1. TATA NASKAH DINAS
ELEKTRONIK
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
2. KEBIJAKAN
DI TAMBAH 8 AREA PERUBAHAN DAN 9 PERCEPATAN
GRAND DESIGN Perpres 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design RB 2010 - 2025
ROAD MAP Permenpan 20 Tahun 2010 Tentang Road Map RB 2010 - 2014
1. Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan RB K/L (Permenpan-RB 7 Tahun
2011);
2. Pedoman Penilaian Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan RB K/L
(Permenpan-RB 8 Tahun 2011);
3. Pedoman Penyusunan Road Map RB K/L/Pemda (Permenpan-RB 9 Tahun
2011);
4. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan (Permenpan-RB
10 Tahun 2011);
PEDOMAN 5. Kriteria dan Ukiuran Keberhasilan RB (Permenpan-RB 11 Tahun 2011);
6. Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) (Permenpan-RB 12
Tahun 2011);
7. Pedoman Pelaksanaan Quick Wins (Permenpan-RB 13 Tahun 2011);
8. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge
Management) (Permenpan-RB 14 Tahun 2011);
9. Mekanisme Persetujuan Pelaksanaan RB dan Tunjangan Kinerja bagi K/L
(Permenpan-RB 7 Tahun 2011);
3. PENATAAN TATALAKSANA
Program dan Indikator Kinerja
Kegiatan Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)
Tersedianya dokumen
1. Penyusunan SOP
SOP penyelenggaraan Terselenggaranya
penyelenggaraan
tugas dan fungsi yang transparansi,
tugas dan fungsi
disahkan akuntabilitas, dan
standarisasi proses
2. Pembangunan Tersedianya e- penyelenggaraan
atau Government pada pemerintahan
pengembangan masing-masing
e-Government Kementerian/Lembaga
4. Kelembagaan
Sumber Daya Manusia
Ketatalaksanaan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
e-Government
6. Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubungan
bentuk baru seperti
Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C),
Government-to-Business (G2B) serta
Government-to-Government (G2G).
Keuntungan yang paling diharapkan dari e-
Government adalah peningkatan efisiensi,
kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari
pelayanan publik.
7. Tujuan e-Government
Pembentukan Pembentukan Pembentukan Pembentukan
jaringan informasi hubungan mekanisme dan sistem
dan transaksi interaktif dengan saluran manajemen dan
pelayanan publik dunia usaha komunikasi proses kerja yang
yang berkualitas, untuk dengan lembaga- transparan dan
cepat, dan menghadapi lembaga negara efisien
terjangkau perubahan dan serta penyediaan
masyarakat luas. persaingan fasilitas dialog
perdagangan publik.
internasional.
8. Manfaat e-Government :
Meningkatkan Memperbaiki
Mereduksi Menciptakan
kualitas proses
biaya transaksi, masyarakat
pelayanan transparansi
komunikasi, berbasis
pemerintah dan
dan interaksi komunitas
kepada akuntabilitas di
yang terjadi informasi yang
masyarakat dan kalangan
dalam proses lebih
komunitas penyelenggara
pemerintahan berkualitas
negara lainnya pemerintahan
9. Transformasi Menuju e-Government
1. Perubahan Budaya Kerja
2. Perubahan Bisnis Proses
3. SOP dan Kebijakan
6. Penggunaan Internet
4. Peraturan dan Perundangan
7. Penggunaan Infrastruktur TIK
5. Leadership
8. Sistem Dokumentasi Elektronik
9. Penggunaan Sistem Aplikasi
10.Standarisasi Metadata
11.Transaksi Elektronik
12. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 6 Tahun 2011
tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Instansi
Pemerintah
13. Maksud & Tujuan
• Maksud
Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juklak /
juknis TNDE
• Tujuan
menciptakan acuan pembuatan standar minimal
pembuatan juklak/juknis TNDE bagi instansi pemerintah
dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan yang efektif dan efisien
14. Sasaran
Tercapainya kesamaan pengertian dan
pemahaman penyelenggaraan TNDE
Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE
Lancarnya komunikasi dan kemudahan
pengurusan naskah dinas
Tercapainya efektivitas dan efisiensi
penyelenggaraan tata naskah dinas
Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi
dalam pengelolaan tata naskah dinas
16. Dasar Hukum
Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik
Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003
tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas.
17. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah
pengelolaan naskah dinas secara elektronik
dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan
dalam proses pengambilan putusan
18. Informasi Elektronik
• Informasi Elektronik & / Dokumen Elektronik & / hasil
cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, dan
merupakan perluasan dari alat bukti yang diatur dalam
Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.
• Informasi elektronik dapat berupa catatan elektronik,
dokumen elektronik, kontrak elektronik, surat
elektronik, atau tanda tangan elektronik.
• Informasi Elektronik & Dokumen Elektronik dinyatakan
sah bila mengguna-an Sistem Elektronik sesuai
ketentuan dalam UU ITE
18
19. Informasi Elektronik
• Ketentuan mengenai Informasi Elektronik & Dokumen
Elektronik tidak berlaku untuk :
• Surat yang menurut UU harus dibuat dalam bentuk
tertulis, diantaranya yaitu surat berharga, surat yang
berharga, dan surat yang digunakan dalam proses
penegakan hukum acara perdata, pidana, dan
administrasi negara.
• Surat beserta dokumennya yang menurut UU harus
dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang
dibuat oleh pejabat pembuat akta
19
20. Informasi Elektronik
• Selain pengecualian sebelumnya yang mensyaratkan suatu
informasi elektronik harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi
Elektronik &/ Dokumen Elektronik dianggap sah bila informasi
yang tercantum didalamnya memenuhi ketentuan UU sbb :
1. Dapat terjamin keutuhannya dan dapat dipertanggung-jawabkan
Pesan yang dimaksud dalam informasi elektronik tersebut tidak berubah
isinya dalam proses penyimpanan, pengiriman, penerimaan dan
tampilannya.
2. Dapat diakses
Informasi elekronik tersebut dapat ditelusuri keberadaannya.
3. Dapat ditampilkan sehingga menerangkan suatu keadaan
Informasi elektronik tersebut memiliki makna tertentu atau menjelaskan isi
atau substansi yang dimaksud oleh penggunanya.
20
21. Manfaat TNDE
Terwujudnya percepatan Pemerintahan
Elektronik (e-Government)
Terwujudnya efektivitas dan efisiensi
penyelenggaraan pemerintahan
Terwujudnya percepatan reformasi
birokrasi
Terciptanya koordinasi, integrasi,
sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi
pemerintah
Kemudahan pengelolaan dokumen naskah
dinas dan penggunaannya
23. Desain Sistem
Cakupan Sistem
Komunikasi Eksternal Komunikasi Internal
Agenda Surat Masuk Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Keluar Agenda Surat Keluar
Pembuatan Surat dengan
Disposisi
Templat
24. Desain Sistem
Alur Kerja
Pejabat Penanggung Jawab
Petugas TU
Urusan Surat
Database Surat Masuk
Mulai
Pengagendaan Surat Masuk
Surat Masuk
Tidak Memenuhi
Syarat
Pemeriksaan
Surat
Memenuhi Syarat
Pembuatan
Disposisi Disposisi
Pelaksanaan
Disposisi
Selesai
25. Desain Sistem
Alur Kerja
Pembuat Disposisi Penerima Disposisi Database
Mulai
Disposisi
Pembuatan Disposisi
Disposisi
Tidak dapat
dilaksanakan
Penelaahan
Disposisi
Dapat Dilaksanakan
Pelaksanaan Laporan
Disposisi Pelaksanaan
Tidak
Memenuhi
Syarat
Pemeriksaan
Laporan
Memenuhi Syarat
Pendokumentasian Dokumen Kegiatan
Selesai
26. Desain Sistem
Alur Kerja
Pejabat Unit Kerja Pejabat Unit Atasan Database
Mulai Surat Keluar
Pembuatan Konsep Konsep Surat
Surat
Tidak Memenuhi
Syarat
Pemeriksaan
Konsep Surat
Memenuhi Syarat
Penandatanganan Surat yang telah
Konsep Surat Ditandatangani
Pengagendaan Surat yang telah
Surat diagendakan
Pemberian Stempel Surat Keluar
(Cap)
Pemindaian Surat Turunan Surat
Keluar Keluar
Pengiriman Surat
Keluar
Selesai
27. Desain Sistem
Infrastruktur
Jaringan Komputer
Komputer Induk
Komputer klien
Pemindai dokumen (scanner)
Sistem keamanan
28. Desain Sistem
Suprastruktur
Pengelola TNDE
Sumber daya manusia
Prosedur Operasional Standar
29. Spesifikasi Sistem
Spesifikasi Fungsional - Manajemen Pengguna
Data Induk Pengguna (Master Data User)
memfasilitasi manajemen data pengguna
yang berupa penambahan data dan/atau
penon-aktifan pengguna serta disusun
sesuai dengan data kepegawaian
Pemberian Kewenangan (Role)
mengatur kewenangan setiap
pengguna, antara lain berupa
masukan (input) agenda surat,
pemindaian dokumen, pembuatan
disposisi, dan pembuatan surat
keluar
30. Spesifikasi Sistem
Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Masuk
Masukan (Input) Agenda Penyimpanan Dokumen
Hardcopy Pemindaian (scanning)
1. nomor urut agenda Softcopy Unggah fail (file upload)
2. tanggal penerimaan surat
3. nomor, tanggal, dan hal surat
4. tujuan surat (pengguna tujuan
surat)
5. nama dan alamat pengirim surat
6. kecepatan tanggapan, yaitu Melihat Detail Agenda
• Amat Segera;
• Segera;
• Biasa Membuat Disposisi
7. Isi yang ringkas
8. keterangan, antara lain tembusan
dan salinan Manajemen Disposisi
31. Spesifikasi Sistem
Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Keluar
1. Pembuatan Konsep Surat Templat/Borang Acu
Tanpa Templat/Borang Acu
2. Persetujuan Konsep Surat
3. Pembuatan Agenda Surat
Keluar
4. Penomoran Otomatis
5. Pemindaian Surat
32. Spesifikasi Fungsional –
Spesifikasi Sistem
Manajemen Templat/Borang Acu
1. Penggunaan Templat/Borang Acu
diatur dengan Peraturan
Standar
Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 22 Tahun 2008
2. Pembuatan Templat/Borang Acu
Baru
3. Penggunaan Templat/Borang Acu
dalam Pembuatan Konsep Surat
33. Spesifikasi Sistem
Spesifikasi Fungsional – Pencarian Dokumen
Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem
akan dapat dicari berdasarkan kriteria
pencarian yang ditentukan oleh pengguna.
Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan
agenda masuk, disposisi, dan pembuatan
agenda keluar
34. Spesifikasi Sistem
Spesifikasi Nonfungsional - Keamanan Aplikasi
1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang
terautentik
2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan
secara paralel
35. Tanda Tangan Elektronik
• Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan
hukum dan akibat hukum yang sah selama
memenuhi ketentuan dalam undang-undang.
– Undang-undang memberikan pengakuan secara tegas
bahwa tanda tangan elektronik meskipun hanya
merupakan suatu kode akan tetapi memiliki
kedudukan yang sama dan sejajar dengan tanda
tangan manual pada umumnya yang memiliki
kekuatan hukum dan akibat hukum
35
36. Tanda Tangan Elektronik
• Teknik, metode, sarana, atau proses
pembuatan tanda tangan elektronik memiliki
kedudukan hukum yang sah selama memenuhi
persyaratan yang ditetapkan dalam undang-
undang.
– Tanda tangan elektronik yang dimaksud termasuk
penggunaan infrastruktur kunci publik, biometrik,
kriptografi simetrik, dan sebagainya.
36
37. Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik
Setiap Orang berhak menggunakan jasa Penyelenggara
Sertifikasi Elektronik untuk pembuatan Tanda Tangan
Elektronik.
Penyelenggara Sertifikasi Elektronik harus memastikan
keterkaitan suatu Tanda Tangan Elektronik dengan
pemiliknya.
Penyelenggara Sertifikasi Elektronik terdiri atas :
a. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia,
berbadan hukum Indonesia, berdomisili di Indonesia
b. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik asing. Jika
beroperasi di Indonesia harus terdaftar di Indonesia.
37
38. Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik
Penyelenggara Sertifikasi Elektronik harus
menyediakan informasi yang akurat, jelas, dan
pasti kepada setiap pengguna jasa, minimum
meliputi :
a. metode yang digunakan untuk mengidentifikasi
Penanda Tangan;
b. hal yang dapat digunakan untuk mengetahui data
diri pembuat Tanda Tangan Elektronik; dan
c. hal yang dapat digunakan untuk menunjukkan
keberlakuan dan keamanan Tanda Tangan
Elektronik.
38
39. Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik
• Informasi dan transaksi elektronik diselenggarakan oleh
sistem elektronik yang terpercaya, yakni :
1. Andal artinya sistem elektronik tersebut memiliki kemampuan
yang sesuai dengan kebutuhan penggunaannya.
2. Aman artinya sistem elektronik tersebut terlindungi baik secara
fisik mapun non fisik.
3. Beroperasi sebagaimana mestinya artinya sistem elektronik
tersebut memiliki kemampuan sesuai spesifikasinya.
• Penyelenggara sistem elektronik bertanggung jawab terhadap
penyelenggaraan sistem elektronik yang diselenggarakannya.
Yang dimaksud dengan bertanggung-jawab artinya ada subyek
hukum yang bertanggung-jawab terhadap penyelenggaraan sistem
elektronik tersebut.
39
40. Persyaratan Minumun Sistem
Elektronik
a. Dapat menampilkan kembali Informasi Elektronik & / Dokumen
Elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan
dengan Peraturan Perundang-undangan;
b. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keotentikan, kerahasia-
an, dan keteraksesan Informasi Elektronik dalam Penyelenggaraan
Sistem Elektronik tersebut;
c. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam
Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut;
d. Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan
bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak ybs
dengan Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut;
e. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan,
kejelasan, dan kebertanggung-jawaban prosedur atau petunjuk
40
41. Spesifikasi Nonfungsional –
Spesifikasi Sistem
Pencatatan Log Aktivitas Pengguna
Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas
pengguna yang berkaitan terhadap sistem.
Log aktivitas ini dapat digunakan untuk
melakukan pemeriksaan terhadap segala proses
persuratan yang memanfaatkan aplikasi TNDE
42. Spesifikasi Nonfungsional –
Spesifikasi Sistem
Fitur Penghapusan dan Pembatalan
Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara
langsung terhadap dokumen ataupun agenda
surat yang telah dibuat, tetapi digunakan
mekanisme flag untuk menandakan status
validitas suatu dokumen atau agenda surat.
Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui
suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai
dengan kebijakan masing-masing instansi
43. Spesifikasi Nonfungsional –
Spesifikasi Sistem
Keamanan Penyimpanan Dokumen
Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa
dokumen yang tersimpan tidak tumpang-tindih
dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya
sehingga setiap pengguna dapat mengakses fail
dokumen yang benar
44. Threats in Cyber Space
Logical
Computer Virus Worm ..... Hacking /Cyber
Attack
Information Technology
Physic
al
Theft Cuts ..... Bomb Attack
44
45. Kendala dan Tantangan
Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam
workflow aplikasi
Perubahan paradigma dalam persuratan
Kedisiplinan pegawai
