Модуль из тренинга по анализу данных в Microsoft Office Excel и BioStat.

1. Модуль 3
Анализ данных

2. О чем пойдет речь
 Консолидация и валидация данных
 Сортировка и фильтрация
 Промежуточные итоги
 Таблицы подстановки
 Подбор параметра. Поиск решения
 Сводные таблицы. Фильтры. Настраиваемые
вычисления и вычисляемые поля. Сводные
диаграммы
 Визуализация данных. Условное
форматирование

3. Урок 1
Простейшая обработка данных
 Консолидация и валидация данных
 Сортировка и фильтрация
 Промежуточные итоги

4. Валидация и консолидация данных
 Валидация данных
 Позволяет убедиться, что введенные данные
удовлетворяют некоторому условию
 Консолидация данных
 После создания нескольких списков с похожей
структурой иногда нужно объединить отдельные
наборы данных для отображения в так называемом
консолидированном списке
 Объединение с помощью функций, например, SUM

5. Валидация данных
 Data Validation в
группе Data Tools
вкладки Data

6. Консолидация данных
Новый список содержит
суммы значений из
диапазонов, находящихся
на разных листах
Это могут быть и разные
документы

7. Сортировка данных
 Иногда требуются разные представления одних
и тех же данных (диапазона)
 Excel позволяет использовать встроенные типы
сортировки, а также создавать собственные
 Sort & Filter в группе Editing вкладки Home
 Заказная сортировка (Custom Sort)
 Содержимое ячеек первой строки диапазона
понимаются, как заголовки столбцов

8. Фильтрация данных
 Фильтрация списков (диапазонов) позволяет отобразить
только определенный набор записей
 Фильтрация никак не влияет на данные, она служит
лишь для визуального выделения информации,
необходимой в определенный момент времени
 После фильтрации содержимое ячеек можно
форматировать, редактировать и даже использовать для
построения диаграмм
 Параметры текущего фильтра сохраняются вместе с
рабочей книгой
 В Excel существует два типа фильтров:
 Автофильтр - параметры фильтрации задаются простым
выбором значений из списка
 Расширенный фильтр позволяет задавать более сложные
условия фильтрации

9. Использование автофильтра
 Поместите курсор в одну
из ячеек списка и
выберите команду Filter
 Excel самостоятельно
определяет диапазон
ячеек, в котором
находится список
 к ячейкам, содержащим
заголовки полей,
добавляются стрелки
раскрывающихся списков

10. Использование автофильтра
 Поместите курсор в одну
из ячеек списка и
выберите команду Filter
 Excel самостоятельно
определяет диапазон
ячеек, в котором
находится список
 к ячейкам, содержащим
заголовки полей,
добавляются стрелки
раскрывающихся списков

11. Использование автофильтра

12. Расширенный фильтр
 Для фильтрации диапазона
с применением сложных
критериев
 Критерии - в отдельном
диапазоне
 Минимум три строки над
критериями
 Обязательно должны быть
заголовки полей
 Хотя бы одна пустая строка
между критериями и данными

13. Подведение итогов
 Для любого набора данных,
организованных
надлежащим образом,
Excel предоставляет
средства автоматического
получения промежуточных
результатов
 После фильтрации списка
обычно необходим анализ
только отфильтрованного
набора записей
 Команда Subtotals группы
Outline вкладки Data

14. Подведение итогов
 Отсортируйте список и (при
необходимости) выполните
фильтрацию. Первым ключом при
сортировке должно быть то поле
списка, которое будет
использоваться в качестве значения
поля At each change in
 Выделите любую ячейку внутри
списка
 Выберите команду Subtotals
 Внимание: для получения итогов по
группе объектов необходимо
предварительно выполнить
сортировку списка по нужным
столбцам

15. Подведение итогов

16. Подведение итогов
 В Excel допускается
создание итоговых значений
нескольких уровней
 Для этого при каждом
повторном использовании
команды Subtotals снимите
флажок опции Replace
current subtotals и
выбирайте новую функцию
или новый диапазон
исходных данных

17. Практическое занятие (10 мин)
 Запустите Excel любым удобным
вам способом
 Попробуйте валидировать и
консолидировать данные
 Откройте файл практического
задания
 Создайте автофильтры для
столбцов
 Поменяйте критерии отбора
 С помощью расширенного фильтра
найдите все записи, где в поле
Марка содержится значение Сливы
 Подсчитайте итоги для поля
Количество по каждому поставщику

18. Проверьте себя
 Какие задачи можно решать с помощью валидации
данных?
 Что именно позволяет сделать с данными консолидация
диапазонов?
 Что такое заказная сортировка и как ее выполнить?
 Что такое атофильтр
 Для того, чтобы создать расширенный фильтр нужно…
 Чтобы подвести промежуточные итоги нужно…
 В Excel можно использовать вложенные итоги

19. Итоги
 В Excel существуют фильтры двух видов: автофильтр и
расширенный фильтр
 Промежуточные итоги позволяют выполнить итоговые
вычисления для данных списка
 Валидация данных позволяет быстро найти ошибочные
значения в большом массиве данных
 В Excel вы можете объединить данные из различных
диапазонов на основе различных математических функций

20. Урок 2
Начала анализа
 Подбор параметра
 Поиск решения
 Таблицы подстановки

21. Анализ данных в Excel
 Два прекрасных средства Excel
 Подбор параметра
 Поиск решения
 Их удобно использовать и при анализе данных, и при решении как
простых, так и достаточно сложных задач
 Подбор параметра – для решения задач с одной
независимой переменной
 Подгонка под нужный результат
 Поиск решения – при наличии многих переменных с
ограничениями
 прогнозы
 необходимо получить решение оптимизационной задачи, имея при
этом множество переменных, на которые наложены ограничения
(ОЗЛП)

22. Анализ данных в Excel
 Таблицы данных в Excel могут выполнять одну важную
функцию: они позволяют создавать таблицы как с одной, так и
с двумя переменными для расчета заданных величин, что
дает возможность с помощью одной формулы сразу получать
серию значений
 Сценарий — это набор значений, которые Excel сохраняет и
может автоматически подставлять на листе
 Сценарии можно использовать для прогноза результатов
моделей и систем расчетов
 Существует возможность создать и сохранить на листе
различные группы значений, а затем переключаться на любой
из этих новых сценариев для просмотра различных
результатов

23. Подбор параметра
 Команда What-If Analysis > Goal Seek в
группе Data Tools вкладки Data

24. Поиск решения
 По умолчанию
отключен
 Включается в
опциях Excel

25. Поиск решения

26. Поиск решения
 Команда Solver в группе Analysis вкладки
Data

27. Поиск решения
 Команда Solver в группе Analysis вкладки
Data

28. Что случилось со ссылками?

29. Сохраним сценарий

30. Сохраним сценарий

31. Таблица подстановок
 Мы помещаем в банк 10000 грн на 12 месяцев
при условии начисления 3% от суммы
ежемесячно
 Какая сумма будет на счету через год?
 А через 2, 3, 4, 5 лет?

32. Таблица подстановок
 Подготовим столбец с соответствующим
количеством месяцев и скопируем
формулу в ячейку, находящуюся выше и
правее

33. Таблица подстановок
 Выделим столбец с данными и формулу
 Нажмем What-If Analysis > Data Table в
группе Data Tools вкладки Data
 Выбираем ячейку, куда подставлять значения
из столбца

34. Таблица подстановок
 М-да, разбогатеть не
получилось…
 Но Excel помог нам
это понять
 Вы можете реализовать
с помощью таблиц
подстановок и более
сложные вычисления, с
подстановкой двух
параметров – из
столбца и из строки

35. Таблица подстановок
 Применяется для:
 подсчета ипотечных и лизинговых платежей
 уровня амортизации основных средств
 при решении других подобных задач

36. Практическое занятие (10 мин)
 Запустите Excel любым удобным
вам способом
 Создайте таблицу для расчета
платежей по кредиту на сумму
6000грн при условии 12%
переплаты на срок от 1 до 3 лет
 Создайте таблицу расчета
заработной платы и подберите
значение процента так, чтобы
премия составила нужную вам
сумму
 Попробуйте найти минимальное
значение функции 2x1+x2-x3+x4/2
при условии, что все переменные
не могут быть меньше нуля

37. Проверьте себя
 Какие два мощных средства анализа данных предлагает MS
Excel?
 В каких случаях вы будете применять подбор параметра?
 Можно ли пользоваться средством поиска решения сразу же
после установки MS Office?
 Можно ли менять данные в таблице подстановок после ее
создания?
 Перечислите типичные применения таблиц подстановок

38. Итоги
 С помощью средства Подбор параметра легко подогнать
данные в таблице к желаемым значениям
 Средство Поиск решения позволяет с легкостью решать
различные варианты ОЗЛП
 Таблицы подстановок позволяют просмотреть варианты
значений формулы при различных значениях исходных
данных

39. Урок 3
Сводные таблицы
 Сводные таблицы
 Фильтры
 Настраиваемые вычисления и
вычисляемые поля
 Сводные диаграммы

40. Что такое сводная таблица?
 Сводная таблица – это трехмерная таблица,
построенная на основе двумерной таблицы данных
 Другими словами: интерактивная таблица, в которой
приведены итоговые значения, полученные по
специальным формулам на основе большого массива
данных
 Сводные таблицы – замечательное, не требующее
больших усилий средство для обобщения в компактной
форме большого количества информации
 Отчеты в виде сводных таблиц - быстрый и мощный
способ анализа данных
 Позволяет взглянуть на данные по другому
 Позволяет ответить на многие вопросы

41. Проверьте ваши данные
Перед началом
работы с отчетом
сводной таблицы
взгляните на лист
Excel и убедитесь,
что он
подготовлен для
создания отчета
 При создании отчета сводной таблицы каждый из столбцов
исходных данных становится полем, которое можно
использовать в отчете
 Поля объединяют несколько строк исходных данных

42. Проверьте ваши данные
Перед началом
работы с отчетом
сводной таблицы
взгляните на лист
Excel и убедитесь,
что он
подготовлен для
создания отчета
 Имена полей для отчета образуются на основе заголовков
столбцов в исходных данных
 Убедитесь, что в первой строке листа, используемого в
качестве источника данных, для каждого из столбцов
указано имя!

43. Проверьте ваши данные
Перед началом
работы с отчетом
сводной таблицы
взгляните на лист
Excel и убедитесь,
что он
подготовлен для
создания отчета
 Остальные строки под заголовками должны содержать в
соответствующих столбцах сходные данные.
 Например, в одном столбце должен находиться текст, в другом
- числа, а в третьем - даты. Иными словами, столбец,
содержащий числовые данные, не должен содержать текст, и
так далее

44. Проверьте ваши данные
Перед началом
работы с отчетом
сводной таблицы
взгляните на лист
Excel и убедитесь,
что он
подготовлен для
создания отчета
 Наконец, в данных, используемых как исходные для
построения отчета сводной таблицы, не должно быть пустых
столбцов
 Кроме этого, рекомендуется удалить пустые строки, например
строки, используемые для разделения блоков данных

45. Приступаем…
Итак, мы готовы к
созданию своего
первого отчета –
итоговой таблицы
Воспользуемся
диалоговым
окном Create
PivotTable
 После того как данные подготовлены, поместите указатель в
любом месте области данных. В отчет будут включены все
данные листа. Можно также выделить только те данные,
которые должны использоваться в отчете.
 Затем на вкладке Insert в группе Tables нажмите кнопку Pivot
Table, а затем еще раз нажмите кнопку Pivot Table

46. Приступаем…
Итак, мы готовы к
созданию своего
первого отчета –
итоговой таблицы
Воспользуемся
диалоговым
окном Create
PivotTable
 Автоматически выбран параметр Select a table or range. В
поле Table/Range отображается выбранный диапазон данных
 Выбран параметр места размещения отчета New Worksheet
 Жмем OK

47. Основные понятия сводных таблиц
Что же мы увидим
после закрытия
диалогового окна
Create
PivotTable?
1 Область макета в отчете сводной таблицы
2 Список полей сводной таблицы

48. Основные понятия сводных таблиц
Что же мы увидим
после закрытия
диалогового окна
Create
PivotTable?
 Отчет сводной таблицы создается путем перемещения одного
из полей в область макета отчета сводной таблицы
 Для этого следует установить флажок рядом с именем
соответствующего поля или щелкнуть имя поля правой кнопкой
мыши и выбрать место, куда будет перемещено поле

49. Основные понятия сводных таблиц
Что же мы увидим
после закрытия
диалогового окна
Create
PivotTable?
 Совет: если кликнуть вне области макета (отчета сводной
таблицы), список полей сводной таблицы исчезнет. Чтобы
снова вывести список полей на экран, щелкните область
макета сводной таблицы или отчет

50. Создание сводной таблицы
Теперь можно
приступить к
созданию отчета
сводной таблицы.
Выбор полей для
отчета зависит от
цели его создания
 Для начала выясним объем продаж для каждого из продавцов
 Чтобы получить нужный ответ, требуются данные о продавцах. Поэтому
установите флажок в окне Pivot Table Field List для поля Salesperson
 Кроме того, нужны данные о выполненных ими продажах. Поэтому следует
установить флажок для поля Order Amount
 Обратите внимание, что при создании отчета нет необходимости
использовать все поля из списка

51. Создание сводной таблицы
Теперь можно
приступить к
созданию отчета
сводной таблицы.
Выбор полей для
отчета зависит от
цели его создания
 Последовательность установки флажков для полей
Salesperson и Order Amount не имеет значения
 В любом случае они будут автоматически помещены в
соответствующие области. Поля, не содержащие чисел,
помещаются слева, числовые поля — справа, независимо от
порядка их выбора

52. Создание сводной таблицы
Теперь можно
приступить к
созданию отчета
сводной таблицы.
Выбор полей для
отчета зависит от
цели его создания
 Все! С помощью всего двух щелчков мышью выяснено, сколько
товара продали продавцы
 На этом можно и остановиться. Отчет сводной таблицы может
использоваться как быстрый способ получения ответа на один
или два вопроса
 Отчет необязательно должен быть сложным

53. Создание сводной таблицы
Теперь можно
приступить к
созданию отчета
сводной таблицы.
Выбор полей для
отчета зависит от
цели его создания
 Не беспокойтесь, что отчет будет создан неправильно. В Excel
легко попробовать разные варианты, посмотреть, как выглядят
данные в различных областях отчета
 Если отчет не соответствует задуманному, можно очень быстро
расположить данные иным способом или создать полностью
новый отчет

54. Анализ данных в сводных таблицах
 Сводный отчет помогает понять, что
означают данные
 Отчет можно сделать даже более
наглядным, применив фильтр к его данным
 При фильтрации отображается только
нужные данные
 Все остальные данные временно
скрываются

55. Применение фильтра
Предположим,
необходимо
просмотреть данные
по продажам дорожных
велосипедов, скрыв
все остальные данные
 Чтобы применить к отчету фильтр, щелкните стрелку рядом с надписью
Row Labels. Щелкнуть именно здесь следует потому, что данные о
дорожных велосипедах отображаются в области строк отчета.
 После щелчка появится меню с полем Select Field в верхней части, в
котором можно указать, где будет применен фильтр

56. Применение фильтра
Предположим,
необходимо
просмотреть данные
по продажам дорожных
велосипедов, скрыв
все остальные данные
Чтобы применить к отчету фильтр, снимите в списке флажок (Select
All). При этом будут сняты флажки для всех элементов списка. Затем
установите флажок рядом с элементом Road bikes. Теперь в
сводном отчете будут отображаться только данные по дорожным
велосипедам. Остальные данные не изменились, но сейчас они не
отображаются

57. Применение фильтра
Предположим,
необходимо
просмотреть данные
по продажам дорожных
велосипедов, скрыв
все остальные данные
 Совет: Не всегда просто понять по отображаемым данным,
применен ли к ним фильтр. О том, что фильтр был применен,
свидетельствует значок фильтра на стрелке, с нажатия которой
начиналась установка фильтра:
 Кроме того, значок фильтра отображается в списке полей сводной
таблицы рядом с именем поля, к которому был применен фильтр

58. Уточнение фильтра
После того как фильтр
был установлен, в
отчете отображаются
только данные по
продажам дорожных
велосипедов.
Однако компания Adventure Works продает много разных типов дорожных
велосипедов, и может возникнуть необходимость просмотреть итоги
продаж только для одного типа модели — Road-350-W

59. Уточнение фильтра
После того как фильтр
был установлен, в
отчете отображаются
только данные по
продажам дорожных
велосипедов.
 Отфильтровать отчет для отображения данных только по одному типу
продукта можно с помощью метода, рассмотренного ранее
 Для этого нужно выбрать в поле Select Field поле Product Name вместо
поля Product Category. В списке наименований продуктов следует
установить флажки для модели дорожного велосипеда Road-350-W

60. Уточнение фильтра
После того как фильтр
был установлен, в
отчете отображаются
только данные по
продажам дорожных
велосипедов.
 Eсть другой, более эффективный метод, который заключается в уточнении
уже установленного фильтра
 В отчете, к которому уже был применен фильтр, выделите ячейки с
данными по модели Road-350-W. Затем щелкните правой кнопкой мыши и
последовательно выберите команды Filter и Keep Only Selected Items

61. Фильтры по значению
Предположим, что
нужно узнать, для
каких моделей
дорожных велосипедов
общий объем продаж
превышает $100 000
Чтобы отобразить только нужные строки, скрыв остальные, в Excel
используется фильтр по значению

62. Фильтры по значению
Предположим, что
нужно узнать, для
каких моделей
дорожных велосипедов
общий объем продаж
превышает $100 000
 Сначала следует установить фильтр по дорожным велосипедам (помните
как?)
 Чтобы установить фильтр по значению, щелкните стрелку на значке
фильтра рядом с элементом Row Labels
 В поле Select Field нужно выбрать поле Product Name. Это поле следует
выбрать в связи с тем, что в нем приводятся все модели дорожных
велосипедов

63. Фильтры по значению
Предположим, что
нужно узнать, для
каких моделей
дорожных велосипедов
общий объем продаж
превышает $100 000
 Затем выберите команду Value Filters. Данный фильтр считывает данные
и отбирает строки с ячейками, отвечающими установленным критериям
фильтра. Выберите параметр Greater Than or Equal to и в диалоговом
окне Value Filter введите в пустом поле значение 100 000
 Чтобы изменить значение фильтра, выберите команду Value Filters и
повторно выполните описанную выше процедуру, используя другое
значение

64. Фильтры по дате
Наконец,
предположим, что
необходимо узнать, как
продавались дорожные
велосипеды в течение
определенного года,
месяца или другого
периода времени
 Установить фильтр по отдельному году достаточно просто. Чтобы
просмотреть данные только за 2011 год, щелкните стрелку рядом с
надписью Column Labels.
 Процедура начинается с этой стрелки, поскольку даты отображаются в
области столбцов отчета. В появившемся списке снимите флажок рядом с
параметром (Select All) и установите флажок для элемента 2011. Данные
по годам 2009 и 2010 будут скрыты.
 Вот и все!

65. Фильтры по дате
Теперь предположим,
что нужно узнать, как
продавались дорожные
велосипеды в течение
отдельного месяца в
2011 году
 Чтобы задать период времени в качестве фильтра по дате, щелкните
стрелку рядом с надписью Column Labels
 Выберите команду Date Filters. Щелкните элемент Between.
 В диалоговом окне Date Filter в первом пустом поле введите 8.11.2011. В
поле и введите 8.12.2011. В отчете будут отображены данные по
дорожным велосипедам только за указанный месяц

66. Удаление фильтров
Чтобы снова отобразить все
скрытые данные и
вернуться к общей картине,
можно выбрать либо
простой и требующий
значительного времени
способ, последовательно
снимая все фильтры, либо
очистить все фильтры
одновременно
1 Чтобы удалить фильтр из сводного отчета, щелкните значок фильтра ,
а затем выберите команду Clear Filter From “…”
2 Чтобы удалить фильтр в окне Pivot Table Field List, переместите
указатель мыши на значок фильтра , расположенный рядом с именем
поля, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Clear
Filter From “…”

67. Удаление фильтров
 Чтобы снять все фильтры одновременно,
воспользуемся соответствующей командой
на Полосе
 Команда Clear в группе Actions вкладки
Options (Pivot Table Tools)

68. Работа с числами в сводных таблицах
 В Excel числа в отчетах сводных таблиц автоматически
суммируются с использованием функции SUM
 Для вычисления значений другим способом можно
использовать иные итоговые функции (например, чтобы
вычислить среднее значение или подсчитать число
показателей)
 Значения можно также представить в виде доли от
общей суммы или создать нарастающий итог,
воспользовавшись дополнительными вычислениями
 Также в отчетах сводных таблиц можно
создавать собственные формулы

69. Способы подведения итогов
Требуется заменить в отчете
сложение сумм продаж на подсчет
количества продаж, приходящихся на
одного продавца в течение года.
Это можно сделать изменив функцию
суммирования, используемой в
области отчета Values, с SUM на
COUNT
 Чтобы изменить эту функцию, щелкните правой кнопкой мыши в любой
части области Values отчета, которая находится под заголовком Sum of
…
 Укажите команду Summarize Data By, а затем щелкните элемент Count
 Числа изменятся с суммы значений на количество значений. Заголовок
над числами изменится с варианта Sum of … на вариант Count of …

70. Способы подведения итогов
Требуется заменить в отчете
сложение сумм продаж на подсчет
количества продаж, приходящихся на
одного продавца в течение года.
Это можно сделать изменив функцию
суммирования, используемой в
области отчета Values, с SUM на
COUNT
 Затем можно отсортировать заказы, чтобы сразу понять, у кого их
было больше всего
 Для этого щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог для
любого из продавцов, выберите команду Sort, а затем — команду
Sort Largest to Smallest

71. Способы подведения итогов
Требуется заменить в отчете
сложение сумм продаж на подсчет
количества продаж, приходящихся на
одного продавца в течение года.
Это можно сделать изменив функцию
суммирования, используемой в
области отчета Values, с SUM на
COUNT
Совет: Чтобы переключиться обратно на суммирование заказов,
снова щелкните правой кнопкой мыши в области Values, укажите
команду Summarize Data By, а затем щелкните элемент Sum

72. Настраиваемые вычисления
Теперь нужно просмотреть, какая доля
итоговой суммы продаж приходится на
каждого из продавцов.
Интересно, имеет ли продавец, у
которого больше всего заказов, самую
большую долю в общей сумме продаж
 Это можно выяснить с помощью дополнительных вычислений
 Дополнительные вычисления позволяют создать нарастающий итог или
вычислить процентное отношение между продажами отдельного
продавца и общими продажами

73. Настраиваемые вычисления
Теперь нужно просмотреть, какая доля
итоговой суммы продаж приходится на
каждого из продавцов.
Интересно, имеет ли продавец, у
которого больше всего заказов, самую
большую долю в общей сумме продаж
 Чтобы сделать это, щелкните правой кнопкой мыши в области Values
 Последовательно выберите команды Summarize Data By и More
Options
 Откроется диалоговое окно Value Field Settings, где нужно щелкнуть
вкладку Show values as. Затем в поле Show values as щелкните
стрелку и выберите параметр % of Total

74. Настраиваемые вычисления
Теперь нужно просмотреть, какая доля
итоговой суммы продаж приходится на
каждого из продавцов.
Интересно, имеет ли продавец, у
которого больше всего заказов, самую
большую долю в общей сумме продаж
Совет: Чтобы вернуться в обычное представление чисел, выполните те
же шаги, а затем выберите параметр Normal. Дополнительные
вычисления будут отключены

75. Кто получит премию?
Теперь предстоит определить,
создав формулу с
использованием элемента
вычисляемое поле, кто должен
получить премию и какова будет
сумма премиальных
 Формулы, которые создаются с использованием вычисляемого поля,
могут быть основаны на любом из полей, на базе которых создан отчет
 При использовании вычисляемого поля в отчет сводной таблицы
добавляется новое поле
 Предположим, что каждый продавец, продавший за квартал товара на
сумму больше $30 000, получает в этом квартале премию в размере 3 %

76. Кто получит премию?
Теперь предстоит определить,
создав формулу с
использованием элемента
вычисляемое поле, кто должен
получить премию и какова будет
сумма премиальных
 Чтобы создать формулу, в верхней части окна на ленте щелкните
вкладку Options под кнопкой Pivot Table Tools
 В группе Tools щелкните стрелку кнопки Formulas и выберите
команду Calculated Field

77. Кто получит премию?
Теперь предстоит определить,
создав формулу с
использованием элемента
вычисляемое поле, кто должен
получить премию и какова будет
сумма премиальных
 В диалоговом окне Insert Calculated Field введите имя формулы в поле
Name
 В поле Formula введите следующую формулу, позволяющую выявить
продавцов, которым полагается премия: =„Sales Amount' * IF(„Sales
mount'>30000,3 %)
 Нажмите кнопку ОК

78. Кто получит премию?
Теперь предстоит определить,
создав формулу с
использованием элемента
вычисляемое поле, кто должен
получить премию и какова будет
сумма премиальных
 Заметьте: Дополнительная премия в 3 процента приводится в строках
итогов по продавцам. Почему?
 Формула вычисляемого поля выполняется в Excel построчно. В каждой
строке итогов, где общий итог превышает 30 000, формула вычисляется
так же, как и в других строках
 С математической точки зрения, формула действует в строке итогов
правильно, однако, с точки зрения бизнеса, дает неправильный результат

79. Кто получит премию?
Теперь предстоит определить,
создав формулу с
использованием элемента
вычисляемое поле, кто должен
получить премию и какова будет
сумма премиальных
 Как решить эту проблему? Отключите автоматическое вычисление
итогов, чтобы в отчете выводились только суммы по кварталам без
итогов по продавцам
 О том, как это сделать, рассказывается на практическом занятии

80. Сводная диаграмма
 Диаграмма, построенная по данным
отчета сводной таблицы
 При прямой вставке, создание сводной
диаграммы включает создание сводной
таблицы

81. Сводная диаграмма

82. Сводная диаграмма
 Можно построить по готовой сводной
таблице

83. Сводная диаграмма

84. Использование автоформата
 Для сводных таблиц и сводных диаграмм
доступны все рассмотренные ранее
возможности по форматированию +
автоформат

85. Практическое занятие
 Запустите Excel любым
удобным вам способом
 Откройте файл занятия
 Попробуйте различные
способы построения и
уточнения отчетов
сводных таблиц

86. Проверьте себя
 После построения отчета сводной таблицы его
макет изменить невозможно
 Что такое поля сводной таблицы?
 В списке полей сводной таблицы можно
определить, какие поля уже отображаются в отчете
 Как удалить поле из отчета сводной таблицы?
 Первое поле, добавленное в отчет сводной
таблицы, которое не содержит чисел, будет
автоматически добавлено в область отчета …

87. Итоги
 Сводные таблицы – быстрый и удобный способ анализа
данных
 В первой строке листа исходных данных должны содержаться
названия столбцов
 Столбцы должны содержать однотипные данные
 Пустые строки и столбцы нужно удалить
 Некоторые поля можно использовать, как фильтр
 Можно сгруппировать значения по некоторому полю
 Как и в старых версиях Excel, поля можно перетаскивать
 Все очень просто!

88. Урок 4
Визуализация данных
 Визуализация данных. Диаграммы
 Условное форматирование

89. Для чего нам диаграммы?
 Диаграммы позволяют получить наглядное представление
данных
 Диаграммы могут быть основой для принятия решений в
бизнесе
 Данных должны быть представлены соответствующим
образом
 таблица, у которой заголовки строк располагаются в первом
столбце слева, а названия категорий – в первой строке сверху
 Убедитесь в том, что между заголовками и названиями
категорий и самой таблицей нет пустых строк или столбцов
 Если данные организованы правильно, диаграмма
создается автоматически простым нажатием на клавишу
F11
 Совет: запомните клавишу F11, ее использование сохранит
вам немало времени

90. Простые диаграммы
В Excel 2007
можно создать
диаграмму за 10
секунд, если
последовать
советам,
которые будут
приведены чуть
позже
 После создания диаграммы в нее нетрудно
добавлять новые элементы
 Например, можно добавить заголовок диаграммы,
чтобы сделать диаграмму нагляднее, или изменить
расположение элементов диаграммы

91. Создаем диаграмму
В этой таблице
показано, сколько
коробок чая
«Northwind» было
продано каждым
из трех продавцов
в течение каждого
из трех месяцев
Нужно создать диаграмму, где будет представлено сравнение
деятельности этих продавцов по каждому месяцу первого квартала года

92. Создаем диаграмму
В этой таблице
показано, сколько
коробок чая
«Northwind» было
продано каждым
из трех продавцов
в течение каждого
из трех месяцев
1 выберите нужные данные, включая заголовки столбцов (названия
месяцев) и заголовки строк (имена продавцов)
2 щелкните вкладку Insert и в группе Charts нажмите кнопку Column.
Можно задать другой тип диаграммы, но для отображения сравнения
обычно используются гистограммы, поскольку они наиболее наглядные

93. Создаем диаграмму
В этой таблице
показано, сколько
коробок чая
«Northwind» было
продано каждым
из трех продавцов
в течение каждого
из трех месяцев
3 При нажатии кнопки Column будет предложено выбрать один из
доступных типов гистограмм. Щелкните Clustered Column, первый тип
диаграммы в списке. Если навести мышь на тип диаграммы, появится
всплывающая подсказка с его именем и описанием
Задача решена: диаграмма создана примерно за 10 секунд!

94. Создаем диаграмму
В этой таблице
показано, сколько
коробок чая
«Northwind» было
продано каждым
из трех продавцов
в течение каждого
из трех месяцев
Совет: Если нужно изменить тип диаграммы после того, как она
создана, щелкните кнопкой мыши в области диаграммы. На вкладке
Design в группе Type щелкните Change Chart Type и выберите нужный
тип

95. Виды диаграмм

96. Отображение данных на диаграмме
Заголовки строк
(имена продавцов)
включены в легенду
диаграммы, а
заголовки столбцов
(названия месяцев)
находятся в нижней
части диаграммы
(подписи)
Как видно из этой гистограммы, продавец Cencini (сведения о нем
представлены в среднем столбце для каждого месяца) продал больше
всего чая в январе и феврале, однако в марте лучший результат показал
Giussani

97. Отображение данных на диаграмме
Заголовки строк
(имена продавцов)
включены в легенду
диаграммы, а
заголовки столбцов
(названия месяцев)
находятся в нижней
части диаграммы
(подписи)
Данные для каждого из продавцов выводятся в трех разных столбцах
отдельно для каждого месяца. Высота столбца пропорциональна
значению ячейки, которую представляет этот столбец. В диаграмме
показано помесячное сравнение результатов работы продавцов

98. Отображение данных на диаграмме
Заголовки строк
(имена продавцов)
включены в легенду
диаграммы, а
заголовки столбцов
(названия месяцев)
находятся в нижней
части диаграммы
(подписи)
Каждая строка указанных продавцов имеет в диаграмме свой цвет.
Легенда диаграммы, основанная на заголовках строк электронной
таблицы (имена продавцов), поясняет, каким цветом отмечены данные
каждого продавца. Например, данные Giussani выделены темно-синим
цветом и находятся слева

99. Отображение данных на диаграмме
Заголовки строк
(имена продавцов)
включены в легенду
диаграммы, а
заголовки столбцов
(названия месяцев)
находятся в нижней
части диаграммы
(подписи)
Заголовки столбцов электронной таблицы (январь, февраль и март)
теперь располагаются внизу диаграммы. С левой стороны диаграммы
показана числовая шкала, с помощью которой можно интерпретировать
высоту столбцов

100. Отображение данных на диаграмме
Заголовки строк
(имена продавцов)
включены в легенду
диаграммы, а
заголовки столбцов
(названия месяцев)
находятся в нижней
части диаграммы
(подписи)
Совет: Обратите внимание на то, что любые изменения, внесенные в
данные электронной таблицы после создания диаграммы, немедленно
отражаются на этой диаграмме

101. Инструменты для работы с диаграммой
Возможно, вам
захочется сделать
больше, так что вы
должны знать о
доступных
инструментах для
работы с
диаграммами
При создании диаграммы на Полосе появляется кнопка Chart
Tools, которая содержит вкладки Design, Layout и Format

102. Инструменты для работы с диаграммой
Возможно, вам
захочется сделать
больше, так что вы
должны знать о
доступных
инструментах для
работы с
диаграммами
Завершив работу с диаграммой, щелкните мышью вне ее. Группа
Chart Tools исчезнет. Чтобы вывести ее на экран, щелкните в
области диаграммы. Тогда вкладки появятся снова

103. Инструменты для работы с диаграммой
Возможно, вам
захочется сделать
больше, так что вы
должны знать о
доступных
инструментах для
работы с
диаграммами
Не волнуйтесь, если команды будут отсутствовать. Выполните
первый шаг, вставив диаграмму (из группы Charts на вкладке
Insert) или щелкнув область существующей диаграммы.
Появятся нужные команды

104. Изменение представления диаграммы
Создание
диаграммы на
основе данных - это
не все, что можно
сделать.
Можно изменить
представление
данных в
диаграмме одним
нажатием кнопки
В созданной диаграмме сравниваются результаты работы
продавцов. Данные сгруппированы в Excel по столбцам,
сравнение продавцов ведется по строкам. Это показано в левом
рисунке

105. Изменение представления диаграммы
Создание
диаграммы на
основе данных - это
не все, что можно
сделать.
Можно изменить
представление
данных в
диаграмме одним
нажатием кнопки
Возможно другое понимание тех же данных: помесячное сравнение
объемов продаж для каждого из продавцов
нажмите кнопку Switch Row/Column в группе Data вкладки Design. В
диаграмме справа данные сгруппированы по строкам и выполняется
сравнение столбцов. Смысл диаграммы изменился: теперь в ней
показано сравнение результатов работы продавцов для разных месяцев

106. Изменение представления диаграммы
Создание
диаграммы на
основе данных - это
не все, что можно
сделать.
Можно изменить
представление
данных в
диаграмме одним
нажатием кнопки
Совет: Чтобы иметь перед глазами оба представления данных,
выберите второе представление диаграммы, скопируйте его, а затем
вставьте в лист. Затем переключитесь вновь в исходное представление,
нажав кнопку Switch Row/Column

107. Добавление названий
Рекомендуется
добавить в
диаграмму
названия
описательного
характера, чтобы
при ее изучении не
приходилось гадать,
к чему эта
диаграмма
относится
Можно дать название самой диаграмме, а также осям диаграммы,
которые служат для измерения и описания данных диаграммы.
Эта диаграмма имеет две оси. Слева находится вертикальная ось
(которая также называется осью значений или осью «y»). Эта ось
содержит числовую шкалу, позволяющую оценить высоту столбцов.
Месяцы показаны внизу на горизонтальной оси (называемой также осью
категорий или осью «x»)

108. Добавление названий
Чтобы быстро
добавить названия
в диаграмму,
щелкните нужную
диаграмму (это
действие выделит
ее), а затем
перейдите в группу
Charts Layout на
вкладке Design
Нажмите кнопку More , чтобы просмотреть доступные макеты. При
выборе разных параметров будут показаны различные макеты,
определяющие расположение элементов диаграммы

109. Добавление названий
На рисунке показан
макет Layout 9,
который добавляет
рамки для названий
диаграммы и осей.
Названия вводятся
непосредственно в
диаграмму
1 Название данной диаграммы Northwind Traders Tea, то есть оно
соответствует названию продукта
2 Название вертикальной оси слева - Cases Sold
3 Название горизонтальной оси снизу - Quarter Sales

110. Добавление названий
Чтобы быстро
добавить названия
в диаграмму,
щелкните нужную
диаграмму (это
действие выделит
ее), а затем
перейдите в группу
Charts Layout на
вкладке Design
Совет: Еще один способ задать названия — ввод их на вкладке Layout
в группе Labels. Там можно добавлять названия, щелкнув элементы
Chart Title и Axis Titles

111. Выбор исходных данных

112. Доработка диаграммы
После создания
диаграммы можно
доработать ее,
чтобы оформить на
профессиональном
уровне
Чтобы изменить вид диаграммы, выберите новый стиль диаграммы. Это
позволяет быстро изменить ее цвета.
Можно отформатировать названия, придав им нужный вид. Доступно
много параметров форматирования, с помощью которых можно
выделить отдельные столбцы

113. Изменение внешнего вида диаграммы
Созданная
диаграмма имеет
стандартную
цветовую палитру
С помощью стилей
диаграммы можно
изменить цвета
диаграммы в
считанные секунды
Щелкните диаграмму. На вкладке Design в группе Chart Styles
нажмите кнопку More , чтобы просмотреть доступные
варианты, а затем выберите нужный стиль.

114. Изменение внешнего вида диаграммы
Созданная
диаграмма имеет
стандартную
цветовую палитру
С помощью стилей
диаграммы можно
изменить цвета
диаграммы в
считанные секунды
При применении некоторых стилей будут изменены только цвета
диаграммы. Другие стили предполагают изменение цвета и
выделение столбцов, добавление цвета в область построения
(область, окруженную осями) и добавление цвета для области
диаграммы (то есть всей диаграммы)

115. Изменение внешнего вида диаграммы
Если в группе Chart Styles не
появились нужные параметры,
можно задать другие цвета,
выбрав новую тему
Щелкните вкладку Page Layout и в группе Themes щелкните Colors.
Если установить указатель мыши на цвете, он будет показан в области
предварительного просмотра, что отличается от данных, отображаемых в стилях
диаграмм. Результат выбора цвета можно увидеть до его применения, что
устраняет необходимость отменять действие, если выбранный цвет не нравится.
Щелкните цвет, который хотите использовать для диаграммы

116. Изменение внешнего вида диаграммы
Если в группе Chart Styles не
появились нужные параметры,
можно задать другие цвета,
выбрав новую тему
Важно! В отличие от стиля диаграммы, цвета тем могут
применяться для других элементов рабочего листа. Например,
при применении темы для диаграммы также будут изменены
стили таблицы и отдельных ячеек

117. Форматирование названий
Если необходимо
еще больше
выделить название
диаграммы и
названия осей, то
это сделать
нетрудно
На вкладке Format в группе WordArt Styles доступны
многочисленные варианты оформления названий. На рисунке в
название добавлена заливка текста, один из параметров этой
группы

118. Форматирование названий
Чтобы использовать
заливку текста,
предварительно
щелкните область
названия, чтобы
выделить его
Щелкните стрелку кнопки Text Fill в группе WordArt Styles.
Установите указатель на нужном цвете, чтобы увидеть, как
изменится название. Если цвет нравится, щелкните его. Меню
Text Fill также содержит параметры, позволяющие применить
для названия градиентную или текстурную заливку

119. Форматирование названий
Если необходимо
еще больше
выделить название
диаграммы и
названия осей, то
это сделать
нетрудно
Другие параметры в группе WordArt Styles - это Text Outline и
Text Effects, где доступны эффекты Shadow, Reflection, Glow

120. Форматирование названий
Чтобы изменить
шрифт, сделав его
больше или
меньше, или
выбрать другой
шрифт, щелкните
Home, а затем
перейдите в группу
Font
Кроме того, можно изменить форматирование, воспользовавшись
Mini toolbar. Эта панель появится в полупрозрачном виде, если
выделить текст названия. Установите на ней указатель мыши
(панель станет непрозрачной), а затем выберите нужный
параметр форматирования

121. Форматирование отдельных столбцов
Для
форматирования
столбцов
диаграммы можно
использовать и
другие параметры
На рисунке для столбцов добавлен эффект тени (за каждым из
столбцов находится диагональная тень со смещением)

122. Форматирование отдельных столбцов
Для
форматирования
столбцов
диаграммы можно
использовать и
другие параметры
Чтобы добиться такого результата, щелкните один из столбцов
Giussani. Будут выбраны все три столбца этого продавца
(которые образуют ряд)
На вкладке Format в группе Shape Styles щелкните стрелку
кнопки Shape Effects для фигур, выберите Shadow

123. Форматирование отдельных столбцов
Для
форматирования
столбцов
диаграммы можно
использовать и
другие параметры
Поочередно устанавливайте указатель мыши на доступных в
этом списке разных стилях теней.
При этом в области предварительного просмотра будет
отображаться результат применения такой тени. Если текущий
параметр устраивает, выберите его

124. Форматирование отдельных столбцов
Для
форматирования
столбцов
диаграммы можно
использовать и
другие параметры
В группе Shape Styles доступны и другие параметры. Например,
щелкните Shape Fill, где можно добавить для столбцов градиентную или
текстурную заливку.
Щелкните Shape Outline, чтобы добавить контур вокруг столбцов. В
группе Shape Effects для фигур доступны не только тени. Например,
можно добавить для столбцов эффекты рельефа или сглаженных краев
или даже заставить их светиться

125. Форматирование отдельных столбцов
Для
форматирования
столбцов
диаграммы можно
использовать и
другие параметры
Можно также применить эффекты к другим областям диаграммы,
например к области построения (область, ограниченная осями)