Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati, recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. La gestione elettronica dei documenti offre alle organizzazioni un’ampia varietà di benefici, alcuni quantificabili in modo tangibile ed altri, invece, di natura intangibile. La somma dei benefici determina per l’azienda la possibilità di perseguire al meglio il proprio business. Una volta condivisi il significato e la validità dei benefici che un sistema di gestione documentale può apportare all’azienda, occorre quindi intraprendere un corretto percorso di valutazione della scelta migliore per le proprie esigenze presenti e future.
Gruppo Amadori: processi documentali di qualità per la riduzione del time to market
Per maggiori informazioni:
http://mediaroom.tecla.it/2010/11/gruppo-amadori-processi-documentali-di.html
CMS e DMS: sistemi di content e di document management a confrontoKEA s.r.l.
Report sul libro in tedesco di K. Götzer, B. Maier, R. Schmale, K. Rehbock, T. Komke, "Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen" (Gestione documentale. Sfruttare in modo efficiente le informazioni all’interno dell’azienda), dpunkt.verlag, Heidelberg, 2014
Alla scoperta dei software integrabili con i sistemi di gestione dei contenuti (CMS - Content Management System): finalità e caratteristiche dei sistemi di gestione documentale (DMS - Document Management System), con particolare riguardo ai punti di tangenza fra i due sistemi:
- Potenzialità di integrazione fra CMS e DMS
- Standardizzazione dei metadati (es. Schema.org e Ontology For Media Resources di W3C)
- Funzioni supportate da applicazioni di natural language processing (es. ricerca, classificazione, indicizzazione, authoring memory, ecc.)
- Aspetti legati a reingegnerizzazione dei processi, formazione organizzativa e tecnica, e migrazione dei contenuti pregressi
- Adesione allo standard CMIS (Content Management Interoberability Services) di OASIS
- Fuizione del software o di suoi moduli in modalità software o platform as a service (SaaS o PaaS), anche via Cloud
- Fruizione via mobile.
Guida alla protezione per piccole e medie aziende. Colmare il divario e nella protezione e salvaguardare il futuro dell'azienda:
Il divario nella protezione - Valutazione della copertura - Sicurezza degli endpoint - Sicurezza della messaggistica - Backup e recupero - Symantec Protection Suite
Gruppo Amadori: processi documentali di qualità per la riduzione del time to market
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- Standardizzazione dei metadati (es. Schema.org e Ontology For Media Resources di W3C)
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Il divario nella protezione - Valutazione della copertura - Sicurezza degli endpoint - Sicurezza della messaggistica - Backup e recupero - Symantec Protection Suite
La disponibilità di un ambiente di collaborazione (“collaboration tool”) che permetta di condividere con semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti, attività, progetti è sempre più richiesto dalle imprese. In fondo si può parlare dell’”anticamera” dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per consentire l’esecuzione delle attività in team.
Nell’articolo vengono esaminate le caratteristiche principali di un “collaboration tool” ed i suoi criteri di valutazione.
Il dpo e gli schemi di certificazione dei trattamentiFabio Guasconi
Aggiornamento sulle attività nazionali per schemi di certificazione dei professionisti che operano nell'ambito della protezione dei dati personali e delle organizzazioni in base al nuovo Regolamento UE 2016/679.
Paziente 2.0 - Sanità Digitale e MarketingI-Tel Srl
Quali sono i trend dell'Innovazione tecnologica in Sanità?
Il documento, a cura di Bellio, Buccoliero, Mazzola, Solinas - CERMES BOCCONI, è estratto dal N.3/2015 dei "Quaderni dell'Osservatorio e-Health e-Sanit@" ed offre un'accurata analisi dei nuovi scenari relativi all'interazione Paziente-Sanità in ottica di empowerment del cittadino.
La Firma Elettronica Avanzata per i Commercialisti!ITWorking srl
SmartSign è la soluzione di firma grafometrica dedicata ai commercialisti che necessitano di firmare i documenti sia in ufficio sia in mobilità.
Grazie alla flessibilità di Smartsign è possibile integrare l’applicativo di firma con qualsiasi gestionale mantenendo la gestione del proprio ufficio sempre a portata di mano!
Gestione di un processo di Firma Grafometrica e/o Firma Elettronica Avanzata ...Digital Law Communication
Documento di sintesi del gruppo di lavoro interno all'Associazione AIFAG su Gestione di un processo di Firma Grafometrica e/o Firma Elettronica Avanzata in assenza di operatore o con operatore presente da remoto con strumenti di Unified Communication
Documenti elettronici cifratura firma elettronica e marca temporaleRoberto Gallerani
I concetti di cifratura, firma digitale e marca temporale sono ormai alla base di ogni processo di gestione dei documenti elettronici. Al di là della loro realizzazione tecnica è utile, per tutti, conoscerne i principi di funzionamento di base, anche al fine di distinguere e valutare i servizi proposti dai diversi gestori.
Realizzata nel 2010 per un corso di formazione questa breve introduzione alla firma digitale è indirizzata particolarmente alla Pubblica Amministrazione. Illustra la validità della firma, gli scopi e le implicazioni giuridiche.
Come scegliere il giusto Gestore Documentale per la mia azienda?
Come evitare di spendere una montagna di soldi e tempo senza avere un reale vantaggio e un reale risparmio di tempo e soldi? Questa è una piccola analisi dei punti principali a analizzare per poter capire come muoversi nella scelta di un gestore documentale
Come scegliere un gestore documentale? Come evitare di perdere tempo e denaro? Come evitare di implementare un sistema che non dà nessun benefico? Questa è una piccola analisi di sugli aspetti fondamentali da analizzare quando si fa una ricerca di questo tipo
La disponibilità di un ambiente di collaborazione (“collaboration tool”) che permetta di condividere con semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti, attività, progetti è sempre più richiesto dalle imprese. In fondo si può parlare dell’”anticamera” dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per consentire l’esecuzione delle attività in team.
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Documenti elettronici cifratura firma elettronica e marca temporaleRoberto Gallerani
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ARXivar per Lawer - Ottimizzazione processi HRARXivar
Lawer, azienda Biellese che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale, voleva ottimizzare ed automatizzare i processi di lavoro nell’Area HR, che è quella con la più alta proliferazione documentale.
Con ARXivar viene creato un «fascicolo del dipendente», a partire dall’iter di assunzione, che contiene tutti i documenti, i dati e le informazioni necessarie per la gestione delle risorse umane.
Tutti i processi HR sono gestiti in digitale con grandissimi vantaggi in termini di aumento della produttività.
Strumenti digitali professionisti - Gestione del datoFabio Tonini
Gestire correttamente i dati, organizzazione dei files, valutazione della sicurezza e protezione, analisi dei dati, valorizzazione economica del dato, sicurezza informatica e molti altri aspetti tecnici e formativi necessari in azienda e per i professionisti per creare valore dall'enorme mole di dati che oggi ognuno di noi è
Perché e come utilizzare un CMS per realizzare documentazione tecnica e di pr...KEA s.r.l.
I contenuti sono un capitale dell’azienda: vediamo come gestirli in modo ottimale e massimizzarne la resa, rispondendo in modo adeguato ai bisogni informativi dei destinatari e attivando nuovi servizi knowledge intensive per utenti interni, forza vendita, partner e rivenditori, installatori, utilizzatori, manutentori, ecc.
Guida pratica a come trasformare il contenuto da costo in risorsa a supporto della strategia aziendale.
DIAGRAM PROCESS INNOVATION fornisce Consulenza, Project Management e Servizi per la dematerializzazione e gestione dei processi documentali.
Il DLO - Document Lifecycle Outsourcing - è un modello di offerta innovativo che si basa su un processo di analisi, revisione e automazione dei processi documentali e presenta tutta una serie di vantaggi rispetto agli schemi tradizionali, minimizzando gli investimenti e ottimizzando i tempi e i costi della gestione documentale.
ARXivar per Lawer - Gestione digitale commessaARXivar
Lawer, azienda Biellese che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale, aveva esigenza di Supportare le attività di qualificazione dell’opportunità commerciale, progettazione della proposta e selezione della documentazione di avvio commessa.
La gestione delle opportunità commerciali con ARXivar è organica ed efficiente: Dalla creazione dell’opportunità, alla gestione della collaborazione con gli uffici tecnici, fino all’approvazione finale, in modo da riuscire a presentare la miglior offerta al potenziale cliente.
Fatturare Digitale - Come gestire in modo semplice la Fatturazione Elettronica.Fatturare Digitale
Relatore: Angela Tassone, Head Of Marketing & Communications in IWS Consulting
Durante il webinar sarà presentata una metodologia di lavoro, analisi e processi documentali che risponde alle attuali esigenze di gestione della Fatturazione Elettronica, attiva e passiva, con un proprio modulo e sistema automatizzato che include anche la conservazione digitale a norma.
Kofax soluzione per servizi finanziari - Dotcom S.r.l. www.dotcom.ts.itTerri Cecchetto
L’automazione dei processi aziendali basati su documenti.
Con Kofax le istituzioni finanziarie possono ridurre i costi e i tempi di elaborazione e migliorare il servizio alla clientela mediante l’automazione dell’acquisizione, della classificazione e dell’estrazione delle informazioni. Ciò avviene in modo immediato, alla ricezione dei documenti e dei moduli da parte dell’azienda; quindi si provvederà a immettere le informazioni in flussi di lavoro e applicazioni aziendali. Con Kofax il personale a contatto con i clienti trova una soluzione integrata che avvia i processi aziendali direttamente tramite l’ausilio di apparecchiature familiari quali scanner desktop e MFP. In tal modo le banche potranno:
• Automatizzare l’acquisizione di qualsiasi documento, cartaceo o elettronico, da qualsiasi luogo;
• Classificare ed estrarre in modo automatico informazioni da qualsiasi modulo o documento; Implementare procedure di acquisizione, distribuzione, inoltro,
classificazione e convalida basati sulle transazioni.
• Avviare l’elaborazione diretta dei dati e consentire decisioni aziendali basate su regolamenti e basi di conoscenza specifici del settore bancario.
I risultati si traducono in una maggiore accuratezza dei dati,accesso più rapido alle informazioni, aumento di produttività, contenimento dei costi, miglior servizio alla clientela e rispetto delle normative.
Similar to Le sfide della gestione elettronica dei documenti (20)
Operare per processi eliminando la gestione gerarchica tradizionale attraverso la collaborazione di team di lavoro che condividono sul campo obiettivi, informazioni e strumenti.
L'evoluzione delle telecamere IP, la loro costante riduzione di prezzo e l'aumento del numero e della qualità delle funzioni disponibili, rendono i sistemi digitali di sorveglianza sempre più diffusi anche nella difesa delle risorse e delle strutture delle PMI. Nell'articolo sono inoltre riassunti i principali aspetti della videosorveglianza in relazione al Codice della Privacy.
Natural Language Processing (NLP) e Information Extraction (IE)Roberto Gallerani
Il mondo in cui viviamo e lavoriamo è una fonte infinita di dati. Molti di essi sono ben catalogati e accessibili in archivi e “database” organizzati per facilitare la ricerca, l’analisi e la sintesi in informazioni, essenziali per ragionare, fare ipotesi e prendere decisioni. Per contro l’uso di internet e del web mette in evidenza anche l’enorme quantità di dati e informazioni presenti in miliardi di pagine e documenti disseminati in ogni parte del mondo. Inoltre anche all’interno di ogni organizzazione, privata o pubblica, oltre agli archivi ben organizzati dei sistemi ERP, CRM, PLM, ecc, esistono delle grandi moli di documenti di varia natura che nascondono al loro interno un’ulteriore vastissima quantità di informazioni le quali, se portate alla luce e rese accessibili in modo strutturato, potrebbero letteralmente cambiare in molti casi la nostra percezione e il valore delle nostre decisioni.
Il “problema” è che questo infinito patrimonio informativo è contenuto in documenti e pagine scritte generalmente sottoforma di testo libero, in lingue diverse, spesso con alfabeti diversi e quindi in forme tutt’altro che strutturate ed atte a consentire una loro identificazione, sintesi e catalogazione.
Soluzioni di “Information Extraction” (IE) basate sul Natural Language Processing (NLP), inteso come un insieme di tecniche e strumenti dedicati all’analisi e all’elaborazione del linguaggio usato comunemente dalle persone in forma scritta e orale, costituiscono una fondamentale risorsa per l’incremento dell’accesso a immensi patrimoni informativi tuttora sottoutilizzati.
Il resoconto di un’esperienza per creare nuovo valore e innovazione attraverso una più ampia collaborazione e condivisione di valori, visione e obiettivi tra soggetti, liberi professionisti dell’architettura e dell’ingegneria di tutti i settori, non certo abituati, come la maggior parte degli italiani, a fare squadra e a farlo su scala geografica ampia.
Nessuna “pubblicità” o celebrazione perché non c’è nulla da celebrare, se non un impegno in corso difficile ma inderogabile se si vuol far nascere o rilanciare qualcosa di nuovo.
Del resto “… non è la specie più forte a sopravvivere, né la più intelligente, ma quella più pronta al cambiamento” (C. Darwin)
Idea Management & Project Management: connubio dell’innovazione Roberto Gallerani
L'intero processo che si realizza a partire dalla capacità di promuovere, facilitare, sviluppare e gestire le idee di un’organizzazione, trasformandole in progetti concreti e di valore, può essere uno dei fattori principali per imprese e organizzazioni che cerchino la chiave del proprio successo nell'"innovazione" del fare “cose nuove” o fare "cose vecchie in modo nuovo” .
Gli strumenti software disponibili per questo scopo sono sempre più numerosi. E' importante riflettere sugli elementi principali di confronto e valutazione.
L'innovazione sostenibile - La Ricerca & Sviluppo permanente di idee e proget...Roberto Gallerani
Parlare di innovazione, nel mondo delle PMI, è assai fin troppo facile e di “moda”; quando poi si prova a discuterne sul campo, con un cliente o un partner, quasi sempre si scopre la difficoltà di comprendersi, di parlare il medesimo linguaggio, di fare riferimento agli stessi concetti. Chi opera a vario titolo, come consulente, professionista, società commerciale, ha una sua visione maturata nel quotidiano attraverso la propria attività ed il rapporto con il mercato. In particolare, in queste pagine, si vogliono analizzare brevemente i principali aspetti pratici, di metodo e d’uso di strumenti atti a facilitare un diverso modo di operare nelle imprese, nel quale venga dato il massimo rilievo a quei processi che favoriscono lo sviluppo delle idee e, da esse, la creazione di nuove opportunità di valore e di business. Non a caso chi scrive ritiene che la chiave di volta di un diverso (e forse nuovo) modo di operare sia quello di creare un metodo, un’infrastruttua organizzativa ed ICT, una cultura della “Ricerca & Sviluppo permanente di idee e progetti di nuove opportunità e valore”, che sia alla base, in ogni settore, di un vantaggio competitivo che nasce dall’ “amplificazione esplosiva” delle capacità e dalle potenzialità umane anziché dal solo loro “sfruttamento”.
Tuttavia, come si è detto, prima di affrontare questo tema con proposte costruttive è necessario comunicare, capirsi, discutere e condividere ampiamente, laddove è possibile, un’impostazione e dei valori comuni. Lo scopo di queste pagine è quindi in questa direzione, quello di riassumere alcuni elementi ed una visione nati da riflessioni e discussioni sul campo, cercando al contempo di mettere in fila argomenti, domande e possibili risposte per fare un primo passo verso un confronto costruttivo. E’ possibile che la “prima edizione” non riesca al meglio in questo fine, ma per fortuna è sempre possibile, ed auspicabile, redarre versioni successive che traggano impulso da critiche e osservazioni.
La presenza, i compiti ed il ruolo di un professionista in un’azienda non può prescindere dalla capacità di collocarsi e relazionarsi con la sua organizzazione. Saperne riconoscere i connotati e sapersi relazionare costituiscono fattori essenziali per offire il proprio apporto professionale
La formazione continua finanziata è una grande opportunità di crescita per le imprese, spesso non colta e sfruttata come si potrebbe. La carenza di informazioni ed alcuni elementi di complessità in molti casi ne rendono difficile l’approccio. Tuttavia una collaborazione, in rete, tra impresa e professionisti che si occupano della progettazione finanziaria, dei contenuti e successivamente della sua gestione ed erogazione , costituisce la chiave di volta per consentire forti ampliamenti delle competenze aziendali, fruendo di significative risorse economiche messe a disposizione, per questo fine, dalla Comunità Europea ed a livello nazionale.
Idea management: è l’organizzazione dei processi utili all’incubazione, l’aggregazione e lo sviluppo delle idee aziendali, fino all’individuazione di percorsi di business che possano anche portare a “spinoff” o “startup”. Questo implica l’integrazione di competenze che vanno dalla gestione aziendale e dei processi, fino all’ICT nei suoi aspetti organizzativi, di gestione e realizzativi.
Ufficio virtuale: l’organizzazione e la gestione delle imprese o dei collaboratori in rete comunque distribuiti sul territorio. Ciò comporta una cincezione distribuita delle funzioni e dei processi aziendali, l'utilizzo di soluzioni software (“proprietarie” e "open source" ) e servizi( SaaS) per la creazione di “uffici virtuali” (condivisione di informazioni e documenti, comunicazione, pianificazione e coordinamento delle attività, web meeting, ecc)
Fiducia e idee fanno impresa, creano rete, opportunità e valoreRoberto Gallerani
La crescente articolazione e complessità delle attività umane comporta una sempre maggiore necessità di collaborare ed integrarsi.
Nella conduzione delle attività economiche, allo stesso modo dei singoli, anche PMI e professionisti devono ormai da tempo vincere la “sfida” della capacità di aggregazione e cooperazione che sappia ampliare le opportunità di business attraverso maggiori sinergie, offrire un’espressione più ampia di prodotti e servizi ed un’amplificazione delle potenzialità derivanti dallo sviluppo di nuove opportunità attraverso un bacino più ampio di idee, creatività e capacità di sviluppo di progetti concreti su scala più ampia.
Da molti anni i sistemi CRM (Customer Relationship Management) sono adottati in molte imprese, anche di piccole dimensioni, per raccogliere, organizzare ed utilizzare tutte le informazioni relative ai propri clienti, alle trattative, alle opportunità sviluppate e sviluppabili ed a migliorare anche la qualità dei servizi di assistenza. La miglior conoscenza del proprio parco clienti attraverso la migliore gestione dei propri contatti è certamente un fattore di grande importanza per un miglioramento dei risultati
Attraverso l’uso dei “social networks” si introduce la capacità di ascoltare, partecipare e contribuire alle conversazioni con i propri clienti, creando nuovi contatti, qualificandoli, acquisendo informazioni sulla bontà o meno delle soluzioni proposte o idee nuove.
CRM customer relationship management tra organizzazione e tecnologiaRoberto Gallerani
Il CRM non è un prodotto né un’applicazione, ma una strategia aziendale il cui obiettivo è costruire e “manutenere” relazioni personalizzate di lungo periodo con il cliente. Pertanto, prima di seguire la via del CRM, ogni azienda deve essere consapevole della necessità di investire prima in strategia, organizzazione e comunicazione, e solo successivamente in tecnologia, effettuando un’attenta valutazione dell’applicazione in funzione delle proprie esigenze.
Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.
L’obbiettivo è quello di fornire e discutere gli aspetti generali dell’introduzione di un sistema di gestione documentale (GED) in una PMI manifatturiera italiana. Indipendentemente dalla varietà dei documenti presenti in ogni azienda, le tipologie qui considerate possono essere interpretate come un campione significativo caratteristico di ogni azienda del settore; i volumi assoluti possono invece variare notevolmente da caso a caso. Tutte le considerazioni riportate nascono da situazioni e dati reali.
L’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è anche un’occasione per l’adozione di una serie di procedimenti normativi che consentiranno sempre più, nella loro applicazione pratica, significativi risparmi economici.
La Posta Elettronica Certificata costituisce un elemento di innvovazione in grado di apportare una maggiore semplicità e conmodità nello scambio ufficiale di comunicazioni e documenti tra Imprese, Professionisti, Enti e Pubbliche Amministrazioni. La conoscenza dei principi di base può quindi essere di aiuto anche nella valutazione e nella scelta dei servizi proposti dai gestori.
La crescente diffusione di soluzioni fruibili attraverso internet ha portato direttamente al concetto del “cloud computing”. Comprederne il significato, i vantaggi ed anche gli aspetti meno evidenziati dai gestori dei servizi, costituisce un fattore importante per una corretta valutazione ai fini dell’impiego aziendale.
1. 09
26 settembre 2009
APPUNTI
DIGITALI
Quaderni
Le sfide della gestione
elettronica dei documenti
Contenuti:
Premessa
Strategia di attacco
Convinzione e sponsor aziendale
Individuazione precisa delle esigenze
Comprendere e utilizzare esempi di successo
simili
Procedere con progetti pilota
Il metodo e le “best practices”
e
Premessa
E’ evidente a tutti come, oggi, in ogni attività umana ed in particolare di business,
siano generate enormi quantità di informazioni e documenti, spesso in formati anche
molto diversi tra loro.
Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente
La gestione confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati,
recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. Il flusso dei
documentale: documenti e delle informazioni da essi recate assume spesso i connotati di un
un’opportunità percorso lungo, ed a volte tortuoso, che si sviluppa dalla fonte alla destinazione,
passando attraverso numerosi intermediari. In assenza di uno strumento che
spesso consenta di gestire per i documenti il “workflow”, la versine, lo stato e la scrivania su
“dimenticata” cui cui si trovano, il rischio è spesso quello di perdersi in ricerche estenuanti su
caselle di posta elettronica, server aziendali, cartelle di sistema, raccoglitori cartacei,
telefonate a colleghi.
Naturalmente quando dei documenti non vengono facilmente e rapidamente reperiti,
non sono solo i singoli ed i gruppi di lavoro direttamente interessati a risentirne, ma è
l’intera azienda che subisce un danno, a volte anche grave. Infatti la legislazione di
ogni paese, ed anche quella italiana, impone da tempo di rispettare regole ben
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