Dokumen tersebut membahas tentang siklus proses bisnis pendukung sistem informasi akuntansi, termasuk ancaman-ancaman terhadap sistem informasi akuntansi dan pengendalian intern yang diperlukan untuk menanggulangi ancaman-ancaman tersebut."
Si pi, yenny farlian yoris, hapzi ali, sistem informasi organisasi dan strate...
Sipi khoirul abadi yenny farlina yoris hapzi ali siklus proses bisnis pendukung umb 2017
1. Siklus proses bisnis pendukung
Makalah
Untuk memenuhi tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Jurusan: Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Yenny Farlina Yoris (55516120048)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
June 2017
2. ABSTRACT
Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai
suatu sistem yang bebas dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang
baik merupakan cara bagi suatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang
merugikan. Sistem pengendalian internal ini dapat mencegah timbulnya kerugian karena
penggunaan sumberdaya yang boros, keputusan manajemen yang tidak akurat dan
sebagainya. Konsep pengendalian ini semakin lama semakin penting dan menempati
posisi yang strategis karena ancaman terhadap SIA meningkat baik dari sisi jenis maupun
intensitasnya. Karena itu, dalam kesempatan kali ini, penulis ingin membahas lebih lanjut
tentang Ancaman terhadap proses pelaporan dan konsep Pengendalian Intern dan
perannya dalam memperkuat dan antisipasi ancama atas Sistem Informasi Akuntansi.
3. BAB I
PENDAHULUAN
Jika kita berbicara masalah keamanan sistem informasi, maka tidak luput pula dari
resiko atau ancaman-ancaman sistem informasi akuntansi yang sering kita temui kasus
umumnya seperti peretas sistem (hacker), atau penyebar virus yang membuat sistem
informasi akuntansi tidak berjalan sesuai dengan siklusnya, malware atau program illegal
yang bahkan bisa membuat kerusakan terjadi pada sistem.
Sesungguhnya masalah utama yang dihadapi oleh sistem informasi akuntansi yaitu :
Threats atau ancaman pada sistem
Ancaman adalah aksi yang mengganggu stabilitas sistem informasi akuntansi yang
berasal dari dalam sistem itu sendiri maupun dari luar sistem. Ancaman-ancaman
tersebut dapat disebabkan oleh 3 faktor, yaitu :
1. Ancaman dari alam ( ex: Bencana yang membuat sistem rusak, dll )
2. Ancaman dari manusia ( ex: Sabotase sistem oleh pihak dalam perusahaan, )
3. Ancaman lingkungan ( ex: Lingkungan sistem yang tidak memadai )
Kelemahan dari suatu sistem kemungkinan besar timbul pada saat mendesain atau/dan
menetapkan prosedur sistem tersebut. Kelemahan ini bias juga disebabkan oleh factktor
perangkat lunak dan/atau perangkat keras yang digunakan oleh sistem.
Keamanan suatu sistem informasi akuntansi meliputi 3 hal yaitu :
1. Pendekatan preventif
yang bersifat mencegah terjadinya kemungkinan terjadinya ancaman dan
kelemahan
2. Pendekatan detective
yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan dan proses yang mengubah
sistem dari keadaan normal menjadi keadaan tidak normal atau rusak.
3. Pendekatan corrective
yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang sudah tidak seimbang untuk
dikembalikan dalam keadaan normal
Dua masalah diatas akan berdampak pada 6 hal penting dalam berjalannya sistem
informasi akuntansi ke-enam hal tersebut yaitu :
1. Efektifitas
Efektifitas pada sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam bidang perusahaan,
apapun bentuk perusahaan itu. Dikarenakan efektifitas secara otomatis juga
mempengaruhi kinerja para karyawan yang bersangkutan. Jika efektifitas sistem
terganggu, otomatis efektifitas keuangan perusahaan akan juga terganggu.
4. 2. Efisiensi
Efisiensi sistem sangat penting bagi kegiatan akuntansi dan keuangan perusahaan.
Efisiensi ini akan mempengaruhi tingkat kinerja serta target dan ke-akurat-an informasi
yang diterima, serta kecepatan pemrosesan informasi. Ketika ke-efisiensi-an terganggu,
maka perusahaan akan mengalami gangguan yang mengakibatkan ketidak tepatan
informasi, ketidak akuratan informasi, serta lambannya waktu yang dibutuhkan dalam
pengelolaan informasi
3. Kerahasiaan
Semua perusahaan sangat merahasiakan informasi kuangan-nya. Security system
(keamanan sistem) harus sangat baik untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak
diinginkan, contohnya kebocoran informasi keuangan oleh pihak yang ingin mengambil
keuntungan pribadi. Kerahasiaan termasuk salah satu hal yang sangat amat penting
perannya dalam perusahaan.
4. Integritas
Sistem informasi keuangan yang digunakan oleh perusahaan harus bisa di akses oleh
computer lain. Sehingga control atau pengawasan pada bagian keauangan dapat di
pantau oleh pejabat perusahaan yang bersangkutan. Integritas juga diperlukan untuk
kinerja akuntan perusahaan, pastinya mereka tidak bekerja masing-masing, dan pastinya
pula mereka bekerja pada satu data keuangan perusahaan yang sama, sehingga
integritas diperlukan untuk mengakses satu data yang sama dalam computer yang
berbeda.
Integritas yang terganggu mengakibatkan kekacauan pada bagian-bagian tertentu.
Contohnya data yang tidak dapat di akses melalui server, kurangnya pemantauan dari
atasan, serta kinerja yang sangat kacau.
5. Keberadaan
6. Kepatuhan
Pada dasarnya sistem yang telah dibuat oleh pendiri sistem akan di-aplikasikan dan
berjalan sesuai dengan yang kita perintahkan oleh user, itu lah yang kita sebut kepatuhan
sistem. Jika terjadi gangguan pada kepatuhan sistem, maka contoh mudah-nya sistem
akan berjalan secara otomatis, atau kemungkinan akan berjalan randomize(secara
acak/tidak teratur). Solusi yang dapat dilakukan yaitu memperbaiki sistem tersebut.
Terganggunya kepatuhan sistem informasi akuntansi akan berakibat fatal (tergantung
dari kerusakan sistem tersebut) pada sistem keuangan perusahaan. Dan penataan ulang
(seperti input data, dsb) yang akan dilakukan akan memakan waktu lama.
7. Kehandalan
5. Penciptaan suatu sistem tentu bertujuan untuk kehandalan kinerja perusahaan. Threats
dan vulnerability secara pasti akan mengganggu kehandalah sistem informasi akuntansi
yang telah dibuat. Semua perusahaan menginginkan kehandalan dalam sistem informasi
akuntansi dan sistem informasi lainnya agar kinerja pada perusahaan meningkat dan
data keungan terjaga, aman, dan akurat.
Untuk menjamin ke-enam hal tersebut agar aman dari ancaman-ancaman yang tidak
seharusnya terjadi, maka harus ada 10 point yang mampu mencegah ke-enam masalah
tersebut terjadi. Ke-10 hal tersebut adalah :
Ø Akses control pengawasan sistem yang digunakan
Ø Jaringan dan telekomunikasi yang digunakan
Ø Manajemen akuntansi/keuangan praktis yang dipakai
Ø Update (pengembangan) system yang digunakan secara berkala
Ø Cryptographs yang diterapkan
Ø Arsitektur dari sistem informasi akuntansi yang digunakan
Ø Pengoperasian data yang aman
Ø Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Bisnis Berlanjut dan Disaster Recovery
Plan (DRC) atau Perencanaan Pemulihan Bencana.
Ø Kebutuhan hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang diterapkan
Ø Tata letak fisik dari sistem yang ada
6. BAB II
PEMBAHASAN
Pemahaman Umum Mengenai Buku Besar
Buku besar atau biasa juga disebut general ledger memegang peranan yang
penting dalam pelaporan akuntansi. Karena ini adalah rincian atau rekapan dari jurnal
umum yang sehari – hari dijurnal. Dan angka total dari buku besar inilah yang akan tersaji
di laporan keuangan.
Buku besar adalah kumpulan akun – akun pembukuan, yang masing – masing
digunakan untuk mencatat informasi tentang aset tertentu, ekuitas, pendapatan atau
beban tertentu. Sesuai dengan skala kegiatan dan tingkat kerincian informasi yang akan
disajikan di dalam pelaporan keuangannya, masing – masing perusahaan menentukan
sifat dan jenis, dan banyaknya akun buku besarnya. Pada umumnya perusahaan
mempunyai daftar susunan akun buku besar yang disebut chart of account. Masing –
masing akun biasanya diberi nomor kode untuk memudahkan didalam mengidentifikasi
dengan membuat cross-references dengan pencatatan transaksi di dalam jurnal.
Sebagian akun buku besar termasuk dalam kategori akun permanen ( akun riil ),
sedangkan sebagian lainnya termasuk dalam kategori akun nominal. Akun permanen
menunjukan informasi tentang jumlah atau saldo dari sesuatu, seperti misalnya aset atau
kewajiban yang dipunyai oleh atau yang ada pada perusahaan pada saat tertentu.
Termasuk dalam kategori permanen adalah akun aset, kewajiban dan ekuitas atau akun
buku besar yang saldonya disajikan dalam laporan posisi keuangan ( neraca ), sehingga
sering kali disebut juga sebagai akun neraca.
Sedangkan akun nominal adalah akun buku besar yang ditutup pada setiap akhir
periode akuntansi dan dibuka kembali pada setiap awal periode akuntansi. Akun nominal
menunjukkan informasi tentang aliran dari sesuatu. Yang termasuk dalam kategori akun
nominal ini adalah akun – akun pendapatan dan beban. Akun buku besar yang saldonya
disajikan di dalam laporan laba rugi sehingga sering kali disebut juga sebagai akun laba
rugi.
Dalam periode akuntansi yang sedang berjalan beberapa akun buku besar
menunjukkan informasi campuran antara akun permanen dan akun nominal, sehingga
disebut akun campuran.Pada akhir periode akuntansi, dilakukan penyesuaian terhadap
setiap akun campuran untuk memisahkan komponen yang bersifat permanen dan
komponen nilainya.
Termasuk dalam buku besar, pada umumnya juga beberapa penilaian. Akun
penilaian yang saldonya harus ditambahkan kepada saldo akun buku besar terkait
disebut adjusting account , sedang akun penilaian yang saldonya harus dikurangkan dari
saldo akun buku besar terkait disebut contra atau offset accounts. Akun – akun penilaian
hanya ditutup pada akhir periode akuntansi apabila akun buku besar terkait juga ditutup.
Siklus Pelaporan Perusahaan
7. Perusahaan tempat saya bekerja lebih mirip kepada lembaga non profit. Dimana
perusahaan kami didirikan untuk mengelola dana hibah dari donor. Dana hiah
diperuntukkan guna pelaksanaan Pendidikan dan Peltihan, serta sertifikasi tenaga kerja
di bidang energi terbarukan.
Sebagaimana dengan perusahaan pada umumnya, tujuan utama laporan
keuangan adalah menyediakan informasi yang relevan untuk memenuhi kepentingan
para penyumbang, anggota pengelola, kreditor, dan pihak lain yang menyediakan
sumber daya bagi yayasan. Pihak pemakai laporan keuangan yayasan memiliki
kepentingan bersama dalam rangka menilai:
a. Jasa yang diberikan oleh yayasan dan kemampuannya untuk terus memberikan
jasa tersebut.
b. Cara pengelola melaksanakan tanggung jawabnya dan aspek lain dari kinerja
yayasan.
Setiap laporan keuangan menyediakan informasi yang berbeda, dan informasi
dalam suatu laporan keuangan biasanya melengkapi informasi laporan keuangan lain.
Secara rinci tujuan laporan keuangan termasuk catatan atas laporan keuangan, adalah
untuk menyajikan informasi mengenai :
a. Jumlah dan aktiva, kewajiban serta aktiva bersih suatu yayasan
b. Pengaruh transaksi, peristiwa, dan situasi lainnya yang mengubah nilai serta sifat
aktiva bersih
c. Jenis dan jumlah arus masuk serta arus keluar sumber daya selama satu periode
dan hubungan diantara keduanya
d. Cara suatu yayasan mendapatkan dan membelanjakan kas, memperoleh pinjaman
dan melunasi pinjama, serta faktor lainnya yang berpengaruh terhadap likuiditasnya
e. Usaha jasa suatu yayasan.
Sistem Akuntansi dan Pelaporan Perusahaan
Akuntansi berbasis kas dan akuntansi berbasis akural menggunakan kriteria yang
berbeda untuk menentukan kapan mengakui serta mencatat pengeluaran dan
penerimaan dalam catatan keuangan. Pada akuntansi berbasis kas, pendapatan diakui
ketika kas diterima dan disetorkan, sementara biaya dicatat dalam periode akuntansi
ketika tagihan dibayarkan. Dalam akuntansi berbasis akrual, pendapatan diwujudkan
dalam periode akuntansi ketika pendapatan itu di peroleh, misalnya,saat jasa yang
dikontrak diberikan dan ditentukan hibah terpenuhi,tanpa menghiraukan waktu
penerimaan kas dari donasi. Belanja dicatat sebagai pengurangan utang saat
pembayaran, misal ketika membayar persediaan yang dipesan, membayar lembur
karyawan, dan meminjam printer untuk pencetakan.
Sistem akuntansi di tempat kami menganut keduanya, cash basis dan accrual
basis untuk beberapa akun. Sistem akuntansi terdiri dari catatan-catatan akuntansi (buku
cek, jurnal, dan buku besar), serta serangkaian proses dan prosedur yang ditetapkan
untuk staf, sukarelawan, dan/atau para profesional dari luar yayasan. Secara umum
proses akuntansi mulai dari transaksi sampai dengan pelaporan adalah sebabagi berikut:
a. Pencatatan transaksi Bank pada Payment Request
8. b. Pencatatan transaksi kas pada petty cash report
c. Jurnal
d. Rekonsiliasi Budget vs Actual
e. Rekonsialiasi Bank
f. Pelaporan ke Donor
Pencatatan transaksi Bank
Di tahap ini yang dilakukan adalah identifikasi semua transaksi pembayaran dikumpulan
dalam satu daftar yang disebut “Payment Request”. Payment request adalah daftar
rencana pembayaran melakui bank transfer. Daftar tersebut kemudian dimintai approval
kepada Project Manager. Bilamana persetujuan sudah di dapat, maka eksekusi
pembayaran bisa dilakukan.
Sebelum pembayaran di lakukan bagian keuangan terlebih dahulu meminta tanda tangan
Direktur diatas cek. Setelah semua cek tandatangani baru kemudia pencairan dan
pembayaran dilakukan.
Pencatatan transaksi Kas
Untuk pengeluaran atau pebayaran dengan nilai nominal sampai dengan satu juta rupiah
dilakukan melalui mekanisme petty cash. Semua dibayar tunai dengan persetujuan dari
Office and Admin Manager. Daftar pembayaran kemudian di catatan didalam laporan
petty cash. Pada akhir bulan atau bila saldo kas kecl sudah mendekati Rp.500.000 maka
di lakukan pengisian kembali saldo petty cash. Maksimal saldo petty cash untuk satu kali
pengisian adalah Rp. 5.000.000,-
Laporan petty cash kemudian dilaporkan kepada Project manager untuk mendapat
approval. Selain laporan petty ash terdapat juga laporan cash opname yang merinci
mengenai fisik uang yang ada di brankas.
Penjurnalan
Dalam tahap ini semua transaksi di catat di dalam format jurnal yang telah disesuaikan
dengan template yang disesuaikan dengan lap keuangan donor.
Rekonsiliasi Bank
Setiap bulan, saldo buku cek harus disesuaikan dengan saldo perkiraan bank. Proses ini
melibatkan tiga langkah dasar yaitu :
1. Membandingkan cek dan deposito dalam buku cek dengan laporan bank, lalu
menyesuaikan beberapa ketidaksesuaian.
2. Menyesuaikan biaya bank atau bunga bank yang dihasilkan dengan saldo buku cek.
3. Mengurangi cek nonkas dari saldo bank dan menambahkan pada cek yang
disetorkan, yang belum dicerminkan dalam saldo bank.
Rekonsiliasi Budget vs actual
9. Penerima dana (grantee) setiap bulannya diharuskan untuk melaporkan penggunaan
dana sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan. Semua dana yang telah
dikeluarkan harus disandingkan dengan masing masing anggaran (budget line) yang
sebelumnya telah disetujui oleh donor. Laporan Budget vs actual kemudian dikirim ke
Donor untuk mencatat status anggaran.
Pelaporan Donor
SPelaporan donor terdiri atas laporan keuangan dan non keuangan. Laporan non
keuangan adalah laporan yang berisi progress report yaiu laporan kemajuan project.
Ancaman Terhadap Sistem Informasi Akuntansi
Secara garis besar, ada 4 jenis ancaman terhadap SIA, yaitu:
1. Bencana alam dan bencana politik, misalnya kebakaran.
2. Kesalahan software dan tidak berfungsinya perangkat keras.
3. Tindakan-tindakan yang tidak disengaja.
4. Tindakan yang disengaja (kriminal komputer).
Diantara berbagai penyebab meningkatnya problem pengamanan adalah sebagai
berikut.
1. Kenaikan jumlah sistem client / server yang berakibat informasi tersedia untuk
semua karyawan.
2. Karena jaringan lokal (LAN) dan sistem client / server mendistribusikan data
kepada pemakai.
3. Wide Area Network (WAN) memberi peluang bagi pelanggan dan pemasok saling
mengakses masing-masing sistem data.
Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :
1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
8. Performansi jelek
Meskipun ancaman terhadap SIA meningkat, sayangnya banyak organisasi tidak
melakukan proteksi secara memadai terhadap data yang mereka miliki, karena alasan
sebagai berikut.
1. Persoalan pengendalian komputer sering disepelekan dan dianggap remeh, dan
perusahaan menganggap bahwa kehilangan informasi penting sebagai sesuatu yang
tidak dianggap merugikan atau dianggap merupakan ancaman.
2. Implikasi pengendalian karena berubahnya sistem dari sistem terpusat menjadi
sistem jaringan (network) tidak benar-benar dipahami.
10. 3. Sebagian perusahaan tidak menyadari bahwa pengamanan data merupakan hal
yang serius bagi kelangsungan hidup perusahaa. Informasi adalah sebuah sumberdaya
strategik, dan untuk melindungi informasi tersebut memerlukan oersyarat yang strategik
pula.
4. Tekanan produktivitas dan biaya memotivasi manajemen untuk mengabaikan
pengukuran pengendalian yang memang cukup memakan waktu.
Konsep Umum Pengendalian adalah sebagai berikut.
1. Pengendalian Intern (internal control). Adalah rencana organisasi dan metode
yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi
yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong
ditaatinya kebijakan manajemen. Antara sebuah tujuan dengan tujuan lainnya
seringkali bertentangan.
2. Pengendalian Manajemen (management control). Merupakan konsep yang
lebih luas dibandingkan dengan pengendalian intern, yang memiliki karakteristik
sebagai berikut: (a) merupakan bagian yang integral dari tanggung jawab
manajemen, (b) dirancang untuk mengurangi terjadinya berbagai kesalahan
(error & irregularities), dan untuk mencapai tujuan organisasi, dan (c)
berorientasi kepada personil dan mencoba membantu karyawan mencapai
tujuan organisasi dengan mengikuti kebijakan organisasi
3. Pengendalian Adiministrasi (administrative control). Adalah pengendalian yang
menjamin efisiensi operasional dan ketaatan kebijakan manajemen.
Sebaliknya, pengendalian akuntansi (accounting control) adalah
pengendalian yang bertujuan membantu menjaga aktiva dan menjamin akurasi
dan daya andal catatan keuangan perusahaan.
4. Struktur Pengendalian Intern (internal control structure), memiliki tiga elemen,
yaitu:
a. Lingkungan pengendalian, yang menggambarkan efek kolektif dari berbagai
faktor pada penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur
dan kebijakan khusus.
b. Sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang ditetapkan untuk
mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan
melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara
akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait
c. Prosedur pengendalian, adalah kebijakan dan prosedur yang ditambahkan
ke lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh
manajemen untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus
organisasi akan dicapai
