Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang” là yêu cầu cấp thiết, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống chính quyền các cấp nói chung, hệ thống chính quyền cấp huyện nói riêng.

1. TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
TÔ VIỆT HUỲNH
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂNTHÀNH PHỐ RẠCH
GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG
MÃ TÀI LIỆU: 80512
ZALO: 0917.193.864
Dịch vụ viết bài điểm cao :luanvantrust.com
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

2. TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
TÔ VIỆT HUỲNH
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. BÙI ĐỨC KHÁNG

3. LỜI CẢM ƠN
Học viện Hành chính Quốc gia là nơi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến
thức cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cả nước trở thành một đội ngũ
“vừa hồng, vừa chuyên”, trong sáng về đạo đức, giỏi về chuyên môn, đảm
bảo những yêu cầu của người “côngbộc”trong công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc Việt Nam Xã hội chủ nghĩa. Trong suốt hai năm theo học Lớp Thạc
sĩ Quản lý công HC20.N10 tại Trường chính trị tỉnh Kiên Giang, là khoảng
thời gian vô cùng quý báu, giúp bản thân có thêm những kiến thức, kinh
nghiệm bổ ích của quý thầy, cô giảng viên của Học viện đã truyền dạy, qua đó
giúp bản thân tôi tự tin áp dụng vào thực tiễn công việc của mình sau khi
hoàn thành khóa học. Đặc biệt với việc được Giám đốc Học viện ra quyết
định giao tên đề tài viết luận văn cuối khóa, bản thân càng có cơ hội vận dụng
những kiến thức đã được truyền dạy để tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn về
công việc thực tế của địa phương, để cố gắng phấn đấu trở thành người cán
bộ, công chức có năng lực, đóng góp những gì đã được học vào nhiệm vụ
được giao tại cơ quan, địa phương nơi công tác. Luận văn tốt nghiệp còn là
bước đánh dấu sự trưởng thành của bản thân là kết quả của sự tìm tòi, nỗ lực
nghiên cứu, lao động nghiêm túc của bản thân trong thời gian qua.
Để hoàn thành luận văn bản thân luôn có sự quan tâm giúp đỡ của các
thầy, cô Học viện hành chính Quốc gia, trường Chính trị tỉnh Kiên Giang, bạn
bè, đồng nghiệp và gia đình. Vì vậy, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi
đến quý thầy, cô của Học viện, trường Chính trị tỉnh đã tận tình truyền dạy
kiến thức và tạo điều kiện thật tốt cho bản thân tôi trong suốt thời gian theo
học. Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Phó giáo sư - Tiến sĩ Bùi Đức Kháng,
người hướng dẫn khoa học đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong suốt quá
trình nghiên cứu và hoàn thành bản luận văn này. Xin chân thành cảm ơn, tri

4. ân với thầy, cô chủ nhiệm lớp, bạn bè, đồng nghiệp, người thân và các anh,
chị cùng lớp Thạc sĩ Quản lý công HC20.N10 đã đồng hành, giúp đỡ bản thân
hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Để hoàn thành luận văn này tôi xin chân thành cảm ơn Thường trực
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các phòng, ban của Thành phố Rạch
Giá đã nhiệt tình cung cấp thông tin, số liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi
trong suốt quá trình làm luận văn.
Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính, Thường
trực Tỉnh ủy - Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang, Ban Tổ chức tỉnh, Sở Nội vụ
và trường Chính trị tỉnh Kiên Giang đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bản
thân tôi được học lớp Thạc sĩ Quản lý công tại tỉnh nhà.
Do thời gian và điều kiện nghiên cứu của bản thân có hạn, sẽ không
tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Kính mong quý Thầy, Cô bạn bè đồng
nghiệp, các nhà quản lý thông cảm. Bản thân tôi mong nhận được sự góp ý
chân thành để tiếp tục hoàn thiện nội dung trên ở những công trình tiếp theo.
Một lần nữaa, tôi xin gửi những lời cảm ơn chân thành và kính chúc
quý thầy, cô đang công tác tại Học viện Hành chính Quốc gia, lãnh đạo Tỉnh
ủy - Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ và
thầy, cô trường Chính trị tỉnh Kiên Giang, lãnh đạo Thành phố Rạch Giá luôn
mạnh khỏe, hạnh phúc và thành công. Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình,
người thân, cùng bạn bè đồng nghiệp đã động viên, khích lệ, giúp đỡ, tạo điều
kiện tốt nhất giúp tôi trong suốt quá trình học tập và công tác.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả luận văn
Tô Việt Huỳnh

5. LỜI CAM ĐOAN
Ngoài sự giúp đỡ của PGS. TS. Bùi Đức Kháng, luận văn này là sản
phẩm của quá trình tìm tòi, nghiên cứu và trình bày của tác giả về đề tài luận
văn. Mọi số liệu, quan điểm, quan niệm của các tài liệu và các nhà nghiên cứu
khác được trích dẫn theo đúng quy định của pháp luật. Vì vậy tác giả xin cam
đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng mình./.
Tác giả
Tô Việt Huỳnh

6. MỤC LỤC
Lời cảm ơn
Lời cam đoan
MỞ ĐẦU .......................................................................................01
1. Lý do chọnđề tài luận văn............................................................ 01
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn.......................03
3. Mục đíchvà nhiệm vụ của luận văn...............................................05
4. Đốitượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn.............................. 06
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu củaluận văn........... 06
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn....................................... 07
7. Kết cấu của luận văn ....................................................................07
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN .......................................................................................... 09
1.1. Lý luận chung về Văn phòng ..................................................... 09
1.1.1. Khái niệm Văn phòng.........................................................09
1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng ...............................................11
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt độngcủa Văn phòng............. 13
1.2. Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dâncấp huyện .....15
1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện...................................................................... 15
1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện.............................................................................. 16
1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân
cấp huyện.................................................................................... 19
Tiểukếtchƣơng 1 ......................................................................... 30

7. CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊNG GIANG (GIAI ĐOẠN 2011-
2016).......................................................................................................31
2.1. Đặc điểm tình hình chung..........................................................31
2.1.1. Đặc điểm tình hình thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang 31
2.1.2. Đặc điểm tình hình của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố Rạch Giá.................................................33
2.2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016) 35
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự.......................................35
2.2.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố Rạch Giá ...............................................................47
2.3. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá............................. 60
2.3.1. Ưu điểm............................................................................. 61
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân......................................................62
Tiểu kết chƣơng 2......................................................................... 66
CHƢƠNG 3:ĐỊNH HƢỚNG GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ
RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG..........................................................67
3.1. Định hướng đảm bảo hoạt độngcủa Văn phòng Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá ...............................................67
3.2. Giải pháp đảm bảo hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá ...............................................69
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc.................... 69
3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ, công chức...............................75

8. 3.2.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng......................................... 78
3.2.4. Đổi mới và hoàn thiện công tác đảm bảo hậu cần.................. 82
Tiểu kết chƣơng 3......................................................................... 84
KẾT LUẬN ................................................................................... 86
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................88
PHỤ LỤC

9. 1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Kể từ ngày 28 tháng 8 năm 1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ
Cộng hoà do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu đã ra Tuyên cáo trước quốc dân
đồng bào và toàn thế giới về việc thành lập Chính phủ của nước Việt Nam mới.
Ngày 28 tháng 8 năm 1945 cũng đã đánh dấu sự ra đời của bộ máy giúp việc
cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, cơ quan tiền thân của Văn phòng
Chính phủ ngày nay. Trải qua nhiều giai đoạn lịch sử, Văn phòng với vai trò
tham mưu, giúp việc cho chính phủ, bộ máy chính quyền các cấp, mặc dù có
những khó khăn khác nhau về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, phục vụ, đặc
biệt là về đội ngũ cán bộ, chuyên viên…, song Văn phòng luôn làm tốt công
tác tham mưu, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan hành chính Nhà
nước các cấp.
Trong giai đoạn hiện nay, khoa học hoá và hiện đại hoá nền hành chính
Nhà nước đang là một trong những xu hướng chính trong cải cách hành chính
và xây dựng nền hành chính hiện đại trên thế giới. Ở Việt Nam, thực hiện
chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020, được chính
phủ ban hành theo nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 8/11/2011, nền hành chính
đã có những chuyển biến căn bản. Cùng với quá trình cải cách hành chính của
cả nước, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đang đẩy mạnh cải cách hành
chính để vượt qua sức cản của chính mình, một trong những nội dung cải cách
hành chính mà thành phố đang quyết liệt chỉ đạo thực hiện là cải tiến phương
thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính.
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt
động của chính quyền các cấp, Văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng,
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý thông tin

10. 2
hỗ trợ cho hoạt động quản lý, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho mỗi hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
Trong những năm qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố Rạch Giá đã được quan tâm kiện toàn từng bước về tổ chức, đầu
tư cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ cán bộ, công chức, về cơ bản hoạt động
của Văn phòng có nhiều chuyển biến, tiến bộ. Tuy nhiên, so với yêu cầu,
nhiệm vụ vẫn còn những hạn chế như: Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị
và một số cán bộ, côngchức về công tác Văn phòng cònchưa đúng; cơ cấu các
Bộ phận chuyên môn, sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có mặt chưa
phù họp; trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng chưa
ngang tầm nhiệm vụ trong khi công tác này rất phức tạp, đòi hỏi hàm lượng trí
tuệ, kinh nghiệm công tác cao; phương pháp làm việc chưa thật khoa học, chủ
yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm, mang tính sự vụ, sự việc; sự phối hợp công tác
giữa Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố với các
phòng, ban chuyên môn, phường, xã và giữa các cán bộ Văn phòng với nhau
chưa thật chặt chẽ và có hiệu quả. Việc quản lý và sửdụng cơ sở vật chất, kinh
phí, phương tiện hoạt động, công tác bộc lộ những hạn chế, bất cập. Những hạn
chế trên cho thấy, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân thành phố chưa được đổi mới đồng bộ trước những đòi hỏi xử lý
thông tin nhanh, chính xác để giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành
phố đưa ra những quyết định kịp thời, phù hợp, chính xác nhằm nâng cao hiệu
lực, hiệu quả hoạt động chính quyền địa phương trong điều kiện nền kinh tế
hàng hóa nhiều thành phần định hướng xã hội chủ nghĩa.
Nguyên nhân những hạn chế trên là do cơ chế song trùng trực thuộc, một
cơ quan Văn phòng có hai đầu mối lãnh đạo, hai đầu mối phục vụ, nhưng lại
thiếu sự hướng dẫn cụ thể, kịp thời về phương thức quản lý, điều hành, tổ chức

11. 3
tham mưu, phục vụ; những hạn chế, bất cập này ảnh hưởng không nhỏ đến việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong thời gian qua.
Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch
Giá, tỉnh Kiên Giang” là yêu cầu cấp thiết, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống
chính quyền các cấp nóichung, hệ thống chính quyền cấp huyện nói riêng.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu của bất cứ cơ quan, tổ
chức, đơn vị nào, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Đối với
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Văn phòng là mắc xích
quan trọng trong công tác tham mưu, giúp việc, phục vụ cho hoạt động quản lý,
chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương. Vấn đề
hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng trong cơ quan Nhà
nước đã có khá nhiều tác giả nghiên cứu; tuy nhiên, các công trình nghiên cứu
cụ thể về Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện cònít, mà chủ yếu đề cập đến Văn phòng của tổ chức nói
chung, như:
- Hồ Ngọc Cẩn, “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng,
nhà xuất bản Tài chính, năm 2003.
- Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên), “Kỹ năng quản lý văn phòng”, học
viện Hành chính Quốc gia, năm 2006;
- Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn
phòng và lưu trữu học”, nhà xuất bản Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí
Minh, năm 2014.
- Nghiêm Kỳ Hồng, “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu
trữ trong thời kỳ đổimới, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003.

12. 4
- Tạ Hữu Ánh, “Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà
nước”, nhà xuất bản chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002.
- Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), “Hành chính văn phòng trong cơ quan
Nhà nước”, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005.
- Lưu Kiếm Thanh, “Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà
nước”, nhà xuất bản Khoa học và kỷ thuật, năm 2005.
- Học viện Hành chính Quốc gia, “Giáo trình hành chính văn phòng
trong cơ quan nhà nước”, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005.
- Lê Văn In (Chủ nhiệm đề tài), Đề tài đổi mới tổ chức hoạt động của
văn phòng HĐND và UBND thành phố góp phần thực hiện có hiệu quả cải
cách hành chính của thành phố Hồ Chí Minh, năm 2004.
- Nguyễn Thị Minh Tâm, “Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ thực
tiễn thành phố Hồ Chí Minh, năm 2005.
- Nguyễn Hoàng Vân, “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh (từ thực tiễn thành phố Cần Thơ), năm 2009
- Văn Tất Thu (Chủ nhiệm đề tài), Đề tài nghiên cứu hoàn thiện công tác
tham mưu tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ
Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, năm 2011.
- Phan Văn Định, Đề tài nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Ủy
ban nhân dân Quận tại Thành phố Hồ Chí Minh, từ thực tiễn quận Bình
Thạnh”. Luận văn thạc sĩ hành chính công, Học viện hành chính, năm 2011.
- Trần Thị Thanh Hiền “Tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn
thuộc UBND ở nước ta hiện nay”, Luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa học xã hội,
năm 2011.

13. 5
- Khuất Thị Kim Dung “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban
nhân dân cấp huyện từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn thạc sĩ
Luật học, Học viện Khoa học xã hội, năm 2016.
- Văn Đức Sơn, “Làm rỏ mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng
HĐND-UBND cấp huyện”, tạp chí Tổ chức Nhà nước, số tháng 10/2015.
Đây là những tài liệu tham khảo hữu ích cho bản thân trong việc thực
hiện luận văn. Tuy nhiên, như đã nêu, các công trình, đề tàinghiên cứu đó chưa
đi sâu nghiên cứu, phân tích, đánh giá cụ thể thể đến tổ chức, hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh
Kiên Giang. Do đó, việc nghiên cứu của đề tài này là vấn đề mới cần được
phân tích, đánh giá cụ thể.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích:
- Xác định tầm quan trọng của hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố.
- Phân tích tình hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hộiđồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố, nhằm đánh giá đúng thực trạng, tìm ra hạn
chế, nguyên nhân của những hạn chế. Từ đó, đề xuất những giải pháp hoàn
thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ:
Để đạt được mục đích nêu trên, luận văn có các nhiệm vụ nghiên cứu
như sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về Văn phòng nói chung và chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong hoạt động quản lý Nhà nước tại địa
phương nói riêng.
- Khảo sát tình hình thực tế về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội

14. 6
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá nhằm đánh giá, nhận
xét những kết quả đạt được, tìm ra những hạn chế, nguyên nhân và đưa ra
những giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng
hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố
Rạch Giá.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng:
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang.
4.2. Phạm vi:
- Không gian:
+ Về mặt nội dung, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận
và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện.
+ Về mặt không gian, luận văn tập trung nghiên cứu thực tiễn tổ chức và
hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố
Rạch Giá.
- Thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu thực tiễn về tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch
Giá, tỉnh Kiên Giang trong giai đoạn từ 2011 đến năm 2016.
5. Phƣơng pháp luận
5.1. Phương pháp luận:
Luận văn vận dụng các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử
của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng, Nhà
nước ta về nhà nước và pháp luật, về cải cách hành chính.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu:

15. 7
Luận văn kết hợp sử dụng các phương pháp nghiên cứu phổ biến của
khoa học xã hội để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, như:
- Các phương pháp tổng hợp, phân tích các công trình nghiên cứu hiện
có và các tài liệu khác để làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Các phương pháp khảo sát thực tế, phân tích tài liệu, tổng hợp, thống
kê, để đánh giá đúng thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá; từ đó đưa ra những nhận
xét và những giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức và nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố
Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức, hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành cấp huyện.
- Thông qua việc nghiên cứu thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế và
nguyên nhân, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch
Giá, tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
- Đề tài có thể là tài liệu tham khảo cho học viên, sinh viên chuyên
ngành quản lý công và những người quan tâm đến luận văn này.
7. Kết cấu của luận văn:gồm có 3 phần
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Chương 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang (giai đoạn

16. 8
2011 - 2016)
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng
Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố RạchGiá, tỉnh Kiên Giang

17. 9
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
1.1. Lý luận chung về Văn phòng
1.1.1. Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là một cơ quan không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức, cơ
quan, đơn vị nào. Đó là bộ máy hay bộ phận có chức năng giúp việc, phục vụ
cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều
hành được tập trung thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu
quả. Bên cạnh đó, Văn phòng còn là một bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt
động hàng ngày như tổ chức các hội nghị, các cuộc làm việc của lãnh đạo,
chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan tổ chức nói
chung. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về Văn phòng được nêu trong các tài
liệu như sau:
- “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong
một cơ quan. Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [22].
- “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo
nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [43].
- Văn phòng là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong
một cơ quan” [53].
- Văn phòng còn được hiểu theo nghĩa hẹp như trong “Cẩm nang tổ chức
và quản trị hành chính Văn Phòng” do Hồ Ngọc Cẩn chủ biên đã tổng kết: Văn
phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, người ta có thể gọi là “Văn
phòng giám đốc”, “Văn phòng nghị sĩ”. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm
việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm của mọicán bộ, công chức hàng ngày
đến đó để thực thi công vụ như “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân

18. 10
dân”. Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước,
trong các xí nghiệp.
Theo Hồ Ngọc Cẩn thì các cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng,
nhưng nó chỉ phản ánh một khía cạnh nào đó của thuật ngữ Văn phòng và ông
đã nêu ra khái niệm như sau: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho các hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [2].
- Theo Lưu Kiếm Thanh trong cuốn Nghiệp vụ hành chính Văn phòng -
Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [32] đã quan niệm Văn phòng
như sau:
+ Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản
lý của các đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị
cho hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ
thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ
thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong
hoạt động đốinội, đốingoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [32].
+ Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc
trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức,
chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn Phòng chức năng không phải
là pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại [32].
Nói chung, dù được hiểu theo nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực
tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục
tiêu nhất định. Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo
nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lắp với một tổ chức, cơ
quan, đơn vị.
Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một định
nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp

19. 11
của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản
lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một đơn vị tổ chức
thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp
việc cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần, kỹ thuật nhằm góp phần cho cơ quan đó
thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ chính trị, xã hội và các lĩnh vực công tác
chuyên môn của mình.
1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng
Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và
các cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vịpháp lý, quy mô của
cơ quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong
mỗi cơ cấu đó Văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng
thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối
quan hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan
hệ với các cơ quan bên ngoài, Văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông
tin liên lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ
quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức
trong mọi hoạt động.
Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý
điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động
diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong
tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu
nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật

20. 12
cho quá trình quản lý mà hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt
động quản lý của tổ chức.
Với vị trí nêu trên Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt
động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có
vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn
phòng thì cơ quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công
việc một cách bình thường.
Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều
hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp
phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là “bộ nhớ”, „tai mắt” của lãnh đạo cơ
quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác
do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác
nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp
cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác
hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán
bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ
không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều
hành công việc khoa học.
- Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp
nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động
quản lý. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp
thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.
- Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động
trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những
hoạt động và chi phí không cần thiết.

21. 13
- Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các
phương tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí
hợp lý và khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng
Hoạt động của Văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và
bên trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián
tiếp đến hoạt động của Văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó
chính là môi trường hoạt động của Văn phòng. Môi trường bao gồm các điều
kiện khác nhau, đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho
nhau như chính trị, kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu môi trường hoạt động của
Văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi
trường để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của
môi trường đến hoạt động của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác
động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của Văn phòng.
Yếu tố bên trong cũng đa dạng phong phú cần quan tâm toàn diện.
- Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực
hiện nhiệm vụ, Văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ
chấp hành của Văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ
quan hành chính cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên
môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có
liên quan. Mối quan hệ ngang cấp, giao tiếp giữa Văn phòng với các sở ngành,
huyện, thị khác.
- Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, công tác văn
phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố
sau đây:
+ Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan
càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc của Văn phòng càng phức tạp.

22. 14
Nhiều khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không
có nhiều đơnvị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không
rõ ràng. Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác
định chức năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn
phòng càng trở nên phức tạp.
+ Thứ hai, mọi hoạt động của Văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp
liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con
người ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
Văn phòng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ
trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực
hiện thuận lợi; ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không
nắm vững hoặc có thái độ không đúng mực với công việc, thì công việc sẽ gặp
nhiều khó khăn.
+ Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về
lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định
ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người
với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng,
từng con người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì
không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan, Văn phòng không phát
huy được vai trò, chức năng của mình.
+ Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng
của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở.
Thiết bị văn phòng không chỉ hợp lý, tiện lợi mà còn cần đảm bảo tính thẫm
mỹ. Hiện nay, các thiết bị phục vụ hoạt động của Văn phòng đã và đang được
nâng cấp, trang bị mới, nhưng nhìn chung vẫn còn thiếu thốn, phương tiện làm
việc còn chưa đảm bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử
dụng hiệu quả trang thiết bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai

23. 15
mạnh mẽ, do đó đòi hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của
đội ngũ cán bộ, công chức vào hoạt động văn phòng càng phải được nâng cao
hơn nữa.
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan
chuyên môn, bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự
hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện có chức
năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, trải qua nhiều thời kỳ, trong bất cứ hoàn
cảnh lịch sử nào, quy mô tổ chức như thế nào thì chức năng chủ yếu của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện vẫn là tham mưu,
tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần. Các cơ quan, tổ chức nói chung, Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng muốn thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ của mình thì một trong những việc quan trọng đầu tiên là
phải tổ chức tốt công tác Văn phòng.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân cấp huyện có vai trò
quan trọng trong việc tham mưu cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện xây dựng và triển khai thực hiện các nghị quyết, chương trình, kế hoạch
công tác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; có vai trò quan
trọng trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ
cho các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện các nghị
quyết, quyết định, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.

24. 16
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện có mối
liên hệ hữu cơ, chặt chẽ và là cầu nối giữa Thường trực Hội đồng nhân dân,
Chủ tịch và các Phó chủ tịch Ủy ban nhân huyện với các cơ quan chuyên môn,
Ủy ban mặt trận tổ quốc, các hội, đoàn thể, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân xã, thị trấn trực thuộc huyện. Nếu sự phối hợp với các đơn vị chặt chẽ sẽ
tạo điều kiện thuận lợi giúp cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện
trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị và các chỉ tiêu,
nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
Do vị trí, vai trò quan trọng của Văn phòng, nên trong các hoạt động của
mình các cơ quan, đơn vị cần phải luôn quan tâm củng cố bộ máy tổ chức, tạo
điều kiện phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng, từ đó sẽ
thúc đẩy và nâng cao chất lượng hoạt động của các phòng, ban chuyên môn
khác trong Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện
Việc xác định chức năng của Văn phòng tùy thuộc vào quy mô, tổ chức
của mỗi cơ quan, đơn vị; tuy nhiên qua nghiên cứu và thực tiễn thì Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện có hai chức năng chính là:
tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Hai chức năng này vừa tồn tại độc
lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan
phải tồn tại Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
- Chức năng tham mƣu, tổng hợp:
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng được coi là chức
năng cơ bản nhất của Văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản
lý. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
Văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý

25. 17
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có được
những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào
ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập,
phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực
hiện bởi Văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó
vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham
vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những
thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập
được. Như vậy, tham mưu cần có tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Hai
nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ giúp cho thủ trưởng,
lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất phục vụ
cho mục tiêu hoạt động của cơ quan; nó có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,
không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu; sẽ không thể tham mưu
tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc thông tin
không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện.
Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác
thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh
chóng hơn, đầy đủ, chính xác hơn.
- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất,
phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính ... Các phương tiện ấy phải được quản
lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức
năng hậu cần và được Văn phòng được thể hiện thông qua việc:
+ Giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tàisản công, những công việc hậu cần
và phục vụ khác.

26. 18
+ Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; tiếp nhận, phân loại, chuyển giao
văn bản đi, đến; kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, đóng dấu và phát
hành; thực hiện quản lý, sử dụng dấu theo đúng quy định.
+ Chuẩn bị điều kiện phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hộinghị, tiếp khách;
bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của Thường trực Hội đồng nhân
dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban ngành; quản lý, sử
dụng xe ô tô, theo dõisửa chữa điện, nước, điện thoại … nhằm phục vụ tốt các
mặt hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. Đảm bảo công
tác phòng cháy chữa cháy; thực hiện xây dựng công sở văn minh sạch đẹp
trong khu vực cơ quan; trực gác cơ quan 24/24 giờ nhằm bảo đảm an ninh trật
tự.
+ Bảo đảm kinh phí hoạt động kịp thời, quản lý sử dụng tài sản cơ quan
theo đúng chế độ, nguyên tắc nhà nước và các biện pháp thực hiện tiết kiệm,
chống lãng phí trong cơ quan.
- Trên cơ sở chức năng cơ bản của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện, thì cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Văn phòng cũng
được thiết kế cho phù hợp nhằm đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ của Văn
phòng đạt hiệu quả cao nhất. Theo đó, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện làm việc theo chế độ Thủ trưởng gồm Chánh văn phòng,
các Phó chánh Văn phòng và các bộ phận chuyên môn.
+ Chánh Văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của
Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được quy định; chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về toàn bộ hoạt động và công tác của Văn
phòng.
+ Phó văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng trên một số
lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân công.

27. 19
+ Giúp việc cho Chánh, Phó văn phòng là các bộ phận giúp việc, trong
đó có các bộ phận sau: bộ phận nghiên cứu tổng hợp; bộ phận hành chính quản
trị; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; bộ phận tiếp công dân, bộ phận kế toán tài
vụ, bộ phận công nghệ thông tin.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân cấp huyện làm việc theo
các chế độ sau:
+ Làm việc theo chế độ trực tiếp (chế độ chuyên viên): cán bộ, công
chức làm việc trực tiếp với Thường trực Hội đồng nhân dân; Chủ tịch, các Phó
chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về công tác chuyên môn, sau đó báo cáo kết
quả với lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng) biết để
chỉ đạo, điều phối công việc.
+ Làm việc theo chế độ thủ trưởng: cán bộ, công chức chịu sự lãnh đạo
trực tiếp của Chánh văn phòng, các Phó chánh văn phòng, mọi vấn đề báo cáo
lên cấp trên phải thông qua các cấp báo cáo trực tiếp.
+ Làm việc theo chế độ hỗn hợp:
Đối với cán bộ, công chức bộ phận nghiên cứu tổng hợp được làm việc
trực tiếp với Thường trực Hội đồng nhân dân; Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện nhưng sau đó phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng để chỉ đạo
theo trình tự, thủ tục hành chính và chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng về
nhân sự, tổ chức.
Đối với cán bộ, công chức thuộc các bộ phận khác làm việc theo chế độ
thủ trưởng; tất cả các công việc do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng
trực tiếp chỉ đạo và các hoạt động đều phải thông qua Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng để báo cáo lên Thường trực Hội đồng nhân dân; Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện.
1.2.3. Nội dung hoạtđộng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủyban
nhân dân cấp huyện

28. 20
Với phương châm giải quyết công việc đảm bảo pháp chế, nhanh gọn,
kịp thời và chính xác; tinh thần, thái độ phục vụ ân cần và hòa nhã, không gây
phiền hà. Với chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp huyện, cho thấy Văn phòng chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt động
hành chính sự vụ trong cơ quan; tùy tình hình của cơ quan vào từng thời điểm
nhất định mà Văn phòng sẽ thực hiện ít hoặc nhiều nhiệm vụ. Nhưng cơ bản
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện có các nhiệm vụ
chính như sau:
- Tham mƣu cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện xây
dựng các nghị quyết, chƣơng trình, kế hoạch công tác và có trách nhiệm
theo dõi, đôn đốc việc triển khai, tổ chức thực hiện văn bản đó
Xây dựng dựng các nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác là
nhiệm chủ yếu và quan trọng hàng đầu của Văn phòng, có ý nghĩa quyết định
đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Việc xây dựng
nghị quyết, kế hoạch, chương trình làm việc nhằm đảm bảo cho hoạt động của
cơ quan được liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra cho từng
công việc cụ thể; trên cơ sở các nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác,
thủ trưởng cơ quan, đơn vị triển khai tổ chức, chỉ đạo, điều hành từng nhóm
công việc cụ thể.
Để cho việc triển khai chỉ đạo, điều hành thực hiện có hiệu quả thì Văn
phòng phải là cơ quan trực tiếp theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện của các
đơn vị, phòng, ban chuyên môn; kịp thời phản ánh, báo cáo cho Thủ trưởng
đơn vị về tiến độ thực hiện, những khó khăn, vướng mắc. Nghị quyết, chương
trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức là sự định hình những nhiệm vụ
cụ thể, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện nó.
Chương trình, kế hoạch công tác phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm
vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc do cấp mình xử lý, các việc

29. 21
phải xử lý liên ngành hoặc phải trình cấp trên giải quyết. Thực hiện đúng
nguyên tắc giải quyết công việc theo thẩm quyền, nhanh chóng, coi trọng công
tác phối hợp liên ngành, không đùn đẩy trách nhiệm, công việc cho cơ quan,
đơn vị khác hoặc cho cấp trên.
Nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng văn bản
cụ thể, xác định rõ những công việc, chỉ tiêu phải giải quyết trong một khoảng
thời gian cụ thể; thông thường Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện có các loại nghị quyết, chương trình, kế hoạch, như: Nghị quyết
về nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, nghị quyết về hoạt động giám sát ...
chương trình, kế hoạch hàng tháng, quý, năm đây là những chương trình, kế
hoạch cụ thể mang tính ngắn hạn; chương trình, kế hoạch trong một giai đoạn,
nhiệm kỳ cụ thể đây là những loại chương trình, kế hoạch mang tính dài hạn.
Văn bản là một phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin hữu hiệu và
chính xác, là một phương tiện để thực hiện và truyền đạt các quyến định quản
lý. Một văn bản quản lý có chất lượng và đạt hiệu quả là văn bản sau khi được
xây dựng trên cơ sở mang đầy đủ các đặc tính, như: tính mục đích, tính khoa
học, tính đại chúng và tính khả thi cao.
Vì vậy để cho văn bản đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý về nội dung cũng
như thể thức, hình thức thì Văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính
trong việc tham mưu, giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị soạn thảo và ban hành
các loại văn bản mang tính chỉ đạo chung của cơ quan, đơn vị.
- Công tác thu thập, quản lý và xử dụng thông tin
Thông tin được hiểu là sự phản ánh của đối tượng có quan hệ đến chủ
thể phản ánh, thông tin càng nhiều thì giúp cho sự hiểu biết càng tăng. Khi tiếp
nhận thông tin, con người phải xử lý và sàng lọc thông tin, những thông tin nào
có giá trị, có lợi cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thì đưa vào quản lý, khai
thác, sử dụng một cách có hiệu quả nhất; đối với những thông tin không có giá

30. 22
trị hoặc giá trị không cao, không có lợi cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thì
loại bỏ hoặc đưa vào quản lý nhưng chỉ dừng ở mức độ tham khảo.
Thông tin có vai trò hết sức quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo sự
thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức; thông tin trong hoạt động quản lý
hành chính nhà nước có từ nhiều nguồn khác nhau (thông tin bên ngoài, thông
tin bên trong), qua quá trình xử lý thông tin, cơ quan hành chính nhà nước đưa
ra các quyết định quản lý cụ thể đối với từng lĩnh vực cụ thể.
Thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước là một tập hợp
nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản
lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những
thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến
tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời
gian đối với các đối tượng quản lý.
Thông tin có nhiều loại: thông tin đầu vào và thông tin đầu ra. Việc thu
thập thông tin được tiến hành trên cơ sở hệ thống chặt chẽ; để đảm bảo tính hệ
thống và đầy đủ của thông tin, cần tuân thủ những nguyên tắc cập nhật thông
tin chặt chẽ. Thông tin sau khi thu thập xong cần được phân tích, tổng hợp số
liệu, kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý … Qua đó xác định đúng nội dung, bản
chất của thông tin để đưa ra những quyết định có tính chính xác và khả thi cao,
từ đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức.
Để làm tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, Văn phòng phải
tăng cường công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin kỷ càng và chặt chẽ từ
đó sẽ cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và tham mưu tốt cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị trong hoạt động quản lý. Hầu hết trong hoạt động quản lý của
cơ quan, tổ chức việc thu thập, xử lý, quản lý thông tin đều phải qua cơ quan
Văn phòng thu nhận, chuyển phát đến các bộ phận liên quan và phục vụ cho

31. 23
hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Hiện nay, với việc
bùng nổ thông tin và đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính, thì việc
thu thập thông tin càng phải được quan tâm chỉ đạo hết sức chặt chẽ, muốn thu
thập thông tin đầy đủ và khoa học thì Văn phòng phải thực hiện tốt việc hiện
đại hóa công tác văn phòng, sử dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng ISO vào quá trình thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông
tin nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao hiện nay.
- Tổ chức và phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị
Họp và hội nghị cũng là một trong những hình thức và nguồn thông tin
quan trọng phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan,
đơn vị; mục đíchcủa các cuộc họp, hội nghị nhằm trao đổi thông tin, cung cấp
thông tin, phổ biến thông tin và thu thập thông tin. Thông qua các cuộc họp,
hội nghị để lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm tra tiến độ, kết quả thực hiện các
chương trình, kế hoạch đã đề ra, đánh giá rút kinh nghiệm những mặt đã đề ra,
bổ sung những nội dung, công việc, biện pháp thực hiện trong thời gian tới;
đồng qua đây để lãnh đạo cơ quan, đơn vị ra các quyết định chính xác, nhanh
chóng, kịp thời và cũng nhằm để tạo sự đồng thuận, nhất trí cao đối với các
chương trình, kế hoạch có sự triển khai đồng bộ giữa các bộ quận, cơ quan
khác nhau có liên quan.
“Họp là một hình thức hành chính của hoạt động quản lý nhà nước, một
cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính
nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong
việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo
quy định của pháp luật” [37].
Bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng đều phải tổ chức các cuộc họp, hội nghị
tùy theo tính chất, quá trình hoạt động của từng đơn vị mà số cuộc họp, hội
nghị nhiều hay ít và hình thức tổ chức khác nhau. Riêng trong các cơ quan

32. 24
hành chính Nhà nước việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị rất nhiều (họp
thường kỳ, đột xuất, bất thường …”. Do đó để đảm bảo chất lượng và giảm
thiểu các cuộc họp, hội nghị không cần thiết của cơ quan, Văn phòng phải phối
hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tốt các nội dung phục vụ cho cuộc họp,
hội nghị, từ bước chuẩn bị nội dung báo cáo, tham luận (nếu có), in ấn tài liệu,
thư mời, bố trí bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, thư ký ghi chép biên bản và dự
thảo thông báo kết luận ý kiến chỉ đạo … Thông qua các cuộc họp, hội nghị
cũng sẽ giúp rất nhiều cho Văn phòng trong công tác thu thập, sàng lọc, xử lý
thông tin phục vụ cho quá trình nghiên cứu tổng hợp, góp phần nâng cao chất
lượng hoạt động của Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh
đạo cơ quan, đơn vị.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ
+ Công tác văn thƣ:
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, phân loại, chuyển
giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê chuyển của lãnh đạo; kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, cho số và phát
hành văn bản; quản lý và sử dụng condấu của cơ quan. Nóicách khác công tác
văn thư là một mặt hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Đó là tất cả các công việc có liên quan đến
công văn, tài liệu từ khi soạn thảo văn bản (đối với văn bản đi) và từ phía tiếp
nhận (đối với văn bản đến) đến khi giảiquyết xong công việc, lập hồ sơ lưu trữ
trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và lưu trữ vào kho lưu trữ.

33. 25
Mục đích của công tác văn thư là bảm đảm thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý; công tác văn thư là phương tiện thiết yếu đảm bảo cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị có hiệu quả; là một hoạt động được các nhà quản lý đặc
biệt quan tâm tổ chức thực hiện. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay
nhỏ đều phải sử dụng tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách của cấp
trên, chương trình, kế hoạch côngtác của đơn vị, phục vụ cho việc báo cáo với
cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư là một công tác khoa học nghiệp vụ, bao gồm một hệ
thống tác nghiệp chặt chẽ, từ khi nhận tài liệu, vào sổ đăng ký, phân phối tài
liệu đến việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các văn bản, tài liệu và cuối cùng là
lập hồ sơ, nộp vào kho lưu trữ. Các nghiệp vụ của công tác văn thư thực chất là
các tác nghiệp hành chính, toàn bộ quy trình của công tác văn thư đều liên quan
đến nhiều người, từ lãnh đạo cơ quan, đơn vị đến các đơn vị, phòng ban và
từng cán bộ công chức, nhân viên trong đơn vị; các tác nghiệp chủ yếu của
công tác văn thư đều do cơ quan văn phòng Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thực hiện, tham mưu trong việc xử lý, phân phối văn bản đến cho các đơn
vị, phòng, ban, các cá nhân trong Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện
phố đảm bảo đúng tiến độ, không bỏ sót, để quên hoặc chậm xử lý gây khó
khăn trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
Căn cứ các quy định của pháp luật về thể thức văn bản, Văn phòng có
trách nhiệm kiểm tra dự thảo các văn bản (Nghị quyết, đề án, chương trình, kế
hoạch, công văn, báo cáo …) về hình thức, thể thức văn bản do các cơ quan
đơn vị trình cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị; Văn phòng có quyền đề nghị các cơ
quan chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, chỉnh sửa, bổ sung lại đối với những
văn bản nếu không đúng hoặc không đầy đủ về thể thức văn bản. Văn phòng là
cơ quan kiểm tra cuối cùng về thể thức văn bản, nếu để xảy ra sai sót thì Văn

34. 26
phòng phải là cơ quan chịu trách nhiệm trước Thường trực Hộiđồng nhân dân,
lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố.
“Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ
chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành
văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật” [6].
Đây là nhiệm vụ quan trọng và khó khăn của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân; nếu làm tốt nhiệm vụ này sẽ góp phần nâng cao chất
lượng hệ thống các văn bản trong quá trình chỉ đạo, điều hành của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. Việc tham mưu, đề xuất xây dựng văn bản,
ban hành và tổ chức thực hiện quy chế về công tác văn thư thuộc trách nhiệm
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; không một đơn vị,
phòng, ban nào có thể thay thế thực hiện nhiệm vụ này, do đó việc đề cao trách
nhiệm trong việc tham mưu, đề xuất việc quản lý và tổ chức thực hiện công tác
văn thư là nhiệm vụ hết sức quan trọng của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
ủy ban nhân dân.
+ Công tác lƣu trữ:
“Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những
văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết” [11].
Công tác lưu trữ là tài liệu của cơ quan, đơn vị hình thành trong quá trình
hoạt động thực tiễn, phục vụ cho việc tra cứu của lãnh đạo và các đơn vịcó liên
quan. Đó là những tài liệu, dữ liệu thông tin có giá trị, quan trọng và cần thiết
cho việc phục vụ công tác nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển
của địa phương; đồng thời qua đó cũng là dữ liệu thông tin để cơ quan nghiên

35. 27
cứu đề xuất với cơ quan cấp trên xem xét giải quyết những vần đề mang tính
chiến lược đốivới việc phát triển tổ chức, đơn vịhoặc phát triển địa phương.
Tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân
dân huyện về công tác lưu trữ không ai khác là Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân; Văn phòng phải nghiên cứu tổ chức bộ phận lưu trữ một
cách khoa học và quy cũ; phải tiến hành một loạt các bước nghiệp vụ, như: sưu
tầm, thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thời gian bảo quản
tài liệu … và bảo quản an toàn các tài liệu một cách tuyệt đối, đồng thờiphải tổ
chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu phục vụ kịp thời cho việc nghiên cứu
của lãnh đạo và cán bộ công chức.
Với nhiệm vụ không thể thiếu của mình, Văn phòng phải thường xuyên
phát huy vai trò và trách nhiệm trong việc tham mưu, đề xuất cho Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo làm tốt công tác văn thư,
lưu trữ, như: xây dựng quy chế, quy trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ,
xây dựng, bố trí khu vực, kho lưu trữ … nhằm đảm bảo cho các văn bản đi đến
được xử lý kịp thời nhanh chóng và khai thác hết công suất đối với các tài liệu
lưu trữ trong cơ quan đơn vị. Bản thân Văn phòng phải chủ động nghiên cứu
thực hiện công tác văn thư lưu trữ một cách khoa học và đảm bảo quy trình
thực hiện công tác này hết sức chặt chẽ nhằm cung cấp kịp thời thông tin phục
vụ cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện.
- Công tác tiếp dân
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có trách nhiệm tổ
chức tiếp công dân đến giao dịch, phản ảnh những vấn đề có liên quan đến hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện; thực hiện việc tiếp nhận
hồ sơ hành chínhcủa tổ chức, công dân chuyển đến cho các đơn vị, phòng, ban
chuyên môn và nhận lại kết quả hoàn trả cho tổ chức, công dân; tiếp nhận và
tham mưu cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về công tác giải quyết

36. 28
đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, tham mưu và bố trí lịch cho Thường
trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tiếp công dân theo
định kỳ.
Mặc dù, công tác tiếp dân thời gian qua đã được quan tâm chỉ đạo thực
hiện, qua đó đã có những chuyển biến tích cực về tác phong, thái độ và năng
lực, trình độ của độingũ cán bộ làm công tác tiếp công dân. Tuy nhiên vẫn còn
những vấn đề hạn chế cần phải tiếp tục quan tâm giải quyết, đó là: nơi bố trí
tiếp công dân còn chưa khang trang, chưa tương xứng với yêu cầu, chưa thể
hiện tính trọng thị; việc bố trí bố trí cán bộ làm công tác tiếp công dân chưa
được quan tâm đúng mức, chưa chú ý nhiều đến năng lực trình độ, hành vi ứng
xử của người làm công tác tiếp công dân, thậm chí có nơi còn suy nghĩ là bộ
phận tiếp dân là chỗ để tạm thời bố trí một nhân sự nào đó khi chưa thể bố trí
chỗ khác hoặc bố trí những cán bộ hạn chế về năng lực làm công tác tiếp dân;
từ đó chất lượng công tác tiếp dân còn nhiều hạn chế, tạo thêm sự phiền hà, bức
xúc cho người dân khi đến giao dịch.
- Tham mƣu cho lãnh đạo triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học
công nghệ, hiện đại hóa văn phòng; ứng dụng công nghệ thông tin và hệ
thống quản lý chất lƣợng ISO và các hoạt động quản lý
- Công tác đảm bảo hậu cần
Nhiệm vụ này, thể hiện ở việc tham mưu về tổ chức quản trị công sở
“quản gia”; Văn phòng có trách nhiệm tham mưu, bố trí sắp xếp các khu vực,
phòng làm việc một cách hợp lý, khoa học theo nguyên tắc quản trị tổ chức
quản trị công sở, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, xem xét, sửa chữa các
trang thiết bị đảm bảo điều kiện cho các đơn vị, phòng, ban làm việc có hiệu
quả. Quản lý bảo dưỡng xe phục vụ cho các buổi công tác của lãnh đạo thành
phố; có trách nhiệm giữ gìn an ninh trật tự trong cơ quan, hướng dẫn tổ chức,
công dân đến liên hệ công tác trong cơ quan; xây dựng công sở văn minh - sạch

37. 29
đẹp - an toàn; bảo đảm kinh phí phục vụ cho các hoạt động Hộiđồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân huyện theo nguyên tắc tài chính quy định. Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân huyện còn có nhiệm vụ tham mưu cho Ủy ban
nhân dân về công tác dân tộc.
Ngoài những nhiệm vụ trên, Văn phòng còn có nhiệm vụ hết sức quan
trọng là thường xuyên tham mưu hoàn thiện tổ chức bộ máy của Văn phòng
theo hướng tinh gọn; không có đơn vị, bộ phận tổ chức trung gian, trùng lắp,
chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. Tham mưu xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức theo hướng chuyên môn hóa, có đủ năng lực trình độ,
phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng … nhằm góp phần xây dựng cơ quan
nhà nước ở địa phương ngày càng gần dân, thật sự là của dân, do dân và vì dân.

38. 30
TIỂU KẾT CHƢƠNG I
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ
quan có vịtrí đặc biệt quan trọng trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân cấp huyện; là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quyết định các vấn đề quan trọng của địa
phương, cũng như các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm
vụ phát triển kinh tế - xã hội của huyện.
Theo lý luận chung, Văn phòng được hiểu dưới nhiều gốc độ khác nhau,
nhưng có một điểm chung là hoạt độngcủa Văn phòng có hai chức năng chính
là tham mưu tổng hợp và đảm bảo các cơ sở vật chất cho hoạt động của lãnh
đạo và cơ quan; và hai chức năng này có mối quan hệ gắn bó hữu cơ chặt chẽ
và bổ sung cho nhau. Muốn làm tốt công tác tham mưu phải thực hiện tốt việc
tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin; tham mưu là để phục vụ và trong phục vụ
có tham mưu. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
cũng đảm bảo đầy đủ các chức năng của Văn phòng nói chung. Bên cạnh đó,
điểm khác biệt rõ nét Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện với các Văn phòng của các tổ chức khác đó chính là chức năng tham
mưu tổng hợp được đặt cao hơn và có ý nghĩa quyết định hơn so vớichức năng
hậu cần. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân thành cấp huyện gắn liền và tác động lớn đến hiệu quả hoạt động,
điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Do tầm quan trọng như trên, nên vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức và các mối quan hệ công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện từ lâu đã được pháp luật nước ta quy định cụ thể và
liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế. Đây là cơ sở pháp lý tạo
điều kiện thuận lợi cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
trong thực thi nhiệm vụ.

39. 31
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊNG GIANG
(GIAI ĐOẠN 2011-2016)
2.1. Đặc điểm tình hình chung
2.1.1. Đặc điểm tình hình của thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang
Thành phố Rạch Giá có vị trí địa lý nằm liền mép nước của Vịnh Thái
Lan- Biển Tây Nam của Tổ quốc, có bờ biển dài 15 km; phía Đông Nam tiếp
giáp huyện Châu Thành; phía Đông - Bắc tiếp giáp huyện Tân Hiệp; phía Tây -
Nam giáp Vịnh Thái Lan. Từ bờ biển Rạch Giá (có thể nhìn thấy các đảo gần,
đảo xa; gần tầm mắt nhất là đảo Hòn Tre (hòn Rùa) thuộc huyện Kiên Hải, phía
Tây - Bắc là cụm núi ba Hòn: Hòn Đất, Hòn Me và Hòn Sóc thuộc huyện Hòn
Đất. Thành phố có diện tích tự nhiên 103,56 km2 ; dân số 239.057 người, gồm
có 3 dân tộc chính sống đan xen, người Kinh chiếm 87,88%, người Khmer
chiếm 6,97%, người Hoa chiếm 5,06% và một số ít thuộc các dân tộc thiểu số
khác.
Theo khẩu truyền, có tên gọi Rạch Giá vì xưa kia nơi đây có rừng cây
Giá mọc theo ven biển, có một lạch nước chảy ngang, ra biển. Theo sách Gia
Định thành thông trí: Lạch Giá có tên chữ thường gọi là Giá Khê (Khe Giá,
Lạch Giá). Ngoài ra còn gọi là Giá Đà, Sái Phu, …
Rạch Giá được hình thành từ năm 1739, do ông Mạc Thiên Tích lập ra
huyện Kiên Giang, đặt trấn lỵ tại đây. Đến năm 1900 đổi thành tỉnh lỵ, thuộc
tỉnh Rạch Giá. Năm 1976, đổi thành thị xã Rạch Giá, thuộc tỉnh Kiên Giang.
Năm 2005, thành phố Rạch Giá được thành lập theo Nghị định 97/2005/NĐ-
CP ngày 26/7/2005 của Chính phủ; hiện thành phố có 12 phòng, ban chuyên

40. 32
môn (do mới giải thể phòng Dân tộc vào dầu năm 2017), 12 phường, xã (trong
đó có 11 phường, 01 xã) trực thuộc.
Trong lịch sử hình thành và phát triển, người và đất Rạch Giá đã làm nên
những trang sử hào hùng trong công cuộc bảo vệ và xây dựng Tổ quốc. Trong
kháng chiến chống thực dân Pháp, đế quốc Mỹ có rất nhiều những người anh
dũng hy sinh vì quê hương Rạch Giá, như Anh hùng dân tộc Nguyễn Trung
Trực, … và thật vinh dự, tự hào ngày 22/8/1998, Chủ tịch Nước Cộng hòa
XHCN Việt Nam đã quyết định tặng thưởng danh hiệu “Anh hùng lực lượng
vũ trang nhân dân” cho Đảng bộ, quân và dân Rạch Giá.
Ngày nay, thành phố Rạch Giá được xác định là trung tâm chính trị, kinh
tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Kiên Giang. Kinh tế thành phố đóng vai trò quan
trọng trong sự phát triển kinh tế - xã hội chung của tỉnh, về cơ cấu kinh tế: các
ngành dịch vụ chiến 82,69%, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp chiếm
11,69%, nông nghiệp chiếm 5,62%; thu nhập bình quân đầu người năm 2015 là
69,51 triệu đồng/người/năm (tương đương 3.278 USD), tốc động tăng trưởng
bình quân 10,63%; có hệ thống hạ tầng đô thị cơ bản hoàn thiện; tỷ lệ người
dân sử dụng điện lưới quốc gia đạt 100%, sử dụng nước hợp vệ sinh đạt
98,14%, tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 0,98%.
Thành phố RạchGiá có 43 cơ sở thờ tự được Nhà nước công nhận, trong
đó có các đình chùa được Bộ văn hóa (nay là Bộ Văn hóa thể thao và Du lịch)
cấp bằng công nhận “Di tích lịch sử- kiến trúc”, như:đền thờ Anh hùng dân tộc
Nguyễn Trung Trực, chùa Tam Bảo, chùa Phật Lớn, cổng Tam Quan, … đây
còn được xem là những điểm đến hấp dẫn của du khách tham quan du lịch. Đặc
biệt hàng năm Tỉnh và Thành phố đều tổ chức lễ hội truyền thống kỷ niệm
ngày hy sinh của Anh hùng dân tộc Nguyễn Trung Trực (diễn ra từ ngày 26/8 –
28/8 âm lịch hàng năm), lễ hội đã thu hút trung bình trên 800.000 ngàn lượt
khách đến dâng hương, tham quan, tham gia các hoạt động văn hóa- văn nghệ-

41. 33
thể dục thể thao; cũng là dịp để Tỉnh và Thành phố quảng bá tiềm năng du lịch
và xúc tiến đầu tư, phát triển kinh tế.
Đến với thành phố Rạch Giá, du khách đi qua cổng Tam quan nằm trên
đường Nguyễn Trung Trực, là một công trình kiến trúc đẹp, mang đậm nét văn
hóa cổ truyền của dân tộc Việt Nam. Đây cũng chính là biểu tượng của tỉnh
Kiên Giang nói chung và thành phố Rạch Giá nói riêng.
Những di tích lịch sử văn hóa- kiến trúc, những cổ vật trong bảo tàng đã
được Nhân dân RạchGiá trùng tu, tôn tạo để du khách đến với Rạch Giá có thể
cảm nhận được lịch sử truyền thống mở đất và giữ đất của Nhân dân Rạch Giá
qua các thời kỳ.
Rạch Giá là điểm đến lý tưởng để du khách dừng chân lưu trú và tham
quan các di tích, các khu vui chơi giải trí, hệ thống mua sắm, dịch vụ, siêu thị;
sân bay, bến xe, bến cảng,… rất thuận lợi để du khách đi đến tham quan các
danh lam, thắng cảnh, như: Phú Quốc, Hà Tiên, Hòn Đất, U Minh Thượng, …
2.1.2. Đặc điểm tình hình của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố Rạch Giá
Xét từ bản chất tổ chức và hoạt động là một cơ cấu trong hệ thống các cơ
quan của chính quyền địa phương, Văn phòng Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân thành phố có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố là
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức năng tham mưu
cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, chịu trách nhiệm trước Ủy
ban nhân dân về hoạt động của mình.
Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố chịu sự chỉ
đạo quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công
chức và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân

42. 34
dân tỉnh.
Thứ hai, đặc điểm nổibật đối với Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân thành phố là xuất phát từ chức năng quản lý hành chính nhà nước,
chức năng vận hành hành chính nên bộ phận nghiên cứu tổng hợp là bộ phận
chủ chốt, quan trọng giúp cho Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. Một vấn đề cần quan tâm khi tổ
chức bộ máy làm việc của Văn phòng là cơ chế làm việc của Văn phòng trong
đó ngoài nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng còn phảithực hiện nguyên
tắc chế độ thủ trưởng kết hợp với chuyên viên.
Trên cơ sở chức trách của Chánh Văn phòng là người tổ chức thực hiện
chức trách của Văn phòng được đề ra như ở điểm thứ nhất đã nêu và phải là
người chỉ đạo điều hành, phối hợp các hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân bảo đảm sự thông suốt, đúng pháp luật và có hiệu
quả, nên phải thực hiện nguyên tắc làm việc kết hợp giữa thủ trưởng và chuyên
viên. Các chuyên viên được đặt dưới sự chỉ đạo chung của Chánh Văn phòng
hoặc các Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công giúp chỉ
đạo từng khối công việc.
Chế độ làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng kết hợp với chuyên viên ở
đây còn được quy định là kế hoạch làm việc của chuyên viên về những vấn đề
gì Chánh văn phòng phải nắm để theo dõi, quản lý chung. Đặc biệt các dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật (quyết định, chỉ thị) trước khi trình lãnh đạo ký,
duyệt, chuyên viên phải có trách nhiệm báo cáo cho Chánh văn phòng biết để
bảo đảm đúng thể thức, đúng thẩm quyền và đúng pháp luật. Trách nhiệm của
Chánh văn phòng phải ký nháy vào bản thảo cuốicùng trước khitrình Chủ tịch,
Phó Chủ tịch ký duyệt chưa kể chữ ký nháy của chuyên viên dự thảo.
Thứ ba, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có
tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc nhà

43. 35
nước.
Thứ tư, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có
các trang thiết bị phù hợp và các điều kiện vật chất cần thiết khác để đảm bảo
cho mọi hoạt động của Văn phòng.
2.2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016)
2.2.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố hiện có 20
cán bộ công chức, đảm bảo đúng theo biên chế được giao. Về chính độ chính
trị, chuyên môn, nghiệp vụ, tuổi đời cơ bản đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn công
tác cán bộ, cụ thể như sau:
Về trình độ văn hóa: THPT 20/20 người, đạt 100%. Trình độ chuyên
môn: thạc sĩ 04 người, đạt 20%; đại học 15 người, đạt 75%; trung cấp 01
người, chiếm 05%. Lý luận chính trị: Cao cấp 09 người, đạt 45%; trung cấp 09
người, đạt 45%; sơ cấp 02 người, chiếm 10%.
Về độ tuổi: từ 31 - 40 tuổi: 11 người, chiếm 55%; 41 - 50 tuổi: 04
người, chiếm 20%; trên 50: 05 người, chiếm 25%.
Qua phân phân tích, đánh giá cho thấy những năm gần đây được sự quan
tâm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, đội ngũ cán bộ, công chức của
Văn phòng được bổ sung khá đầy đủ, có trình độ tương đối đồng đều, hầu hết
đã qua đào tạo từ đại học trở lên, tuổi đời còn trẻ ... Tuy nhiên, một số cán bộ,
công chức được đào tạo với nhiều chuyên ngành khác nhau, có những chuyên
ngành không phù hợp với công tác Văn phòng nên chưa phát huy được tác
dụng; đa số chưa được đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ; thiếu kinh nghiệm làm
công tác văn phòng, xử lý công việc theo lối mòn của những ngườiđi trước. Số
lượng cán bộ, công chức làm công tác nghiên cứu, tổng hợp còn thiếu, năng lực
có mặt chưa đáp ứng yêu cầu trong khi đó khối lượng công việc nhiều, mức độ

44. 36
tính chất phức tạp (hiện đội ngũ chuyên viên tổng hợp chủ yếu là giải quyết
công việc theo sự vụ, chưa có tầm nhìn hoặc chưa tham mưu, đề xuất được
những nội dung chuyên sâu, có tầm bao quát đối với từng lĩnh vực cụ thể). Từ
đó, công tác tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố trong công tác lãnh đạo, điều hành về các vấn đề phát triển kinh
tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn thành phố còn nhiều khó
khăn, hạn chế.
Tổ chức bộ máy Văn phòng gồm có lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn
phòng, 02 Phó Văn phòng) và các bộ phận chuyên môn, được sắp xếp, bố trí cụ
thể như sau: Bộ phận nghiên cứu tổng hợp, bộ phận tiếp công dân, bộ phận
công nghệ thông tin, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bộ phận hành chính quản
trị, bộ phận kế toán tài vụ, bộ phận văn thư-lưu trữ.
- Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành
phố:
Là người đứng đầu, phụ trách chung, trực tiếp quản lý, điều hành và chịu
trách nhiệm trước Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về toàn bộ hoạt động
của Văn phòng; chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang. Đồng thời có trách nhiệm:
Chỉ đạo và tổ chức thực hiện chế độ làm việc của Văn phòng, trực tiếp
nhận nhiệm vụ, nội dung công tác từ Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Quản lý, điều hành cán bộ,
công chức, nhân viên thuộc Văn phòng thực hiện chế độ làm việc theo đúng
chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền; chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán
bộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá đối với cán bộ, công
chức, nhân viên thuộc Văn phòng.

45. 37
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân kiểm tra, đôn
đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc; xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác, chuẩn bị và tổ chức các kỳ họp; báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt
động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và
các báo cáo khác theo sự chỉ đạo của Thường trực Hộiđồng nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thành phố.
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân
dân thành phố, Ủy ban nhân dân phường, xã thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác của Ủy ban nhân dân thành phố. Nắm tình hình hoạt động, tổ
chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành
của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Được quyền yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Ủy ban nhân thành phố cung cấp số liệu, tư liệu có liên quan để phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành
phố.
Được ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn
phòng; được thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ký các văn bản
hướng dẫn, truyền đạt chủ trương, ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành
phố cho các ngành, các đơn vị, phòng ban và các Ủy ban nhân dân phường, xã
thực hiện.
Tham gia các Hội đồng, Ban chỉ đạo và tổ chức khác khi được phân công
có tính chất tư vấn do Ủy ban nhân dân thành phố thành lập, nhằm thu thập, xử
lý và tổng hợp tình hình chung.
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân thành phố. Quản lý và sử dụng phần kinh phí quản lý

46. 38
chung; bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố.
- Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
thành phố:
Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân
công phụ trách, điều hành hoạt động một số bộ phận chuyên môn. Được ký
thay Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, đồng thời
cùng Chánh Văn phòng liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phận công phụ trách.
Chỉ đạo các chuyên viên thuộc lĩnh vực tổ chức thực hiện công việc
thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; chủ động phối hợp với Phó Chánh Văn
phòng khác để thống nhất giải quyết những công việc liên quan, nếu có ý kiến
khác nhau phải báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.
Xem xét, thẩm định về trình tự, thủ tục, nội dung và tính hợp pháp các
đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo, kiến nghị… của các phòng, ban ngành,
cơ quan, đơn vị trình Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân thành phố thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo
đúng quy chế làm việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
thành phố.
Định kỳ báo cáo kết quả công việc của Văn phòng thuộc lĩnh vực được
phân công để Chánh Văn phòng có ý kiến chỉ đạo và giải quyết; đối với những
vấn đề quan trọng, phức tạp hoặc nhạy cảm phải báo cáo Chánh Văn phòng
quyết định.
- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp: Biên chế 4 công chức gồm: 1 giúp
việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân; 3 giúp việc cho Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân. Là bộ phận có vai trò rất quan trọng trong công tác
tham mưu tổng hợp của Văn phòng, có khối lượng công việc lớn bao gồm

47. 39
nhiều lĩnh vực, bên cạnh đó còn phải tham mưu giúp Thường trực Hội đồng
nhân dân điều hòa các hoạt động thường xuyên của Hội đồng nhân dân thành
phố ... Các chuyên viên của bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ giúp
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng trong việc tổ chức thực hiện các
công việc sau:
Tổ chức hệ thống thông tin, tổng hợp các nguồn và xử lý thông tin, báo
cáo định kỳ lên cấp trên và thông báo cho cấp dưới, bảo đảm tính toàn diện, có
hệ thống, kịp thời và chính xác.
Xây dựng chương trình công tác, quản lý và theo dõi việc thực hiện
chương trình công tác, giúp Thường trực Hội đồng nhân, Ủy ban nhân dân
thành phố giám sát, chỉ đạo, điều hành, làm việc theo chương trình, bám sát các
công tác trọng tâm trong từng thời gian.
Tổ chức phục vụ tốt các kỳ họp, hội nghị của Hội đồng nhân dân; phối
hợp với các ngành tham mưu ban hành các nghị quyết, chỉ thị, quyết định đúng
trình tự thủ tục, thẩm quyền, bảo đảm nội dung, hình thức và pháp lý hành
chính của văn bản; tổ chức triển khai theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các nghị quyết, chỉ thị, quyết định đã ban hành đảm bảo hiệu quả.
Nghiên cứu, đề xuất, làm tham mưu và biên tập dự thảo các văn bản
giúp Hội đồng nhân dân thành phố thực hiện giám sát theo đúng chức năng,
quyền hạn của Hội đồng nhân dân. Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố điều hành thống nhất trong tập thể trên các lĩnh vực công
tác, đảm bảo sự quản lý toàn diện của Ủy ban nhân dân thành phố và sự điều
hành thống nhất trong tập thể Ủy ban nhân dân thành phố, thực hiện tốt chức
năng quản lý nhà nước ở địa phương theo Hiến pháp và pháp luật.
Phối hợp với các phòng, ban ngành thành phố lập các đề án, chuẩn bịcác
vấn đề dự kiến trình Hội đồng nhân, Ủy ban nhân dân thành phố xem xét quyết
định; thẩm tra và soát xét nội dung về mặt pháp lý của các dự thảo đề án, các