2. Pengertian Filing Sistem
Masalah
• Sistem masalah adalah sistem
penyimpanan atau penataan
berkas/arsip berdasarkan
pokok permasalahan dalam
surat atau dokumen yang
berkaitan.
• Kearsipan Sistem Masalah
adalah sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip
berdasarkan masalah/ pokok isi
surat. Dalam hal ini surat-surat
disimpan berdasarkan perihal
surat, misalnya surat ijin
pegawai disimpan dalam
kelompok surat ijin, surat
3. Lanjutan ....
• Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama
masalah/subjek pada isi surat.
• Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem
subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran
rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte
kelahiran, dan lain-lain.
• Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan arsip berdasarkan
kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan
dengan perusahaan. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam
melaksanakan sistem subjek atau perihal adalah menemukan
terlebih dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
dalam satu harinya, setelah itu kemudian dibuatkan daftar
indeksnya.
4.
5. Kelemahan Filing Sistem
Masalah
• Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat
aneka ragam perihal yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.
• Kurang cocok untuk bermacam jenis
surat.
6.
7. Tujuan pembuatan daftar
klasifikasi subjek adalah
sebagai berikut:
• Agar istilah yang digunakan
untuk pengelompokan
dokumen dapat dibuat tetap
dan seragam
• Semua arsip yang bersubjek
sama akan dapat berkumpul di
tempat yang sama, dan arsip
yang subjeknya saling
berkaitan akan diletakkan
berdekatan.
• Mengusahakan agar arsip
secara mudah, cepat, dan
tepat, ditentukan kembali dan
dikembalikan ke tempat
semula.
8. Dalam menyusun daftar
klasifikasi subjek dibagi menjadi
beberapa tingkatan, yaitu
• Tingkat I : masalah
utama (masalah yang
paling luas)
• Tingkat II : sub
masalah (masalah
yang lebih kecil dari
masalah utama)
• Tingkat III : sub-sub
masalah (masalah
yang lebih kecil dari
9. Contoh
Masalah Utama Masalah Sub Masalah
Kp : Kepegawaian Cuti a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
Mutasi a. Kenaikan Golongan
b. Masa Kerja
c. Tunjangan Keluarga
d. Alih Tugas
e. Jabatan
Untuk instansi yang ruang lingkupnya
luas, dapat menggunakan daftar
klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan
atau lebih, sedangkan instansi yang
bidang kerjanya kecil cukup
10. 1. Filing Cabinet; Jumlah
laci di sesuaikan
Dengan banyaknya
kelompok masalah
utama
2. Guide; Jumlahnya di
sesuaikan dengan
banyak-nya kelompok
masalah
3. Folder; Jumlahnya
dises-uaikan dengan
banyak kelo-mpok
masalah
4. Kartu Indeks;
kartu yang berisi
identitas suatu
arsip/warkat yg
disimpan
5. Rak Sortir; suatu rak yang
berguna untuk memisah-
misahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan
atau disimpan ke dalam
folder masing¬masing.
16. Memeriksa
Berkas
• Berkas atau surat yang disimpan
diperiksa untuk memastikan
apakah arsip sudah selesai
diproses atau belum, dengan
melihat tanda-tanda perintah surat
disimpan. Pada saat memeriksa
petugas sekaligus menentukan
subjek surat tersebut.
• Contoh: Bagas akan menyimpan
surat dari ibu Arliani tentang cuti
sakit. Berarti surat tersebut
subjeknya adalah Cuti Sakit.
17. Mengindeks
• Mengindeks dalam sistem
subjek artinya menentukan
permasalahan surat dengan
mencocokan dengan daftar
klasifikasi yang sudah
dibuat.
18. Berikut ini merupakan salah satu contoh
daftar indeks arsip berdasarkan perihalnya:
• OP merupakan kumpulan-kumpulan surat yang
berhubungan dengan operasi dan pemasaran,
dimana kode surat yang berkodekan op mempunyai
sub subjek yaitu dari op 1 sampai dengan op 4
karena surat masuk yang berkodekan Op sangat
banyak sehingga di perlukan pemecahan-pemecahan
kata tangkap.
• KP merupakan kumpulan surat yang berhubungan
dengan data-data pegawai dan segala sesuatu
tentang pegawai, yaitu dengan melakukan
pemecahan-pemacahan kode indeks karena
banyaknya pegawai yang ada.
19. Lanjutkan....
• AP merupakan kumpulan surat yang
berhubungan dengan anggaran atau
permodalan yang ada, pada hal ini
pemecahan kode indeks tidak perlu
dilakukan karena tidak begitu
banyaknya surat yang masuk.
• KEU merupakan kumpulan surat yang
berhubungan dengan laporan-laporan
keuangan yang terjadi, kode indeks
keuangan tidak ada pemecahan ke dalam
sub subjek karena dengan menggunakan
subjek surat yang masuk masih
tertampung.
20. Lanjutan....
• LOG merupakan kumpulan surat
yang berhubungan dengan peralatan-
peralatan yang dipergunakan pada
bagian adminstrasi, dalam
pengindeksan tidak melakukan
pemecahan ke dalam sub subjek
karena surat yang berhubungan
dengan logistik volume suratnya
tidak banyak.
• SE merupakan kumpulan surat yang
21. Lanjutan....
• IL merupakan kumpulan
surat yang berasal dari
lingkungan. Kata tangkap
ini tidak di lakukan
pemecahan karena volume
surat yang masuk tidak
terlalu banyak.
22. Memberi Kode
• Menuliskan kode pada surat tersebut
sesuai dengan daftar klasifikasi subjek.
Jika daftar klasifikasi subjek
menggunakan kode beberapa huruf atau
angka, maka kode yang ditulis pada
surat adalah kode huruf atau angka
tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi
tidak menggunakan kode, maka yang
ditulis adalah nama subjeknya. Kode
subjek yang ditulis adalah nama/nomor
subjek pada daftar klasifikasi yang
tingkatannya paling kecil.
24. • Surat-surat ditempatkan
sesuai dengan kode sura dan
kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu
Arliani ditempatkan dalam
laci berkode Kepegawaian,
dibelakang guide cuti dan di
dalam hangin folder Cuti
sakit.
• Catatan: sebelum surat
ditempatkan secara permanen
pada tempat penyimpanan,
jangan lupa untuk membuat
kartu indeks terlebih dahulu.
25.
26. Setelah kita menyimpan arsip maka perlu
dipelajari juga prosedur penemuan kembali
arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya
adalah sebagai berikut:
• Lihat daftar klasifikasi dan
carilah kartu indeks
• lihat kode penyimpanan kartu
indeks
• berdasarkan kode pada kartu
indeks, carilah surat/arsip pada
laci, guide, dan folder sesuai
dengan kodenya.
