Il progetto ha come obiettivo diffondere l'uso del documento digitale nell'ambito dell'amministrazione comunale e tra l'Amministrazione e gli altri enti territoriali

1. Comune di Prato Processo di dematerializzazione interna “ Dematerializzazione”

3. Progetto “ FULL DIGITAL ” stipula protocollo d’intesa per la dematerializzazione tra 24 Enti del territorio firmato il 15 Ottobre 2009 Progetto “DACIA ” per la dematerializzazione di alcuni archivi cartacei interni: Cimiteri, Dichiarazioni inizio attività, Invalidi civili Sostituzione delle fotocopiatrici con apparecchi “ multifunzione ” per la digitalizzazione dei documenti: 82 stampanti sostituite Sostituzione delle apparecchiature fax con i fax virtuali : 120 apparecchi fax disinstallati Digitalizzazione e archiviazione ottica sostitutiva fatture: 19.871 Dematerializzazione procedure interne: richieste ferie, richieste global service, richieste CED, richieste magazzino, buoni d’ordine Riduzione documentazione anagrafica (da 106.113 a 83.325) Distribuzione badge per la firma “leggera ” e chiavi per la firma “forte ” (1087 badge e 23 business key) Azioni intraprese :

4. I risultati raggiunti

7. Gli accordi con gli Enti del territorio hanno portato ad una diminuzione della domanda di certificazione La documentazione anagrafica è passata da 106.113 documenti del 2008 a 83.325 nel 2009 Anno 2008 Anno 2009 “ Decertificazione”

8. Risparmio carta Il consumo si è abbassato da una spesa relativa all’anno 2007 di € 38.496 ad € 23.718 nell’anno 2009 Anno 2007 Anno 2009

9. Progetto DACIA Digitalizzazione Archivi Cartacei Interni all’Amministrazione: i fascicoli si trasformano in immagini pdf raggiungibili da qualunque posto di lavoro Fascicoli invalidi civili Fascicoli contratti cimiteriali Fascicoli pratiche commercio Fascicoli del personale Concessioni Edilizie Internet

10. Dematerializzazione fascicoli “invalidi civili”: 1303 fascicoli con 2.652 documenti Dematerializzazione pratiche “agibilità” e “abitabilità”: 5.050 pratiche Dematerializzazione denuncie edilizie art.26: 7.608 pratiche Dematerializzazione concessioni cimiteriali: 32.7760 concessioni Dematerializzazione contratti, convenzioni, ecc..: 12.041 atti Dematerializzazione fatture: 19.871 fatture Progetto DACIA : un po’ di numeri…

11. Consegnati 1087 badge con “firma leggera” Consegnate 30 business key con “firma forte” Introduzione della Firma Digitale Determinazioni firmate elettronicamente

12. Sostituzione delle fotocopiatrici con “multifunzione”: Non più fotocopie ma solo copie digitali

14. Installate 92 multifunzione (scanner + stampante) Disinstallate 160 stampanti Disinstallati 120 FAX

15. Digitalizzazione e archiviazione ottica sostitutiva delle fatture => => } Sono state digitalizzate e archiviate otticamente 19.871 fatture che, entrate digitali nel sistema, elaborate automaticamente, hanno richiesto un semplice “ok” per la loro liquidazione. Si valuta di aver risparmiato 1 ora di lavoro amministrativo per ogni documento digitalizzato per un totale di circa 20.000 ore pari al lavoro di circa 12 impiegati

16. Dematerializzazione richieste interne Richieste al global Service Richieste ferie Richieste al magazzino

17. I fattori di successo

18. 1. 2. 3. L’alto grado di informatizzazione del Comune : tutti i dipendenti (nessuno escluso) è dotato di PC collegato alla rete internet e intranet, possiede una casella di posta elettronica, usa strumenti office da anni e svolge il proprio lavoro usando procedure informatizzate ad hoc Essere partiti dal basso : sostituire le fotocopiatrici con apparecchi in grado di fare la copia digitale, eliminare stampanti da scrivania a vantaggio di stampanti da corridoio, eliminare i fax, sono azioni che hanno dato una spinta verso il documento digitale maggiore di ogni altra opera di convincimento La familiarità con strumenti di rilevamento della presenza automatici installati in tutti gli uffici (oltre 100) fin dal lontano 1993 ha permesso, con facilità, di sostituire il badge magnetico con il badge con chip, contenente la firma elettronica, da usare anche per l’accesso alla rete 4. Una costante opera di formazione sia in aula che nel posto di lavoro al fine di calare i nuovi strumenti nella realtà lavorativa specifica e risolvere fin da subito i dubbi e le titubanze

19. Le criticità incontrate

20. 1. 2. Le risorse economiche da destinare al ricambio tecnologico: tutti i 1500 posti di lavoro devono essere allineati alla stessa versione del sw di base e dotati degli stessi strumenti Le risorse umane da dedicare all’addestramento ed assistenza degli utenti: dedicare personale qualificato all’addestramento “on site” ha richiesto l’impegno di risorse preziose che sono state distratte da altri importanti progetti Dematerializzare non significa incidere su questo o quel servizio ma sull’intera struttura, sul modo di lavorare di ogni singolo posto di lavoro; ciò ha evidenziato due importanti criticità:

21. Per informazioni Gabriella Martinelli [email_address]