Materi Paparan TNDE Balitbang Pemprovsu

937 views

Published on

Paparan pada acara diseminasi hasil-hasil penelitian Balitbang Pemprov Sumatera Utara, Desember 2011. Dibuat dan dipaparkan oleh Dony Riyanto

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Materi Paparan TNDE Balitbang Pemprovsu

  1. 1. PAPARAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK SESUAI PERMENPAN 006/2011 Di persiapkan oleh Dony Riyanto Grand Antares Hotel, Desember 2011
  2. 2. AGENDA       Pengenalan TNDE Konsep Aplikasi Poin-poin Penting Persiapan Penggunaan Aplikasi Penggunaan Aplikasi Penutup
  3. 3. Pengenalan TNDE   TNDE = Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE adalah konsep/aturan yang digunakan untuk membuat dan mengatur naskah dinas badan/SKPD secara elektronik/komputerisasi
  4. 4. Pengenalan TNDE   Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang dikembangkan sesuai dengan “Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN no 006 tahun 2011 TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah, khsususnya Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, untuk penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) dan pengembangan kepemerintahan berbasis elektronik (e-Government)
  5. 5. Pengenalan TNDE Dasar dan kekuatan hukum:  UU ITE no 11/2008, yang mengakui keabsahan dokumen elektronik.  UU no 43/2009 tentang Kearsipan  INPRES no 3/2003 tentang e-Government  PERMENPAN no 22/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
  6. 6. Pengenalan TNDE   Aplikasi TNDE adalah aplikasi yang dikembangkan di web (sama seperti web badan/SKPD) Dalam dunia bisnis, konsep serupa sudah cukup lama diterapkan, dengan istilah: Document Management, Business Process Management, dsb.
  7. 7. Konsep Aplikasi TNDE  Aplikasi pilot-project TNDE yang dikembangkan adalah sebuah sistem yang dikembangkan berbasis web yang memungkinkan koordinasi yang terintegrasi antar bidang/subbidang dalam badan, dalam melakukan pengelolaan naskah dinas di lingkungan Balitbang
  8. 8. Konsep Aplikasi TNDE   Setelah dilakukan instalasi (hosting/setup), maka sistem dapat diakses menggunakan browser pada komputer-komputer yang terhubung dengan intranet/internet Contoh akses URL: http://TNDE.sumutprov.go.id/ http://balitbang.sumutprov.go.id/TNDE/ atau pada komputer lokal: http://localhost/TNDE/
  9. 9. Konsep Aplikasi TNDE  Aplikasi TNDE terdiri dari halaman publik, halaman user (Ka Badang/Bidang, staf) dan halaman admin Admin Web Informasi/dokumen publikasi Kepala Badan/Bidang dan staf yang ditunjuk
  10. 10. Borang/templat e Lihat borang berdasarkan kategori Konsep Aplikasi TNDE Hapus/nonaktifk an/update/tam bah borang Lihat Berdasarkan Penerima Nota Dinas Keluar Lihat Berdasarkan Pengirim Arsip Struktur fungsi dalam TNDE Lihat Berdasarkan Tanggal Lihat Berdasarkan Perihal Upload naskah baru untuk di review Nota dinas Baru Komunikasi Internal Ketik Kata Kuncinya Perbaiki di web Daftar naskah konsep utk di review (bisa orangnya, bisa unit) Isi pesan koreksi/todolist disertai checklist Disetujui/approval (perintah print/tanda tangan dan cap basah) Link dari daftar review yang sudah disetujui, disertakan attachment file scan yang sudah bertandatangan/cap Di Buka (baca/cetak) Naskah Dinas Nota Dinas Masuk SURAT KELUAR Komunikasi Eksternal SURAT MASUK Hardcopy? bila tidak rahasia, di scan. Softcopy? di upload. Di agendakan dengan menulis form. Surat masuk dari sistem TNDE? otomatis teragendakan. Arsip Apabila rahasia, dapat membuat surat balasan langsung (Mekanismenya?) Buat disposisi lanjutan, apabila akan di disposisikan lagi (ke bawahan) Disposisi (menulis form disposisi) Membaca Disposisi (membuat laporan disposisi) Apabila salah disposisi, dikembalikan dengan keterangan Membaca laporan disposisi Apabila diperlukan, dapat membuat balasan dari laporan disposisi Membuat konsep surat dari laporan/balasan laporan disposisi Di Agendakan untuk mendapat nomor surat
  11. 11. Konsep Aplikasi TNDE Lihat borang berdasarkan kategori Borang/template Hapus/nonaktifka n/update/tambah borang Struktur fungsi dalam NoDin keluar Lihat Berdasarkan Penerima Lihat Berdasarkan Pengirim Nota Dinas Keluar Arsip Lihat Berdasarkan Tanggal Lihat Berdasarkan Perihal Upload naskah baru untuk di review Nota dinas Baru Ketik Kata Kuncinya Perbaiki di web Daftar naskah konsep utk di review (bisa orangnya, bisa unit) Isi pesan koreksi/todolist disertai checklist Disetujui/approval (perintah print/tanda tangan dan cap basah) Link dari daftar review yang sudah disetujui, disertakan attachment file scan yang sudah bertandatangan/cap Di Agendakan untuk mendapat nomor surat
  12. 12. Konsep Aplikasi TNDE Di Buka (baca/cetak) Struktur fungsi dalam NoDin masuk Nota Dinas Masuk Apabila rahasia, dapat membuat surat balasan langsung (Mekanismenya?) Buat disposisi lanjutan, apabila akan di disposisikan lagi (ke bawahan) Hardcopy? bila tidak rahasia, di scan. Softcopy? di upload. Di agendakan dengan menulis form. Surat masuk dari sistem TNDE? otomatis teragendakan. Disposisi (menulis form disposisi) Membaca Disposisi (membuat laporan disposisi) Apabila salah disposisi, dikembalikan dengan keterangan Arsip Apabila diperlukan, dapat membuat balasan dari laporan disposisi Membaca laporan disposisi Membuat konsep surat dari laporan/balasan laporan disposisi
  13. 13. Konsep Aplikasi TNDE Struktur fungsi dalam komunikasi eksternal SURAT KELUAR Komunikasi Eksternal SURAT MASUK
  14. 14. Penggunaan Aplikasi
  15. 15. Poin-poin Penting   Aplikasi TNDE harus merupakan suatu sistem yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal. Aplikasi TNDE yang dikembangkan bersifat legal karena memanfaatkan Apache Web Server sebagai server (hak cipta dan legalitas dapat dibaca di http://www.apache.org/licenses/). Untuk teknologi web programming menggunakan PHP (hak cipta dan legalitas dapat di baca di http://php.net/license/index.php). Instalasi di sistem operasi Windows® dan Linux® menggunakan XAMPP. XAMP mengikuti lisen GNU Public License (dapat dibaca di http://www.apachefriends.org/en/xampp.html pada seksi License). Rincian legalitas GNU Public License dapat dibaca di http://www.gnu.org/licenses/licenses.html. Browser yang dapat digunakan untuk mengakses aplikasi TNDE antara lain Mozilla Firefox dan Google Chrome. Legalitas masing-masing dapat dibaca di http://www.mozilla.org/MPL/ dan http://code.google.com/chromium. Kedua browser tersebut juga dapat dijalankan di Linux IGOS yang di kembangkan oleh Pusat Penelitian Informatika Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) atas inisiasi Kementerian Negara Riset dan Teknologi (Kemenristek). Untuk selanjutnya dapat dibaca di situs resmi IGOS di http://igosnusantara.or.id.
  16. 16. Poin-poin Penting       Petugas dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik. Agenda Surat Keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan pemindaian dokumen. Dokumen yang berkaitan dengan Surat Masuk tersebut disimpan dalam aplikasi TNDE dengan menggunakan pemindaian dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik, atau upload file untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy) atau merupakan surat yang bersifat Rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan. Ketiga hal diatas dan beberapa hal pendukung lainnya, mensyaratkan aplikasi TNDE harus mendukung penyimpanan data hasil pemindaian, sesuai kondisi yang disyaratkan. Aplikasi TNDE yang dikembangkan ini mendukung unggah file baik dapat bentuk gambar (image) dan maupun dokumen (doc, PDF, dan sebagainya). Namun aplikasi antarmuka ke alat pemindai harus disediakan/disertakan beserta perangkat pemindai, atau menggunakan aplikasi pemindaian lain yang kompatibel dengan perangkat pemindaian tersebut. Standar teknologi aplikasi web terkini, belum mengizinkan untuk mengakses perangkat pemindai secara langsung disebabkan karena pertimbangan keamanan dan lain hal. Lebih rinci mengenai desain, prinsip, arsitektur dan kapabilitas web dapat dibaca pada http://www.w3.org/standards/. Namun demikian, hal ini tidak menutup kemungkinan dapat dikembangkan aplikasi alternatif kedepan untuk memenuhi kebutuhan ini.
  17. 17. Poin-poin Penting   Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat dilakukan secara langsung melalui aplikasi penyunting teks (text editor) yang disediakan di situs (web), tanpa harus membuka aplikasi lain. Hal ini sudah diakomodasi oleh aplikasi TNDE dengan menggunakan pengaya (library/plug-ins) dari TinyMCE (di dapat dari http://www.tinymce.com/). Pengaya ini disediakan secara terbuka-terbatas (dapat dibaca di http://www.tinymce.com/js/tinymce/jscripts/tiny_mce/license.txt). Secara umum, pengaya ini menggunakan teknologi JavaScript, yang memungkinkan sebuah halaman web dapat mengelola sunting (editing) teks menyerupai paket aplikasi perkantoran (Office Application). Walaupun diciptakan sedemikian rupa menyerupai paket aplikasi perkantoran, perlu diingat bahwa, pengaya ini adalah berbasis web, yang tetap harus mengikuti prinsip dan arsitektur web, sehingga memiliki keterbatasan seperti halnya aplikasi/pengaya web lainnya. Keterbatasan itu antara lain: tidak dapat melakukan penyimpanan dan membuka file secara langsung (doc/docx/pdf), tidak dapat melakukan pencetakan secara langsung ke perangkat pencetak (printer), dan lain sebagainya.
  18. 18. Poin-poin Penting  Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia terdiri dari naskah dinas berikut.  Naskah Dinas Arahan. Naskah Dinas Arahan di antaranya berisi;          Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur Tetap, Surat Edaran, Keputusan, dan Surat PerintahlSurat Tugas Naskah Dinas Korespondensi. Naskah Dinas Korespondensi meliputi     Nota Dinas, Memorandum, Surat Dinas, dan Surat Undangan.
  19. 19. Poin-poin Penting  Naskah Dinas Khusus. Naskah Dinas Khusus meliputi       Surat Pe janjian, Surat Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar, dan Pengumurnan. Laporan  Telaahan Staf  Formulir 
  20. 20. Persiapan Penggunaan Aplikasi  Perangkat Keras Server (web server)  PC / Laptop yang memiliki Sistem Operasi dan Browser   Perangkat Lunak Aplikasi Server (khusus untuk server saja)  Aplikasi Web Browser (Opera, Mozilla, IE, Chrome)   Sumber Daya Manusia Operator (Staf Badan/Bidang/Sub-Bidang)  Pemberi otoritas naskah (Kepala Badan/Bidang/SubBidang)  Admin Web 
  21. 21. Persiapan Penggunaan Aplikasi
  22. 22. Penggunaan Aplikasi 1. 2. 3. 4. User membuka browser dan mengakses alamat TNDE Halaman awal TNDE akan terbuka. Halaman awal ini hanya menampilkan informasi yang bersifat umum/publik Untuk mulai menggunakan aplikasi TNDE, user harus melakukan login Admin akan terlebih dahulu mempersiapkan siapa saja user yang berhak mengakses aplikasi TNDE
  23. 23. Penggunaan Aplikasi Gambar 4.1 Halaman Awal Gambar 4.2 Halaman Login
  24. 24. Penggunaan Aplikasi 5. Setelah melakukan login, maka user akan melihat tampilan awal sebagai berikut:
  25. 25. Penggunaan Aplikasi Berikut adalah susunan menu secara lengkap:
  26. 26. Penggunaan Aplikasi   Contoh skenario penggunaan: Terdapat 3 user yang sudah terdaftar di sistem TNDE, yaitu:  A, sebagai Ka. Bid Pemerintahan dan Kemasyarakatan  B, sebagai Ka. Bid Ekonomi dan Pembangunan  C, sebagai staf Bid Ekonomi dan Pembangunan  B hendak membuat dan mengirimkankan nota dinas kepada A. Maka B memberi instruksi agar C membuat konsep naskah dengan mengacu pada borang yang tersedia
  27. 27. Penggunaan Aplikasi  1. 2. 3. Maka, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: C membuka sistem TNDE, dan melakukan login C lalu memilih menu Borang C melihat daftar borang
  28. 28. Penggunaan Aplikasi  C dapat membuka salah satu borang atau menambahkan borang baru  Atau melakukan pengeditan terhadap borang 
  29. 29. Penggunaan Aplikasi  Borang yang sudah dilihat, bisa dibuatkan menjadi surat baru
  30. 30. Penggunaan Aplikasi  Sistem akan meminta C untuk mengisikan data-data surat yang dibutuhkan. Antara lain: apakah bersifat rahasia, siapa yang akan melakukan review, apa isi pengantar surat
  31. 31. Penggunaan Aplikasi  Setelah mengisi data dengan benar, dan klik tombol „Buat Surat‟, maka C siap untuk mengetik surat sesuai borang yang dipilih:
  32. 32. Penggunaan Aplikasi   Setelah C selesai mengetik konsep naskah, maka klik „Simpan‟ Selanjutnya C kembali ke halaman utama dan menunggu naskah yang sudah dikerjakan di review oleh B
  33. 33. Penggunaan Aplikasi  B kemudian melakukan login ke sistem TNDE, dan melihat di halaman utama, daftar naskah baru yang harus di review
  34. 34. Penggunaan Aplikasi  B lalu melihat naskah tersebut dengan meng-klik „Lihat‟. Maka akan tampil daftar naskah yang harus di setujui dan yang sudah disetujui
  35. 35. Penggunaan Aplikasi  B dapat melihat, meng-edit, menyetujui dan membatalkan konsep naskah tersebut dengan memilih link disebelah kanan masing-masing naskah Apabila sudah disetujui, maka status naskah menjadi „terkunci‟ sehingga tidak bisa di edit oleh orang lain
  36. 36. Penggunaan Aplikasi   Setelah naskah disetujui oleh B, maka C dapat melihat daftar naskah yang telah disetujui. C akan mencetak dan meminta tandatangan/cap ke atasan
  37. 37. Penggunaan Aplikasi   Setelah surat diberi tandatangan dan cap, dokumen kemudian di scan menjadi file jpg atau pdf C kemudian meng-agendakan surat keluar, dan melampirkan file jpg/pdf tersebut
  38. 38. Penggunaan Aplikasi  Setelah mengagendakan surat, maka C melakukan pengiriman. Surat yang sudah dikirim akan memiliki status „terkirim‟
  39. 39. Penggunaan Aplikasi   Kemudian, pada saat A melakukan login ke sistem TNDE, maka A akan melihat surat yang masuk Berikutnya, A dapat membuat surat tanggapan, dan/atau melakukan disposisi
  40. 40. Penutup     Hal-hal lain yang belum terangkum dalam presentasi ini akan dilampirkan secara terpisah Ada beberapa jenis naskah yang dapat dikerjakan dengan sistem TNDE. Daftar tersebut dapat dilihat di laporan teknis Data/naskah/user dalam latihan ini hanya contoh. Untuk simulai yang benar, akan kita gunakan nama/jabatan/naskah yang sebenarnya. Sekian dan terima kasih.
  41. 41. Penutup

×