Maakuntadigiverkoston tapaaminen 10.4.2018

1. -
ESISELVITYKSEN
TULOSRAPORTTI
Valtiolta siirtyvien tehtävien
perustietotekniikka,
tietojärjestelmät ja integraatiot
Raimo Kangaskoski & Mika Vahala
11.4.2018
11.4.20171

2. -
Raportin rakenne/Sisältö
• Yhteenveto
• Yleiskuva toimintaympäristöstä ja arkkitehtuurista
• Raportin yhteenveto
• Esiselvityksen läpivienti
• Palveluaihion alkuperäinen kuvaus
• Esiselvityksen läpivienti
• Ryhmän jäsenet
• Maakuntien järjestelmäkartoituksen tilanne 20.3
• Siirtyviin tehtäviin liittyvä henkilöstö
• Siirtyviin tehtäviin liittyvä henkilöstö - lähtökohdat
• Henkilöstön jakautumisen vaikutukset
• Reunaehtoja / Linjausehdotuksia
• Perustietotekniikka
• Perustietotekniikka – määritelmä ja rajaus
• Työasemapalvelut - lähtökohdat
• Toimisto-ohjelmistot - lähtökohdat
• Tukipalvelut - lähtökohdat
• Reunaehtoja / Linjausehdotuksia
• Tukimalli
• Valtion järjestelmien tukimallin haasteita
• Järjestelmät
• Järjestelmät - lähtökohdat
• Järjestelmät - nykytila
• Ulkoiset järjestelmät
• Järjestelmät – reunaehdot /linjauksia
• Muutoksen läpivienti
• Muutoksen läpiviennissä huomioitava
• Hankkeen vaiheistus – vaiheessa
• Riskit
• Riskikartta
• Liitteet
• Palautteet
• Maakuntadigiverkostolta 10.4.2018 ryhmätöistä saadut
palautteet (päivitetty 11.4.2018)
• Luonnosvaiheen palautteet esiselvitysryhmältä 4.4.2018
• Etelä-Karjalan palautteet 3.4.2018
• Ryhmätyöt (Maakuntadigiverkoston tilaisuudessa 10.4.2018)
• Tehtävät ja taustamateriaalit
11.4.20172

3. -
Yhteenveto

4. -
Esimerkki: Kanta-Häme:
ELY/TE/KEHA-järjestelmien uusi toimintaympäristö
11.4.2017
Valtiolta siirtyvät
4

5. -
Viitearkkitehtuuri
• Keltaisella ympyröity ELYiltä ja
TE-toimistoilta (”valtiolta”) siirtyviä
tehtäviä.
• Valtiolta siirtyvät järjestelmät ovat
vain osa kokonaisuutta (esim.
alueiden kehittämisen palvelut
koostuvat muistakin kuin ELYjen
ja TE-toimistojen järjestelmistä ja
palveluista)
11.4.20175

6. -
Yhteenveto
• Muutos merkitsee nykyisellään pitkälti keskitetysti hallittujen ja valtakunnallisesti yhtenäisten
ratkaisujen purkamista, monistamista, sovittamista ja hajauttamista maakuntarakenteeseen
• Edellyttää investointeja ja aiheuttaa kustannusten kasvua
• Toisaalta muutos mahdollistaa päällekkäisten rakenteiden karsimisen ja osin kevyemmän sekä
kustannustehokkaamman järjestelmärakenteen
• Keskeisenä tavoitteena on minimoida muutokset lyhyellä aikajänteellä
• AS IS- periaate, kunnes korvaat ratkaisut ovat käytettävissä
• Muutoksen läpivienti edellyttää hankkeistusta ja tehokasta hanketoimintamallia
• Läpiviennin ohjausta ja koordinointia varten organisoitava hanketoimisto
• Hanke sisältää useita samankaltaisia projekteja, joiden laatu ja kustannustehokkuus edellyttävät pysyvää
projektiresursointia
6 11.4.2017

7. -
Yhteenveto
• Toimialariippuvien järjestelmien osalta muutokset kohdentuvat
• Tukijärjestelmiin liittyviin integraatiomuutoksiin (mm. talous, maksuliikenne, käyttäjähallinta)
• Järjestelmän sisäiseen rakenteeseen ja käsiteltäviin tietoihin (organisaatiomuutos, maakuntarakenne,
käyttöoikeus,tms.)
• Järjestelmän toimittamisen ja järjestämisen ratkaisuihin
• Sopimuksiin ja asiakkuuksiin
• Perustietotekniikan osalta järjestämis- ja toteutusvastuu on ensisijaisesti maakunnilla
• Pääsy tehtävien hoidon edellyttämiin järjestelmiin ja tietovarastoihin on ratkaistava maakuntakohtaisesti
• Vimana Oy:n käynnistämät perustietotekniikan hankkeet voivat edesauttaa ja mahdollistaa
kustannustehokkaammat ratkaisut
7 11.4.2017

8. -
Esiselvityksen läpivienti

9. -
• Yhtenäinen käytäntö perustietotekniikan siirtoon – ei tarvitse suunnitella ja selvittää
moneen kertaan
• Järjestelmien siirto, käyttöönotto maakunnissa ja valtiolle jäävien käyttö voidaan
suunnitella yhtenä kokonaisuutena ja tarjota maakunnille paikallista käyttöönottoa varten
malli ja tukea.
• Yhteinen suunnittelu maakuntien valmisteluorganisaatioiden kanssa auttaa tarvittavien
integraatioiden hahmottamisessa
• Kaikkea edellä mainittua ei tarvitse tehdä 18 kertaan
Esiselvityksen tehtäväksianto
11.4.20179
• Määritellään yleisratkaisu ELY/TE-
toimisto ja AVI- siirtyvien
henkilöiden perustietotekniikan
siirrosta maakunnille
• Tarkennetaan valtion, erityisesti
ELY/TE/KEHA järjestelmäkartta
maakuntien käytön osalta
• Määritellään tarvittavat toimenpiteet
jotta valtiolle jäävien järjestelmien
käyttö on yhtenäisellä tavalla
mahdollista maakunnista
• Määritellään tarvittavat maakuntien
vastuulle /Vimanalle siirrettävien
järjestelmien siirtoprojektit
• Selvitetään tarvittavat
integraatiotarpeet maakuntien ja
valtion tai valtiolta siirtyvien
järjestelmien osalta
Yleiskuvaus
Hanketoimisto: Projektin ohjaus ja
rahoituksen järjestäminen aikanaan
projektille
Valmisteluorganisaatiot:
Asiantuntijanäkökulman ja tarpeiden
varmistaminen, maakunnittainen toteutus
KEHA: Yhteisen suunnittelun ja toteutuksen
vetovastuu ja valtakunnallisen
asiantuntijanäkökulman tuonti
Vaikutukset maakuntien investointitarpeisiin
Roolit
• Asiantuntijareursseja suunnitteluun
maakuntien valmisteluorganisaatioista,
KEHAsta, MMM, YM ja TEM.
• Ostettuja asiantuntijareursseja
hankitaan KEHA- sopimusten kautta
ja/tai maakuntien sopimuksilla
• Esisuunnitteluvaiheen rahoitus KEHAn
rahoittamana
Resurssit

10. -
Esiselvityksen läpivienti
• Esiselvitys käynnistettiin VM:n asettamana helmikuussa 2018 ja työlle asetettiin takarajaksi maaliskuu 2018
• Valmisteleva työ KEHA- keskuksessa aloitettiin jo tammikuun loppupuolella
• Työ maakuntien nimeämien edustajien kanssa aloitettiin 8.2.2018
• Ryhmä on kokoontunut sen jälkeen säännöllisesti Skypen välityksellä viikottain 29.3.2018 saakka. Myös yksi työpaja.
• Perustietotekniikan kannalta volyymiarviona käytettiin KEHA:n henkilöstöhallinnon syksyllä 2017 tekemää arviota
• Sen mukaisesti maakuntiin siirtyy yhteensä 3360 henkilöä
• KEHA- keskus kartoitti siirron kohteena olevat järjestelmät sisäisenä työnä
• Pohjana järjestelmäluettelot
• Järjestelmäomistajien kanssa käydyt keskustelut ja selvitykset
• Tuloksena syntyi luettelo järjestelmistä ja arvio niiden siirtoon liittyvästä luokittelusta
• Maakuntien edustajien tehtävänä oli kartoittaa maakunnan käyttöön tulevat / käytössä olevat tukijärjestelmät
• Tuloksena syntyi maakuntakohtaiset luettelot 8 maakunnan osalta
• Loppuraportti on katselmoitu sekä KEHA-keskuksessa että työryhmässä 26.3-6.4
• Loppuraportin esittely ja luovutus 10.4 Digivalmistelijoiden kokouksessa
10 11.4.2017

11. -
Ryhmän jäsenet
11
Nimi Organisaatio Sähköposti
Finne Jan Vaasa jan.finne@vaasa.fi
Halme Pasi Paijat-hame Pasi.Halme@paijat-hame.fi
Hannelius Riikka Pirkanmaa riikka.hannelius@pirkanmaa.fi
Inkinen Minna Fujitsu Minna.Inkinen@fi.fujitsu.com
Järvinen Riikka ELY-keskus riikka.jarvinen@ely-keskus.fi
Kangaskoski Raimo KEHA raimo.kangaskoski@ely-keskus.fi
Lehtonen Juha Pttk juha.lehtonen@pttk.fi
Lindstedt Mervi Pirkanmaa mervi.lindstedt@pirkanmaa.fi
Luukas Pekka Eksote pekka.luukas@eksote.fi
Mathlin Antti Lapinmaakunta antti.mathlin@lapinmaakunta.fi
Mielonen Jukka Essote jukka.mielonen@essote.fi
Nieminen Mika Istekki mika.nieminen@istekki.fi
Nimi Organisaatio Sähköposti
Nousiainen Tarja Kymenlaakso tarja.nousiainen@kymenlaakso.fi
Ojala Timo Epshp timo.ojala@epshp.fi
Ojasalo Juuso Pohjois-Karjala juuso.ojasalo@pohjois-karjala.fi
Perttula Arttu Satakunta arttu.perttula@satakunta.fi
Taivainen Tero Isshp tero.taivainen@isshp.fi
Tauriainen Matti Popmaakunta matti.tauriainen@popmaakunta.fi
Valtonen Heikki Pirkanmaa heikki.valtonen@pirkanmaa.fi
Ventovuori Mika Istekki mika.ventovuori@istekki.fi
Vesmanen Jukka Vimana jukka.vesmanen@vimana.fi
Vuotila Kimmo Vimana kimmo.vuotila@vimana.fi
Väätäinen Heli Istekki heli.vaatainen@istekki.fi
Ålander Mika Yläsavonsote mika.alander@ylasavonsote.fi
11.4.2017

12. -
Maakuntien järjestelmäkartoitukset
• Kartoituksessa olivat mukana
vain esiselvitysryhmässä olleet
maakunnat.
• Kartoituksella haettiin tietoa
lähinnä sellaisista maakuntien
järjestelmistä, jotka
todennäköisesti korvaavat
valtion keskitetyt järjestelmät
(esim. maksuliikenne- ja
kirjanpitojärjestelmät).
• Työtilassa on myös
yhteenvetotaulukko, jossa
saadut maakuntien
kartoitustiedot on yhdistetty
vertailun mahdollistamiseksi
(YHTEENVETO_MAKU_Jarjestelmakartoitus.xlsx)
11.4.201712
Maakunta Lyhenne Toimitettu Illmoittaja
Etelä-Karjala EKA 12.3.2018 Luukas Pekka
Etelä-Pohjanmaa EPO 15.3.2018 Koivuluoma Minna
Etelä-Savo ESA 14.3.2018 Mielonen Jukka
Kainuu KAI
Kanta-Häme KAH 16.3.2018 Järvinen Riikka
Keski-Pohjanmaa KEP
Keski-Suomi KES
Kymenlaakso KYM
Lappi LAP 21.3.2018 Mathlin Antti
Pirkanmaa PIR 23.3.2018 Lindstedt Mervi
Pohjanmaa POH
Pohjois-Karjala POK 19.3.2018 Ojasalo Juuso
Pohjois-Pohjanmaa POP 16.3.2018 Tauriainen Matti
Pohjois-Savo POS 20.3.2018 Ålander Mika
Päijät-Häme PAH 14.3.2018 Halme Pasi
Satakunta SAT
Uusimaa UUD
Varsinais-Suomi VAR

13. -
Siirtyviin tehtäviin liittyvä
henkilöstö

14. -
Siirtyviin tehtäviin liittyvä henkilöstö - lähtökohdat
• KEHA:n henkilöstöhallinnon syksyllä 2017 tekemän arvion mukaan maakuntiin siirtyy yhteensä 3360 henkilöä
• Seuraava päivitys henkilöstön jakautumisarvioihin saadaan kesällä 2018
• Maakuntakohtainen osuus henkilöiden nykyisen toimipaikan mukaan vaihtelee merkittävästi:
• Esim. Keski-Pohjanmaalle 38 ja Varsinais-Suomeen 356 henkilöä. Keskimäärin 186 siirtyvää henkilöä / maakunta
• ELY- ja TE- toimistojen aluejako perustuu 15 alueeseen ja tulevat maakunnat 18 alueeseen
• Maakuntiin siirtyvien tehtävien hoitaminen voi edellyttää nykyistä suurempaa henkilöresursointia
• Lisäksi KEHA- keskus vastaa yhteisistä alue- ja toimialariippumattomista tehtävistä ja tukipalveluista keskitetysti
• Tehtävien hoitaminen on joiltain osin myös alueellisesti tai valtakunnallisesti keskitetty
• Erityisesti L- vastuualueella on useamman ELYn yhteenliittymiä tai täysin yhteen ELYyn keskitettyjä tehtäviä
• Henkilöt tekevät laajasti etätyötä sekä kotona että kotipaikkakunnan alueella olevissa toimipisteissä
• Etätyöstä sovitaan erikseen sekä hallinnollisten että teknisten etätyöratkaisujen edellyttämällä tavalla
• Henkilöstöhallinto on toimintona ja järjestelmäratkaisuna keskitetty KEHA-keskukseen
• Henkilöstön tiedot Kieku- järjestelmässä, josta tiedot purettavissa maakuntien järjestelmiin
11.4.201714

15. -
Henkilöstön jakautumisen vaikutukset
• Henkilöstön määrä ja maakuntakohtainen jakautuminen vaikuttavat seuraaviin
maakuntakohtaisesti järjestettyihin kokonaisuuksiin
• Henkilöstöhallinnon järjestelmät
• Käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan ratkaisut
• Tietoliikennekapasiteetti
• Laitehankinnat
• Etätyöratkaisut ja -sopimukset
• Puhelinoperaattori / puhelinnumerot
Linjausehdotus
• Maakuntien ja KEHA- keskuksen on tehtävä yhdessä tarvittavat palvelusuhteiden
siirtosuunnitelmat
• Suunnitelmat muuttuvat ja täsmentyvät jatkuvasti
• Arvioitava muutosten vaikutuksia edellä kuvattuihin kokonaisuuksiin
11.4.201715

16. -
Perustietotekniikka

17. -
Perustietotekniikka – määritelmä ja rajaus
• Perustietotekniikkaan luetaan suhteellisen vakiintuneen käytännön mukaisesti seuraavat palvelut
• Työasemapalvelut (ml. tulostuspalvelut)
• tietoliikennepalvelut
• käyttövaltuuspalvelut
• viestintätekniset palvelut ja sähköpostipalvelut
• toimisto-ohjelmistot
• tukipalvelut (tietotekniikkapalveluihin välittömästi liittyvät käyttäjien tukipalvelu)
• Seuraavista palveluista on tehty VM:n asettamana esiselvitys ja niiden pohjalta Vimana Oy:ssä on
käynnistetty erilliset kehitysprojektit
• Tietoliikennepalvelut, (Tietoverkot- hanke)
• Käyttövaltuuspalvelut, (Käyttövaltuushallinnan- hanke)
• Viestintätekniset palvelut ja sähköpostipalvelut (ViVa- palvelut)
• Digitaaliset työskentely-ympäristöt (Viva-palvelut)
• Vimanan projektien oletetaan tuottavan ajoissa valmiita ratkaisuja,
eikä niitä käsitellä tässä esiselvityksessä tarkemmin
11.4.201717

18. -
Työasemapalvelut - lähtökohdat
11.4.201718
• Jokaisella on keskimäärin yksi työasema ja yksi puhelin
• Kannettavien osuus on n. 80% koko laitekannasta – useilla käytössä myös muita näyttölaitteita
• Lisäksi jotkut tehtävät edellyttävät erityislaitteistoja ( esim. lämpökamera, paikannuslaitteita, jne.)
• Laitteiden omistus
• Työasemat omistaa Valtori
• Puhelimet, Näytöt, lisälaitteet ja erityislaitteistot omistaa KEHA tai vastuualue
• Lisenssit
• MS EA- sopimuskäytäntöjen mukaisesti – omistajana pääsääntöisesti KEHA
• Lisenssien hallinta ja hankinta on keskitetty Valtorille
• Puhelinratkaisut
• Kiinteitä vaihderatkaisuja tai lankapuhelimia ei ole käytössä
• Teleoperaattorina toimii Elisa
• Työasemaympäristön uudistaminen Windows10 alustalle tapahtuu vuoden 2018 loppuun mennessä
• Edellyttää n. 1000-1500 työaseman uushankintaa maakuntiin siirtyvien osalta (30%-50%)
• Järjestelmät ja sovellukset testattu Windows10- alustalla
• Henkilöt tekevät laajasti etätyötä sekä kotona että kotipaikkakunnan alueella olevissa toimipisteissä
• Etätyön edellyttämät tekniset ratkaisut ovat osa työasemapalvelua
• Etätyöstä sovitaan erikseen sekä hallinnollisten että teknisten etätyöratkaisujen edellyttämällä tavalla
• Maakunnissa on käytössä todennäköisesti keskenään epäyhtenäiset työasemaympäristöt
• Tarkoittaa käytännössä sitä, että valtiolta siirtyvät järjestelmät ja palvelut on vakioitava /tuotteistettava
maakuntakohtaiseen työasemaympäristöön
Työasemapalvelut
kattavat käyttäjän
päivittäisessä työssä
tarvitsemien laitteiden
(työasema,
kannettava,
mobiililaite tms.) ja
niissä käytettävien
ohjelmistojen
elinkaarenhallinnan
edellyttämät tehtävät
ja palvelut
ELY/KEHA/TE
voimassa olevien
tietoturva- ja
hankintakäytäntöjen
edellyttämällä tavalla.

19. -
Toimisto-ohjelmistot - lähtökohdat
11.4.201719
• Työasemissa on käytössä Office2016
• Officessa Kameleon –automaatio Office-pohjille (400 pohjaa, 3 kielellä 3
graafisella ilmeellä).
• Keskitetty jakelu, sama paketti kaikkiin työasemiin
• O365 –ympäristö Taimi käytössä kaikilla 31 virastolla
• yksi yhteinen etusivu, yhteiset työhön, tehtäviin ja palvelussuhteeseen liittyvät
ohjeistukset ja palvelut yhteisessä intra-osiossa​
• Kaikilla henkilökohtainen OneDrive for Business –pilvitallennustyötila
• 700 yhteistä toiminto-, palvelu- tai projektikohtaista työtilaa​
• Työtilojen sisältö ja rakenne ei välttämättä vastaa maakunnan tehtäväaloja ja
aluejakoja
• O365-palvelusta ei ole käytössä sähköposti ja Skype (käytössä Valtorin VYVI-palvelut)
• Yhteisiä verkkolevyjä kaksi, joissa yhteensä 25 Tt tiedostoja.
• Lisäksi henkilökohtainen levy (kiintiö 10 Gt)
Palvelu kattaa laajalti
käytettävät toimisto-
ohjelmistot,
verkkopalvelualustat
ja digitaaliset
työskentely-
ympäristöt ja muut
näihin rinnastettavat
sovellukset ja
ohjelmistot.
Tietotekniikkapalvelui
hin sisältyy myös
yleisesti käytössä
olevat henkilö-,
ryhmä-, organisaatio-
ja verkostotyötä
tukevat ohjelmistot
sekä digitaaliset
alusta- ja
palveluratkaisut.

20. -
Tukipalvelut - lähtökohdat
11.4.201720
• Valtori vastaa keskitetystä 1.tason tukipalvelusta
• Pyrkii ratkaisemaan itsenäisesti 80% tukipyynnöistä
• Eskaloi tilanteen mukaan alemmille tukitasoille
• Vuosien tukimassa
• KEHA- keskus vastaa tapauskohtaisesti tukitasoista 2-N
• Tekninen pääkäyttäjätuki /KEHA
• Järjestelmien pääkäyttäjät
• Taustalla järjestelmä- ja sovellustoimittajien tuki
• Maakuntien tukimalli?
• Miten Valtorin tuki sijoittuu ( taso 2?)
• Miten KEHA- tukitasot järjestetään ?
• Vimanan rooli tukimallissa ?
• Valtorin tuki 1-tasolla poistuu ja jakautuu maakuntien käytössä olevaan tukimalliin
• Maakuntien käyttäjät ottavat ensisijaisesti yhteyttä maakunnan tukipalveluun (1. taso)
• Tuki keskitettyjen järjestelmien ja käyttöpalveluiden osalta on ratkaistava erikseen (Siirto?)
• Sopimukset
• Asiakkuudet 1 18
Käyttäjien tarvitsemat
tukipalvelut kattavat
tietotekniikan,
sovellusten tai
soveltuvin osin eri
tietojärjestelmien tai
digitaalisten
palveluiden käyttöön
liittyvien opastus-,
neuvonta- ja
ongelmatilanteiden
ratkaisuun liittyvät
toiminta- ja tukimallit.
Kokonaisuutena
tukimalli muodostuu
useasta tasosta ja eri
toimijoiden
muodostamasta
kokonaisuudesta.
Loppukäyttäjälle
tukimalli tarjotaan ns.
yhden kontaktipisteen
mukaisella mallilla.

21. -
Reunaehtoja / Linjausehdotuksia
Reunaehtoja
• Vanhojen laitteiden uudelleenasentaminen ja vakiointi maakuntakohtaiseen työasemaympäristöön ei ole kustannustehokasta
• Prosessikustannus matalampi, koska maakunnilla on valmiit tehokkaat hankinta- ja asennusprosessit
• Siirtyvät laitteet olisivat elinkaarensa eri vaiheissa – ei ole käyttö- eikä jälleenmyyntiarvoa
• Vaihtoväli nykyisellään 3 vuotta, joten vaihtotarve ennakoitavissa helposti
• Laitemallit todennäköisesti poikkeavat maakuntakohtaisista valinnoista – ajurit, yhteensopivuus jne.
Linjausehdotuksia
• Työasemat ja puhelimet eivät siirry henkilön mukana maakuntaan
• Maakunta vastaa uusien tarvittavien laitteiden hankinnasta
• Siirtyvien henkilöiden osalta työasemahankintojen jäädytys
• Oletuksena on, että erityislaitteistot siirtyvät tehtävien mukana valtiolta maakunnan vastuulle
• Omaisuuden siirto
• Maakuntien on varauduttava vakiointi- ja tuotteistuskustannuksiin
• Maakunnille on toimitettava työasemaa koskevat tekniset vähimmäisvaatimukset ja konfiguraatiotiedot järjestelmäkohtaisesti
• Dokumenttipohjat / Kameleon kyettävä ylläpitämään, hallitsemaan ja jakelemaan keskitetysti työasemaverkossa.
• Verkkolevyt asetetaan puoleksi vuodeksi lukutilaan ja sen jälkeen poisto (tai siirto määräajaksi Vimanan kautta käytettäväksi)
11.4.201721

22. -
Valtion järjestelmien tukimallin haasteita
11.4.201722
Valtori
(ei suoraan maakunnille!)
KEHA
(poistuu 2020!)
MAKU 1
Valtori
Käyttäjät
Tukitaso 1
Tukitaso 2
Tukitaso 3
Järjestelmät,
käyttöpalvelut
VToim N
MTyöastoim 1
Vimana? /
Kasvupalvelut? / Muu?
MOper 1
MAKU 18
MTyöastoim 18
VToim 1 VOper Toim Y
Toim Z Valtori
VToim NVToim 1MToim A
MToim B
MOper 18
MToim C
MToim D
NYKYTILA ESIMERKKIMALLI2018  2020
ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15
ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15ELY 1-15TET 1-15 KEHA
…
…

23. -
Järjestelmät

24. -
Järjestelmät - lähtökohdat
• KEHA-keskuksen Tieto- ja viestintäyksikkö tuottaa kehittämis- ja ylläpitopalveluita ELY-keskusten ja TE-toimistojen
järjestelmille ja palveluille
• KEHA-keskuksella ei ole enää omia konesaleja
• Järjestelmien kapasiteetti, asiantuntijapalvelut sekä tukipalvelut on pitkälti 3. osapuolen vastuulla
• Käyttöpalvelut hoitaa pääsääntöisesti Valtori
• Asiantuntija- ja tukipalveluiden osalta KEHAlla on useita toimittajia
• KEHA-keskus, ELY-keskukset ja TE-toimistot lakkautetaan samalla kun maakunnat ”syntyvät”
• Esiselvityksen perusteella maakuntiin on arvioitu liittyvän n. 332 järjestelmää
• Lähes kaikki järjestelmät ovat valtakunnallisia
• Esim. 15 ELY-keskusta käyttää samaa järjestelmää.
• Nykyisin keskitetyt tukijärjestelmät (esim. taloushallinto, maksuliikenne, henkilöstöhallinto) eivät siirry maakuntiin
• Integroitavat tukijärjestelmät vaihtelevat merkittävästi maakunnittain
• Valtaosa järjestelmistä on selain- tai citrix –käyttöisiä, jolloin työasemaympäristön konfiguraatiovaatimukset vähäisiä
• Järjestelmien käytön ja palvelun tuottamisen kannalta merkittäviä toimenpiteitä edellyttävien lukumäärä on n. 80
• Käyttäjähakemisto (AD) integraatiot, Virtu
• KEHA:n itse toteuttamat järjestelmät / alustat ja niihin liittyvät integraatiot
• Moniasiakkuudet järjestelmien käytössä (ELYt, AVIt, TE-toimistot, Tukes, …)
• Integraatiot ydinjärjestelmän ja tukijärjestelmien kesken (esim. taloushallinto, maksuliikenne)
11.4.201724

25. -11.4.2017 25
Tyyppiesimerkki luokasta
”Maakunnan järjestelmä korvaa”,
”Vaikeat A”
Esimerkkinä Pirkanmaa,
mervi.lindstedt@pirkanmaa.fi
Päivitetty 6.4.2018

26. -
Talousjärjestelmiin liittyviä huomioita
• Nykyisin KEHA hoitaa keskitetysti kaikkien ELYjen ja TE-toimistojen taloushallintotehtäviä ja tietyt
tehtävät hoidetaan palvelukeskuksessa (Palkeet, mm. reskontrat, maksuliikenne).
• Maakuntien järjestelmät korvaavat edellisessä nykytiladiassa punaisella rajatut järjestelmät.
• ”Maakunta-asennossa” tarvitaan jonkinlainen ”tiedonvälitin”, tehdasmainen väline tietojen siirtoon ja
muokkaukseen valtion ja maakuntien eri merkkisten järjestelmien välillä. Samalla on kartoitettava
parhaita käytäntöjä.
• Esimerkki: järjestelmäkartoituksen pohjalta löytyi maakunnista pelkästään ostolaskuihin liittyviä
järjestelmiä seuraavasti:
• Basware, Basware Invoice Prosessing (IP), Basware IP, CGI ProEconomica ostolaskujen kierrätys, CGI
RondoScan, P2P, Personec workflow, ProEconomica, Rondo, Rondo8, SAP, Wintime, Workflow, …
• HUOM! Kartoituksessa oli mukana vain 10/18 maakuntaa: EKA, EPO, ESA, KAH, LAP, PIR, POK, POP, POS, PÄH
• Seuraavassa diassa on esimerkkinä tavoitetila Pirkanmaan maakunnan osalta.
11.4.201726
Tyyppiesimerkki luokasta
”Maakunnan järjestelmä korvaa”,
”Vaikeat A”

27. -11.4.2017 27
Tyyppiesimerkki luokasta
”Maakunnan järjestelmä korvaa”,
”Vaikeat A”
Esimerkkinä Pirkanmaa,
mervi.lindstedt@pirkanmaa.fi
Päivitetty 6.4.2018

28. -
USPA-asianhallintajärjestelmä
• USPA on KEHA-keskuksen, ELY-keskusten ja TE-toimistojen yhteisessä käytössä oleva asianhallintajärjestelmä.
• Myös AVIt (tuleva Luova) käyttävät samaa järjestelmää.
• USPAlla hallinnoidaan kaikki asiakirjat sekä asiakirjoihin liittyvät asiat koko asian elinkaaren ajan.
• USPA on jokaisen virkamiehen käytössä oleva järjestelmä (6500 käyttäjää, n. 500 000 asiakirjaa vuodessa)
• Sähköisen säilyttämisen lupa => ei muodostu enää paperiarkistoja
• Kirjaamot eivät toimita kuin erityis- / poikkeustapauksessa virastoon tulleita asiakirjoja paperimuodossa käsittelijöille.
• Paperilla saapuneet asiakirjat skannataan sähköiseen muotoon ja toimitetaan käsittelijälle USPAn välityksellä.
• Tiedonohjaussuunnitelmaa ylläpidetään TOJ-sovelluksella
• Kaikilla käyttäjillä on selausoikeus
• USPAn taustalla toimii useita laajoja järjestelmäkokonaisuuksia mm.
• eAMS asiakirjallisen tiedon ohjausjärjestelmä (TOJ)
• Asiointikanta, jossa vastaanotetaan ja puretaan saapuneet asioinnit asiointialustalta
• Dokumentinhallinta, joka toimii asiakirjavarastona
• Asiankäsittelyjärjestelmä, jonka avulla rekisteröidään asioita, niihin liittyviä toimenpiteitä ja toimijoita sekä asiakirjoja ja niiden
metatietoja
• Asiakasrekisteri, jossa ylläpidetään asiakasinformaatiota
• Raportointi
11.4.201728
Tyyppiesimerkki luokasta
”Palveluntuottajan vaihto”, ”Vaikeat B”

29. -
USPAn integraatiot
• Sähköinen asiointi
• PATU (palkkaturva)
• Cloudia (hankinnat)
• TURRE (tuottajarekisteri)
• Väsä (välitysliikerekisteri)
• LUPA
• Lupatietopalvelu
• Lupa-järjestelmä (SPA2)
• Kehittämispalvelut (KEHPA)
• TUKI 2014
• YLVA
• TILDA
• Maksatus
• Rondo
• VERA (työsuojelu)
• VHS (velvoitteidenhoitoselvitys)
• Lupa.fi
• Mittava (mittalaitevalvonta)
• YA (yleinen avustusjärjestelmä)
• VADI (valtionavusteisten digitalisointi)
• YSTIS (yksityisten terveydenhoito)
• HHJ (hankehallintajärjestelmä)
• Kameleon -asiakirjapohja-automaatio.
11.4.201729
Tyyppiesimerkki luokasta
”Palveluntuottajan vaihto”, ”Vaikeat B”

30. -
Tyyppiesimerkki luokasta
”Palveluntuottajan vaihto”, ”Vaikeat B”
SPA-asiointialustat (SPAv1, SPAv2)
• SPAv1 on Infopathiin pohjautuva asiointipalvelu, jossa
asiointilomakkeiden tiedot tallentuvat asiointikantaan ja
edelleen USPA-asianhallintaan
• SPAv2 on uudempi asiointipalvelu, jossa asiointi voidaan
kytkeä myös taustajärjestelmään
• Verkkopalvelu, jossa vahvasti tunnistauduttuaan, henkilö voi
hoitaa yrityksen ja yksityishenkilöiden asiointeja viranomaisiin päin
(esim. ELYn ja AVIn kanssa)
• Asiointijärjestelmässä voidaan käyttää useita eri palveluita
(lupapalvelut, kehittämispalvelut, yritystuet jne.)
• Vuosina 2018-2019 alustalle toteutetaan myös muita sähköisen
asioinnin toteutuksia, joissa voidaan hyödyntää jo olemassa
olevaa toiminnallisuutta ja palvelun yhteisiä osia (tunnistus,
asiointivaltuudet, työpöytä, palveluhakemisto, geneerinen
tietomalli, geneerinen asiointiprosessi
11.4.201730
Geneerinen palveluprosessi

31. -
SPAv1 ja SPAv2 prosessien eroavaisuudet lyhyesti:
11.4.201731
Toiminto SPAv1 SPAv2
Tunnistaminen Tukee tunnistamattomia asiointeja . Käyttäjä on aina tunnistettu.
Tietoliikenne Aina yhdensuuntaista, vain asioinnin lähettäminen
mahdollista.
Liikenne on kahdensuuntaista, tämä mahdollistaa esim.
asioinnin palauttamisen asiakkaalle täydennettäväksi.
Asioinnin tiedot Lähetetyn asioinnin tiedot menevät aina
asiointikantaan, josta ne voidaan siirtää haluttuihin
järjestelmiin.
Tiedot voidaan lähettää asiointikannan lisäksi suoraan
haluttuun käsittelyjärjestelmään.
Asiointitapahtuma Asiointi on aina istuntokohtaista. Sitä ei voida tallentaa
eikä siihen voida palata myöhemmin.
Asioinnin tiedot voi tallentaa ja siihen voi palata
myöhemmin.
Volyymit 55 lomaketta
n. 6500 asiointia 01-02/2018 (n. 40 000 /v )
n. 50 asiointitoteutusta, n. 20 tulossa. Yhdessä
asiointitoteutuksessa voi olla useampia lomakkeita.
n. 10 000 asiointia / v
Kehitys jatkuu voimakkaana
Osoite https://anon.ahtp.fi https://sahkoinenasiointi.ahtp.fi
Tyyppiesimerkki luokasta
”Palveluntuottajan vaihto”, ”Vaikeat B”

32. -
Julkisen työvoimapalvelun
järjestelmäkokonaisuus
• Laaja ja monisyinen järjestelmäkokonaisuus, jonka uudistamisesta on käynnissä TE-Digi –hanke
• Tavoitteena on saada uudistus tehtyä ennen 2020
• Todennäköisesti kaikkea ei saada uudistettua (siksi luokkana ”Ehdollinen vaikeat C”)
• Kokonaisuuden hallinta on vahvasti KEHA-keskuksen käsissä.
• Kokonaisuus sisältää sähköistä asiointia, raportointia, hakupalveluita yms.
• Volyymit ja käytettävyysvaatimukset korkeita:
• ”Tuxedo/TOP” –tapahtumamäärät: huippupäivinä n. 12-13 miljoonaa tapahtumaa
ja esim. sunnuntainakin voi olla miljoona tapahtumaa
• Yhtäaikaisia käyttäjiä runsaat 2000
• Ongelmanratkaisukykyä sekä rauta- että varusohjelmisto-ongelmiin on oltava saatavilla välittömästi.
• Varmistettava datamäärä on yli 440 Tt
• Virka-aikana käytettävyystavoite on 98,5%
11.4.201732
Tyyppiesimerkki luokasta
Kehitteillä korvaava järjestelmä,
”Ehdollinen vaikeat C”

33. -
Julkisen työvoimapalvelun järjestelmäkokonaisuus:
Sovelluskartta – URAVAPA palvelut
11.4.201733
Tyyppiesimerkki luokasta
Kehitteillä korvaava järjestelmä,
”Ehdollinen vaikeat C”

34. -
Arvio siirtotarpeesta, siirtotavasta
ja siirron vaikeusasteesta
Järjestelmäluettelon esiselvitysluokittelu:
• Ei siirry tai Korvaava järjestelmä olemassa (42+6)
• Ei tarvitse huomioida
• Käyttöoikeus (”Helpot”, 176)
• ulkoisia selaimella tai Citrixillä käytettäviä järjestelmiä
• Maakunnan oma järjestelmä korvaa (”Vaikeat A”, 28)
• Järjestelmällä on vastine maakunnan järjestelmissä (esim.
maksuliikenne, ostolaskujen hallinta). Näihin järjestelmiin on
integroituna useita ydinjärjestelmiä.
• Palveluntuottajan vaihto (”Vaikeat B”, 31)
• Vahvasti integroituna esim. käyttäjähakemistoihin, erilaisiin
tunnistuksiin, useisiin järjestelmiin tai useisiin asiakkaisiin
• Kehitteillä korvaava järjestelmä (”Ehdollinen vaikeat C”, 42)
• Pääsääntöisesti TE-toimistojen järjestelmien TE-Digi -
uudistushankkeen piiriin kuuluvia. Jos uusia järjestelmiä ei
saada valmiiksi ennen 2020, kuuluu luokkaan ”Vaikeat”.
• Oletuksena, että uudistus huomioi maakuntauudistuksen.
11.4.201734

35. -
Arvio kohteena olevien
järjestelmien jakautumisesta
tehtäväaloittain
11.4.201735
9)
aluekehittämisviranomaise
n tehtävät, alueen, sen
elinkeinoelämän ja
innovaatioympäristöjen
kehittäminen ja
rahoittaminen, näihin
liittyvä koulutus ja
osaamisen kehittäminen,
kulttuurin edistäminen,
yritys-, työ- ja
elinkeinopalvelujen…
Yhteinen tai
yleinen, liittyy
moniin
tehtäväaloihin, 58
14) liikennejärjestelmän
toimivuus,
liikenneturvallisuus, tie-
ja liikenneolot,
alueellinen tienpito,
maankäytön yhteistyö ja
toimintaympäristöä
koskevien tietojen
tuottaminen
valtakunnalliseen
liikennejärjestelmäsuun
nitteluun;, 35
8) kalatalous ja
vesitalous;, 35
22)
ympäristötiedon
tuottaminen ja
ympäristötietouden
parantaminen;, 20
7) maataloustuotteiden
markkinajärjestelyt,
maatalouden
tuotantopanosten
turvallisuus, laatu ja
käyttö sekä
kasvinterveyden…
Tehtäväala Lkm
9) aluekehittämisviranomaisen tehtävät, alueen, sen elinkeinoelämän ja innovaatioympäristöjen
kehittäminen ja rahoittaminen, näihin liittyvä koulutus ja osaamisen kehittäminen, kulttuurin
edistäminen, yritys-, työ- ja elinkeinopalvelujen järjestäminen sekä kotoutumisen edistäminen;
86
Yhteinen tai yleinen, liittyy moniin tehtäväaloihin 58
14) liikennejärjestelmän toimivuus, liikenneturvallisuus, tie- ja liikenneolot, alueellinen tienpito,
maankäytön yhteistyö ja toimintaympäristöä koskevien tietojen tuottaminen valtakunnalliseen
liikennejärjestelmäsuunnitteluun;
35
8) kalatalous ja vesitalous; 35
22) ympäristötiedon tuottaminen ja ympäristötietouden parantaminen; 20
7) maataloustuotteiden markkinajärjestelyt, maatalouden tuotantopanosten turvallisuus, laatu
ja käyttö sekä kasvinterveyden valvonta;
13
6) maatalous ja maaseudun kehittäminen; 8
13) luonnon monimuotoisuuden suojelun edistäminen ja kulttuuriympäristön hoito; 7
11) maakunnan suunnittelu ja maakuntakaavoitus; 5
12) kuntien alueiden käytön suunnittelun ja rakennustoimen järjestämisen edistäminen; 4
10) alueellisen lyhyen, pitkän ja keskipitkän aikavälin koulutustarpeiden ennakointi ja
alueellisten koulutustavoitteiden valmistelu;
2
5) terveydensuojelu, tupakkavalvonta, elintarvikevalvonta sekä eläinten terveyden ja
hyvinvoinnin valvonta ja eläinlääkäripalvelut;
2
16) vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyyn liittyvät valvontatehtävät; 1
21) vesien ja merensuojelu, vesien ja merenhoidon järjestäminen ja toteuttaminen sekä
merialuesuunnittelu;
1

36. -
Järjestelmät – reunaehdot /linjauksia
• Erityisesti asianhallinnan ja asiointialustan osalta on näköpiirissä korvaavat ratkaisut
• Lyhyellä aikajänteellä merkittäviä investointeja näihin tulisi harkita huolella
• Nykyinen järjestelmän käyttö- ja toimitustapa on turvattava (sopimukset, osaaminen, resurssit) myös 2020 jälkeen
• Maakuntamuutos huomioitava ennakoivasti järjestelmittäin
• Alueisiin, maakuntajakoon ja tehtäväjakoon liittyvät järjestelmän rakenteelliset muutokset
• Käyttäjäidentiteetti
• Käyttöoikeudet, roolit
• Sopimukset
• Muutoksen onnistunut läpivienti edellyttää riittävien ja osaavien resurssien kohdentamista
• Maakuntamuutos ja sitä tukevat kehittämistoimet on priorisoitava muun kehittämisen edelle
• Muutos koostuu useista samankaltaisista järjestelmäkohtaisista projekteista
• Tarvitaan yhteinen toimintamalli, joka varmistaa samankaltaisten transitio-, integraatio- ja migraatioprojektien laadun
ja kustannukset.
• Päävastuu hankeorganisaatiolle
• Järjestelmien ja niihin liittyvien tietovarantojen laadun ja eheyden ennakoiva parantaminen
• Tukee järjestelmien muutoshallintaa esim. migraatioiden ja integraatioiden näkökulmasta
• Tarpeettoman tiedon poistaminen
11.4.201736

37. -
Muutoksen läpivienti

38. -
Muutoksen läpiviennissä huomioitava
• Muutoksella on merkittäviä vaikutuksia järjestelmärakenteeseen ja palveluiden toteutus- ja toimitusmalleihin
• Nykyinen keskitetty ja osin tiukastikin integroitu kokonaisuus pitää istuttaa uuteen varsin heterogeeniseen ympäristöön
• Muutokseen liittyy useita sidosryhmiä, joiden vaatimukset voivat keskenään ristiriitaisia
• Muutokseen liittyy useita samankaltaisia ja toistettavissa olevia työvaiheita
• Laadun ja kustannusten hallinnan kannalta tarvitaan toistettavissa olevia ja ns. alan parhaisiin käytäntöihin liittyviä
toimintamalleja
• Jatkuva parantaminen on kyettävä kytkemään osaksi toimintamallia
• Hankkeeseen ja sen projekteihin on kiinnitettävä riittävä ydinjoukko koko hankkeen ajaksi
• Muutoksen ohjaus ja koordinointi edellyttää aktiivista ja päätösvaltaista organisointia sekä valtuutusta
• Toimeenpanon aikaikkuna suhteessa kokonaisuuteen on varsin lyhyt
• KEHA- keskuksen osaaminen ja resurssit on kohdennettava ensisijaisesti muutoksen läpivientiin tai sitä tukeviin
kehittämistehtäviin
• Edellyttää mahdollisesti muun kehittämistoiminnan jäädyttämistä
• Siirtyvien tehtävien hoitoon liittyvältä henkilöstöltä edellytetään sitoutumista ns. valmisteleviin toimenpiteisiin
• Tietojen laadun ja eheyden ennakoiva parantaminen
• Henkilökohtaiset ”tietovarastot”
11.4.201738

39. -
Hankkeen vaiheistus
39
Q2/2018 H2/2018 H1/2019 H2/2019 2020 >
Hankkeistus ja
hanketoiminnan
käynnistäminen
Mahdollisuudet,
edellytykset, linjaukset
ja transitiopolku
Maakuntien
perusrakenteet- ja
ratkaisut kiinnitetty
Rinnakkainen käyttö
Toiminnan
käynnistäminen ja
jatkuvuuden
turvaaminen
Hankkeen
päättäminen ja
vastuunsiirto
Hankesuunnitelma
Hanketoimisto
Projektisuunnitelmat
Käytön edellytykset
Organisointi
Transitiosuunnitelma
Ennakoivat toimenpiteet
Transitio II: ”Helpot” Käytön
mahdollistaminen
Toteutus: Käytön
edellytykset
Transitio I: ”Vaikeat”
Roll out
&
Toimeen-
pano
Palveluiden toimitusmallitArkkitehtuuri,
Linjaukset
Päätökset
Toteutusmallit
11.4.2017

40. -
Alustavat kustannukset (###LUONNOS!)
• 2018: Kustannukset syntyvät hanketoiminnasta, 0,5 vuotta x 2-6 hlöä (=1-3 htv), kustannus 300 000€
sivukuluineen
• 2019: Hanketoimistossa jo olevat 2-6 htv (750 000€, ei sisällä investointeja). Pitääkö maakuntien osuus
ottaa huomioon? 180 helppoa, käyttäjätestaus yms. 1-3 htp/järjestelmä = 2 htv. Helppojen sisäiset
muutokset n htp/järjestelmä, ei voi arvioida. Kuka rahoittaa?
• 2020: Hanketoimisto 2-3 htv, 300 000€
• 2021 Hanketoimisto 1-2 htv 150 0000€
• HUOM! Tässä vasta alustavat heitot hankehenkilöstön työkustannuksista!
• Investoinnit erillisten esitysten pohjalta.
• Puuttuu esim. maakuntien ja maakuntien toimittajien kustannukset, järjestelmien muutoskustannukset yms.
11.4.201740
Alustava kustannusarvio ja aikataulu (k€)
HUOM! Vain hankehenkilöstön työkustannukset. Investoinnit erillisten esitysten pohjalta.
2018 2019 2020 2021 Yhteensä
Valtiolta siirtyvä
perustietotekniikka ja järjestelmät
300 750 300 150 1 500

41. -
Riskimatriisi
Lisää riskejä kuvattu maakuntadigiverkoston ryhmätöiden palautteissa (Dia 47)
41
# Riskin kuvaus Vaikutus (1-3) Todennäköisyys
(1-3)
Riski-pisteet
(vaikutus x
todennäköisyys)
Estävät /lieventävät toimenpiteet / Vastuu
1 KEHAn resurssit eivät ole käytettävissä 3 2 6 • Resurssit kiinnitettävä hankkeeseen varhaisessa
vaiheessa.
• Siirron kohteena olevien järjestelmien kehittämisen
tarpeen arviointi.
• Uusrekrytoinnit ja KEHAn sopimustoimittajien
hyödyntäminen.
2 Maakuntien ja maakuntien sidosryhmien
resurssit eivät ole käytettävissä
3 2 6 • Resurssisuunnittelu ja –varaukset varmistettava jo
transitiosuunnittelussa.
• Vimanan asiantuntijapoolin ja toimittajaverkoston
hyödyntäminen.
3 Tukipalvelujen nykyinen tikettimassaa ja
osaamista ei saada siirrettyä,
tikettijärjestelmien integraatiot hankalia
4
*Riskinumerot viittaavat seuraavan sivun riskien arviointitaulukkoon
11.4.2017

42. -
Riskien arviointi
Lisää riskejä kuvattu maakuntadigiverkoston ryhmätöiden palautteissa (Dia 47)
11.4.201742
# Riskin kuvaus Vaikutus
(1-3)
Toden-
näköisyys
(1-3)
1 KEHAn resurssit eivät ole
käytettävissä
3 2
2 Maakuntien ja maakuntien
sidosryhmien resurssit eivät ole
käytettävissä
3 2
3
4
5
6
Todennäköisyys
1 2 3
Matala Matala Keski1
Vaikutus
Matala Keski Korkea2
Keski Korkea Korkea3
1 2
* Riskitilanteen muutokset näytetään oikealla kuvassa nuolilla ja
niiden suuruudella (pituus)

43. -
Liitteet
• Valtion järjestelmät
• MAKU_Valtion_järjestelmät_LUONNOS_Järjestelmäkartoitus.xlsx
• Maakuntien järjestelmäkartoitukset
• Maakuntakohtaiset kartoitukset, kansio
• YHTEENVETO_MAKU_Jarjestelmakartoitus.xlsx
• Työpaja-aineisto
• Työpaja-aineisto, kansio
• Pirkanmaa_valtiolta siirtyvät järjestelmät.pptx
• Perustietotekniikka_kayttooikeudet_ja_HR_2018-03-12.pptx
• Case Yleinen avustusjärjestelmä 2018-03-15.pptx
• YA - yksityistieavustus, nykytila.pdf
• YA - yksityistieavustus, maakunta 1b.pdf
• ELYjen ja TE-toimistojen Asianhallinta ja asiointiprosessit.pdf
• Henkilöstökartoitus
• LUONNOS Maakuntauudistus, alustava henkilöstösiirtoselvitys tilastotietoja Syksy 2017.pptx
• Muut
• ELYjen_TE-toimistojen_ja_KEHAn_esittelymateriaalit
• Kameleon
• TOJ_Tiedonohjausjarjestelma_ELY_KEHA_2018-03-09.xlsx
43 11.4.2017
Liitteet työtilassa.
Tunnukset kaikilla
maakuntadigivalmistelijoilla
sekä kaikilla syksyn ja
kevään esivalmisteluryhmiin
osallistuneilla.

44. -
Palautteet
Maakuntadigiverkostolta 10.4.2018 ryhmätöistä
saadut palautteet päivitetty 11.4.2018
Lisäksi luonnosvaiheen palautteet sekä Etelä-
Karjalan palautteet

45. -
Maakuntadigiverkostolta 10.4.2018 ryhmätöistä saadut palautteet
11.4.201745
KÄYTÖN JÄRJESTÄMINEN
** KYSYMYKSIÄ: ONKO TUNNISTETTU OIKEITA TEHTÄVIÄ? PUUTTUUKO TEHTÄVIÄ? OVATKO VASTUUT OIKEITA? PUUTTUUKO OSAPUOLIA?
MITÄ KESKITETTYJÄ JA YHTEISIÄ RATKAISUJA TARVITAAN JA KENEN VASTUULLE NE KUULUVAT (ESIM. INTEGRAATIORATKAISUT)?
Palaute, kommentti "Peukut"
Vastuun- ja työnjako selkiytettävä KEHA, Valtori, maakunta, Vimana... 13
Määriteltävä mikä on se tavoitetila vuoden 2020 alussa, että maakunta pystyy hoitamaan tehtäviään ja tukipalveluja. Selväähän on että ict osalta aika ei riitä. 9
(Tulevien) maakuntien in-house -palveluntarjoajien rooli/suhde Vimanaan liittynee tähänkin oleellisesti. 7
tulee pikaisesti suunnitella mitkä järjestelmät pidetään siirtymävaiheessa nykyisellään Aikataulu nyt keskitettyjen järjestelmien "pilkkomiseen" on liian tiukka 5
Kannattaisikohan KEHA.n toiminta siirtää tietojärjestelmien osalta Vimanalle as-is ja tehdä muutoksia ja siirtoja pidemmällä aikavälillä? 4
Nyt KEHA-keskuksen kautta keskitettyjen toimalajärjestelmien hajauttaminen maakuntiin kuulostaa turhalta. Eikö niille olisi löydettävissä maakuntien yhteistä toimijaa jolta nuo palvelut saisi
jatkossakin?
2
Siirtymäaikataulua pidennettävä 2020 --> 2025. Koskien sekä vastuunsiirtoja että tietojärjestelmiä. Kaaosta pukkaa nykyaikataululla 2
laitteiden osalta tulee tietää riittävän ajoissa tarvittavat uushankinnat eli siirtyvä henkilöstö, tarvittava laite/ohejmsitot 1
Vastuunjako maakunnan/maakuntien kesken vs. keskitetyn palveuntarjoajan kanssa määriteltävä tarkkaan. 1
Mitä jos vähennettäisiin valtiolta siirtyvien järjestelmien määrää, onko mahdollista ennen 2020? Vähemmän siirtyviä järjestelmiä --> vähemmän ongelmia. 1
Voidaanko käyttää jonkinlaista geneeristä intergraatioalustaa ettei tarvitse tehdä asioita 18 eri tavalla?? 1
Keskitettyjen ja hajautettujen järjestelmien välille pitää saada yhtenäinen integraatioalusta. Palveluväylä voi hoitaa osan, mutta riittääkö se kaikkeen vai pitääkö olla myös maakunnan tai
maakuntien järjestelmien eteen yhteinen tai yhteäinen integraatioalusta josta pääsee myös palveluväylään?
1
Yksinkertaistetaan kokonaisnäkymää. Pahimmillaan 5% toiminnasta aiheuttaa 80% ongelmista.
Tällä aikataululla keskitetyn käytön/käyttöpalvelun jatkaminen KEHA/tms. toimintana lienee toimivin ratkaisu.
Keskitetyn käyttöpalvelun piirissä oleviin järjestelmiin tarvitaan integraatio maakunnan talous-, heha-, käyttövalutuus- ym. järjestelmiin. Tähän ehdottomasti saatava jonkinlainen
integraatioratkaisu.
Miten työttömyyspalvelujen roolien muutokset on huomioitu siis työvoimapoliittisten edellytysten arvioinnin siirtyminen maksajille (Kela ja
Päällekkäisyyksien ja rajapintojen tunnistaminen ja niihin liittyvien tehtävien aikatauluttaminen.
Tietovarannot ja tiedolla johtaminen, yhteinen alue kaikille tehtäville. Onko olemassa olevaa pohjaa?
kiinnostavaa olisi tietää, miten kerätty tieto kerätään samalla tavalla joka paikasta, vertailtavuuden takia
tukipalveluiden järjestäminen
Valtorin rooli tulevassa maakunnassa?
tietointegrointi maakuntajärjestäjän tehtävien hoitamiseksi/lisäarvon tuottaminen maakunnalle, missä huolehditaan
Kyseessä on toiminnanmuutoshanke. Tietojärjestelmät tulevat siinä sivussa.
tukipalvelujen järjestäminen prioriteettijärjestyksessä HR ja TALOUS-edellä työnantajan vaihtuessa -paras,ketterin järjestelmä ,vaiheistaminen
Ehdottomasti laajempiin kansallisiin kokonaisuuksiin

46. -
Maakuntadigiverkostolta 10.4.2018 ryhmätöistä saadut palautteet
11.4.201746
HANKEOHJAUS
** KYSYMYKSIÄ: MINKÄLAISILLA ROOLEILLA JA OSAAMISILLA HANKE TULISI MIEHITTÄÄ? MIKÄ ON ERI TOIMIJOIDEN EDUSTUS (ESIM. MAAKUNNAT
YHDESSÄ VAI ERIKSEEN)? MITÄ MANDAATTEJA JA VALTUUKSIA TARVITAAN (ESIM. PRIORISOINTI, SOPIMUKSET)? MILLAINEN OHJAUSMEKANISMI?
MIKÄ TAHO OHJAA, MIKÄ RAHOITTAA?
Palaute, kommentti "Peukut"
Ensin sen arviointi, mikä on ihan välttämätöntä tehdä ja sen jälkeen arviointi mikä voidaan tehdä asteittain 14
Hanketoimisto ehdottomasti jossa riittävästi resursseja ja maakunnat tiukasti mukaan. 11
Erittäin hyviä projektipäälliköitä, jotka pystyvät ottamaan hanskaan laajoja kokonaisuuksia 3
Nyt jo pitäisi olla tiedossa vastinpari / maakunta, kuka tuntee ja tietää kokonaisuuden, jotta päästään suunnittelemaan 3
Integraatioarkkitehti 2
Varmaan myös tarvitaan juridista asiantuntijemusta 2
Hankeohjaus - valtakunnallinen ja keskitetty? Selkeät tehtävät ja aikataulut. KEHA-keskuksien työpanos/maakunta tärkeää! 2
Hankkeiden realistinen aikataulutus ja hallittu siirtäminen tuotantoon 2
Ydintekeminen mahd tiiviillä ja ketterällä porukalla ja laaja viestintä/muutoksen läpivienti foorumit järjestetään erikseen 1
Maakunnan projektijohto 1
Milloin päästään eteenpäin? Organisoitumisen pitäisi järjestyä jo ennen kesää.
Tietoarkkitehti
Aikataulu antaa reunaehdoksi sen, että hankeohjauksen pitää hyvin itsevaltaisesti kyetä päättämään asioiden viemisestä eteenpäin.
Yhtenäispolitiikan vaikutus hankkeeseen ja maakuntien kykyyn vaikuttaa omien toimivien ratkaisujen hyödyntämisestä jatkossa?
Oltava selkeä hankeohjausmalli päätöksentekorakenteineen
Selkeät sopimukset ja tehtävänjaot eri toimijoiden vastuista ja rooleista
Hankkeiden ja projektien välinen vuorovaikutus suunniteltava hyvin
Viestintää...
Homman vetäjälle selkeä mandaatti ja työlle rauha ja ketterän mallin autonomia ja roolit kuntoon (Product owner, projektipäälliköt ym.)
nykyisin ratkaisuista vastaava taho (keha/valtori) vs. tulevaisuudessa vastaava (maakunta) -> tiekartta kuinka muutos toteutetaan ja tarvittavat resurssit
Organisoituminen, hanketoimisto, yhteistyöverkosto pitää saada kuntoon mahdollisimman pian, ei vasta syksyllä
VAltiolta siirtyvien tietojen osalta tarvitaan yhteyshenkilön tiedot maakuntakohtaisesti, että voidaan aloittaa tarkempi keskustelu toteutet

47. -
Maakuntadigiverkostolta 10.4.2018 ryhmätöistä saadut palautteet
11.4.201747
RISKIT
** KYSYMYKSIÄ: RISKIT YKSITTÄISEN MAAKUNNAN NÄKÖKULMASTA? RISKIT KOKONAISUUDEN NÄKÖKULMASTA?
Palaute, kommentti "Peukut"
AIKATAULU! Vaikka rahat löytyisivät, niin hajautettuun malliin siirtyminen ei onnistu tässä aikataulussa Suomessa saatavilla olevilla resursseilla. 12
Pelkkä tietojärjestelmien siirtäminen ei riitä. Toiminnan muutokset pitää huomioida. 12
maakuntien ict-osaajien resurssit ja ohjelmistotoimittajien resurssit -> aikataulussa pysyminen täysin kiinni henkilöresursseista -> raha ei muutu suoraan työksi ja tuloksiksi 10
Toimintojen osallistaminen. Tämä ei ole ICT-projekti, vaan tässä ollaan mukana luomassa (18) uutta organisaatiota ja niiden toimintaa. Tietojärjestelmien pitää tukea toimintaa ja tätäkään
hanketta ei voi viedä eteenpäin tietotekniikkaprojektina.
9
Toimittajien kyvykkyys tehdä vaaditussa aikataulussa tarvittavat järjestelmien väliset integraatiot 7
Lakien toteutuminen / Toteutumisen viivästyminen 6
Järjestelmäintegraatioiden epäonnistuminen ja projektin venyminen aikataulullisesti sekä budjetillisesti 5
Siirtyvän henkilöstön haltuunotto, motivointi, osaamisen kehittäminen. Maakunta tarvitsee osaamista tältä(kin) puolelta. 3
Rahoituksen saaminen 2
Resurssit, osa valmistelussa mukana olijoista teke OTOna 2
Aikataulu suhteessa tehtäviin muutoksiin ja käytettävissä oleviin resursseihin Tehtävien priorisointi 2
Henkilöresurssien riittävyys. 2
Suunnitelmien välinen vuorovaikutus jää puutteelliseksi 1
Ylipäätään koko uudistuksessa tarvittava integraatioiden määrä ja ymmärrys integroitavista kokonaisuuksista 1
päätöksenteon epäselvyys 1
Aikataulu 1
Laitetoimittajan riittävä varasto - onnistuuko kun tilataankin 1500 läppäriä, telakat ja lisätarvikkeet x 18? 1
historiatiedon siirtyminen? 1
KEHA:n loppumisen aiheuttama aivovuoto vaarantaa toimintojen siirtymisen 1
Toimittajahallinta
Eri toimijoiden lukumäärä ja (epä)selvät roolit: maakunta, Vimana, ELY, TE, KEHA, Valtori, nykyiset paveluntarjoajat
Osaamisen hallinta ja saaminen valmistelutyöhön
Muutosten lukumäärä ja laajuus suhteessa aikatauluun (jos 2020) pitäisi olla valmista. Tarttiskohan pidentää siirtymäaikaa ja priorisoida?
Riski päällekkäisten integraatioiden sekä tietoliikenneyhteyksien muodostumisesta. Ei osata hyödyntää kansallisia Vimana palveluita
maakunnan muiden toimijoiden huomioiminen
Mitä pitäisi ehdottomasti tehdä tai miten pitäisi varautua siihen kun lait tulee voimaan?
Käytettävissä olevat resurssit ja osaaminen sekä eurot että henkilöt
Uusien toimijoiden (maakunta) palvelin- ja verkkoinfran tarvitsemien muutosten toteuttaminen, häiriötön toiminnan jatkaminen
Riittääkö maakunnan omasta valmistelusta tekijöitä yhteisten asioiden valmisteluun?
Ymmärretäänkö SOTE-muutokseen painottuvissa valmisteluissa valtiolta siirtyvien tehtävien tarpeet?
Toimittajaloukut - toimittajien houkutus rahastamiseen
Aivovuoto

48. -
Esiselvitysluonnoksesta saadut palautteet Ideaboardzista 4.4.2018
• Hyvin koostettu raportti. On järkevää, että työasemat eivät siirry maakuntiin, koska maakunnissa todennäköisesti jo nämä palvelut suunniteltu/järjestetty. Näin saadaan valmis
työasema tarvittavineen "palikoineen" valmiina. Pitäisikö mainita/selvittää miten Vimanan selvitys valtakunnallisesta asianhallintajärjestelmästä vaikuttaa tähän projektiin?
• Valtakunnallisten erikoistietojärjestelmien käyttö turvattava myös maakunnissa, samoin yhteistoiminta valtion lupa- ja valvontavirastoon.
• Tulosraportti hyvä, mutta joitain ihmetyksen aiheita jäi.
• Perustietotekniikka, ilmeisesti täysin paperiton toimisto kun tulostuspalveluita ei ollut mainittu.
• O365, ei skypeä eikä sähköpostia nyt käytössä, tarvitaanko tulevaisuudessa?
• Yhteiset verkkolevyt, tietojen säilytys siirtymän jälkeen Henkilökohtainen levy, tietojen siirto henkilökohtaiselta levyltä ja missä henkilökohtaiset tallenteet ovat, verkossa vai työasemilla?
• Valtori tuki 1 poistuu, onko maakunnilla resursseja / osaamista tuen korvaamiseen? Miten taataan tuen jatkuminen siirtymävaiheessa?
• Reunaehdot, työasemien käyttöaika 3v, siirtymävaiheessa leasing kun toisaalla oli että vaihtotarve on n. 1500 työasemaa? Maakunta vastaa uusien laitteiden hankinnasta, kustannusarvio näistä
sekä mahdollisista lisälaitteista (näytöt ym)
• Jääkö Kameleonin dokumenttipohjat käyttöön, miten luottosuhteet ja saako maakunta laittaa kameleoniin omia pohjiaan?
• Verkkolevyt lukutilassa 6kk, on liian lyhyt aika, tietoja tarvittaneen kauemmin
• Järjestelmät. Selainpohjaiset vaatinevat kirjautumisen onko verkkoavauksia tms? Citrix -käytön ylläpito jääkö valtiolle vai siirtyykö maakunnille? Kuka vastaa siirtymävaiheessa ylläpidosta ja
mahdollisista luottosuhteista toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.
• Työvoimapalvelut, maakunnille yhteiset ja samalla palvelimella?
• Integraatiot henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin, milloin suunnittelu ja toteutus alkaa? Maakunnissa eri järjestelmiä.
• Rahoitustarve tarkemmalla tasolla ja kuka vastaa rahoituksesta? Palvelininfran ja verkkoinfran muutostarpeet?
• Järjestelmissä olisi hyvä mainita järjestelmän omistaja, jolla pitäisi olla suuri kiinnostus omistamansa järjestelmän käyttöön.
• Onko linjattu, että tässä projektissa pyritään valitsemaan toimenpiteet tehokkuuden pohjalta, jolloin yhteiset ratkaisut tulevat ensin?
• Hyvä olisi tiedottaa tästä valtavasta työstä mahdollisimman laajasti
• Voisiko KEHAn henkilöstömäärä olla erikseen mainittuna? Miten paljon on siis tietotekniikka ihmisiä tekemässä/hallitsemassa järjestelmiä? Samoin tuo tukipalveluiden koko voisi olla
hyvä mainita.
• KEHA-keskuksen rooli
• 1/3 Esiselvityksen oletus KEHA-keskus lakkautetaan samalla kun maakunnat ”syntyvät” ei ole mahdollista vaan KEHA-keskuksen Tieto- ja viestintäyksikön rooli tulisi uudistuksen ensimmäisessä
vaiheessa muuttaa maakunnille palveluja tarjoavaksi ICT-palvelukeskukseksi esim. osana Vimanaa.
• 2/3 ELY ja TE henkilöstö siirtyy maakuntiin ja maakunnan järjestelmät korvaavat ensi vaiheessa tällä hetkellä käytössä olevat TAHA ja HEHA järjestelmät.
• 3/3 Vuosien 2018-2019 aikana selvitetään ja tehdään ”Mahdollisuudet, edellytykset, linjaukset ja transitiopolku” (H2/2018) sekä toteutetaan Kevytversio. Kevytversiossa järjestetään
tietoliikenneyhteydet ja mahdolliset pienet/ehdottoman pakolliset järjestelmän sisäiset käyttöoikeusmääritykset. Työasema-asennuksia vaativien järjestelmien virtualisointi esim. Citrixin avulla.
48 11.4.2017

49. -
Etelä-Karjalan kommentit 3.4.2018
• KEHA-keskuksen rooli
• Esiselvityksen oletus KEHA-keskus lakkautetaan samalla kun maakunnat ”syntyvät” ei ole mahdollista vaan KEHA-
keskuksen Tieto- ja viestintäyksikön rooli tulisi uudistuksen ensimmäisessä vaiheessa muuttaa maakunnille palveluja
tarjoavaksi ICT-palvelukeskukseksi esim. osana Vimanaa.
• ELY ja TE henkilöstö siirtyy maakuntiin ja maakunnan järjestelmät korvaavat tavoitetilassa tällä hetkellä käytössä olevat
TAHA ja HEHA järjestelmät.
• Vuosien 2018-2019 aikana selvitetään ja tehdään ”Mahdollisuudet, edellytykset, linjaukset ja transitiopolku” (H2/2018)
sekä toteutetaan Kevytversio. Kevytversiossa järjestetään tietoliikenneyhteydet ja mahdolliset pienet/ehdottoman
pakolliset järjestelmän sisäiset käyttöoikeusmääritykset. Työasema-asennuksia vaativien järjestelmien virtualisointi esim.
Citrixin avulla.
• Miksi
• Siirtymäaika on vaiheistettava pidemmälle aikavälille, koska muutos merkitsee nykyisellään pitkälti keskitetysti hallittujen ja
valtakunnallisesti yhtenäisten ratkaisujen purkamista, monistamista, sovittamista ja hajauttamista 18
maakuntarakenteeseen.
• Käytännön toteutuksen tekeminen 1→18 on epärealistinen yhden vuoden aikana, maakuntien poikkeavien ympäristöjen
vuoksi.
• ELY- ja TE- toimistojen aluejako perustuu 15 alueeseen ja tulevat maakunnat 18 alueeseen, joten pelkästään tämä
muutos on suuritöinen toiminnan organisoitumisen kannalta. Huomioitava myös että erityisesti L- vastuualueella on
useamman ELYn yhteenliittymiä tai täysin yhteen ELYyn keskitettyjä tehtäviä
• Maakunnan in-house yhtiöt ja Vimana
• Etelä-Karjalan kuntatoimijoiden ICT-toiminta on keskitetty Saita Oy:lle. Saita Oy:n kautta tapahtuvaa palvelutuotannon
yhteistyötä jatketaan maakunnan perustamisen jälkeen.
• Vimana Oy:n tuottamien palveluiden käyttöönottamien toteutetaan operatiivisten mahdollisuuksien puitteissa.
11.4.201749

50. -
KIITOS!
Raimo Kangaskoski, KEHA-keskus
11.4.201750

51. -
Ryhmätyöt

52. -
Ryhmätyöaiheet, Maakuntadigivalmistelijat 10.4.2018
• 1. Käytön järjestäminen
• Onko tunnistettu oikeita tehtäviä? Puuttuuko tehtäviä?
• Ovatko vastuut oikeita? Puuttuuko osapuolia?
• Mitä keskitettyjä ja yhteisiä ratkaisuja tarvitaan ja kenen vastuulle ne kuuluvat (esim. integraatioratkaisut)?
• 2. Hankeohjaus
• Minkälaisilla rooleilla ja osaamisilla hanke tulisi miehittää?
• Mikä on eri toimijoiden edustus (esim. maakunnat yhdessä vai erikseen)?
• Mitä mandaatteja ja valtuuksia tarvitaan (esim. priorisointi, sopimukset)?
• Millainen ohjausmekanismi, mikä taho ohjaa, mikä rahoittaa?
• 3. Riskit
• Riskit yksittäisen maakunnan näkökulmasta?
• Riskit kokonaisuuden näkökulmasta?
52 11.4.2017

53. -
Ryhmätyön kulku
• Osallistujat jaetaan ennakolta ryhmiin. Osa on paikan päällä Kuntatalossa ja osa Skype-istunnoissa
• Jokaisella tehtävällä on oma Ideaboarz-taulunsa, joka on kaikille ryhmille yhteinen.
• Ideaboardz-tauluun ei tarvitse kirjautua ja se toimii sekä työasemilla että mobiililaitteilla.
• Käyttö on helppoa: Paina plus-merkkiä, kirjoita teksti ja paina ENTERiä. Jos teksti on pitkä, hyväksy alkuosa ensin enterillä ja
jatka kirjoittamista klikkaamalla se auki. Sulje lopuksi oikeasta yläkulmasta tai paina ESC-näppäintä.
• VAIHE 1: Omat kommentit lapuille, 11:00 – 11:20
• Ryhmätöiden alussa on kullakin ryhmäläisellä max. 20 minuuttia aikaa kirjoittaa omilla koneillaan tai mobiililaitteillaan lappuja
kaikkiin kolmeen tehtävään. Muiden kirjoittamat laput voivat tuoda omaan ajatteluun uusia näkökulmia.
• VAIHE 2: Keskustelu yhdessä kustakin kolmesta tehtävästä, 11:20 - 11:50
• Kun ryhmä on saanut ajatuksensa vuodatettua lapuille, keskustelkaa asioista yhdessä tehtävä kerrallaan (n.10 minuuttia per
tehtävä, yhteensä 30 minuuttia) ja tehkää tarvittaessa uusiakin lappuja yhdessä.
• VAIHE 3: Tärkeinten, parhaiden lappujen peukutus, 3 per tehtävä, 11:50 – 12:00
• 10 minuuttia ennen lounasta kukin selailee vielä kaikista ryhmistä tulleita lappuja ja peukuttaa jokaisesta tehtävästä kolme
mielestään tärkeintä, parasta lappua. (Avaa lappu, klikkaa peukkua, sulje lappu oikeasta yläkulmasta tai ESCillä).
• YHTEENVETO lounaan jälkeen, 12:45 – 13:00
• Esiselvityksen vetäjä lajittelee laput tehtävittäin peukutusjärjestykseen ja vetää yhteen tuloksia.
53 11.4.2017

54. -
Tehtävä 1: Käytön järjestäminen, taustatiedot
• Taustatiedot:
• Seuraavilla kalvoilla on esimerkit vastuumatriiseista parin esiselvitysluokan mukaan:
• ”Helpot” = käyttö selaimen tai Citrixin kautta
• ”Maakuntien järjestelmä korvaa” = järjestelmiin nyt integroitu yksi valtion ”talousjärjestelmä”
vaihtuu maakuntien useaksi talousjärjestelmäksi
• Miettikää vastuumatriisin kautta kuvattua mahdollista tehtävä- ja vastuukokonaisuutta.
• HUOM! Hankeohjauksesta ja riskeistä on omat ryhmätyönsä!
Tarkastelkaa tässä lähinnä tehtävä- ja vastuukokonaisuutta!
11.4.201754

55. -
Alustava luonnostelma vastuumatriisista:
Käyttöoikeus (”Helpot”, 176 järjestelmää)
Ulkoisia selaimella tai
Citrixillä käytettäviä
järjestelmiä
11.4.201755
ELYt, TE-
toimistot
Maakunnat
(+ InHouse)
KEHA,
Tieto- ja
viestintä-
yksikkö
Järjes-
telmän
omistaja
Järjes-
telmän
ylläpitäjä
Käyttö-
palvelu-
toimittaja
(Valtori)
Vimana
Tieto maakuntaan siirtyvistä järjestelmää käyttävistä
henkilöistä
C C AR I I
Tieto järjestelmän teknisistä yhteyshenkilöistä, omistajista
ja toimittajista
I A C C
Tieto järjestelmän teknisistä vaatimuksista (työasema,
selain, Citrix, tietoliikenne)
I C A AR C
Järjestelmän teknisten vaatimusten edellyttämät
toimenpiteet maakunnassa (työasema, selain, Citrix,
tietoliikenne)
R C C C A
Järjestelmän sisäiset keskitetyt muutokset,esim
organisaatiorakenne, aluejaot, pääsynhallinta.
C C C A R C
Käyttösopimusten muutoshallinta R R AR
Tietoliikenneyhteys maakunnan ja valtion konesalien
välillä
R R R AR
Tarvittaessa kytkentä keskitettyyn käyttäjä- ja
käyttövaltuushallintaratkaisuun
R R AR
Järjestelmää käyttävien identiteettimuutokset (ELY/TE ->
Maakunta)
C AR R
Järjestelmän testaus R AR C C C C

56. -
Alustava luonnostelma vastuumatriisista:
Maakunnan oma järjestelmä korvaa (”Vaikeat A”,
28 järjestelmää)
Järjestelmällä on vastine
maakunnan järjestelmissä (esim.
maksuliikenne, ostolaskujen
hallinta). Näihin järjestelmiin on
integroituna useita ydinjärjestelmiä.
11.4.201756
ELYt, TE-
toimistot
Maakunnat
(+ InHouse)
KEHA,
Tieto- ja
viestintä-
yksikkö
Järjes-
telmän
omistaja
Järjes-
telmän
ylläpitäjä
Käyttö-
palvelu-
toimittaja
(Valtori)
Vimana
Tieto maakuntaan siirtyvistä järjestelmää käyttävistä
henkilöistä
C C AR I I
Tieto järjestelmän teknisistä yhteyshenkilöistä,
omistajista ja toimittajista
I A C C
Tieto järjestelmän teknisistä vaatimuksista (työasema,
selain, Citrix, tietoliikenne)
I C A AR C
Järjestelmän teknisten vaatimusten edellyttämät
toimenpiteet maakunnassa (työasema, selain, Citrix,
tietoliikenne)
R C C C A
Järjestelmän sisäiset keskitetyt muutokset,esim
organisaatiorakenne, aluejaot, pääsynhallinta.
C C C A R C
Käyttösopimusten muutoshallinta R R AR
Tietoliikenneyhteys maakunnan ja valtion konesalien
välillä
R R R AR
Tarvittaessa kytkentä keskitettyyn käyttäjä- ja
käyttövaltuushallintaratkaisuun
R R AR
Järjestelmää käyttävien identiteettimuutokset (ELY/TE ->
Maakunta)
C AR R
Järjestelmän testaus R AR C C C C
SAMAT KUIN HELPOISSA (YLLÄOLEVAT) PLUS SEURAAVAT:
Kuvaukset keskitettyjen talousjärjestelmien
integraatioista ja tiedoista
I C A R I
Tarvittavien integraatiomuutosten toteutus valtion
substanssijärjestelmiin
I C A R C
Tarvittavien integraatiomuutosten toteutus maakuntien
talousjärjestelmiin
R C A C C
Integraatioiden testaus R R R A R C
Keskitetyn valtion talousjärjestelmän alasajo ja tietojen
siirto maakuntiin
I I AR C R I

57. -
Tehtävä 1: Käytön järjestäminen
• Tehtävä: Miettikää kokonaisuutta tehtävien ja vastuiden näkökulmasta.
• Onko tunnistettu oikeita tehtäviä? Puuttuuko tehtäviä?
• Ovatko vastuut oikeita? Puuttuuko osapuolia?
• Mitä keskitettyjä ja yhteisiä ratkaisuja tarvitaan ja kenen vastuulle ne kuuluvat (esim. integraatioratkaisut)?
• Kirjatkaa kommenttinne tehtäväkohtaiselle Ideaboardz-taululle:
• http://www.ideaboardz.com/for/K%C3%A4yt%C3%B6n%20j%C3%A4rjest%C3%A4minen%20/2651560
11.4.201757

58. -
Tehtävä 2: Hankeohjaus, taustatiedot
• Taustatiedot ryhmätyölle
• Seuraavilla kalvoilla on otteita esiselvityksestä:
• Arvio siirtotarpeesta, siirtotavasta ja siirron vaikeusasteesta
• Hankkeen vaiheistus
• Huomioi myös edellisen ryhmätyön asiat (käytön järjestäminen)
11.4.201758

59. -
Arvio siirtotarpeesta, siirtotavasta
ja siirron vaikeusasteesta
Järjestelmäluettelon esiselvitysluokittelu:
• Ei siirry tai Korvaava järjestelmä olemassa (42+6)
• Ei tarvitse huomioida
• Käyttöoikeus (”Helpot”, 176)
• ulkoisia selaimella tai Citrixillä käytettäviä järjestelmiä
• Maakunnan oma järjestelmä korvaa (”Vaikeat A”, 28)
• Järjestelmällä on vastine maakunnan järjestelmissä (esim.
maksuliikenne, ostolaskujen hallinta). Näihin järjestelmiin on
integroituna useita ydinjärjestelmiä.
• Palveluntuottajan vaihto (”Vaikeat B”, 31)
• Vahvasti integroituna esim. käyttäjähakemistoihin, erilaisiin
tunnistuksiinn, useisiin järjestelmiin tai useisiin asiakkaisiin
• Kehitteillä korvaava järjestelmä (”Ehdollinen vaikeat C”, 42)
• Pääsääntöisesti TE-toimistojen järjestelmien TE-Digi -
uudistushankkeen piiriin kuuluvia. Jos uusia järjestelmiä ei
saada valmiiksi ennen 2020, kuuluu luokkaan ”Vaikeat”.
• Oletuksena, että uudistus huomioi maakuntauudistuksen.
11.4.201759

60. -
Hankkeen vaiheistus
60
Q2/2018 H2/2018 H1/2019 H2/2019 2020 >
Hankkeistus ja
hanketoiminnan
käynnistäminen
Mahdollisuudet,
edellytykset, linjaukset
ja transitiopolku
Maakuntien
perusrakenteet- ja
ratkaisut kiinnitetty
Rinnakkainen käyttö
Toiminnan
käynnistäminen ja
jatkuvuuden
turvaaminen
Hankkeen
päättäminen ja
vastuunsiirto
Hankesuunnitelma
Hanketoimisto
Projektisuunnitelmat
Käytön edellytykset
Organisointi
Transitiosuunnitelma
Ennakoivat toimenpiteet
Transitio II: ”Helpot” Käytön
mahdollistaminen
Toteutus: Käytön
edellytykset
Transitio I: ”Vaikeat”
Roll out
&
Toimeen-
pano
Palveluiden toimitusmallitArkkitehtuuri,
Linjaukset
Päätökset
Toteutusmallit
11.4.2017

61. -
Tehtävä 2: Hankeohjaus
• Tehtävä: Miettikää kokonaisuutta hankeohjauksen näkökulmasta.
• Minkälaisilla rooleilla ja osaamisilla hanke tulisi miehittää?
• Mikä on eri toimijoiden edustus (esim. maakunnat yhdessä vai erikseen)?
• Mitä mandaatteja ja valtuuksia tarvitaan (esim. priorisointi, sopimukset)?
• Millainen ohjausmekanismi, mikä taho ohjaa, mikä rahoittaa?
• Kirjatkaa kommenttinne tehtäväkohtaiselle Ideaboardz-taululle
• http://www.ideaboardz.com/for/Hankeohjaus/2651563
11.4.201761

62. -
Tehtävä 3: Riskit
• Taustatiedot ryhmätyölle
• Huomioi edellisten ryhmätöiden asiat (käytön järjestäminen ja hankeohjaus)
sekä muut mahdolliset riskien kannalta esille nousevat asiat.
• Tehtävä: Miettikää kokonaisuutta riskien ja niiden hallinnan näkökulmista.
• Riskit yksittäisen maakunnan näkökulmasta?
• Riskit kokonaisuuden näkökulmasta?
• Kirjatkaa kommenttinne tehtäväkohtaiselle Ideaboardz-taululle
• http://www.ideaboardz.com/for/Riskit/2651562
11.4.201762