimo:
ü Sia per i documenti informatici
ü Sia per i fascicoli informatici
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13. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üRiassummendo, ci si basa su un approccio a step successivi:
üAnalisi del contesto
üDisegno dei processi
üInterventi su Protocollo e del Sistemi di Gestione Documentale
üAdeguamento dei processi di conservazione
üAdeguamento dei manuali MdP e MdC
üFormazione (dirigenti e funzionari a vario titolo coinvolti)
üAffiancamento operativo nei settori e nelle attività critiche
üMonitoraggio periodico
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14. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üQual’è il giusto approccio al disegno di processi e servizi digitali nella PA:
üDisegno utilizzando modellizzazione specifica (BPMN)
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15. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üCosa significa Conservare Digitalmente:
üProteggere nel tempo gli archivi digitali
üImpedire perdita, danneggiamento e distruzione del patrimonio culturale
üGarantire autenticità, integrità e reperibilità
üTutale e valorizzare la memoria storica
üPredisporre idonee misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica
dei sistemi, dei dati e dei documenti
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16. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üAspetti fondamentali del processo di conservazione digitale
üScelta tra due modelli di conservazione
üDeve essere a «norma»
üDeve essere già pensata al livello di protocollo così da evitare passaggi non
consistenti
üFocus su alcuni punti chiave:
üFormato
üScadenze
üMetadati
üRedazione e implementazione del Manuale della conservazione «interno»
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17. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üIl documento Manuale della Conservazione
ü è uno strumento operativo che descrive e disciplina il modello organizzativo della conservazione
adottato.
ü illustra nel dettaglio l’organizzazione del processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti e i
ruoli svolti dagli stessi nel modello organizzativo di funzionamento dell’attività di conservazione
ü costituisce una guida per gli attori coinvolti nel processo di gestione e di conservazione
üNomina del Responsabile della conservazione
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18. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
üConservare non significa dotarsi solo di un software o di un servizio, ma deve includere:
ü Aspetti organizzativi: la conservazione impone la gestione del dato secondo determinati standard
normativi, archivistici e gestionali
ü Aspetti professionali: necessario creare all’interno del conservatore delle figure professionali per
quanto riguarda gli aspetti giuridici, archivistici, tecnologici.
ü Aspetti di processo: tracciabilità del dato e attività di controllo delle fasi di trattamento
ü Aspetti infrastrutturali: sicurezza dei dati e dei documenti conservati
ü Formazione e Monitoraggio: adeguate attività formative e supporto tecnico per il monitoraggio
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19. PA Digitale: dal Protocollo Informatico alla
Conservazione a Norma
Grazie per l’attenzione!
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Ing. Angelo Cavallaro
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