Time Management per professionisti IT
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Qualsiasi modello organizzativo per un team e un'azienda parte sempre dall'assunto che il professionista sappia come gestire il proprio lavoro, ma a volte è più semplice da dire che da fare. ...

Qualsiasi modello organizzativo per un team e un'azienda parte sempre dall'assunto che il professionista sappia come gestire il proprio lavoro, ma a volte è più semplice da dire che da fare. Progetti, scadenze, interruzioni ed emergenze rendono difficile la gestione del tempo, e sviluppatori e sistemisti hanno spesso esigenze diverse. Parleremo di diversi approcci possibili, citando Getting Things Done, Inbox Zero, Pomodoro Technique e altro.

Presentato all'Incontro DevOps Italia 2014 #idi2014

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  • Qualsiasi modello organizzativo per un team e un&apos;azienda parte sempre dall&apos;assunto che il professionista sappia come gestire il proprio lavoro, ma a volte è più semplice da dire che da fare. Progetti, scadenze, interruzioni ed emergenze rendono difficile la gestione del tempo, e sviluppatori e sistemisti hanno spesso esigenze diverse. Parleremo di diversi approcci possibili, citando Getting Things Done, Inbox Zero, Pomodoro Technique e altro. <br />
  • Di cosa parliamo quando parliamo di Time Management? Perché un professionista dell’Information Technology dovrebbe preoccuparsi di questo tipo di organizzazione, partendo dal presupposto che sappia fare già perfettamente il suo lavoro in termini di task? <br />
  • Giano bifronte è il simbolo perfetto per i DevOps, che devono guardare a due metodi di lavoro spesso incompatibili: lo sprint di sviluppo e il ciclo di manutenzione, la pianificazione e il flusso, le modifiche o le interruzioni, Scrum e Kanban… <br /> Parleremo (accenneremo) a tecniche diverse, cercando di capire quali sono i tratti comuni <br /> Io personalmente sono un caso particolare: sviluppatore web ma anche “op” nel senso di project management e community manager, attività che hanno un forte requisito del giorno-per-giorno. <br />
  • I dev hanno varie tipologie di organizzazione del lavoro, che possono assumere forme molto diverse. <br />
  • La pianificazione del lavoro dei developer è stata discussa in molteplici paradigmi e in tanta letteratura, sia nelle modalità più vetuste che nel mondo Agile. In generale si separano le feature in task affrontabili e si mettono in qualche tipo di “sequenza” (che dipende dalla metodologia), a volte imposta dall’alto p.es. da un Project Manager. <br />
  • Invece la “pianificazione” per gli Ops (virgolette perché spesso c’è molta incertezza…) vive spesso di un mix tra problemi da risolvere immediatamente, interruzioni per urgenze e piccole parti di lavoro che si riesce a prevedere e a gestire in anticipo. <br />
  • Quest’uomo è uno dei più famosi sysadmin, Thomas Limoncelli. Autore di The Practice of System and Network Administration, ha lavorato per Bell Labs e Google, ha anche scritto Time Management for System Administrators che io considero il miglior libro per chi deve gestire un lavoro fatto di “interruzioni”. <br /> Inoltre lo dobbiamo prendere come simbolo dei devops perché è un attivista bisex! <br />
  • Tra le cose molto interessanti citate nel libro di Limoncelli citiamo il “Cycle System” per organizzare le proprie giornate: guardando il tempo a disposizione e la lista di cose veramente urgenti si possono dare risposte motivate ai clienti (interni o esterni) che chiedono continuamente di lavorare ai propri task. <br />
  • Per gestire la propria to-do list Limoncelli consiglia una semplice divisione A/B/C tra cose “da fare oggi”, “da fare presto” e “tutto il resto”. Questa priorità serve per scegliere quali task mettere nella lista della giornata. <br />
  • Una semplice todo-list per una giornata tipo, con la priorità A/B/C e una stima della durata prevista. <br />
  • Oltre a tutti questi punti il libro è molto bello, parla di come evitare le interruzioni soprattutto se si è un team di op e in generale vale la pena per leggere un approccio molto “umano” al mestiere. <br />
  • “Riuscire a fare le cose” è una traduzione di “Getting Things Done” o GTD, una pratica codificata e descritta dal coach americano David Allen nel libro dello stesso nome. Cerca di risolvere i problemi della produttività individuale mettendo ordine tra progetti, priorità e la moltiplicazione dei diversi lavori che è un tratto tipico del professionista della conoscenza nell’età di Internet. <br />
  • L’aspetto più evidente del metodo GTD è l’uso di più to-do list ben organizzate su cui segnare tutti i progetti in corso o che si spera di far partire, tutte le azioni da fare, tutte le risposte che si devono dare. Non è importante la tecnologia che si usa per tenere traccia (carta, un programma web, un software sullo smartphone) è importante che le liste siano complete in modo da scaricare la mente dal pensiero di “mi sto dimenticando qualcosa”. <br />
  • La pratica della GTD si organizza intorno a 5 passaggi: nel 1° raccogliamo tutta l’informazione, digitale o in forma fisica, che ci arriva – la chiamiamo “Inbox” anche se non c’è solo la posta elettronica (che però ormai è prevalente), nel 2° analizziamo ogni “pezzo” una sola volta e decidiamo rapidamente cosa farne, nel 3° la mettiamo in liste ben organizzate in modo da ritrovare tutto quando serve. Queste liste vanno guardate giornalmente per i progetti attivi, settimanalmente come revisione di tutto quello in sospeso, più spesso le cose future, eccetera (4° punto). Alla fine si ha un supporto solido alle cose da fare sapendo di avere tutto sotto controllo. <br />
  • Importante per il professionista IT il concetto GTD del “contesto” che prevede liste separate a seconda del luogo, ruolo o cliente con cui si lavora. <br />
  • Una delle pratiche GTD che colpiscono più la fantasia è quella della “regola dei due minuti”, cioè il fare immediatamente durante la raccolta della Inbox tutte e sole le cose per cui serve meno di due minuti (circa). Non significa che le altre cose non vadano fatte! Semplicemente finiscono in una lista di cose da fare quando c’è tempo e modo. Vediamo ora cosa significa per la nostra routine quotidiana. <br />
  • “Inbox Zero” è un aspetto di GTD propagandato dal blogger ed esperto americano Merlin Mann: è affascinante e potente per i professionisti di Internet che soffrono per la quantità di posta elettronica e simili che ricevono (Twitter, feed RSS, bug report, eccetera). Grazie a GTD e Inbox Zero l’obiettivo è di essere sempre al passo della comunicazione in entrata, rispondendo subito alle cose semplici e lasciando le risposte complicate per quando si ha tempo (poi però bisogna farle…) <br />
  • Ovviamente non si applica solo alla posta elettronica anche se è l’uso prevalente. Se nel vostro lavoro avete molto input che arriva da altri canali (p.es. tanti SMS, o posta cartacea) avrete altre “Inbox” da tenere sotto controllo. Ogni oggetto che entra in una Inbox va gestito in maniera opportuna. <br />
  • Durante la fase di analisi della Inbox è importante (è la chiave!) trattare ogni email o informazione una e una sola volta ponendosi delle domande precise: c’è un’azione da fare? la devo fare io o qualcun altro (delegare)? se non c’è azione associata va archiviato o cancellato? se c’è un’azione da fare da parte mia, posso farla subito in meno di due minuti? altrimenti finisce nella todo list. <br />
  • Grazie a questa routine si scoprirà che i messaggi a cui bisogna rispondere con calma, o che indicano un’azione da compiere, sono molti meno di quelli che si pensa: una sessione di pulizia della Inbox cancella spam, copie inutili, notifiche, fa rispondere rapidamente a brevi comunicazioni con un ‘sì’ o un ‘no’ e lascia nella to-do list solo una manciata di cose nuove. Altri messaggi vengono tenuti in archivio (NON nella Inbox) se si pensa possano tornare utile come riferimento ma non occupano spazio né fisico né mentale. <br />
  • Veniamo a un argomento che può facilmente passare dal banale al controverso. Immagino che nella sala ci saranno dei fan della Pomodoro Technique [CHI C’È IN SALA?] io personalmente ho sempre avuto delle riserve. Cioè nella sua enunciazione di base è persino banale: tenere la concentrazione per i 25 minuti della durata di un pomodoro standard, poi prendere una pausa e poi ricominciare. Quasi ogni professionista dovrebbe farlo. Ma lo facciamo? <br /> E quando si tratta di affrontare una intera giornata di lavoro, davvero “fare Pomodoro” è sufficiente? Abbiamo visto che ci sono metodologie più sofisticate. <br />
  • Vediamo allora che il Pomodoro è strumentale in una serie di metodologie più sofisticate che possiamo usare. Per esempio nel Cycle di Limoncelli invece che in durata possiamo indicare il task in pomodori, durante la pausa di 5’ possiamo procedere all’analisi delle comunicazioni come da Inbox Zero e ricalibrare le nostre priorità <br />
  • Per finire, un breve accenno alle metodologie Agili che però non sono il nostro centro d’interesse in questa discussione, Agile ha un forte impatto nell’ambito di un team. <br />
  • Però il professionista “ben organizzato” riesce ad adattarsi a un team perché sa di cosa ha bisogno e quanto tempo riesce a dedicare a un progetto. <br />
  • Unendo i puntini vediamo come le diverse tecniche possono intervenire in fasi diversi del ciclo di lavoro. Forse è troppo, ma è un’idea… <br />

Time Management per professionisti IT Time Management per professionisti IT Presentation Transcript

  • TIME MANAGEMENT PER PROFESSIONISTI IT Alessio Bragadini – @abragad Incontro DevOps Italia 2014
  • Qualsiasi modello organizzativo per un team e un'azienda parte sempre dall'assunto che il professionista sappia come gestire il proprio lavoro, ma a volte è più semplice da dire che da fare. Progetti, scadenze, interruzioni ed emergenze rendono difficile la gestione del tempo, e sviluppatori e sistemisti hanno spesso esigenze diverse. Parleremo di diversi approcci possibili, citando Getting Things Done, Inbox Zero, Pomodoro Technique e altro.
  • “TIME MANAGEMENT”
  • SIAMO DEV O OPS?
  • PIANIFICAZIONE DEV
  • PIANIFICAZIONE DEV • Design, analisi delle feature • Rapporti con stakeholders, 
 Project/Product Manager/Owner • Separazione del lavoro in task • Implementazione secondo il modello e le tecniche imposte: Sprint, release, milestone, Kanban…
  • “PIANIFICAZIONE” OPS • Parte di risoluzione di problemi immediati • Parte di lavoro pianificato ma con scadenze • Parte di lavoro di analisi, ricerca, miglioria • Spesso comandato dalle pure interruzioni
  • LIMONCELLI
 “THE CYCLE SYSTEM” • A inizio giornata il piano per “Today” • Liste di “to do” con semplice priorità e durata task • Tempo bloccato nel calendario per riunioni ecc. • Tempo tot. - bloccato = ore di lavoro = task scelti • Non fatto? Il giorno dopo si copia e si aggiunge
  • PRIORITÀ SECONDO LIMONCELLI • A: da fare subito/entro oggi • B: scadenza “vera” vicina • C: il resto • interruzioni? vengono messe in lista e “fanno scalare” uno o più task di pari valore
  • PUNTI DA CONSIDERARE • Uso intelligente del calendario • Adatto per lavoro “in flusso” in un posto solo • Diventa difficile per una lunga lista di task, ma questi possono stare in un task manager (tickets) • Come gestire progetti grossi e lunghi?
  • “GETTING THINGS DONE” Il metodo GTD è una pratica codificata per mettere ordine tra i progetti lavorativi e di vita
  • COS’È GTD Tenere traccia di tutto! In liste appropriate e organizzate, in modo da potersi concentrare solo sul lavoro in corso
  • GTD IN CINQUE PASSI 1. Raccogliere tutte le informazioni sparse (“Inbox Zero”) 2. Chiedersi cosa fare di ciascun “pezzo” di informazione 3. Organizzare ogni cosa nella sua lista 4. Fare una revisione periodica delle liste 5. FARE! Ma con un senso di controllo
  • CONTESTI E LISTE SEPARATE • Il “contesto” in GTD è un luogo e/o insieme di tool per poter fare una serie di task • Un “progetto” è una serie di task per raggiungere un obiettivo, si può fermare e far ripartire • Questo rende molto flessibile per chi ha ruoli separati, diversi clienti o molte cose in parallelo
  • I FAMOSI DUE MINUTI Mentre si analizza la Inbox si fanno immediatamente le azioni che si possono completare in due minuti
  • INBOX ZERO L’aspetto più affascinante per chi vive con la email: mai più accumuli di posta arretrata e risposte mancate
  • EMAIL MA NON SOLO “Inbox” indica tutto quello che arriva come contenuti: email, posta cartacea, SMS, feed di notizie, telefonate…
  • “TOCCARE UNA VOLTA SOLA” La chiave di Inbox Zero: ogni pezzo di informazione va gestito una e una sola volta in uno di questi cinque modi
  • RAPIDITÀ ED EFFICIENZA La quantità di comunicazioni importanti è molto minore di quel che crediate!
  • IL “POMODORO”
  • POMODORO E ALTRE METODOLOGIE • Concentrarsi su task → ogni metodologia! • Non farsi interrompere → Inbox Zero • Lista di task con durata → Cycle
  • AGILE & LEAN
  • DEVOPS & IL TEAM • Lean & Agile sono metodi di gruppo che mettono al centro la comunicazione e il risultato • L’organizzazione personale aiuta la razionalizzazione del team • Il metodo e le tecniche scelte guidano la selezione dei task e gli impegni a calendario
  • TUTTO INSIEME?! • Con AGILE potete gestire un progetto insieme a un team • Con GTD potete pianificare ruoli diversi, impegni per clienti diversi e separare task • Con CYCLE potete organizzarvi la giornata • Usate il POMODORO per lavorare sui task • Durante le pause INBOX ZERO per restare al passo senza distrazioni • Sempre il CALENDARIO per marcare impegni e appuntamenti
  • Q&A!
  • PHOTO CREDITS Two minute time travel, version 2 by jcoterhals - http://flic.kr/p/6zGqa4 Janus by Steve Day - http://flic.kr/p/7rWjUe T. Limoncelli by Arthur Hyun - http://commons.wikimedia.org/wiki/File%3ATom-Limoncelli-face-hires.jpg I’ve Joined the Cult by Adam Kuban - http://flic.kr/p/34QDG3 hipster pda by leff - http://flic.kr/p/nT8Q GTD - my inbox (before) by kogakure - http://flic.kr/p/ezY3H Tai Chi Demonstration by Doug Hay - http://flic.kr/p/a1rDmP untitled (post-its) by Ralf Kruse - http://flic.kr/p/etD8C2