Dokumen ini memberikan panduan tentang analisis beban kerja (ABK) di lingkungan pemerintahan Kabupaten Kotawaringin Timur. ABK dilakukan untuk mengukur beban kerja jabatan dan unit organisasi agar sumber daya manusia dapat ditempatkan secara tepat. Dokumen ini menjelaskan dasar hukum, tujuan, langkah-langkah, serta formulir yang digunakan dalam melakukan ABK. Hasil ABK diharapkan dapat digunak

1. Bimbingan Teknis Penyusunan ANALISIS beban Kerja (ABK)di LINGKUNGAN PEMERINTAH Kab. KOTAWARINGIN TIMUR PKP2A III LAN & Pemerintah Kab. Kotawaringin Timur Sampit, 19 April 2011 1

2. DASAR HUKUM 2

3. LATAR BELAKANG 3

4. LOKUS Dilakukan pada level Eselon IV karena : Penumpukan tugas berada di level Eselon IV Secara umum pada level Eselon IV terdapat staff Beban kerja Eselon IV menunjukkan beban kerja Eselon III, dan beban kerja Eselon IV kolektif menunjukkan beban unit kerja 4

5. Analisis beban kerja dilakukan terhadap aspek-aspek, yaitu : 5 ASPEK-ASPEK DALAM ABK

6. HASIL ABK 6

7. MANFAAT ABK Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit; Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; Sarana peningkatan kinerja kelembagaan; Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan daftar susunan pegawai atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural; Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi; Program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan; Program promosi pegawai; Reward dan punisment terhadap unit atau pejabat; Bahan penyempurnaan program diklat; dan Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia. 7

8. KEGUNAAN HASIL ABK 8

9. PELAKSANA ABK KABUPATEN/KOTA ABK di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota dilaksanakan oleh unit organisasi eselon III Sekretariat Daerah yang secara fungsional membidangi analisis beban kerja. Untuk melaksanakan ABK di lingkungan Pemerintah Kab/Kota dibentuk Tim Analisis Beban Kerja Kab/Kota, yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati/Walikota. 9

10. TUJUAN BIMTEK ABK 10

11. PERAN PESERTA 11

12. HASIL YANG DIHARAPKAN DARI BIMTEK 12

13. BAHAN DAN ALAT YANG DIPERLUKAN 13

14. LANGKAH-LANGKAHANALISIS BEBAN KERJA 14

15. PENGISIAN FORM A 15

16. PENJELASAN Uraian tugas: tugas-tugas rutin yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan. Disarankan diisi sesuai dengan Uraian Tugas Jabatan yang telah ditetapkan dalam Perda. Rincian Kegiatan: derivasi dari uraian tugas yang lebih rinci dan operasional. Satuan Hasil: satuan yang digunakan untuk menghitung hasil kegiatan. Misalnya: dokumen, kegiatan, lembar, dsb. Volume Kerja: frekuensi kegiatan tersebut dilakukan dalam waktu satu tahun. Misalnya: 1 x setahun, 2 x setahun atau per semester, setiap bulan, setiap minggu, setiap hari. 16

17. SATUAN HASIL & VOLUME KERJA Norma Waktu: waktu normal yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan (dalam menit). Peralatan: alat-alat maupun perlengkapan yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sehingga bisa menghasilkan output. Seperti: Komputer, ATK, kalkulator, kendaraan, dsb. Keterangan: catatan tambahan untuk menerangkan isian dalam formulir 17

18. 18 CONTOH

19. Variasi Volume Kerja (SatuanFrekuensi) 19

20. PENGISIAN FORM B 20

21. CONTOH FORM B 21 CONTOH

22. PENGISIAN FORM C 22

23. PENGISIAN FORM D 23

24. RUMUS PENGHITUNGAN Untuk perhitungan BEBAN KERJA masing-masing JABATAN menggunakan perhitungan : Jumlah Beban Kerja Jabatan =Volume Kerja x Norma Waktu Untuk perhitungan JUMLAH KEBUTUHAN aparatur menggunakan perhitungan : Untuk perhitungan EFEKTIVITAS dan EFISIENSI jabatan/ unit menggunakan perhitungan 24

25. KLASIFIKASI EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI JABATAN/UNIT Untuk penilaian Prestasi Kerja Jabatan (PJ) dan Prestasi Kerja Unit (PU) jumlah kebutuhan aparatur menggunakan pedoman: EJ/ EU > 1 : A (Sangat Baik) EJ/ EU 0,90 – 1,00 : B (Baik) EJ/ EU 0,70 – 0,89 : C (Cukup) EJ/ EU 0,50 – 0,69 : D (Sedang) EJ/ EU < 0,50 : E (Kurang) 25

29. 6 hari kerja = 287 hr x 4 jam 23 mnt/hr = 1.339 jam = 1.300 jam26

31. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja. 27

32. BENTUK FORMULIRANALISIS BEBAN KERJA 28

33. FORM APENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA (Setiap “Jabatan” dibuatkan Form A.)1. NAMA JABATAN : (diisi dengan nama jabatan dari responden (ESELON IV))2. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit eselon III)3. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama unit eselon II induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 2) 29

34. FORM BINVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN PADA ESELON IV1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit eselon III)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama unit eselon II, induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 1) 30

35. JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN (VOLUME KERJA X NORMA WAKTU) NAMA JABATAN ESELON IV NO 3 2 1 diisi dengan angka saja sebagai hasil perkalian antara Volume Kerja x Norma Waktu dari data Form A, berdasarkan hasil analisis para Analis; diisi dengan nama-nama jabatan Eselon IV yang ada dalam unit organisasi jumlah seluruh beban kerja (bagian bawah) yang merupakan beban kerja unit secara keseluruhan diperoleh dengan menjumlahkan beban kerja pada kolom 3. JUMLAH: FORM C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN (Setiap ”Unit Eselon III” dibuatkan formulir C)1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit organisasi eselon III sesuai dengan yang tersebut pada Form A)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan kerja sesuai dengan yang tersebut pada Form A) 31

36. FORM D PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)1. UNIT ORGANISASI : (diisidengannama unit organisasisesuaidengan yang tersebutpada Form A)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Form A) 32

37. FORM E REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) (Setiap satuan kerja dibuatkan formulir E)SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan kerja sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A) 33

38. Terima kasih &semoga bermanfaat! Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur III Lembaga Administrasi Negara (PKP2A III LAN) Jl. H.M. Ardans (Ring Road III) Telp. (0541) 7040851-2, Fax. (0541) 768230, Email: kajianaparatur@gmail.com SAMARINDA 34