Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.
Come fare la Conservazione Sostituiva a NormaLevia Group
corso Dematerializzazione e Gestione a Norma dei Documenti Aziendali, organizzato da Levia Group in collaborazione con Treviso Tecnologia il 24 settembre 2013: una completa disamina degli aspetti legali connessi alle procedure di archiviazione e conservazione a norma dei documenti fiscali e contabili.
Conservazione digitale e fascicolo elettronicoAlfonso Pisani
Una breve sintesi dei concetti fondamentali della conservazione elettronica dei documenti ai sensi delle regole tecniche approvate nel 2013 e della fascicolazione elettronica
La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e...Gianluca Satta
Il seminario presentato a SMAU Napoli 2014 si propone di illustrare le nuove “regole tecniche sui sistemi di conservazione”, emanate con d.p.c.m. 3 dicembre 2013 e pubblicate nella G.U del 12 marzo 2014. Con la nuova disciplina sono state definite nuove misure e adempimenti per le pubbliche amministrazioni, per le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico, per i privati (aziende e professionisti) e per i soggetti esterni cui è affidata la gestione o la conservazione. Tra le novità più significative: il superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici, l’introduzione di un sistema di conservazione in grado di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, la previsione della figura del Responsabile della conservazione e l’obbligo del Manuale della conservazione.
La conservazione a lungo termine : ricerche e strategie / Giuliana Sgambatilibriedocumenti
Conferenza tenuta presso la SSAB da Giuliana Sgambati (ICCU) il 28-01-2011 nell'ambito del 6. ciclo "Biblioteche libri documenti: dall'informazione alla conoscenza", a.a. 2010-2011, Prof.ssa M.T. Biagetti
Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.
Come fare la Conservazione Sostituiva a NormaLevia Group
corso Dematerializzazione e Gestione a Norma dei Documenti Aziendali, organizzato da Levia Group in collaborazione con Treviso Tecnologia il 24 settembre 2013: una completa disamina degli aspetti legali connessi alle procedure di archiviazione e conservazione a norma dei documenti fiscali e contabili.
Conservazione digitale e fascicolo elettronicoAlfonso Pisani
Una breve sintesi dei concetti fondamentali della conservazione elettronica dei documenti ai sensi delle regole tecniche approvate nel 2013 e della fascicolazione elettronica
La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e...Gianluca Satta
Il seminario presentato a SMAU Napoli 2014 si propone di illustrare le nuove “regole tecniche sui sistemi di conservazione”, emanate con d.p.c.m. 3 dicembre 2013 e pubblicate nella G.U del 12 marzo 2014. Con la nuova disciplina sono state definite nuove misure e adempimenti per le pubbliche amministrazioni, per le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico, per i privati (aziende e professionisti) e per i soggetti esterni cui è affidata la gestione o la conservazione. Tra le novità più significative: il superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici, l’introduzione di un sistema di conservazione in grado di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, la previsione della figura del Responsabile della conservazione e l’obbligo del Manuale della conservazione.
La conservazione a lungo termine : ricerche e strategie / Giuliana Sgambatilibriedocumenti
Conferenza tenuta presso la SSAB da Giuliana Sgambati (ICCU) il 28-01-2011 nell'ambito del 6. ciclo "Biblioteche libri documenti: dall'informazione alla conoscenza", a.a. 2010-2011, Prof.ssa M.T. Biagetti
Aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informaticiGianluca Satta
Il seminario presentato a SMAU Torino 2015 si propone di illustrare la disciplina del nuovo sistema di conservazione, introdotto con d.p.c.m. 3 dicembre 2013 (pubblicato nella G.U. del 12 marzo 2014), di recente completata con l’emanazione delle nuove regole tecniche sul documento informatico, contenute nel d.p.c.m. 13 novembre 2014 e pubblicate nella G.U del 12 gennaio 2015. Alla luce delle recenti novità e della pubblicazione dell’albo dei conservatori accreditati, l’articolo illustra alcuni aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informatici, a partire dagli adempimenti richiesti fino alla scelta del modello organizzativo e la conclusione del contratto di fornitura del servizio di conservazione
Sistemi documentali per la pubblica amministrazione digitale: conservazione -...Sergio Primo Del Bello
Intervento del dr. Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia.
Nembro bg, 14/05/2013
L’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è anche un’occasione per l’adozione di una serie di procedimenti normativi che consentiranno sempre più, nella loro applicazione pratica, significativi risparmi economici.
Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia
Giornata di aggiornamento e formazione sulla
"Gestione del Sistema gestione dei documenti e degli archivi degli enti pubblici e la nuova normativa sulla privacy"
26 settembre 2017, ore 9.15 – 16.00
Archivio di Stato di Bergamo
Informatica e diritto, oggi: mobile forensics, protezione dei dati personali, copyleft, pirateria informatica, sicurezza informatica, intelligenza artificiale... ne abbiamo discusso insieme a "Conoscenza in Festa". Il 1° luglio al Caffè dei libri alle ore 16.00.
Continuità operativa e disaster recovery, Mauro Livraga, Archivio di Stato di...Sergio Primo Del Bello
Workshop - Provincia di Bergamo, ANAI Lombardia, Comune di Nembro, ANORC
"I servizi forniti dal CST Centro Servizi Territoriali della Provincia di Bergamo"
4 giugno 2013, ore 9.00 – 13.00, Bergamo, Spazio Viterbi
"Sistemi documentali per la pubblica amministrazione digitale: organizzazione
e sicurezza", Mauro Livraga, Direttore Archivio di Stato di Bergamo
Programma: https://dl.dropboxusercontent.com/u/21632223/Archiviando/2%5E%20WS%20Provincia%20BG%20Disaster%20recovery.pdf
Fotografie: https://picasaweb.google.com/117290793877692021380/ConstinuitaOperativaEDisasterRecovery?authuser=0&feat=directlink
Videoregistrazione intervento: https://vimeo.com/album/2442466/video/69387312
Presentazione condivisa con i partecipanti al Webinar con oggetto Il Nuovo Portale Digithera a disposizione dei Partner Intermediari con potenzialità di personalizzazione per essere erogato ai propri Clienti. Una fortunata evoluzione dell'Hub White Label.
Mindbook è una società di consulenza che offre diversi servizi: comunicazione e marketing digitali, radio d'ambiente, marketing turistico, internazionalizzazione, dematerializzazione e conservazione sostitutiva, sviluppo App Mobile (iOS, Android), marketing turistico, Brand reputation, Social marketing, analisi e monitoraggio contenuti su Web e Social, ecc.
Aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informaticiGianluca Satta
Il seminario presentato a SMAU Torino 2015 si propone di illustrare la disciplina del nuovo sistema di conservazione, introdotto con d.p.c.m. 3 dicembre 2013 (pubblicato nella G.U. del 12 marzo 2014), di recente completata con l’emanazione delle nuove regole tecniche sul documento informatico, contenute nel d.p.c.m. 13 novembre 2014 e pubblicate nella G.U del 12 gennaio 2015. Alla luce delle recenti novità e della pubblicazione dell’albo dei conservatori accreditati, l’articolo illustra alcuni aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informatici, a partire dagli adempimenti richiesti fino alla scelta del modello organizzativo e la conclusione del contratto di fornitura del servizio di conservazione
Sistemi documentali per la pubblica amministrazione digitale: conservazione -...Sergio Primo Del Bello
Intervento del dr. Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia.
Nembro bg, 14/05/2013
L’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è anche un’occasione per l’adozione di una serie di procedimenti normativi che consentiranno sempre più, nella loro applicazione pratica, significativi risparmi economici.
Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia
Giornata di aggiornamento e formazione sulla
"Gestione del Sistema gestione dei documenti e degli archivi degli enti pubblici e la nuova normativa sulla privacy"
26 settembre 2017, ore 9.15 – 16.00
Archivio di Stato di Bergamo
Informatica e diritto, oggi: mobile forensics, protezione dei dati personali, copyleft, pirateria informatica, sicurezza informatica, intelligenza artificiale... ne abbiamo discusso insieme a "Conoscenza in Festa". Il 1° luglio al Caffè dei libri alle ore 16.00.
Continuità operativa e disaster recovery, Mauro Livraga, Archivio di Stato di...Sergio Primo Del Bello
Workshop - Provincia di Bergamo, ANAI Lombardia, Comune di Nembro, ANORC
"I servizi forniti dal CST Centro Servizi Territoriali della Provincia di Bergamo"
4 giugno 2013, ore 9.00 – 13.00, Bergamo, Spazio Viterbi
"Sistemi documentali per la pubblica amministrazione digitale: organizzazione
e sicurezza", Mauro Livraga, Direttore Archivio di Stato di Bergamo
Programma: https://dl.dropboxusercontent.com/u/21632223/Archiviando/2%5E%20WS%20Provincia%20BG%20Disaster%20recovery.pdf
Fotografie: https://picasaweb.google.com/117290793877692021380/ConstinuitaOperativaEDisasterRecovery?authuser=0&feat=directlink
Videoregistrazione intervento: https://vimeo.com/album/2442466/video/69387312
Presentazione condivisa con i partecipanti al Webinar con oggetto Il Nuovo Portale Digithera a disposizione dei Partner Intermediari con potenzialità di personalizzazione per essere erogato ai propri Clienti. Una fortunata evoluzione dell'Hub White Label.
Mindbook è una società di consulenza che offre diversi servizi: comunicazione e marketing digitali, radio d'ambiente, marketing turistico, internazionalizzazione, dematerializzazione e conservazione sostitutiva, sviluppo App Mobile (iOS, Android), marketing turistico, Brand reputation, Social marketing, analisi e monitoraggio contenuti su Web e Social, ecc.
Ecco come procedere alla conservazione sostitutiva a norma dei documenti aziendali: le slide del corso organizzato da Levia Group in collaborazione con Treviso Tecnologia il 24 settembre 2013.
DocFlow per SEA Aeroporti - Ciclo registrazione fatture passiveDOCFLOW
Analisi approfondita del caso SEA Aeroporti di Milano nell'ambito del Progetto di Ricerca avviato da DocFlow e SDA Bocconi sul tema “Digitalizzazione dei processi amministrativi”. Nel dettaglio viene illustrato il progetto di dematerializzazione della registrazione FATTURE PASSIVE in SEA, i tratti distintivi e gli impatti conseguiti
4° Sessione Oracle - CRUI: Data Security and GDPR - How to protect our data a...Jürgen Ambrosi
Dati, dati, dati, ovunque, su tutto e tutti. I dati sono il nuovo Capitale, ma rappresentano in molti casi il nostro essere, la nostra identità, una parte importante del nostro privato. Per questi motivi, tra gli altri, l’Unione Europea ha voluto ed emanato un Nuovo Regolamento Generale per la Protezione Dati (GDPR), per aiutarci a conoscere i nostri diritti sulla questione ed aiutare coloro che questi dati trattano a farlo nella maniera giusta. E trattarli significa anche proteggerli da violazioni, che possono avvenire dall’esterno, ma anche dall’interno della organizzazione che di questi dati è titolare e responsabile del trattamento. Vieni ad informarti durante questo webinar, attraverso il racconto di casi d’uso ed esperienze concrete di suoi clienti, come Oracle mette a disposizione tecnologie e soluzioni, che permettono di proteggere efficacemente i loro dati e soddisfare molti requisiti contenuti nel GDPR UE.
Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?Domenico Barile
Consigli pratici per l'adozione di sistemi di gestione documentale e conservazione digitale.
Breve panoramica dei processi aziendali basati su documenti cartacei e digitali per valutare l'adozione di sistemi informatici per la gestione dei documenti e la loro conservazione a norma.
Infinity DMS Zucchetti e' il software che permette una gestione completa dei flussi documentali aziendali e la dematerializzazione dei documenti cartacei.
Infinity DMS e' la soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire tutti i processi documentali, anche i piu' articolati. Tutti i documenti diventano informazioni sempre accessibili, permettendoti di prendere cosi' le migliori decisioni.
I vantaggi della conservazione sostitutiva dei documentiStudio Colombo srl
Ecco alcune motivazioni per cui è vantaggioso affidarsi alla conservazione sostitutiva dei documenti.
Trasformare cioè il proprio archivio cartaceo in un archivio digitale legalmente ed amministrativamente valido.
Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati, recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. La gestione elettronica dei documenti offre alle organizzazioni un’ampia varietà di benefici, alcuni quantificabili in modo tangibile ed altri, invece, di natura intangibile. La somma dei benefici determina per l’azienda la possibilità di perseguire al meglio il proprio business. Una volta condivisi il significato e la validità dei benefici che un sistema di gestione documentale può apportare all’azienda, occorre quindi intraprendere un corretto percorso di valutazione della scelta migliore per le proprie esigenze presenti e future.
Slide presentazione del progetto pilota di conservazione sostitutiva delle ca...LuigiRusso56
La recente evoluzione normativa sulla dematerializzazione documentale, conclusasi con l’entrata in vigore delle nuove linee guida AGID, definisce un quadro di riferimento tecnico-normativo chiaro ed esaustivo sulla possibilità di attuare la conservazione sostitutiva di documenti cartacei attraverso la certificazione di processo.
Per tale motivo e visti i benefici ottenibili dalla dematerializzazione del cartaceo, l’AORN Antonio Cardarelli, in collaborazione con la Soprintendenza Archivistica della Campania, sta attuando un progetto di conservazione sostitutiva del proprio archivio “cartelle cliniche” attraverso la certificazione di processo.
Oltre ad una sostanziale riduzione dei costi di conservazione il suddetto progetto intende altresì raggiungere, come ulteriore finalità, la tutela e la valorizzazione del patrimonio informativo contenuto nell’archivio oggetto dell’intervento.
Dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione dei documenti fiscali.2C Solution Srl
Il 28 marzo 2C Solution è stata invitata a SMAU 2019 Padova per un intervento legato alle novità apportate nel mercato ICT dall’obbligo di fatturazione elettronica. Abbiamo deciso di intitolare il nostro intervento “Dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione dei documenti fiscali”, concentrando il nostro intervento sulle opportunità da cogliere per la trasformazione digitale del Sistema Paese. Ecco le slide del nostro intervento.
Tutto in una sera: TBIZ Conference 2015TechnologyBIZ
TBIZ Conference 2015
Città della Scienza, NAPOLI, martedì 1 dicembre ore 15-20
2 tavole rotonde, 10 start-up pitch, 20 keynote speakers talk
Pitch competition premio Antonio Falconio
Dal MISE: ecco i voucher per l’internazionalizzazione
Bando SME Instruments: come evitare gli errori più comuni
Politiche per il Made in Campania: a che punto siamo?
Sviluppo Campania: l’intervento straordinario per la competitività
L'unione fa la forza: il territorio si aggrega per competere
Campania Competitiva: il piano di azione della Regione
La proposta, in 8 punti di Digital Magics al governo (in memoriam: Enrico Gasperini)
TechnologyBIZ 2014
Doppia edizione
4 Dicembre a Città della Scienza - TBIZ Kick-Off, una giornata di networking
Maggio: TBIZ Open World, incontri con il territorio e con i partner esteri di TBIZnet
TBIZ 2013 - Smart & Start di Invitalia a TBIZTechnologyBIZ
Invitalia, l'Agenzia nazionale per l'attrazione degli investimenti e lo sviluppo d'impresa, sostiene le imprese e i progetti innovativi e ad alto valore aggiunto. Si rivolge alle aziende con concreti piani di sviluppo e gestisce una serie di incentivi per la diffusione della cultura dell’innovazione nel sistema imprenditoriale italiano.
A TBIZ 2013 è intervienuto: Andrea Miccio, dell’Area Finanza e Impresa di Invitalia, che ha illsutrato, nel corso del workshop, gli strumenti a disposizione degli imprenditori o aspiranti tali.
Napoli 28 e 29 novembre 2013. Nata nel 2009, TechnologyBIZ al Sud è la più importante iniziativa multidisciplinare su tecnologie e innovazione. Focalizzata su quelle idee che hanno il potere di cambiare le abitudini dei territori, TBIZ raduna una ampia rete di idee, persone, iniziative che condividono l’urgenza di coltivare la Cultura dell'Innovazione e, partendo dalle eccellenze, promuovere un ecosistema territoriale competitivo impresa-ricerca-istituzione che guardi al mercato globale. TechnologyBIZ è animata da una comunità di oltre tremila tra imprenditori, ricercatori, professionisti, rappresentanti delle Istituzioni locali.
Banco Popolare - Banca di Novara presentazione La Campania e le reti di impreseTechnologyBIZ
Michelarcangelo Carusillo, Responsabile Area Affari Napoli della Banca Popolare di Novara, intervenuto al Convegno organizzato da TechnologyBIZ "La Campania e le Reti di Imprese. Strategie, Opportunità, Casi di successo", 9 luglio - Palazzo PICO.
1. 1
La Gestione Documentale
Vantaggi della dematerializzazione e
metodologie di archiviazione
Dario Bevilacqua
09.11.2011
2. 2
DEMATERIALIZZAZIONE
Il concetto di dematerializzazione, di recente introduzione nel lessico comune e
nei testi normativi, identifica la scomparsa della naturale consistenza fisica degli
archivi e dei documenti, fino ad oggi in gran parte costituiti di tradizionale
documentazione cartacea, potendo oramai acquisire la natura di “documento
informatico”, indotta dal sempre più diffuso impiego di strumenti informatici
nell’ambito dei processi produttivi delle aziende e delle Pubbliche
Amministrazioni.
La dematerializzazione si consegue :
Con l’incremento della gestione informatizzata e della progressiva
sostituzione dei supporti tradizionali con documenti informatici
Mediante il processo di conversione, attraverso digitalizzazione dei
documenti cartacei
Con la corretta gestione e conservazione dei documenti, sia elettronici
che digitalizzati (Selezione, Fascicolazione, Classificazione,
Archiviazione)
09.11.2011
3. 3
I NUMERI
Oltre il 9O% delle informazioni utilizzate in una
azienda sono contenute in documenti cartacei.
Il volume della documentazione attualmente
raddoppia ogni 5 anni.
09.11.2011
4. 4
I NUMERI
In Italia si stampano 115 Miliardi di pagine
di cui 19,5 Miliardi inutilizzate
Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte, per un
costo per singola operazione di 18€
Un documento su 20 viene smarrito ed il 3% è come se lo
fosse perché archiviato in maniera errata.
Costo per reperire un documento smarrito € 120
Inefficienze indotte pari al 3-5% del PIL Italiano
Fonte : Rapporto Osservatorio Permanente sul Documento Digitale, InfoCamere (2006)
09.11.2011
5. 5
I NUMERI
La gestione dei documenti vale oltre il 2% del PIL
Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10%
dei documenti genererebbe un risparmio di 3
miliardi di euro, ripetibile ogni anno
Fonte :
Ministero per l’ Innovazione e le Tecnologie
LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite
supporto digitale
Pubblicato dal CNIPA - 2006
09.11.2011
6. 6
INEFFICIENZA
La gestione dei documenti realizzata mediante i tradizionali sistemi di
archiviazione comporta un trattamento quasi esclusivamente
“manuale” degli stessi ed evidenzia i seguenti svantaggi :
Spreco di spazio necessario alla conservazione
Dispersione delle informazioni
Difficoltà di controllo dell’accesso alla documentazione
Costi elevati derivanti dal recupero delle informazioni
Inefficacia nelle Ricerche derivante dalla possibilità di errore o reperimento di
informazioni incomplete
Perdita di informazioni dovuta al deterioramento dei supporti cartacei
Ritardi generati dall’elevato tempo di ricerca dei documenti e delle informazioni
09.11.2011
7. 7
DEMATERIALIZZAZIONE
OBIETTIVI E RISULTATI
Garanzia di integrità nel tempo
Garanzia di provenienza e reperibilità dei documenti
Aumento dell’efficacia indotta
Velocizzazione dei processi
Minori costi per le amministrazioni e le imprese.
09.11.2011
8. 8
DEMATERIALIZZAZIONE
OCCUPAZIONE FISICA
Sistemi Tradizionali Sistemi Informatici
100.000 documenti A4 100.000 o più documenti A4
perfettamente impilati =
= 1 DVD: 0,00004 m3
+/- 2 m3 di spazio occupato 4,7 GB
09.11.2011
9. 9
DEMATERIALIZZAZIONE
CONSERVAZIONE DEI DATI
Supporti Tradizionali Supporti Informatici
La durata dei
supporti cartacei è I supporti
informatici
decisamente godono di
breve !!!! lunga vita !!!!
Anche 30 anni
Un FAX : pochi mesi senza rischio di
alterazione o
Altri documenti : perdita dei dati
qualche anno
INALTERABILITA’ INALTERABILITA’
Impossibile garantirla : Il bit è immodificabile nel tempo.
oggi carta, e domani ???? Fedeltà assoluta
anche dopo 1.000 anni.
09.11.2011
10. 10
IL DOCUMENTO
Il documento è un oggetto prodotto da migliaia di anni per dare certezza
nelle relazioni sociali, all’interno dei vari sistemi giuridici e in tutti i
contesti di convivenza civile. La facilità con la quale i documenti vengono
stampati e duplicati all’interno dei moderni sistemi di gestione ha
generato una situazione insostenibile, in cui si produce carta senza
controllo e in cui l’archiviazione della documentazione diventa un
problema sempre più evidente, a cominciare dagli aspetti legati alle
garanzie giuridiche fino a quelli logistici ed economici.
09.11.2011
11. 11
IL DOCUMENTO
Documento :
Ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica,
informatica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche
interni, formati, acquisiti o utilizzati ai fini della propria attività.
Natura dei documenti :
documento orale: supporto “volatile”
documento scritto: supporto “persistente”, solitamente cartaceo (diversi
supporti, diverse tecniche di manipolazione, diversa durata, diverse
tecniche di conservazione)
documento digitalizzato: conversione su supporto digitale di un’opera
“analogica” (documento scritto, immagine, film, suono…)
documento digitale: informazione su supporto digitale realizzata
originariamente con tecniche digitali
Documento INFORMATICO:
“Rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti”
09.11.2011
12. 12
L’ARCHIVIO
Complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o
acquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia o
individuo nel normale esercizio delle proprie funzioni), durante lo
svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di
attestazione e di tutela di un determinato interesse (politico-sociale,
amministrativo, giudiziario, scientifico, militare, religioso, patrimoniale
etc.)
Viene realizzato quale raccolta permanente di dati e documenti destinata ad
una conservazione e consultazione estesa nel tempo.
09.11.2011
13. 13
ARCHIVIO
ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALE
L’archiviazione tradizionale dei documenti ha da sempre comportato
un’organizzazione preventiva della documentazione da
conservare, essendo la gestione tradizionale della documentazione
un’attività estremamente onerosa, sia in termini economici che di
risorse umane da dedicarsi, il cui costo ha un incremento esponenziale
in rapporto della quantità di documenti gestiti.
ORGANIZZAZIONE TIPICA DELL’ARCHIVIO
Ordine Cronologico
Ordine Alfabetico
Ordine per categorie, materie o argomenti
09.11.2011
14. 14
ARCHIVIO
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
Necessità di conversione dei documenti cartacei (scansione)
Classificazione del documento
CLASSIFICAZIONE
Associazione di una serie di informazioni al documento (definite
chiavi) in modo tale da puntualmente descriverne il contenuto,
informazioni che vengono memorizzate nell’archivio del sistema
di gestione documentale.
Maggiore è il numero delle informazioni di classificazione, più
precisa è puntuale risulta la ricerca del documento, a scapito di
una maggiore onerosità in fase di archiviazione del documento.
09.11.2011
15. 15
CONVENIENZA ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Per la valutazione dell’effettiva convenienza della trasformazione di
archivi cartacei nei corrispondenti elettronici, ai fini di un ritorno sia in
termini di efficienza che economici, è necessario considerare seguenti
aspetti :
Quantità dei documenti
Necessità di garanzia di una conservazione a lungo termine
Frequenza di consultazione degli archivi e dei documenti
Tali aspetti risultano tanto più
rilevanti se trattasi di archivi
già esistenti.
E’ possibile “risparmiare” nella
fase di classificazione dei
Documenti ?
09.11.2011
16. 16
CLASSIFICAZIONE
Al fine di consentire l’immediata disponibilità del documento, è necessario
che in fase di archiviazione nel sistema informatico questo venga
arricchito con una serie di informazioni utili alla sua successiva ricerca che
lo descrivono, insieme di attributi che vengono identificati come
“Classificazione”.
La classificazione quindi consiste nell’associazione di una serie di
informazioni al documento (definite chiavi) in modo tale da puntualmente
descriverne il contenuto, informazioni che vengono memorizzate
nell’archivio del sistema di gestione documentale.
Tali informazioni vengono solitamente “digitate” da un operatore in fase
di acquisizione, oppure associate mediante operazioni automatiche di
interfacciamento a sistemi informativi aziendali e/o tramite impiego di
barcode.
09.11.2011
18. 18
COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONE
Raggruppando i documenti ed attraverso una classificazione gerarchica, in
cui viene puntualmente descritto l’elemento d’archivio principale (ad
esempio il fascicolo), e la semplice associazione di tutti i documenti
componenti lo stesso.
09.11.2011
19. 19
COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONE
Utilizzando potenti strumenti di interpretazione a testo libero del
contenuto dei documenti, siano essi formati elettronicamente all’origine
che convertiti attraverso acquisizione a mezzo scanner.
09.11.2011
20. 20
L’OCR E LA RICERCA FULL-TEXT
Le tecnologie attuali hanno consentito la realizzazione di algoritmi di
interpretazione dei caratteri (OCR) ad elevata affidabilità ed efficienza.
Il processo interpretazione ed indicizzazione full-text è completamente
gratuito, viene eseguito in automatico e non necessita di assistenza da
parte dell’utente.
L’ impiego simultaneo di logica fuzzy consente di effettuare ricerche per
similitudine, pertanto non risulta necessaria alcuna fase di
veririca/correzione dei testi estrapolati.
In conseguenza, è possibile effettuare ricerche e gestire in maniera
uniforme un archivio costituito sia di documenti elettronici che cartacei
all’origine.
09.11.2011
23. 23
AMPLIAMENTO DELLE OPPORTUNITA’ DI ARCHIVIAZIONE
Grazie a tale metodologia oggi è pertanto possibile gestire anche
quegli archivi di scarso impiego per i quali, l’operazione di
indicizzazione manuale dei documenti secondo le modalità
standard di catalogazione, risulti non conveniente da un punto di
vista economico in termini di rapporto costo/beneficio.
Infatti, potendo sfruttare i potenti strumenti di ricerca a testo
libero che non necessitano di una preventiva strutturazione dei
dati, è ora possibile gestire anche archivi di elevata mole
documentale pur tralasciandone la classificazione puntuale.
09.11.2011
24. 24
GESTIONE INFORMATIZZATA
Ulteriore garanzia della gestione informatizzata degli archivi è
rappresentata dal controllo degli accessi ai documenti :
– Verifica puntuale dei diritti di accesso all’archivio digitale
– Protezione dell’archivio digitale contro usi e manipolazioni
illecite
– Protezione della Privacy
– Sicurezza della conservazione dell’archivio digitale
09.11.2011