Consigli pratici per l'adozione di sistemi di gestione documentale e conservazione digitale.
Breve panoramica dei processi aziendali basati su documenti cartacei e digitali per valutare l'adozione di sistemi informatici per la gestione dei documenti e la loro conservazione a norma.
La generazione, la gestione e la conservazione delle firme elettroniche e del...Digital Law Communication
La generazione, la gestione e la conservazione delle firme elettroniche e delle firme grafometriche.
L'intervento dell'Avv. Andrea Lisi allo SMAU di Milano dello scorso ottobre.
Case history Bucci Industries - Digitalizzazione di Fatturazione Elettronica,...Adalberto Casalboni
Gestione Fatturazione Elettronica integrata all’ERP aziendale.
Automatizzare la gestione di invio dei documenti tecnici ai fornitori, collegati agli ordini di acquisto, superando il rischio di mancato aggiornamento del versioning.
Strutturare e ottimizzare l’inserimento dei dati nel cartiglio sui documenti tecnici.
Il progetto ha come obiettivo diffondere l'uso del documento digitale nell'ambito dell'amministrazione comunale e tra l'Amministrazione e gli altri enti territoriali
"Timbro digitale" (digital stamp) is a technology allowing to transform a digital document in all its content (digital signature included) into a single and unique two-dimensional high-density code printed on paper, which therefore becomes the transport support of the entire digitally signed document, thus maintaining (and extending) the legal value of an electronic document signed digitally with a signature of an accredited Certification Authority.
La generazione, la gestione e la conservazione delle firme elettroniche e del...Digital Law Communication
La generazione, la gestione e la conservazione delle firme elettroniche e delle firme grafometriche.
L'intervento dell'Avv. Andrea Lisi allo SMAU di Milano dello scorso ottobre.
Case history Bucci Industries - Digitalizzazione di Fatturazione Elettronica,...Adalberto Casalboni
Gestione Fatturazione Elettronica integrata all’ERP aziendale.
Automatizzare la gestione di invio dei documenti tecnici ai fornitori, collegati agli ordini di acquisto, superando il rischio di mancato aggiornamento del versioning.
Strutturare e ottimizzare l’inserimento dei dati nel cartiglio sui documenti tecnici.
Il progetto ha come obiettivo diffondere l'uso del documento digitale nell'ambito dell'amministrazione comunale e tra l'Amministrazione e gli altri enti territoriali
"Timbro digitale" (digital stamp) is a technology allowing to transform a digital document in all its content (digital signature included) into a single and unique two-dimensional high-density code printed on paper, which therefore becomes the transport support of the entire digitally signed document, thus maintaining (and extending) the legal value of an electronic document signed digitally with a signature of an accredited Certification Authority.
Presentazione dell'Ing Nicola Savino, esperto nazionale di digitalizzazione a norma dei processi aziendali e CEO di Savino Solution Srl, sulla fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva e digitale e digitalizzazione dei processi documentali presso l'ODCEC Commercialisti ed Esperti Contabili
"Timbro digitale" (digital stamp) is a technology allowing to transform a digital document in all its content (digital signature included) into a single and unique two-dimensional high-density code printed on paper, which therefore becomes the transport support of the entire digitally signed document, thus maintaining (and extending) the legal value of an electronic document signed digitally with a signature of an accredited Certification Authority.
Slide Webinar La Digital Transformation della tua azienda grazie alle diverse...Talea Consulting Srl
Le slide trasmesse durante il Webinar del 21 Settembre 2021 dal titolo "La Digital Transformation della tua azienda grazie alle diverse tipologie di firma, dalla consegna dei DDT ai Contratti", promosso da Confindustria Romagna.
Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione - Evento Confindus...Talea Consulting Srl
La presentazione di Talea Consulting all'evento del 3 marzo 2015, in collaborazione con Confindustria Ravenna e Sinergie in cui viene presentato Arxivar per gestire le informazioni e il servizio IX per la Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni ed IXCE per la Conservazione Elettronica. La soluzione ideale per EIM, BPM.
Questo Webinar mostra l'opportunità, per chi distribuisce il proprio gestionale o quello di terzi, offerta dalla fatturazione elettronica tra privati integrando i servizi di Digithera
La Digital Transformation per il miglioramento continuo nella gestione delle ...Talea Consulting Srl
Le slide trasmesse durante il Webinar del 5 Ottobre 2021, realizzato per presentare le funzioni di OnBase, la piattaforma in grado di gestire in maniera completa e stabile documenti, informazioni, processi e workflow di qualsiasi dipartimento aziendale, e trasversali ad essi.
L'obiettivo di questo Webinar è quello di introdurre la tematica della Fatturazione Eletronica B2B in termini di opportunità non solo di natura fiscale ma anche economica e funzionale.
Firma digitale, validità legale marca temporale e formato PDF/Amatteo_gentile
La firma digitale, come suggerisce il nome, è uno strumento grazie al quale
cittadini, professionisti e imprese possono firmare i documenti elettronici
donando a questi ultimi un valore legale.
Tutti noi ne abbiamo sentito parlare, però per alcuni ci sono ancora dei dubbi,
come ad esempio come funziona sotto il profilo informatico, qual è la validità
legale della firma digitale, come creare un file in formato PDF/A e che
differenze ci sono con i normali PDF, la differenza con la firma elettronica e
quanti tipi di firma elettronica esistono, le marche temporali, ecc.
Come utilizzare la PEC nella vita di tutti i giorni al massimo delle sue pote...Stefano Trojani
Un corso che spiega gli utilizzi di tutti i giorni della Posta Elettronica Certifica: per contestare le multe, pagare la tassa sui rifiuti (TARI), inoltrare reclami alle banche, disdire contratti telefonici... e molto altro. Come registrarsi una PEC gratis ed essere subito operativo.
Presentazione condivisa con i partecipanti al Webinar con oggetto Il Nuovo Portale Digithera a disposizione dei Partner Intermediari con potenzialità di personalizzazione per essere erogato ai propri Clienti. Una fortunata evoluzione dell'Hub White Label.
Presentazione dell'Ing Nicola Savino, esperto nazionale di digitalizzazione a norma dei processi aziendali e CEO di Savino Solution Srl, sulla fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva e digitale e digitalizzazione dei processi documentali presso l'ODCEC Commercialisti ed Esperti Contabili
"Timbro digitale" (digital stamp) is a technology allowing to transform a digital document in all its content (digital signature included) into a single and unique two-dimensional high-density code printed on paper, which therefore becomes the transport support of the entire digitally signed document, thus maintaining (and extending) the legal value of an electronic document signed digitally with a signature of an accredited Certification Authority.
Slide Webinar La Digital Transformation della tua azienda grazie alle diverse...Talea Consulting Srl
Le slide trasmesse durante il Webinar del 21 Settembre 2021 dal titolo "La Digital Transformation della tua azienda grazie alle diverse tipologie di firma, dalla consegna dei DDT ai Contratti", promosso da Confindustria Romagna.
Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione - Evento Confindus...Talea Consulting Srl
La presentazione di Talea Consulting all'evento del 3 marzo 2015, in collaborazione con Confindustria Ravenna e Sinergie in cui viene presentato Arxivar per gestire le informazioni e il servizio IX per la Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni ed IXCE per la Conservazione Elettronica. La soluzione ideale per EIM, BPM.
Questo Webinar mostra l'opportunità, per chi distribuisce il proprio gestionale o quello di terzi, offerta dalla fatturazione elettronica tra privati integrando i servizi di Digithera
La Digital Transformation per il miglioramento continuo nella gestione delle ...Talea Consulting Srl
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L'obiettivo di questo Webinar è quello di introdurre la tematica della Fatturazione Eletronica B2B in termini di opportunità non solo di natura fiscale ma anche economica e funzionale.
Firma digitale, validità legale marca temporale e formato PDF/Amatteo_gentile
La firma digitale, come suggerisce il nome, è uno strumento grazie al quale
cittadini, professionisti e imprese possono firmare i documenti elettronici
donando a questi ultimi un valore legale.
Tutti noi ne abbiamo sentito parlare, però per alcuni ci sono ancora dei dubbi,
come ad esempio come funziona sotto il profilo informatico, qual è la validità
legale della firma digitale, come creare un file in formato PDF/A e che
differenze ci sono con i normali PDF, la differenza con la firma elettronica e
quanti tipi di firma elettronica esistono, le marche temporali, ecc.
Come utilizzare la PEC nella vita di tutti i giorni al massimo delle sue pote...Stefano Trojani
Un corso che spiega gli utilizzi di tutti i giorni della Posta Elettronica Certifica: per contestare le multe, pagare la tassa sui rifiuti (TARI), inoltrare reclami alle banche, disdire contratti telefonici... e molto altro. Come registrarsi una PEC gratis ed essere subito operativo.
Presentazione condivisa con i partecipanti al Webinar con oggetto Il Nuovo Portale Digithera a disposizione dei Partner Intermediari con potenzialità di personalizzazione per essere erogato ai propri Clienti. Una fortunata evoluzione dell'Hub White Label.
Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.
Mindbook è una società di consulenza che offre diversi servizi: comunicazione e marketing digitali, radio d'ambiente, marketing turistico, internazionalizzazione, dematerializzazione e conservazione sostitutiva, sviluppo App Mobile (iOS, Android), marketing turistico, Brand reputation, Social marketing, analisi e monitoraggio contenuti su Web e Social, ecc.
Ecco come procedere alla conservazione sostitutiva a norma dei documenti aziendali: le slide del corso organizzato da Levia Group in collaborazione con Treviso Tecnologia il 24 settembre 2013.
DocFlow per SEA Aeroporti - Ciclo registrazione fatture passiveDOCFLOW
Analisi approfondita del caso SEA Aeroporti di Milano nell'ambito del Progetto di Ricerca avviato da DocFlow e SDA Bocconi sul tema “Digitalizzazione dei processi amministrativi”. Nel dettaglio viene illustrato il progetto di dematerializzazione della registrazione FATTURE PASSIVE in SEA, i tratti distintivi e gli impatti conseguiti
Overview sulla privatizzazione di Telecom Italia.
Dagli anni della formazione ai giorni nostri: la storia, gli eventi che hanno caratterizzato l'impresa e una breve analisi finanziaria e di mercato, inserita in un contesto europeo.
Gestire la dematerializzazione dei documenti relativi alle manifestazioni a premio significa raggiungere vantaggi gestionali ed economici in ambiti ben precisi, tutto a vantaggio dell’efficienza, della produttività e dell’ambiente.
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendaliARXivar
Questo progetto di Adawen è stato realizzato per digitalizzare i documenti e i processi aziendali di International Garage. La soluzione ha permesso al cliente di ridurre drasticamente l'impiego di materiale cartaceo, efficientando il lavoro e riducendo l'impatto ecologico.
ARXivar per ELFI FINPOLO - Gestione DDT, fatture e contrattiARXivar
Elfi finpolo, azienda Leader nella commercializzazione di materiale elettrico in Romagna, Marche, Emilia, Lombardia e Toscana.
L’azienda aveva necessità di digitalizzare:
• DDT di Vendita: Dalla acquisizione della Firma Biometrica, alla emissione del documento a Banco, al fine di evitare stampe dei documenti in più copie.
• Fatture di Vendita: Archiviazione e gestione automatica della fatturazione elettronica con monitoraggio delle notifiche.
• DDT di Acquisto: Dematerializzazione totale dei DDT Fornitori da tutte le filiali con condivisione immediata in tutta l’azienda evitando di inviare i documenti fisicamente alla sede centrale.
• Archiviazione Contratti Fornitori: Avere una gestione dei contratti snella ed organizzata per consentirne la consultazione immediata e da parte di diverse tipologie di utenti
• Ricezione e smistamento Fatture Fornitore
Con ARXivar tutto ciò è stato possibile,
Vantaggi
- Diminuzione costi di gestione documentale
- Ottimizzazione dei processi documentali
- Semplicità di utilizzo
- Unico repository dei documenti di Vendita e di Acquisto (Ordini, DDT e Fatture)
- Condivisione semplice e sicura delle informazioni all’interno dell’azienda e con le filiali
- Informazioni allineate ed aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali
- Ottimizzazione di spazi, costi, tempi e risorse grazie all’adozione della Conservazione elettronica a norma
- Miglioramento customer service grazie allo snellimento del processo di vendita a banco
- Condivisione automatica di DDT e fatture tramite canale di distribuzione personalizzato per ogni client
Gestire la dematerializzazione dei documenti dell’ufficio del personale significa raggiungere vantaggi gestionali ed economici in ambiti ben precisi, tutto a vantaggio dell’efficienza, della produttività e dell’ambiente. Tutti i documenti possono essere portati in Conservazione digitale per la totale eliminazione del documento in versione cartacea.
TT Tecnosistemi è un’azienda di Information & Communication Technology fondata a
Prato nel 1984.
Ci occupiamo di Soluzioni Tecnologiche per Aziende, Enti, Scuole.
Il nostro obiettivo è migliorare: Business, Efficienza, Dinamiche e Qualità del Lavoro.
E far risparmiare i nostri clienti grazie a soluzioni innovative, tecnologicamente avanzate e personalizzate in base alle esigenze dei nostri interlocutori.
Un unico comun denominatore ci contraddistingue da 30 anni: La Tecnologia Umana.
Fatturazione Elettronica B2B: La piattaforma per Studi CommercialistiIndicom Group
Con la piattaforma online di Indicom per Studi Commercialisti, il professionista ha la possibilità di gestire tutti i processi documentali all'interno di un'unica piattaforma digitale in continua evoluzione.
Un servizio completo che offre al Commercialista concreti vantaggi in termini di organizzazione del proprio studio, ricollocazione della propria figura professionale e offerta di nuovi servizi professionali a valore aggiunto per i propri Clienti.
La piattaforma consente inoltre al Commercialista una maggiore fidelizzazione dei propri Clienti mediante la possibilità di creare delle sotto-utenze dedicate: i Clienti saranno così abilitati alla fatturazione elettronica ma il professionista manterrà il controllo del processo in qualità di master user.
Come fare business con la gestione documentale?
Come può il rivenditore IT tradizionale proporre un servizio di gestione documentale senza competenze specialistiche?
La presentazione descrive la soluzione di "document management" Document in Cloud, progettata da Assocloud in collaborazione con Optimo su piattaforma EMC. La soluzione è dedicata al canale IT e pensata per soddisfare esigenze standard del mercato PMI in ambito documentale.
Un servizio di Firma Elettronica Avanzata (FEA) implementato da Intesi Group in CheBanca! per la sottoscrizione dei rapporti indirizzato a clienti attivi e a nuovi clienti.
Una soluzione basata sulla piattaforma cloud Time4Mind.
Indicom Group, leader nella dematerializzazione dei documenti e nella digitalizzazione dei processi amministrativi, da 20 anni è punto di riferimento per Imprese, Associazioni e Professionisti nell’erogazione di servizi di Information Management e BPO.
Con un bacino di Clienti vasto ed eterogeneo, costituito da oltre 14.000 PMI, 350 grandi aziende e 10 Associazioni di Categoria, il Gruppo si è contraddistinto nel tempo per la capacità di rispondere alle esigenze di ciascun Cliente con un’offerta di servizi personalizzata, flessibile ed integrata, anche grazie a Partnership consolidate negli anni.
Obiettivo del Gruppo è guardare al futuro, offrendo ai propri Clienti la possibilità di migliorare il posizionamento sul mercato mediante una gestione innovativa dei processi interni e del patrimonio informativo, allo scopo di migliorarne l’organizzazione del lavoro, ottimizzarne la produttività e permettere il recupero di risorse indispensabili allo sviluppo del core business.
Le soluzioni offerte da Indicom si estendono dall’outsourcing dei processi alla sempre più attuale esigenza di trasformazione digitale delle aziende: dall’archiviazione ottica alla fatturazione elettronica, dalla conservazione digitale alla firma grafometrica, fino all’esternalizzazione delle attività di back office, come la riconciliazione amministrativa del Ciclo Passivo (controlli Bolla-Ordine-Fattura fornitore) e la gestione delle note spese e dei contratti.
Una gamma di servizi esaustiva, dove efficienza nei processi e standard di qualità sono garantiti dalle certificazioni ottenute e dall'accreditamento AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
Fatturazione Elettronica per Associazioni di categoriaIndicom Group
Con la piattaforma Fattura Facile di Indicom, le Associazioni sono in grado di gestire tutti i processi documentali all'interno di un'unica piattaforma digitale in continua evoluzione: dalla gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo delle fatture elettroniche dei tuoi associati all'innovativo servizio di conservazione a norma e gestione documentale dei documenti a rilevanza tributaria, dalle comunicazioni telematiche all'apposizione di data certa ai documenti informatici. Con Fattura Facile, metti a disposizione dell’Associato uno strumento unico per gestire la fatturazione elettronica e consultare i propri documenti contabili.
GoSign, è questo il nome del nuovo servizio di Infocert, la cui pubblicità, trasmessa da «llsole 24ore», termina con il bambino che dice al padre (che ha appena firmato un documento con il suo Smartphone) «papà ma ora avrai più tempo per giocare con me?»
Slide webinar “Dalla fattura elettronica alla digitalizzazione del Ciclo Pass...Talea Consulting Srl
Le slide trasmesse durante il Webinar del 30 marzo 2021 realizzato con l’obiettivo di approfondire i vantaggi che tante aziende hanno già avuto modo di verificare, ampliando la digitalizzazione della Fatturazione Elettronica, verso l’automatizzazione dei processi del Ciclo Passivo, partendo dalle RDA.
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Consigli pratici per l’uso sicuro e consapevole di internet e dei social network per bambini, ragazzi e genitori.
Serata per la consegna degli attestati di frequenza ai bambini delle classi III, IV e V di tutte le Sedi di Scuola Primaria dell'IC Oppeano che hanno seguito la lezione dell’Hour of Code nello scorso Dicembre, con la presenza dell’ing. Barile e con il Coordinamento delle FF. SS. dell’Informatica/Animatore Digitale e le Referenti di Sede per l’Informatica.
Pensiero computazionale, cos'è e come formare gli studentiDomenico Barile
Pensiero computazionale, cos'è e come formare gli studenti. Slide dell'incontro del 17 Marzo 2016 all'IC Isola della Scala (VR) e 7 Aprile all'IC Oppeano (VR)
Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?
1. Trasformare i documenti da
cartacei a digitali:
un costo o un’opportunità ?
Verona, 21 Aprile 2016
Ing. Domenico Barile
2. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Chi sono
Ingegnere Informatico, libero professionista
Automazione industriale, distributori automatici robotizzati
Dematerializzazione, non materializzazione (generazione digitale
dei documenti)
Conservazione digitale
Fatturazione elettronica
PDF, PDF-A
Relatore al 3rd International PDF-A Conference di Berlino- 2009
Relatore al 4th International PDF-A Conference di Roma - 2010
Firma digitale, firma elettronica avanzata (grafometrica)
Auditor/Lead Auditor Sistemi di Gestione della Sicurezza delle
Informazioni ISO/IEC 27001:2013
3. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Argomenti
Documento
Dalla carta al documento digitale
Il documento all’interno dell’azienda
Sistema di Gestione Documentale
ECM – (Enterprise Content management) & BPM – (Business Process
Management)
Utilizzo di un sistema documentale
I vantaggi di utilizzare un sistema documentale
Conservazione Digitale
Processo di Conservazione Digitale
I vantaggi di utilizzare la Conservazione Digitale
4. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Documento
qualsiasi cosa sia portatrice di significato, a prescindere dal
supporto sul quale è registrato
Il supporto che consente la registrazione e conservazione di
un documento può essere di due tipi:
analogico, legato alla concretezza fisica del supporto (carta,
fotografia, lastra radiografica,…. ma nel passato papiro, stoffa,
tela, rame, pietra, ....)
digitale
5. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Documento Digitale
Rappresentazione di contenuti analogici, mediante
un'elaborazione elettronica, espressi tramite testo, immagine
o filmato.
Il termine digitale indica che tale rappresentazione è di tipo
numerico, ovvero che la grandezza fisica su cui si basa assume
valori numerici discreti.
La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e
numerica della realtà sensoriale.
6. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Analogico =>Digitale
il processo di scansione trasforma un
documento analogico in documento
digitale
In pratica, lo scanner svolge una funzione
esattamente opposta a quella della
stampante
Analogico
Scansione
Digitale
Stampa
7. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Processi “analogici”
Fatture vendita
Stampiamo e spediamo le fatture ai nostri clienti
Documenti di trasporto
Il corriere vuole la copia cartacea
Bolla doganale, CMR, ….
Possono esserci annotazioni del cliente
Paghe
Il dipendente vuole la copia cartacea
Disegni / Progetti / Schemi
Il fornitore vuole i disegni e le indicazioni su carta
In fase di produzione mi servono i progetti / disegni
8. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Processi “digitali”
Fatturazione alla PA
Dall’1/4/2015 è obbligatoria la fattura elettronica
Comunicazioni con PA
E’ obbligatorio l’uso della PEC
Deposito bilancio
E’ obbligatorio da anni l’uso di XBRL o PDF/A
Fatture da utility e grandi aziende
Riceviamo PDF anche se non li abbiamo richiesti
Spesso ricevere PDF ci consente degli sconti (costi spedizione
della fattura)
9. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
GDO
Impone uso dell’EDI da moltissimi anni
ENEL, TERNA, …
Impongono fatturazione elettronica mediante i loro portali
fornitori
Fatture di vendita
Mandiamo PDF per email
Fattura elettronica B2B
E’ in definizione la normativa per l’uso agevolato di fatturazione
elettronica tra aziende
Le nuove norme dovrebbero entrare i vigore con il 2017
Consentiranno risparmi diretti ed indiretti, fiscali e non
10. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Convertire processi “analogici” in “digitali”
E’ molto più semplice di quello che si creda
Non stampo o dematerializzo (scansione)
Uso sistemi di firma elettronica qualificata (smart card)
Uso un sistema di gestione documentale
Memorizzazione, organizzazione e ricerca dei documenti
Workflow interno e/o esterno all’azienda
Utilizzo di sistemi automatici per incrementare la produttività
Conservazione digitale
E’ molto più conveniente di quello che si pensi
11. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Vantaggi dei processi “digitali”
Abbattimento costi di stampa, consumabili, carta,
manutenzione ed acquisto
Riduzione degli spazi utilizzati per conservare i documenti
Documenti fiscali – 5 anni + 1
Contratti – tutta la durata del contratto + 1 anno (se non ci sono
contenziosi)
Riduzione sostanziale dei tempi di ricerca e gestione dei
documenti
Riduzione sostanziale dei rischi di perdita o di deterioramento
dei documenti
12. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Snellimento delle procedure operative
Possibilità di aggiornare e modernizzare i processi
Gestione controllata dei processi
Ciclo acquisti con approvazione
Ciclo vendita con controllo incassi
Ciclo produzione con gestione terzisti
Introduzione di controlli che con la carta non sono facilmente
attuabili o troppo costosi
Risparmi fiscali
13. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Fattura elettronica B2B
Decreto Legislativo n.127/2015 ha introdotto la fatturazione
elettronica tra privati.
Il DEF approvato l’8 Aprile 2016 dal Governo contiene importanti
anticipazioni sulle modifiche riguardanti il Decreto.
Il Governo ha disposto che (dal 1° luglio 2016 in via sperimentale
e dal 1° gennaio 2017 per opzione) i contribuenti che
decideranno di avvalersi delle procedure automatizzate di
fatturazione o di registrazione dei corrispettivi beneficeranno di
importanti semplificazioni negli adempimenti fiscali (sono
eliminati gli obblighi di comunicazione relativi al cosiddetto
‘spesometro’ e ‘black-list’, e potranno avere rimborsi Iva più
veloci).
14. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Il Governo ha comunicato che è allo studio un decreto correttivo
mediante il quale si ipotizza di rendere obbligatorio, per i
soggetti che non opteranno per la fatturazione elettronica tra
privati a partire dal 1° gennaio 2017, l’invio telematico
all’Agenzia delle entrate di tutti i dati contenuti nelle fatture.
Equivale a dire: o usate le fatture elettroniche passando dai
sistemi che tracciano i dati o mi mandate i dati.
Sono allo studio degli incentivi e semplificazioni significative.
17. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Sistema di gestione documentale
O Document Management System (DMS), è un sistema
software che serve a organizzare e facilitare la creazione
collaborativa di documenti e di altri contenuti.
Quando il DMS è utilizzato in un'azienda o in genere in
un'organizzazione strutturata, viene spesso
denominato Enterprise Content Management (ECM)
18. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Enterprise Content Management (ECM)
I componenti principali che costituiscono una soluzione ECM
sono:
Sistema di gestione (si occupa del controllo, dell'indicizzazione e
della verifica dell'integrità delle informazioni acquisite)
Document management
Web Content Management (informazioni e documenti erogati dal
sito aziendale)
Records Management (informazioni – non solo collegate a
documenti – registrazioni della contabilità per esempio)
Business Process Management (BPM)
19. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Archiviazione e conservazione
I componenti per l'archiviazione sono utilizzati per quelle
informazioni che non devono essere più modificate e
necessitano di essere salvate permanentemente
Distribuzione
Le informazioni gestite, archiviate e conservate, possono essere
distribuite attraverso diversi canali. I principali canali di
distribuzione sono: internet ed intranet, e-mail e PEC.
20. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Altri componenti
Sistema di acquisizione (intelligente)
Optical/Intelligent Character Recognition (OCR/ICR)
Optical mark recognition (OMR) / Barcode Recognition
Handprint recognition
Freeform data recognition (interpretazione ed estrazione dati da
documenti non strutturati)
Sistemi di firma
Firma massiva
Firma remota
21. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Business Process Management (BPM)
Consente di eseguire processi anche tra attori esterni
all’azienda e di monitorarne l'esecuzione.
Consente di fare analisi e cambiare tecnologia e
organizzazione sulla base di dati concreti, piuttosto che in
base ad opinioni soggettive.
Può essere composto da software differenti che ‘comunicano’
tra loro, da programmi che misurano i dati e altri che
contengono la descrizione dei processi "aggiornabile" con i
dati dell'operatività.
22. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
I programmi che si occupano della rilevazione degli indicatori
di prestazione chiave (KPI – Key Performance Indicator)
forniscono dei resoconti sintetici sull'operatività dei processi,
e consentono un dettaglio dell'indicatore che può arrivare dal
globale della società al singolo operatore/macchina.
25. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Un esempio d’uso
Ciclo ordine a fornitore
Importo l’ordine dal gestionale (PDF)
Lo invio al fornitore usando la mail (o il sito aziendale
pubblicandolo in area riservata), che eventualmente ha modo di
rispondere. Se necessario posso allegare disegni, progetti o
documentazione relativa all’ordine recuperandola dal Sistema di
Gestione Documentale
Memorizzo tutte le fasi, comprese le risposte, coinvolgendo le
figure interessate (chi ha richiesto la merce, chi deve approvare il
prezzo, chi deve organizzare la consegna, chi deve effettuare il
pagamento, ecc.) chiedendo le necessarie autorizzazioni o
interventi nelle varie fasi
26. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Al ricevimento della merce importo e ‘collego’ la DDT con la
quale ho ricevuto la merce
Se vi fossero problemi gestisco le comunicazioni col fornitore
con lo stesso sistema col quale ho gestito l’ordine
Al ricevimento della Fattura d’acquisto la importo e collego alla
DDT ed all’ordine avviando il workflow autorizzativo al
pagamento (la merce è arrivata tutta, in buono stato, il prezzo è
quello pattuito, le condizioni sono quelle concordate….)
All’atto del pagamento posso memorizzare i dati del pagamento
o la contabile per avere la ‘storia’ completa dell’ordine senza
dover cercare in faldoni ed uffici diversi
Con pochi click posso recuperare tutte le informazioni ed i
documenti relativi ad una fornitura, mantenendo traccia di
quanto accaduto, specie in condizioni particolari
27. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Ad intervalli regolari o al bisogno posso ‘misurare’ in maniera
precisa ed oggettiva
Quanto impiego e quanto mi costa (in tempo uomo) acquisire la
merce che mi serve per produrre
Quante contestazioni ho con i fornitori
Quanti fornitori sono ‘affidabili’ e quali no
Posso capire quali siano i colli di bottiglia per i miei processi
d’acquisto ed agire per snellirli
….
Tutti questi fattori sono difficilmente quantificabili in termini di
risparmio e ROI ma senz’altro giustificano l’investimento in un
Sistema di Gestione Documentale
28. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Documento Informatico
(documento digitale secondo il CAD)
Il documento informatico
formato da chiunque,
memorizzato su supporto informatico
trasmesso con strumenti telematici
ha la stessa validità, ad ogni effetto di legge, del documento
cartaceo e deve essere accettato da qualsiasi soggetto
pubblico o privato
29. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Autenticità: Il documento informatico deve garantire di
essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito
alterazioni o modifiche.
Integrità: Insieme delle caratteristiche di un
documento informatico che ne dichiarano la qualità di
essere completo e inalterato.
Affidabilità: Caratteristiche che esprimono il livello di fiducia
che l’utente ripone nel documento.
Leggibilità: Insieme delle caratteristiche in base alle quali le
informazioni contenute nei documenti informatici devono
essere fruibili durante l’intero ciclo di gestione.
Reperibilità: Il documento deve sempre essere disponibile alla
consultazione.
30. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Conservazione digitale
Processo informatico (e non solo) che permette la
dematerializzazione (distruzione) o la non materializzazione
(stampa) del cartaceo che per legge si dovrebbe mantenere
per anni (in base alla tipologia di documento per almeno 5 o
10 anni).
Permette la NON stampa del cartaceo e la conservazione
direttamente con modalità digitali.
I documenti “conservati” hanno piena validità sia dal punto di
vista Civile che Fiscale.
31. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Documenti che si possono conservare
Fatture attive/passive
Note di Credito/Debito
DDT Attivi/passivi
Registro iva e altri registri
Registro di protocollo
PEC
CARTELLA CLINICA DIGITALE
LUL (Libro unico Lavoro) / CU
Contratti
F23 / F24 / ….
Libri contabili
Libro giornale
Libro inventari
Libro mastro
Libro cespiti
Giornale di magazzino
…
Modello Dichiarativi
Modello 730 / Unico
Modello 770
….
Elenco dei documenti fiscali da conservare nel provv. Agenzia Entrate Prot. n. 2010/143663
32. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Documenti che si DEVONO conservare
Documenti informatici
Fatture attive elettroniche inviate alla PA
PEC
Documenti con firma digitale qualificata
Fatture attive dello stesso sezionale di quelle inviate alla PA
(se non si è scelto di usare sezionale separato)
33. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Riferimenti normativi essenziali
Il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa
DPR n° 445 del 28 Dicembre 2000
CAD - Codice Amministrazione Digitale
DL n° 82 del 7 Marzo 2005 e successive modifiche
Delibera CNIPA n° 11 del 19 Febbraio 2004
DPCM del 3 Dicembre 2013 (G.U. del 12.3.2014) in vigore
dall’11 Aprile 2014
Nuove regole tecniche per la Conservazione dei documenti
informatici
Decreto del Ministero dell’Economie e Finanze del 17 giugno
2014
34. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Sistema di conservazione
35. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Qualche consiglio
Dimenticate il ‘si è sempre fatto così’
Non è detto che sia corretto, più rapido, vantaggioso o
economico
Approfittate del passaggio al digitale per rivedere i Vostri
processi: serve programmazione e progettazione
Studiateli a fondo
Semplificateli (sicuramente c’è modo di farlo)
Si può ‘rivoluzionare’ quello che si ha senza distruggere quanto
fatto fin ora ma valorizzandolo
Non adattate il digitale ai Vostri processi ma i processi al digitale
36. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Mappate documenti, tipologie e funzioni aziendali
Può essere utile per ricostruire parte dei processi
Utilizzate il cloud
Liberatevi da costi ‘occulti’ e rischi non sempre valutati
Valutate le soluzioni open source non solamente per il prezzo
Non hanno costi di licenza ma come per tutte le soluzioni ci
sono costi per la messa in opera
Esternalizzate i processi ‘specifici’ come la conservazione
digitale
Concentratevi sul Vostro core business e lasciate fare a chi vi
offre garanzie sul processo
38. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
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@dBarile