Menyimpan arsip dengan sistem abjad

15,331 views

Published on

Semoga bermanfaat buat teman2 yang ngajar mata diklat kearsipan. Mohon maaf kl photonya bikin gak nyaman. Hehehe..

3 Comments
7 Likes
Statistics
Notes
  • cara downloadnya gimana?
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • cara downloadnya gimana
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • cara mendownload nya gimana ?
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
15,331
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
3
Likes
7
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Menyimpan arsip dengan sistem abjad

  1. 1. Bagaimana Cara Menyimpan ArsipDengan Menggunakan Sistem Abjad?Oleh:Sihabudin, S.Pd.
  2. 2.  Alat dan Bahan Kearsipan Tata cara Mengindeks Contoh surat Ilustrasi
  3. 3. A. Peralatan Yang perlu dipersiapkanPeralatan yang perlu dipersiapkan dalamsistem abjad, meliputi:1.Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci26 (menurut aturan)2.Guide disesuaikan kebutuhan3.Folder 26 x 26 = 676 buah (menurutaturan4.Kartu indeks
  4. 4. B. Mengindeks Nama Orang AtauNama InstansiDalam mengindeks nama orang perlumemahami aturan-aturannya agar tidakmengalami kesalahan dalam menentukankodenya.Untuk itu, perlu dibuatkan daftar indeksseperti yang ditunjukkan pada gambarberikut ini!Caption/nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kode
  5. 5. Berikut ini merupakan tata cara mengindeksnama-nama orang dan nama instansiCaption/nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kode1. Sihabudin2. Sudin3. Suratno4. SanwaniSihabudinSudinSuratnoSanwani--------SiSuSuSa1. Nama orang Indonesia yang hanya terdiridari satu kata, maka cara mengindeksnyatetap seperti biasa, yaitu nama tersebutdiindeks pada unit I
  6. 6. 2. Nama orang Indonesia yang memakailebih dari satu kata, baik yang memakainama marga / orang tua / suami, makanama dari kata yang terakhir diindekspada unit I untuk menentukan kode.Caption/nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kode1. Sihabudin Perkasa2. Sudin Amir3. Tuti Ulyah4. Citra Ayu NurdinPerkasaAmirUlyahNurdinSihabudinSudinTutiCitra---AyuPeAmUlNu
  7. 7. 3. Gelar apapun bentuknya yang diperolehtidak akan mempengaruhi pengindeksan.Dan tetap mempergunakan cara 1 dan 2.Gelar-gelar tersebut cukup diindeks padaunit terakhir, disatukan dan digunakantanda kurung ( ).Caption/nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kd1. Sihabudin S.Pd.2. Ari Prakoso, S.E.3. Jenderal Kepoy4. Drs. H.M. Ishaq, S.H.SihabudinPrakosoKepoyIshaqS.Pd.AriJenderalMuhamad-(S.E.)-(Drs/H/S.H.)SiPrKeIs
  8. 8. 4. Untuk nama orang asing (Eropa) urutannama julukan (given name), nama tengah(middle name), dan nama keluarga(surname).Cara mengindeks nama Eropa padaumumnya adalah surname, given name,dan middle name. Sedangkan caramengindeks nama Eropa yangmenggunakan tanda penghubung adalahnama dengan tanda penghubungdianggap satu unit.
  9. 9. Cara mengindeks nama Eropa yangmenggunakan prefiks sebagai ciri namakeluarga adalah prefiks merupakan satukesatuan dengan nama berikutnya dandianggap satu unit nama keluarga.Prefiks yang menunjukkan nama keluargaadalah d’, D’, Da, Des, Di, du, Fitz, L’, la, Le,M’, Mac, Mc, O’, St, Von, Van der.
  10. 10. Caption/nama Lengkap Unit I Unit II Unit III Kd1. Sihabudin de Houtman2. Ronald Reagan3. Liem Swie King4. Tan Ce Bok5. William John Fulton6. Sylvia Loper-Tianade HoutmanReaganLiemTanFultonLoper-TianaSihabudinRonaldSwieCeWilliamSylvia--KingBokJohn-HoReLiTaFuLo
  11. 11. 5. Nama suatu instansi, carapengideksannya yaitu nama dariorganisasi itu didahulukanpengindeksannya secara urut, barudiikuti nama badan usahanya.Apabila perusahaan menggunakansingkatan adalah memanjangkan dahulusingkatan, kemudian baru diindeks. Cth:GIA
  12. 12. Nama perusahaan yang menggunakanhuruf bukan singkatan adalah huruf-huruftersebut dianggap satu unit yang berdirisendiri. Cth: Firma ABCNama perusahaan yang menggunakandan, of, and adalah kata itu dijadikan satuunit dengan kata di depannya dandiberikan tanda kurung. Cth: John and Co.Nama perusahaan yang menggunakankata sandang “The”, maka kata Thedisimpan pada unit yang paling belakangdan diberikan tanda kurung. Cth: TheSmith Bakery Co.
  13. 13. Caption/nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kd1. PT SHIHAB MAKMUR2. CV. KENCANA3. BCA4. Biro Pusat Statistik5. Toko Henry6. CV Sugeng & Co.7. PT FAUZAN8. GIA9. John and Co.10.The Smith Bakery Co.SHIHABKENCANACENTRALStatistikHenrySugeng &FAUZANGarudaJohn (and)SmithMAKMURCVASIAPusatTokoCompanyPTIndonesiaCompanyBakeryPT-BANKBiro-CV-Airways-Company(the)ShKeCeStHeSuFaGaJoSm
  14. 14. Jadi, setelah pengindeksan selesai dansudah dapat diketahui kodenya, makapekerjaan selanjutnya adalah menyusunarsip-arsip tersebut pada folder dandisimpan pada laci arsip. Misalnya :Caption : PT FAUZANDiindeks : Fauzan, PTKodenya : FaLaci : F (Apabila laci hanya digunakan untukmenyimpan arsip F saja)Folder : Fa atau F. 01 (urutan arsip pertama)
  15. 15. Perhatikancontoh suratberikut ini!
  16. 16. Semoga Bermanfaat&Terima Kasih

×