Prezentacja z webinarium, podczas którego nasi eksperci omówili jakie są nowe zasady i obowiązki w kwestii delegowania pracowników w świetle przepisów implementujących dyrektywę (UE) 2018/957. Więcej: https://pwc.to/38wWNAQ

1. Zaostrzone zasady
delegowania pracowników:
konsekwencje dla firm
Lipiec 2020

2. PwC
Agenda
Nowe zasady i obowiązki w kwestii delegowania pracowników w
świetle przepisów implementujących dyrektywę (UE) 2018/9571
2
Zmiany w zasadach podlegania ubezpieczeniom społecznym
jakie przyniesie nowelizacja rozporządzeń (UE) 883/2004 i
987/2009
2
Praktyczne konsekwencje dla mobilności pracowników, które
przyniosą wprowadzane zmiany
3
Jak technologia może wspierać pracodawców w zarządzaniu
międzynarodowymi oddelegowaniami4

3. PwC
PwC
Nowe zasady
i obowiązki w kwestii
delegowania
pracowników w
świetle przepisów
implementujących
dyrektywę (UE)
2018/957
1

4. PwC
Delegowanie – czym jest?
4
Długotrwałe lub krótkotrwałe, ciągłe świadczenie pracy poza stałym miejscem jej wykonywania
Świadczenie pracy odbywa się poza granicami państwa, w którym praca jest stale wykonywana zgodnie z umową o pracę
Świadczenie pracy na rzecz nowego podmiotu, na podstawie umowy z dotychczasowym pracodawcą
Wymaga zawarcia dodatkowego porozumienia lub aneksu do umowy o pracę z pracownikiem
Obowiązek zgłoszenia przez pracodawcę delegującego do Państwowej Inspekcji Pracy

5. PwC
Pracodawca
delegujący
Odbiorca usług pracodawcy
delegującego
Spółka A Grupy Y Spółka B z Grupy Y
Umowa z odbiorcą
usługi
Delegowanie w
ramach grupy
Modele delegowania pracowników wynikające z polskich
przepisów (1)
5
3 Podstawowe modele delegowania
Pracownik
Umowa
Umowa o pracę
Pracownik
Umowa o pracę
PL DE
GRUPA Y
DEPL
1
2

6. PwC
Modele delegowania pracowników wynikające z polskich
przepisów (2)
6
Agencja pracy
tymczasowej
Klient Agencji
Najem siły
roboczej
Pracownik
Umowa najmu pracowników
Umowa o pracę
DE
3
3 Podstawowe modele delegowania
PL

7. PwC
Podstawowe obowiązki związane z oddelegowaniem
7
Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej składa do Państwowej Inspekcji Pracy zgłoszenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia
świadczenia usług
Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany w okresie delegowania do przechowywania na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej w postaci papierowej lub elektronicznej:
• Kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach
nawiązanego stosunku pracy
• Dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz
liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopii
• Dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej wraz z wysokością dokonanych
odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii
Pracodawca jest obowiązany w okresie delegowania do udostępnienia PIP dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski nie później niż w terminie 5 dni od
dnia otrzymania wniosku ze strony Państwowej Inspekcji Pracy
W okresie 2 lat po zakończeniu delegowania, na wniosek PIP pracodawca jest obowiązany dostarczyć PIP dokumenty pracownicze pracowników
delegowanych nie później niż w terminie 15 dni od dnia otrzymania wniosku. Wniosek może obejmować również żądanie tłumaczenia określonych dokumentów
na język polski

8. PwC
Kluczowe zmiany
8
Warunki oddelegowania
• Zapewnienie składników wynagrodzenia na poziomie wynikającym z obowiązujących przepisów oraz powszechnie obowiązujących umów zbiorowych
• Zwiększone wymogi w zakresie warunków zakwaterowania pracowników oraz stawek dodatków / zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży
Okres oddelegowania
• Zróżnicowanie sytuacji pracowników w zależności od okresu oddelegowania:
- Do 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy) – stosowanie rozszerzonych minimalnych wymogów
- Powyżej 12 (18) miesięcy – stosowanie warunków zatrudnienia wynikających z przepisów państwa przyjmującego
• Traktowanie zastąpienia pracownika nowym pracownikiem wykonującym to samo zadanie, w tym samym miejscu jako jednego oddelegowania
Obowiązki zgłoszeniowe/informacyjne
• Rozszerzone obowiązki w zakresie aktualizowania zgłoszeń do PIP w przypadku zmiany danych w trakcie oddelegowania
• Dodatkowa procedura składania powiadomienia o przedłużeniu stosowania minimalnych wymogów w okresie do 18 miesięcy oddelegowania
• Obowiązek przekazania pracodawcy wysyłającemu pracownika do Polski pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia

9. PwC 9
Pytanie 1
Czy podjęli już Państwo wstępne działania w celu
dostosowania polityk oddelegowania do nowych wymogów?
Tak
Nie, ale planujemy podjąć w najbliższym czasie
Nie, nie mamy na ten moment pracowników delegowanych

10. PwC
PwC
Praktyczne
konsekwencje dla
mobilności
pracowników, które
przyniosą
wprowadzane
zmiany
2

11. PwC
Praktyczne konsekwencje
11
Zgłoszenia
Monitorowanie
okresów oddelegowań
Ustalanie adekwatnych
poziomów
wynagrodzeń
Dostosowanie polityk, procedur, modeli delegowania
Monitorowanie kwestii
formalnych
oddelegowań (co
podlega uaktualnieniu w
ramach zgłoszenia)
Prawidłowe naliczanie
i dokumentowanie
wynagrodzeń
Opracowanie strategii
wdrożenia nowych
wymogów w trakcie
oddelegowań
Identyfikacja
wymaganych zasad
zatrudnienia i pakietu
wynagrodzenia w
okresie 12 (18)
miesięcy
Określenie warunków
zatrudnienia po upływie
12 (18) miesięcy
Odpowiednie
uaktualnienie zgłoszeń
do PIP

12. PwC
Czy zmiany przepisów związane z implementacją dyrektywy
będą miały wpływ na wzrost kosztów związanych
z delegowaniem pracowników?
Tak, rozważamy ograniczenie mobilności pracowników
Tak, ale nie zmieni to naszej polityki w zakresie
delegowania pracowników
Nie, nie oczekujemy znaczącej zmiany kosztów
12
Pytanie 2

13. PwC
PwC
Zmiany w zasadach
podlegania
ubezpieczeniom
społecznym jakie
przyniesie
nowelizacja
rozporządzeń (UE)
883/2004 i 987/2009
3

14. PwC
Ubezpieczenia społeczne w wymiarze międzynarodowym
14
Oddelegowania w ramach UE, EOG, Szwajcarii
Oddelegowania do/z krajów, z którymi Polska ma zawarte umowy bilateralne w zakresie zabezpieczenia
społecznego
Oddelegowania do/z krajów „trzecich”
Określenie ustawodawstwa właściwego w zakresie ubezpieczeń społecznych
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009
Umowy bilateralne (z Rządem Federacyjnym Ludowej Republiki Jugosławii, z Republiką Macedonii,
ze Stanami Zjednoczonymi Ameryki, z Kanadą, z Republiką Korei, z Australia, z Ukrainą, z Mołdawią)
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
Ustawodawstwo państwa wykonywania pracy

15. PwC
Czego dotyczy koordynacja ubezpieczeń społecznych w ramach
UE?
15
Określa ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych w stosunku do osób,
których aktywność zawodowa obejmuje co najmniej 2 państwa członkowskie
Dotyczy świadczeń z ubezpieczeń społecznych (świadczenia chorobowe, rodzinne,
emerytury, renty, zasiłki dla bezrobotnych, prawo do opieki lekarskiej)
Nie zastępuje poszczególnych krajowych systemów zabezpieczenia społecznego
jednym wspólnym systemem europejskim
Ma wartość nadrzędną nad przepisami krajowymi państw członkowskich

16. PwC
Koordynacja ubezpieczeń społecznych w ramach UE
16
Podstawowa zasada podlegania ubezpieczeniom społecznym w ramach UE:
Dana osoba podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego i co do zasady
jest to państwo, w którym wykonuje ona pracę
Wyjątkami od tej reguły są sytuacje, w których:
Pracownik jest delegowany do innego państwa członkowskiego na okres nieprzekraczający 24
miesięcy – wówczas w okresie delegowania podlega on nadal ustawodawstwu kraju rodzimego –
art. 12 Rozporządzenia 883/2004
Pracownik normalnie wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich – jeżeli co
najmniej 25% czasu pracy spędza w państwie miejsca zamieszkania – tam podlega
ubezpieczeniom społecznym; jeśli mniej – o podleganiu ubezpieczeniom społecznym decyduje
liczba pracodawców oraz miejsce ich siedziby/wykonywania działalności – art. 13
Rozporządzenia 883/2004
Inne wyjątkowe sytuacje nieuregulowane przez żaden z powyższych przepisów – art. 16
Rozporządzenia 883/2004

17. PwC
Koordynacja ubezpieczeń społecznych w ramach UE
17
Potwierdzeniem podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego danego państwa
członkowskiego w przypadku zastosowania jednego z wyjątków jest zaświadczenie A1
Zaświadczenie A1 wydawane jest przez instytucję ubezpieczeniową państwa,
w którym dana osoba powinna być ubezpieczona
Zaświadczenie A1 można uzyskać retroaktywnie, jednakże instytucje ubezpieczeniowe
niektórych państw członkowskich mogą wymagać zaświadczenia już od pierwszego
dnia pobytu

18. PwC
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady zmieniające
rozporządzenie (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenie (WE) nr
987/2009 – propozycje zmian
18
Zmiany w zakresie dot. ustalania właściwego ustawodawstwa
Zmiany w zakresie dostępu do różnych kategorii świadczeń, takich jak np. świadczeń
społecznych, świadczeń z tytułu opieki długoterminowej, świadczeń dla bezrobotnych
czy świadczeń rodzinnych
„Jej celem jest kontynuacja modernizacji unijnych przepisów o koordynacji zabezpieczenia społecznego zawartych
w rozporządzeniach (WE) nr 883/2004 i 987/2009 przez dalsze ułatwienie obywatelom wykonywania ich praw przy
jednoczesnym zapewnianiu jasności prawa, sprawiedliwego i równego podziału obciążeń finansowych między
państwami członkowskimi, prostoty administracyjnej i wykonalności przepisów.”

19. PwC
Analiza proponowanych zmian do unijnych przepisów w zakresie
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
19
Stan obecny Propozycje
Dotyczy „pracownika delegowanego”
Dotyczy „pracownika delegowanego” (w rozumieniu Dyrektywy 96/71/WE) oraz
wprowadza nowe pojęcie „pracownika wysłanego”
Maksymalny okres delegowania – 24 miesiące Maksymalny okres delegowania/wysłania – 24 / 18 miesięcy
Brak możliwości zastępowalności Możliwa zastępowalność w ramach 24 / 18 miesięcznego okresu
Dwumiesięczna przerwa między jednym a drugim delegowaniem Trzymiesięczna przerwa między jednym a drugim delegowaniem / wysłaniem
Ścisły, bezpośredni związek pracownika z pracodawcą delegującym
Ścisły, bezpośredni związek pracownika z pracodawcą delegującym /
wysyłającym
Min. 1 miesiąc podlegania pod polski system zabezpieczenia społecznego
przed delegowaniem
Min. 3 miesiące podlegania pod polski system zabezpieczenia społecznego
przed delegowaniem / wysłaniem
Pracodawca delegujący prowadzi „normalną” działalność w Polsce
Pracodawca delegujący / wysyłający prowadzi „normalną” działalność w
Polsce
A1 może zostać poświadczona w dowolnym momencie (również
retrospektywnie) na wniosek
Uzyskanie certyfikatu A1 warunkiem delegowania/wysłania
art. 12.1 Rozporządzenia 883/2004

20. PwC
Pytanie 3
20
Czy dla pracowników będących w podróżach służbowych
występują Państwo o poświadczenie formularza A1?
Tak, w przypadku każdej podróży służbowej występujemy
o A1
1
Tak, ale tylko w przypadku dłuższych podróży służbowych
(np. trwających co najmniej tydzień)
2
Tak, ale tylko na prośbę pracownika lub spółki przyjmującej3
Nie4

21. PwC
Podróże służbowe a unijne regulacje dot. koordynacji systemów
zabezpieczenia
21
Brak regulacji w zakresie podróży służbowych – stosuje się
zasady zawarte w art. 11 – 16 Rozporządzenia 883/2004
odpowiednio
Formularz A1 powinien być uzyskany już od pierwszego
dnia pobytu za granicą (niezależnie od tego na jak długo
pracownik wyjechał oraz czy było to oddelegowanie czy
podróż służbowa).
Formularz A1 potwierdza jedynie fakt podlegania
ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych
kraju, którego uprawniona instytucja wydała taki
formularz. Wydanie formularza A1 nie rozstrzyga o formie
pracy pracownika za granicą (czy to jest podróż służbowa czy
oddelegowanie).
Stan obecny
1. Wprowadzenie definicji podróży służbowej, tj. „działalność
tymczasowa związania z interesami gospodarczymi pracodawcy,
nieobejmująca świadczenia usług lub dostarczania towarów,
taka jak:
• uczestnictwo w wewnętrznych i zewnętrznych spotkaniach
biznesowych
• uczestnictwo w konferencjach i seminariach
• negocjowanie umów handlowych
• podejmowanie działań sprzedażowych lub marketingowych
• przeprowadzanie audytów wewnętrznych lub audytów
klientów
• badanie możliwości biznesowych
• uczestnictwo w szkoleniach”
2. Jeżeli przewidywany czas wysłania pracownika nie przekroczy
pięciu kolejno po sobie następujących dni roboczych lub dotyczy
podróży służbowej – brak obowiązku aplikowania
o poświadczenie formularza A1
Proponowane zmiany

22. PwC
Analiza proponowanych zmian do unijnych przepisów w zakresie
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (1/2)
22
Przykład
• Polska: 20% – kraj miejsca zamieszkania/rezydencji podatkowej
• Wielka Brytania: 35% – siedziba/miejsce prowadzenia działalności pracodawcy
• Holandia: 45%
Stan obecny: ustawodawstwo brytyjskie. Biorąc pod uwagę proponowane zmiany, właściwe byłoby ustawodawstwo holenderskie.
Stan obecny Propozycje nr 1
Znaczna część czasu pracy w kraju zamieszkania pracownika (co najmniej 25%) – pracownik podlega pod system zabezpieczenia społecznego kraju
zamieszkania
Mniej niż 25% ogólnego czasu pracy w kraju zamieszkania – osoba podlega pod
system zabezpieczenia kraju, w którym siedzibę ma pracodawca (jeżeli
osoba ma tylko jednego pracodawcę).
Mniej niż 25% ogólnego czasu pracy w kraju zamieszkania – osoba podlega pod
system zabezpieczenia kraju, w którym wykonuje największą część swojej
pracy
art. 13.1 Rozporządzenia 883/2004:

23. PwC
Analiza proponowanych zmian do unijnych przepisów w zakresie
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (2/2)
23
Biorąc pod uwagę przykład z poprzedniego slajdu, w stanie obecnym i w prezentowanej propozycji nr 2, ustawodawstwo byłoby
takie same, tj. brytyjskie (w drugim przypadku, przy założeniu, że pracodawca brytyjski prowadzi znaczną część działalności w
swoim kraju)
Stan obecny Propozycje nr 2
Znaczna część czasu pracy w kraju zamieszkania pracownika (co najmniej 25%) – pracownik podlega pod system zabezpieczenia społecznego kraju
zamieszkania
Mniej niż 25% ogólnego czasu pracy w kraju zamieszkania – osoba
podlega pod system zabezpieczenia kraju, w który siedzibę ma
pracodawca (jeżeli osoba ma tylko jednego pracodawcę).
Mniej niż 25% ogólnego czasu pracy w kraju zamieszkania – osoba
podlega pod system zabezpieczenia kraju, w który siedzibę ma
pracodawca (jeżeli osoba ma tylko jednego pracodawcę). Jednakże,
pracodawca taki powinien prowadzić „znaczną część działalności”
w tym kraju.
art. 13.1 Rozporządzenia 883/2004:

24. PwC
Unijna koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego
a BREXIT
24
Obecnie okres przejściowy – formularze A1 mogą być wydawane do 31 grudnia 2020 r.,
ale również na okres dłuższy o ile taki formularz A1 będzie związany z tą samą pracą,
która zaczęła się przed 31 grudnia 2020 r. i jej okres trwania przekracza tą datę
(kontynuacja pracy).
Możliwe, że po 31 grudnia 2020 r. nie będzie w mocy żadnych regulacji (nie ma umowy
o koordynacji zawartej pomiędzy Wielką Brytanią a Unią Europejską ani też żadnej
umowy bilateralnej w tym zakresie zawartej między Polską a Wielką Brytanią).

25. PwC
O czym należy pamiętać
25
Wszystkie przedstawione zmiany to tylko propozycje zawarte w projekcie
Rozporządzenia zmieniającego oraz inne propozycje zmian przedstawione przez
instytucje UE – dyskusje i negocjacje dalej się toczą, a termin wprowadzenia
ostatecznych zmian nie jest jeszcze znany
Propozycje będą wprowadzane w ramach Rozporządzenia (rozporządzenia unijne są
powszechnie obowiązujące i nie wymagają implementacji do krajowego porządku
prawnego, tak jak w przypadku Dyrektywy o delegowaniu)
Zachęcamy do kontaktu z dedykowanym zespołem PwC, który na bieżąco śledzi
dyskusje i proponowane zmiany oraz poinformuje Państwa, kiedy i w jakim kształcie
omawiane przepisy ostatecznie wejdą w życie

26. PwC
PwC
Jak technologia
może wspierać
pracodawców w
zarządzaniu
międzynarodowymi
oddelegowaniami
4

27. PwC
Technologia – myTrips PwC
27
– czynności wykonywane przez myTrips – procesy mobility compliance
IDENTYFIKACJA KONSEKWENCJI
Podatki pracownicze
Obowiązki płatnika i podatnika
Dyrektywa o
pracownikach
delegowanych
Zgłoszenia do PIP
Immigration
Wizy i pozwolenia
na pracę
CIT
Ryzyko powstania
zakładu
Ubezpieczenia
społeczne
Posiadanie certyfikatu A1
Zeznania podatkowe
Składanie zgłoszeń do
PIP
Wnioski o wizę /
pozwolenie na pracę
Analiza powstania ryzyka
PE
Składanie wniosków o
certyfikat A1
Obsługa payroll
PORADA NA BIEŻĄCO
Kompatybilność z
urządzeniami mobilnymi
Weryfikacja w 2 minuty24h wsparcie techniczne
24h
Ocena 6 ryzyk223 jurysdykcje

28. PwC
Technologia – myMobility PwC
28
Korzyści
pracodawcy
Prosta inicjacja
procesów
Narzędzie do wyceny
kosztów wyjazdu
Zarządzanie
brakującymi danymi
Rozliczenia
podatkowe
Narzędzia analityczne Podsumowania -
dashboard
Jedno narzędzie łączące dostęp do zarządzania różnymi
aspektami związanymi z mobilnością pracowników
dające dostęp w czasie rzeczywistym do najbardziej
aktualnych danych
Intuicyjne raportowanie pozwala „trzymać rękę na
pulsie”. Narzędzie pozwala na analizowanie statusu prac
dla danej lokalizacji, jednostki biznesowej czy konkretnego
człowieka
Nasze podejście oparte na współdziałaniu wielu lokalizacji
i inwestowaniu w rozwój platformy motywuje nas do
zwiększania wydajności i możliwości narzędzia.
1
2
3
Mobilny dostęp
dla pracownika
Status aktywnych
zadań
Załączanie
dokumentów
Wiadomości i
powiadomienia
Dokumenty
podróży pod ręką

29. pwc.com
Dziękujemy!
© 2020 PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Wszystkie prawa zastrzeżone. W tym dokumencie nazwa "PwC" odnosi się do
PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. - z siedzibą w Warszawie, adres: ul.Polna 11, 00-633 Warszawa, KRS 0000270501, NIP 7010051646,
REGON 140816658, posiadająca status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych,
której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS - firmy wchodzącej w skład sieci PricewaterhouseCoopers
International Limited, z których każda stanowi odrębny i niezależny podmiot prawny. Niniejsza treść ma charakter ogólny i nie powinna być używana jako odpowiednik konsultacji z
profesjonalnymi doradcami. W PwC naszym celem jest budowanie zaufania wśród społeczeństwa i odpowiadanie na kluczowe wyzwania współczesnego świata. Jesteśmy siecią firm
działającą w 157 krajach. Zatrudniamy ponad 276 tysięcy osób, dostarczających naszym klientom najwyższą jakość usług w zakresie audytu, doradztwa biznesowego oraz doradztwa
podatkowego i prawnego. Dowiedz się więcej na www.pwc.pl.
Barbara Kolimeczkow
barbara.kolimeczkow@pwc.com
+48 502 184 825
Bartosz Siwiak
bartosz.siwiak@pwc.com
+48 519 505 711
Michał Balicki
michal.b.balicki@pwc.com
+48 519 505 704