Chapter 3 of Business Resource Management (Business Management) - Skills of Manager

1. Introductory Management
Theory and practice
Section
Introduction to management
Chƣơng 3
Kỹ năng cá nhân của ngƣời quản lý

2. A JOKE BEFORE WE STARTS
 Sếp lớn giới thiệu phó tổng giám đốc với toàn thể nhân
viên nhân dịp phó giám đốc nhận chức:
 Đây là 1 thanh niên trẻ đầy tài năng, sau khi tốt nghiệp với
kết quả cao, anh đã trải qua nhiều vị trí công việc một cách
thành công trƣớc khi đƣợc bổ nhiệm về công ty ta làm
Phó Tổng Giám Đốc. Đúng thế không?
 Dạ thƣa bố đúng ạ!

3. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Hoạch định kế hoạch cuộc đời, vai trò, sự nghiệp
 Xây dựng năng lực & kỹ năng cá nhân
 Hiểu về tổ chức (doanh nghiệp) để có thể hòa
hợp và phát triển nghề nghiệp
 Giới thiệu nhanh về cách trình bày hiệu quả

4. CHƢƠNG TRÌNH
 Vai trò trong cuộc sống
 Kế hoạch cuộc đời
 Xây dựng năng lực
 Hòa hợp với tổ chức
 Trình bày hiệu quả

5. Kế hoạch cuộc đời
1 con ngƣời có nhiều vai trò trong cuộc đời
 Là đối tác
 Là cha mẹ
 Là con trai hay con gái
 Là anh chị em
Những ngƣời khác
 Là quản lý sẽ nói gì vào buổi tiệc
 Là đồng nghiệp sinh nhật 75 tuổi
 Là nhân viên của bạn?
 Là thầy giáo/gia sƣ
 Là bạn bè
 Là hàng xóm

6. Những vai trò mâu thuẫn nhau
Role Role
Role Models
Perception Expectation
Role Conflicts

7. Vai trò của ngƣời quản lý
 Ngƣời kiểm soát (controller)
 Ngƣời cầm đầu (commander)
 Ngƣời thống trị (Ruler)
 Ngƣời ra quyết định (decision maker)
 Ngƣời uỷ quyền (delegator)
 Ngƣời huấn luyện viên (coach)
 Ngƣời giỏi nhất (champion)
 Ngƣời xúc tác (catalyst)
 Ngƣời dẫn đƣờng (guide)

8. CHƢƠNG TRÌNH
 Vai trò trong cuộc sống
 Kế hoạch cuộc đời
 Xây dựng năng lực
 Hòa hợp với tổ chức
 Trình bày hiệu quả

9. Thiết lập mục tiêu cá nhân
 Ít hơn 3% là những ngƣời biết thiết lập
mục tiêu cá nhân sẽ thành công hơn
 Giá trị và hệ thống giá trị: thống nhất từ
những năm 20 tuổi và ổn định trong suốt
cuộc đời. Những giá trị này sẽ định hƣớng
hành vi, giao tiếp và việc chọn lựa cơ hội,
công việc và sự nghiệp

10. CÁC THỂ HIỆN NÀY CÓ Ý NGHĨA GÌ?

11. Xây dựng tầm nhìn & kế hoạch cuộc sống
Mô tả bản thân và những gì mình muốn
ngƣời khác nhìn nhận về mình
Personal Chọn 10 giá trị quan trọng nhất và viết
thành 2 câu mô tả bạn và đức tin của bạn
vision
Quyết định cách nào để trở nên đúng nhƣ
tầm nhìn cá nhân của bạn: lên danh sách
những điều cụ thể mà bạn sẽ nói và làm
Dùng danh sách này để lên kế hoạch hành
động (làm gì, khi nào, làm với ai, ở đâu)?

12. Thiết lập mục tiêu cuộc sống
Major life Goals (3- Objectives (6- Targets Measures / Steps
area year) 12 months) Milestones
Career
Health
Personal life
Family life
Social life
Community life
Spiritual life

13. SMART – nguyên tắc thiết lập mục tiêu
For objectives, results.., be SMART:
 Specific
 Measurable
 Achievable
 Realistic
 Time bound or Trackable

14. 3 CÁCH ĐỂ KIẾM SỐNG
Thiên hƣớng
/ năng khiếu
Sự nghiệp Công việc
(career) (job)

15. Sự nghiệp (career)
 Theo đuổi 1 sự nghiệp đã chọn không
đơn giản
 Đôi khi bạn phải chọn lựa đi đƣờng
vòng để tăng kỹ năng & kinh nghiệm

16. CHƢƠNG TRÌNH
 Vai trò trong cuộc sống
 Kế hoạch cuộc đời
 Xây dựng năng lực
 Hòa hợp với tổ chức
 Trình bày hiệu quả

17. Cách đánh giá năng lực cá nhân
Bên trong Bên ngoài
Từ phản hồi của quản
lý, đồng nghiệp,
Mô tả công việc khách hàng, hoặc
team của bạn
Từ các đánh giá năng
Tiêu chuẩn nghề lực (performance
nghiệp của ngành appraisal) chính thức
hay ko chính thức
Giám sát kết quả công Quan sát ngƣời khác
việc so với các tiêu và suy ngẫm về bản
chuẩn đo lƣờng của thân
bạn

18. EQ (EMOTIONAL QUOTIENT) VS. IQ
Khả năng suy
EQ nghĩ & Năng IQ
lực kỹ thuật
15-45% thành
công công việc
85% thành
30% cho sự 6% cho sự
công công việc
thành công thành công
của lãnh đạo
70% của kết
quả 1 cá nhân

19. ĐỂ XÂY DỰNG KỸ NĂNG & KIẾN THỨC
Trong công việc
 Đánh giá nhu cầu & kỹ năng nơi làm việc
 Ủy quyền từ quản lý của bạn
 Huấn luyện viên & Tƣ vấn viên
 Kinh nghiệm làm việc & trao đổi xoay vòng việc
 Phân công nhiệm vụ & tham gia dự án
 Tham gia hội đồng / nhóm tƣ vấn / mạng lƣới & hiệp hội
nghề nghiệp
Ngoài công việc
 Tự học
 Chƣơng trình học chính thức & không chính thức toàn thời
gian & bán thời gian
 Seminar & hội thảo & workshop

20. LÀM NHỮNG GÌ MÌNH GIỎI NHẤT (WHAT)
Làm những gì mình có thể làm
giỏi nhất
Xử lý điểm yếu bằng nhờ ngƣời
khác, hạn chế tình huống xuất
hiện điểm yếu, ủy quyền công
việc
Nếu không tránh đƣợc, hãy
đƣơng đầu và học cách cải tiến

21. VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ
Saying what I think
 Being accepted Feeling fulfilled
Showing compassion
 Giving and receiving affection
Looking good
 Having lots of materials „things‟
Behaving in a professional
 Helping others manner
 Being knowledgeable Being responsible for others
 Physical fitness
Learning new skills
Peaceful relationships with
 Having lots of friends
others
 Being in control
Being generous
 Working hard Feeling important
 Following tradition Following a religion
Being relaxed and informal

22. VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ
 Standing up for what I believe in Being respected
 Taking risks
Being on time
Cooperation
 Being logical Commitment
 Dignity Participating
Conserving resources
 Having security Being enterprising
 Winning Health
Truth
 Being polite
Trust
 Loyalty Quality
Wealth
 Having fun
Consideration
 Justice Intelligence
 Being honest
Tolerance
Doing one‟s duty
 Being alone

23. VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ
Having freedom of action
 Excellence Humour
 Integrity
Competition
Duty
 Courage Initiative
 Beauty Harmony
Tenacity
 Perfection Efficiency
 Optimism Enterprise
Creativity
 Reliability
Having authority
 Discipline Talent

24. LÀM THẾ NÀO ĐỂ MÌNH LÀM TỐT NHẤT (HOW)
Kiểu
làm việc
Môi
Cấu trúc
trƣờng
tổ chức
làm việc
Quan
hệ công
việc

25. LÀM VIỆC NƠI GIÁ TRỊ CỦA BẠN ĐƢỢC CHIA SẺ (WHERE)
Xây dựng mạng
lƣới
Xây
dựng Tìm
hình ngƣời
ảnh tƣ vấn
chuyên (mentor)
nghiệp
Làm việc tốt với
sếp mình

26. CHƢƠNG TRÌNH
 Vai trò trong cuộc sống
 Kế hoạch cuộc đời
 Xây dựng năng lực
 Hòa hợp với tổ chức
 Trình bày hiệu quả

27. VĂN HÓA DOANH NGHIỆP & CHÍNH TRỊ & MẠNG LƢỚI
Chính
trị
Văn
hóa
Mạng
lƣới/cấu
trúc tổ
chức

28. CẤU THÀNH CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
Values
B
e C
h u
Symbols
a l
v t
i u
Systems
o r
u e
Mind-sets
r

29. Supplementary
Slide
VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

30. VÍ DỤ MẠNG LƢỚI/CẤU TRÚC TỔ CHỨC

31. NHỮNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC KHÁC
Mạng lƣới
xã hội
Tƣ vấn
Sáng tạo nghề
nghiệp
Chuyên gia

32. QUYỀN LỰC VS. SỰ ẢNH HƢỞNG
 Position power
1. Quyền lực hợp pháp (legitimate)
2. Quyền lực khen thƣởng (reward)
3. Quyền lực cƣỡng bức (coercive)
 Personal power
1. Quyền lực chuyên gia (expert)
2. Quyền lực tham chiếu (referent)
3. Quyền lực gần gũi/lân cận (proximity)

33. CẢI TIẾN TƢ DUY
 Mô thức (paradigm)
 Lòng tự trọng/tự tin (self-esteem)
 Tự vấn bản thân (self-talk)
 Tâm điểm của kiểm soát (locus of control)
 Đặt tiêu chuẩn cao
 Hành động định hƣớng mục tiêu
 Chịu trách nhiệm
 Sai lầm là cơ hội để học tập

34. CHƢƠNG TRÌNH
 Vai trò trong cuộc sống
 Kế hoạch cuộc đời
 Xây dựng năng lực
 Hòa hợp với tổ chức
 Trình bày hiệu quả

35. BÍ QUYẾT ĐỂ TRÌNH BÀY TỐT – 5P
Prior Preparation Prevents Poor Performance

36. 8 BƢỚC ĐỂ TRÌNH BÀY TỐT
1. Xác định mục tiêu
2. Đánh giá/Phân tích ngƣời nghe
3. Xác định nói cái gì
4. Chọn tài liệu
5. Tổ chức tài liệu
6. Viết ra
7. Luyện tập/luyện tập/luyện tập
8. Thƣ giãn và trình bày

37. CẤU TRÚC 1 BÀI TRÌNH BÀY CHẶT CHẼ
I B C
Introduction Body Conclusion
G
L T O
F
O A
S F
S
S
a session

38. PHẦN GIỚI THIỆU
 G - Gain audience attention, interest and
involvement
 L - Link the topic to previous experience
 O - Define outcomes
 S - Structure of the session
 S - Stimulate the audience‟s motivation

39. PHẦN THÂN
 Develop skills
 Develop ideas
 Develop knowledge
 Step by step process
 Each step building on previous step
 Cluster the teaching: TAS (Theory, Application,
Summary)

40. PHẦN KẾT LUẬN
 O - Outcomes are reviewed
 F - Feedback to individuals and group
 F - Future outcomes, where learning is leading

41. MỘT SỐ CÔNG CỤ HÌNH ẢNH HỖ TRỢ
 Whiteboard
 Flipchart
 OHP/Data Projector
 Handouts
 Pointer

42. WHITEBOARD/FLIPCHART
 Lower case printing
 Part of the session plan
 Leave part of the board
 Avoid standing in front
 Avoid talking to board
 Use colour (limit four)

43. HANDOUTS
 Save time
 Exercises
 Printed in 12pt type
 Structured
 Logical flow

44. OVERHEAD PROJECTOR (OHP)
 Avoid standing in light
 Use with graphics
 Turn OFF or black slide
 Look at transparency, not screen
 Try to use cardboard or flip frames
 Have some blank transparencies

45. DATA PROJECTOR
 Avoid standing in light
 Know how it works
 One idea at time
6x6x6
 Avoid overuse of animation, sounds etc.
 Avoid overuse colorful presentation
 Avoid overuse images
 Avoid overuse words

46. CÁC CÔNG CỤ KHÁC
 Exercises
 Games
 Questions/Answers
…

47. Supplementary
Slide
ĐIỀU GÌ THỬ THÁCH BẠN
 What prevent you from being GOOD
lecturer?
 YOURSELF
 Your Unpreparation (or unplanned)
 Badly support and control
 Behaviours of your audiences
Train the Trainer – Aug 2005

48. Supplementary
Slide
TRƢỚC BUỔI TRÌNH BÀY
 Should you Read or Talk or Speak?
 Limit the number of contents
 Be objective: use information, data, reference, specific case studies,
numbers… to prove/supplement to your contents.
 Timing
 Practice
 Step 1: Personal practice
 Step 2: Record and listen to you
 Step 3: Rehearsal
 Step 4: Back to step 1
 Learn from GOOD lecturers

49. Supplementary
Slide
TRƢỚC BUỔI TRÌNH BÀY
 Send the materials & schedule to your audiences
 Your health
 Your appearance
 Prepare the room…
 Your support at the lecturing time
Train the Trainer – Aug 2005

50. Supplementary
Slide
KHI TRÌNH BÀY
 Being palpitated is NORMAL
 Your voice / pronunciation / language
 Emotions in your speaking
 Your body language
 Eye-contact
 Be friendly

51. Supplementary
Slide
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
 “Break the ice”
 Bring your audiences closer
 “Rules of the game”
 “Member of the gang”
 “Paint the whole picture”
 Challenge your audiences
 Join your audiences
 Control your audiences

52. Supplementary
Slide
TRONG KHI TRÌNH BÀY
 Be humorous
 Keep good feedback
 Constructive
 Throughout session
 Primacy and recency
 Criticise actions not individuals
 Motivation
 Providing Feedback: PRAISE sandwich
 Providing Feedback: BRAINSTORMING

53. Supplementary
Slide
KỸ THUẬT ĐẶT CÂU HỎI
 Use questions
 Focus attention
 Gain interest
 Check understanding
 Vary the pace of the session
 Challenge learners
 Assess progress
 Câu hỏi đóng (YES/NO) và câu hỏi mở
 Elicit a more detailed answer
 Variety of responses
 Group interaction

54. Supplementary
Slide
TRÒ CHƠI HỎI & ĐÁP
 Questions and Answers “game”
 Thank you
 Predict the questions (or arguments)
 Listen carefully
 Answer the complicated (difficult) questions.
 Timing
 Deal with “interrupter” and “protestant”
Train the Trainer – Aug 2005

55. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Hoạch định kế hoạch cuộc đời, vai trò, sự nghiệp
 Xây dựng năng lực & kỹ năng cá nhân
 Hiểu về tổ chức (doanh nghiệp) để có thể hòa
hợp và phát triển nghề nghiệp
 Giới thiệu nhanh về cách trình bày hiệu quả

56. CHƢƠNG TRÌNH
 Vai trò trong cuộc sống
 Kế hoạch cuộc đời
 Xây dựng năng lực
 Hòa hợp với tổ chức
 Trình bày hiệu quả
 Bài tập nhóm

57. BÀI TẬP NHÓM 1: MANAGER JOEL
 Joel coi mình là ngƣời “duy lý”. Là một nhà quản lý, Joel không có thời gian để kiên nhẫn với bất cứ thứ gì
và lúc nào cũng đòi hỏi mọi thứ phải “nhƣ ý – nhƣ ý”. Không có mấy trình độ về kĩ thuật, Joel ghét họp
hành, theo anh, mọi ngƣời nên tập trung vào công việc thực tế. Joel cũng tỏ ra khó chịu với những đổi mới.
Với Joel, anh không quan tâm xem nhân viên có thích mình hay không, anh chỉ cần họ biết tôn trọng và
phục tùng. Hơn tất thảy, anh thích dùng những cách thức đã lập trình hoàn hảo trƣớc đó và mang tính thực
hành hơn là những công nghệ phức tạp. Anh điều hành doanh nghiệp theo “số lƣợng”. Anh tập trung vào
việc cải thiện không ngừng các quy trình và công nghệ đang tồn tại. Anh tự đặt ra những mục tiêu cao cả và
nghiêm khắc bắt mọi ngƣời phải đạt đƣợc mục tiêu đó.
Trong công việc, điều Joel ghét nhất là giao thiệp với mọi ngƣời. Hành vi, tâm trạng của họ khiến anh thấy
thật vớ vẩn. Anh thƣờng thẳng thừng bác bỏ những quan điểm đối lập, kiểu nhƣ: “Đó chỉ là hiểu biết của
họ, không phải thực tế”. Sau đó, anh ra công chứng minh quan điểm của mình với những thực tế, những lý
lẽ hợp lý và những phân tích cụ thể.
Joel tin rằng, hầu hết mọi ngƣời đều coi công việc của họ chỉ là việc phải làm mà thôi, vậy nên, anh phải
thắt chặt kiểm soát, dọa dẫm lẫn cả nịnh nọt, động viên để nhân viên làm việc chăm chỉ. Anh vẫn tự hào
mình là một nhà quản lý nghiêm khắc và nắm đƣợc mọi chi tiết công việc của tập thể. Anh thực hành việc
siết chặt quản lý với những chính sách, hƣớng dẫn và quy tắc. Tâm trạng của anh thay đổi khiến tâm lý
nhân viên cũng thay đổi chóng mặt, hết lên lại xuống vì phải cảnh giác và tránh những khi anh bực bội. Joel
hay dùng cách phạt hoặc “hạ bệ” đối với những nhân viên mà theo anh là “không chịu làm việc”. Chính
cách quản lý này của anh ảnh hƣởng rất nhiều đến tâm lý, hành vi của nhân viên.

58. BÀI TẬP NHÓM 1: MANAGER DENISE
 Một nhà quản lý khác, Denise – ngƣời theo chủ nghĩa “duy tâm” và có hiểu biết sâu về công nghệ.
Denise nhận ra vài lần trƣớc, trong các cuộc họp, quyền lãnh đạo thực tế của cô tăng lên đáng kể.
Do đó, cô đã không ngừng học hỏi và làm việc chăm chỉ để phát triển những điều kiện thuận lợi và
kĩ năng lãnh đạo nhóm của mình.
Cô cũng biết rằng, nếu xa rời những mong muốn hay những “suy nghĩ tích cực” thì chỉ làm cho
mọi thứ tồi tệ thêm mà thôi. Đồng thời, cô cũng cố gắng không quá tập trung vào những vấn đề
mà cả cô cũng nhƣ nhóm của mình không thấy đƣợc sự khả quan. Để tránh bế tắc trong những
“đƣờng mòn đã có”, Denise hƣớng dẫn mọi ngƣời tập trung vào những gì có thể thực hiện đƣợc.
Denise nhìn ra đƣợc những khả năng của nhân viên. Cô tin rằng ai cũng muốn đƣợc tôn trọng
trong công việc và muốn là một phần trong thành công của nhóm làm việc. Cô học đƣợc một điều,
rằng những vấn đề liên quan đến động lực và tinh thần làm việc của nhân viên đều có gốc rễ từ
sai lầm của lãnh đạo trong việc khuyến khích họ hƣớng tới mục tiêu và ý tƣởng của tổ chức. Bởi
vì càng nhiều ngƣời vẫn phải kiếm tìm mục đích sống và làm việc của mình thì sẽ mất đi sự liên
kết, sẽ tạo ra rất nhiều đổ vỡ cũng nhƣ thiếu mất mục tiêu phấn đấu tại công ty.
Denise luôn cố gắng hết mình để gắn kết mọi ngƣời với tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của doanh
nghiệp. Cô nỗ lực tạo bầu không khí tích cực với những quan điểm và thái độ tích cực khắp công
ty. Nhờ đó, mọi ngƣời đƣợc khích lệ tinh thần hơn khi phải đối mặt với những vấn đề khó khăn và
cảm thấy tự tin hơn khi làm việc theo nhóm.

59. BÀI TẬP NHÓM 1: CÂU HỎI
 Yêu cầu 1: là nhà quản lý, bạn hãy phân tích
 Ai là nhà quản lý giỏi hơn? Ai là ngƣời có vẻ nhƣ sẽ
thu đƣợc kết quả tốt nhất?
 Nhóm làm việc của bạn đánh giá bạn giống Joel hay
Denise nhiều hơn? Làm sao bạn biết điều đó?
 Theo bạn những nhà quản lý này nên cải tiến bản
thân thế nào cho tốt hơn?
 Yêu cầu 2: là 1 nhân viên, bạn hãy cho ý kiến
 Bạn muốn làm việc cho ai, Joel hay Denise?
 Nếu bắt buộc phải làm việc với Joel, bạn sẽ làm việc
nhƣ thế nào để phối hợp tốt với Joel? Những kỹ năng
nào bạn cần? Thái độ và tƣ duy bạn ra sao?

60. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole
2. Management – Richard L. Daft
3. Train the trainer – Motorola

61. KếT THÚC CHƢƠNG 3
THANK YOU