Ecco alcune motivazioni per cui è vantaggioso affidarsi alla conservazione sostitutiva dei documenti. Trasformare cioè il proprio archivio cartaceo in un archivio digitale legalmente ed amministrativamente valido.

1. Conservazione sostitutiva dei documenti
Una soluzione semplice per il risparmio
Treviglio, 18 luglio 2014

2. UN’IMPORTANTE INNOVAZIONE
Il Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e la Delibera del
Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) n°11 del 19
febbraio 2004 introducono un concetto rivoluzionario di “documento”:
“Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia
esso cartaceo o informatico”
In sostanza:
=

3. PERCHE’ AVERE UN ARCHIVIO INFORMATICO?
L’archivio cartaceo:
- Ha bisogno di spazio
- Si perde tempo a cercare i documenti
- I documenti si possono perdere o rovinare

4. PERCHE’ AVERE UN ARCHIVIO INFORMATICO?
L’archivio informatico:
- E’ online e non occupa spazio
- Documenti sempre disponibili con un “clic”
- E’ impossibile perdere o deteriorare un documento

5. SOSTITUZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA
Esattamente come accade per i documenti cartacei, i documenti informatici
vengono:
- Resi immutabili e immodificabili
- Firmati: tramite un dispositivo di firma digitale
- Datati in maniera certa: tramite l’apposizione di una marca temporale
- Salvati e criptati: tramite algoritmi in uso anche ai sistemi militari
Nessuno a parte il proprietario dell’archivio ed eventuali delegati potrà accedere ai
documenti archiviati.
I database vengono certificati, sottoposti a periodici controlli di qualità e protetti da
intrusioni non autorizzate.
I documenti conservati tramite la conservazione sostitutiva possono essere utilizzati
per fini fiscali, civili e penali e sostituiscono in tutto e per tutto la relativa copia
cartacea, che può quindi essere inviata al macero.

6. QUALI DOCUMENTI POSSO ARCHIVIARE?
Documenti contabili
- Libro giornale
- Libro cespiti
- Libro mastro
- Fatture Attive / Passive
- DDT Attivo / Passivo
Registri
- Registro IVA acquisti
- Registro IVA vendite
Modelli
- F24
Documenti dichiarativi
- 730
- 770
- Unico
- Documento generico

7. QUANTO COSTA IL VECCHIO ARCHIVIO CARTACEO?
Italia Oggi in una sua stima del 2010 ha calcolato che la produzione di ogni
documento cartaceo costa 0,61 €. Il costo di gestione è di 1,35 €.
Per un totale di € 1,91 a documento.
Il Sole 24ORE ha calcolato (stima del 2010) che il 40% del costo della gestione
cartacea è costituito da costo del personale.
L’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha
calcolato (stima del 2007) che il risparmio del passaggio alle procure digitali relative
al document management oscilla dal 67% all’82% dei costi totali della gestione
cartacea.

8. QUANTO COSTA IL VECCHIO ARCHIVIO CARTACEO?
Per ogni Euro speso per produrre documenti cartacei vengono spesi dai 20 a 50
Euro per il loro processamento (fonte: Gartner, 2004).
Il 30% della carta stampata è cestinata (fonte INPS, 2002).
Il 25% dei documenti cartacei sono archiviati e non possono essere riutilizzati
(Fonte: D&T, 2003)
In pratica si possono risparmiare mediamente:
70 Giorni di lavoro a fotocopiare, archiviare e consultare i fascicoli richiesti dai
Clienti
900 Euro di acquisto di armadi ignifughi per conservare i documenti cartacei
150 Euro di carta per fotocopie da destinare ad archiviazione

9. UNA-DOC
Una-Doc è la soluzione ideale per aziende e liberi professionisti per liberarsi dei
costi e dei disagi dei vecchi archivi cartacei, mantenendo i valore legale, fiscale e
contributivo dei documenti.
- SEMPLICE: è online e non c’è bisogno di installare programmi o comprare
costosi apparecchi. Ha un’interfaccia semplice ed intuitiva;
- VELOCE: bastano pochi “clic” per archiviare i documenti;
- INNOVATIVO: i vecchi documenti e registri cartacei possono essere inviati al
macero.

10. ANCORA PIU’ SEMPLICE
Dal 27/06/2014 è entrato il vigore il Decreto Ministeriale datato 17 giugno 2014,
pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26/06/2014.
Le principali novità introdotte dal Decreto sono:
- Superamento del vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle
fatture elettroniche;
- Semplificazioni nell’assolvimento dell’imposta di bollo;
- Eliminazione dell’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio digitale ed
operatività delle medesime regole per i documenti del settore doganale.

11. Emanuele Lano
Studio Colombo Srl
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