Документ описывает методы анализа данных с помощью сводных таблиц и различных фильтров в Excel, а также основы создания отчетов. Обсуждаются процессы установки фильтров, создания вычисляемых полей и настраиваемых вычислений для более глубокого анализа данных. Основное внимание уделяется практическим занятиям, которые помогают пользователю освоить эти техники.

1. Анализ данных с помощью сводных таблиц и подстановок Модуль 2

2. О чем пойдет речь Создание сводных таблиц. Работа с полями сводных таблиц Анализ данных. Применение фильтров данных. Подведение итогов в сводных таблицах Вычисляемые поля и дополнительные вычисления Сводные диаграммы Использование автоформата Анализ данных. Подбор параметра. Поиск решения Таблицы подстановок и сценарии

3. Урок 1 Анализируем сводные таблицы Создание сводных таблиц. Работа с полями сводных таблиц Анализ данных. Применение фильтров данных. Подведение итогов в сводных таблицах

4. Сводная таблица – это трехмерная таблица, построенная на основе двумерной таблицы данных Другими словами : интерактивная таблица, в которой приведены итоговые значения, полученные по специальным формулам на основе большого массива данных Сводные таблицы – замечательное, не требующее больших усилий средство для обобщения в компактной форме большого количества информации Отчеты в виде сводных таблиц - быстр ый и мощный способ анализа данных Позволяет взглянуть на данные по другому Позволяет ответить на многие вопросы Вспоминаем

5. Вспоминаем Итак, мы готовы к созданию своего первого отчета – итоговой таблицы Воспользуемся диалоговым окном Create PivotTable После того как данные подготовлены, поместите указатель в любом месте области данных. В отчет будут включены все данные листа. Можно также выделить только те данные, которые должны использоваться в отчете. Затем на вкладке Insert в группе Tables нажмите кнопку Pivot Table , а затем еще раз нажмите кнопку Pivot Table

6. Вспоминаем Что же мы увидим после закрытия диалогового окна Create PivotTable ? Отчет сводной таблицы создается путем перемещения одного из полей в область макета отчета сводной таблицы Для этого следует установить флажок рядом с именем соответствующего поля или щелкнуть имя поля правой кнопкой мыши и выбрать место, куда будет перемещено поле

7. Сводный отчет помогает понять, что означают данные Отчет можно сделать даже более наглядным, применив фильтр к его данным При фильтрации отображается только нужные данные Все остальные данные временно скрываются Анализ данных в сводных таблицах

8. Применение фильтра Чтобы применить к отчету фильтр, щелкните стрелку рядом с надписью Row Labels . Щелкнуть именно здесь следует потому, что данные о дорожных велосипедах отображаются в области строк отчета. После щелчка появится меню с полем Select Field в верхней части, в котором можно указать, где будет применен фильтр Предположим, необходимо просмотреть данные по продажам дорожных велосипедов, скрыв все остальные данные

9. Применение фильтра Предположим, необходимо просмотреть данные по продажам дорожных велосипедов, скрыв все остальные данные Чтобы применить к отчету фильтр, снимите в списке флажок ( Select All ) . При этом будут сняты флажки для всех элементов списка. Затем установите флажок рядом с элементом Road bikes . Теперь в сводном отчете будут отображаться только данные по дорожным велосипедам. Остальные данные не изменились, но сейчас они не отображаются

10. Применение фильтра Совет : Не всегда просто понять по отображаемым данным, применен ли к ним фильтр. О том, что фильтр был применен, свидетельствует значок фильтра на стрелке, с нажатия которой начиналась установка фильтра: Кроме того, значок фильтра отображается в списке полей сводной таблицы рядом с именем поля, к которому был применен фильтр Предположим, необходимо просмотреть данные по продажам дорожных велосипедов, скрыв все остальные данные

11. Уточнение фильтра Однако компания Adventure Works продает много разных типов дорожных велосипедов, и может возникнуть необходимость просмотреть итоги продаж только для одного типа модели — Road-350-W После того как фильтр был установлен, в отчете отображаются только данные по продажам дорожных велосипедов.

12. Уточнение фильтра Отфильтровать отчет для отображения данных только по одному типу продукта можно с помощью метода, рассмотренного ранее Для этого нужно выбрать в поле Select Field поле Product Name вместо поля Product Category . В списке наименований продуктов следует установить флажки для модели дорожного велосипеда Road-350-W После того как фильтр был установлен, в отчете отображаются только данные по продажам дорожных велосипедов.

13. Уточнение фильтра E сть другой, более эффективный метод, который заключается в уточнении уже установленного фильтра В отчете, к которому уже был применен фильтр, выделите ячейки с данными по модели Road-350-W . Затем щелкните правой кнопкой мыши и последовательно выберите команды Filter и Keep Only Selected Items После того как фильтр был установлен, в отчете отображаются только данные по продажам дорожных велосипедов.

14. Фильтры по значению Предположим, что нужно узнать, для каких моделей дорожных велосипедов общий объем продаж превышает $ 100 000 Чтобы отобразить только нужные строки, скрыв остальные, в Excel используется фильтр по значению

15. Фильтры по значению Предположим, что нужно узнать, для каких моделей дорожных велосипедов общий объем продаж превышает $ 100 000 Сначала следует установить фильтр по дорожным велосипедам ( помните как?) Чтобы установить фильтр по значению, щелкните стрелку на значке фильтра рядом с элементом Row Labels В поле Select Field нужно выбрать поле Product Name . Это поле следует выбрать в связи с тем, что в нем приводятся все модели дорожных велосипедов

16. Фильтры по значению Предположим, что нужно узнать, для каких моделей дорожных велосипедов общий объем продаж превышает $ 100 000 Затем выберите команду Value Filters . Данный фильтр считывает данные и отбирает строки с ячейками, отвечающими установленным критериям фильтра. Выберите параметр Greater Than or Equal to и в диалоговом окне Value Filter введите в пустом поле значение 100 000 Чтобы изменить значение фильтра, выберите команду Value Filters и повторно выполните описанную выше процедуру, используя другое значение

17. Фильтры по дате Наконец, предположим, что необходимо узнать, как продавались дорожные велосипеды в течение определенного года, месяца или другого периода времени Установить фильтр по отдельному году достаточно просто. Чтобы просмотреть данные только за 2011 год, щелкните стрелку рядом с надписью Column Labels . Процедура начинается с этой стрелки, поскольку даты отображаются в области столбцов отчета. В появившемся списке снимите флажок рядом с параметром ( Select All ) и установите флажок для элемента 2011 . Данные по годам 2009 и 2010 будут скрыты. Вот и все!

18. Фильтры по дате Теперь предположим, что нужно узнать, как продавались дорожные велосипеды в течение отдельного месяца в 2011 году Чтобы задать период времени в качестве фильтра по дате, щелкните стрелку рядом с надписью Column Labels Выберите команду Date Filters . Щелкните элемент Between . В диалоговом окне Date Filter в первом пустом поле введите 8.11.2011 . В поле и введите 8.12.2011 . В отчете будут отображены данные по дорожным велосипедам только за указанный месяц

19. Удаление фильтров Чтобы снова отобразить все скрытые данные и вернуться к общей картине, можно выбрать либо простой и требующий значительного времени способ, последовательно снимая все фильтры, либо очистить все фильтры одновременно Чтобы удалить фильтр из сводного отчета, щелкните значок фильтра , а затем выберите команду Clear Filter From “…” Чтобы удалить фильтр в окне Pivot Table Field List , переместите указатель мыши на значок фильтра , расположенный рядом с именем поля, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Clear Filter From “…”

20. Чтобы снять все фильтры одновременно, воспользуемся соответствующей командой на Полосе Команда Clear в группе Actions вкладки Options ( Pivot Table Tools ) Удаление фильтров

21. Практическое занятие (10 мин) Запустите Excel любым удобным вам способом Откройте файл задания Создайте сводный отчет Установите фильтры с использованием способов, изученных ранее Закройте Excel

22. Если к полю применен фильтр, это может видеть пользователь К данным применено два фильтра. Нужно снять один из них. Однако команда «Снять фильтр с» недоступна. В результате … Фильтр можно снять, щелкнув его в окне «Список полей сводной таблицы» Единственный способ добавить фильтры состоит в том, чтобы щелкнуть стрелку рядом с надписью Row Labels или Column Labels На практическом занятии был добавлен в сводный отчет фильтр отчета. Этот фильтр используется для следующих целей … В вашем сводном отчете есть даты, однако при попытке применить фильтр команда Date Filters не отображается. В чем, по-вашему, может состоять причина? Проверьте себя http://office.microsoft.com/training/

23. Запоминаем

24. Урок 2 Погружаемся глубже Вычисляемые поля и дополнительные вычисления Сводные диаграммы Использование автоформата

25. В Excel числа в отчетах сводных таблиц автоматически суммируются с использованием функции SUM Для вычисления значений другим способом можно использовать иные итоговые функции (например, чтобы вычислить среднее значение или подсчитать число показателей) Значения можно также представить в виде доли от общей суммы или создать нарастающий итог, воспользовавшись дополнительными вычислениями Также в отчетах сводных таблиц можно создавать собственные формулы Работа с числами в сводных таблицах

26. Способы подведения итогов Требуется заменить в отчете сложение сумм продаж на подсчет количества продаж, приходящихся на одного продавца в течение года. Это можно сделать изменив функцию суммирования, используемой в области отчета Values , с SUM на COUNT Чтобы изменить эту функцию, щелкните правой кнопкой мыши в любой части области Values отчета, которая находится под заголовком Sum of … Укажите команду Summarize Data By , а затем щелкните элемент Count Числа изменятся с суммы значений на количество значений. Заголовок над числами изменится с варианта Sum of … на вариант Count of …

27. Способы подведения итогов Требуется заменить в отчете сложение сумм продаж на подсчет количества продаж, приходящихся на одного продавца в течение года. Это можно сделать изменив функцию суммирования, используемой в области отчета Values , с SUM на COUNT Затем можно отсортировать заказы, чтобы сразу понять, у кого их было больше всего Для этого щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог для любого из продавцов, выберите команду Sort , а затем — команду Sort Largest to Smallest

28. Способы подведения итогов Требуется заменить в отчете сложение сумм продаж на подсчет количества продаж, приходящихся на одного продавца в течение года. Это можно сделать изменив функцию суммирования, используемой в области отчета Values , с SUM на COUNT Совет : Чтобы переключиться обратно на суммирование заказов, снова щелкните правой кнопкой мыши в области Values , укажите команду Summarize Data By , а затем щелкните элемент Sum

29. Настраиваемые вычисления Теперь нужно просмотреть, какая доля итоговой суммы продаж приходится на каждого из продавцов. Интересно, имеет ли продавец, у которого больше всего заказов, самую большую долю в общей сумме продаж Это можно выяснить с помощью дополнительных вычислений Дополнительные вычисления позволяют создать нарастающий итог или вычислить процентное отношение между продажами отдельного продавца и общими продажами

30. Настраиваемые вычисления Теперь нужно просмотреть, какая доля итоговой суммы продаж приходится на каждого из продавцов. Интересно, имеет ли продавец, у которого больше всего заказов, самую большую долю в общей сумме продаж Чтобы сделать это, щелкните правой кнопкой мыши в области Values Последовательно выберите команды Summarize Data By и More Options Откроется диалоговое окно Value Field Settings , где нужно щелкнуть вкладку Show values as . Затем в поле Show values as щелкните стрелку и выберите параметр % of Total

31. Настраиваемые вычисления Теперь нужно просмотреть, какая доля итоговой суммы продаж приходится на каждого из продавцов. Интересно, имеет ли продавец, у которого больше всего заказов, самую большую долю в общей сумме продаж Совет : Чтобы вернуться в обычное представление чисел, выполните те же шаги, а затем выберите параметр Normal . Дополнительные вычисления будут отключены

32. Кто получит премию? Теперь предстоит определить, создав формулу с использованием элемента вычисляемое поле , кто должен получить премию и какова будет сумма премиальных Формулы, которые создаются с использованием вычисляемого поля, могут быть основаны на любом из полей, на базе которых создан отчет При использовании вычисляемого поля в отчет сводной таблицы добавляется новое поле Предположим, что каждый продавец, продавший за квартал товара на сумму больше $ 30 000, получает в этом квартале премию в размере 3 %

33. Кто получит премию? Теперь предстоит определить, создав формулу с использованием элемента вычисляемое поле , кто должен получить премию и какова будет сумма премиальных Чтобы создать формулу, в верхней части окна на ленте щелкните вкладку Options под кнопкой Pivot Table Tools В группе Tools щелкните стрелку кнопки Formulas и выберите команду Calculated Field

34. Кто получит премию? Теперь предстоит определить, создав формулу с использованием элемента вычисляемое поле , кто должен получить премию и какова будет сумма премиальных В диалоговом окне Insert Calculated Field введите имя формулы в поле Name В поле Formula введите следующую формулу, позволяющую выявить продавцов, которым полагается премия: =‘ Sales Amount ' * IF (‘ Sales mount '>30000,3 %) Нажмите кнопку ОК

35. Кто получит премию? Теперь предстоит определить, создав формулу с использованием элемента вычисляемое поле , кто должен получить премию и какова будет сумма премиальных Заметьте: Дополнительная премия в 3 процента приводится в строках итогов по продавцам. Почему? Формула вычисляемого поля выполняется в Excel построчно. В каждой строке итогов, где общий итог превышает 30 000, формула вычисляется так же, как и в других строках  С математической точки зрения, формула действует в строке итогов правильно, однако, с точки зрения бизнеса, дает неправильный результат

36. Кто получит премию? Теперь предстоит определить, создав формулу с использованием элемента вычисляемое поле , кто должен получить премию и какова будет сумма премиальных Как решить эту проблему? Отключите автоматическое вычисление итогов , чтобы в отчете выводились только суммы по кварталам без итогов по продавцам О том, как это сделать, рассказывается на практическом занятии

37. Диаграмма, построенная по данным отчета сводной таблицы При прямой вставке, создание сводной диаграммы включает создание сводной таблицы Сводная диаграмма

38. Сводная диаграмма

39. Можно построить по готовой сводной таблице Сводная диаграмма

40. Сводная диаграмма

41. Для сводных таблиц и сводных диаграмм доступны все рассмотренные ранее возможности по форматированию + автоформат Использование автоформата

42. Практическое занятие (10 мин) Запустите Excel любым удобным вам способом Откройте файл задания Измените способ подведения итогов для сводной таблицы Проведите дополнительные вычисления Введите в таблицу вычисляемые поля Закройте Excel

43. Как добавить одно поле из списка полей сводной таблицы в область «Значения» несколько раз? Необходимо изменить способ подведения итогов по числовым данным в отчете сводной таблицы. Наиболее простой способ сделать это — создать собственную формулу Можно ли создать формулу вне отчета сводной таблицы с использованием данных отчета? Иногда при создании формулы с использованием вычисляемого поля эта формула выполняется для всех строк отчета, включая итоги и общие итоги. К сожалению, это неудобство устранить невозможно В чем состоят преимущества функции GETPIVOTDATA ? Проверьте себя http://office.microsoft.com/training/

44. Запоминаем

45. Урок 3 Строим прогнозы Анализ данных. Подбор параметра. Поиск решения Таблицы подстановок и сценарии

46. Иногда требуется не только ввести данные в рабочую книгу и выполнить простые расчеты, но и решить сложную задачу, требующую введения переменных и ограничений Такой блок задач часто называют анализ «что – если» Стандартная ситуация: вам известно значение целевой функции и вы хотите посмотреть, как оно изменится, если изменить значения одной или нескольких переменных, входящих в ее состав Как, по-вашему, предсказывают погоду?  Анализ данных в Excel

47. Два прекрасных средства Excel Подбор параметра Поиск решения Их удобно использовать и при анализе данных, и при решении как простых, так и достаточно сложных задач Подбор параметра – для решения задач с одной независимой переменной Подгонка под нужный результат Поиск решения – при наличии многих переменных с ограничениями прогнозы необходимо получить решение оптимизационной задачи, имея при этом множество переменных, на которые наложены ограничения (ОЗЛП) Анализ данных в Excel

48. Таблицы данных в Excel могут выполнять одну важную функцию: они позволяют создавать таблицы как с одной, так и с двумя переменными для расчета заданных величин, что дает возможность с помощью одной формулы сразу получать серию значений Сценарий — это набор значений, которые Excel сохраняет и может автоматически подставлять на листе Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей и систем расчетов Существует возможность создать и сохранить на листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев для просмотра различных результатов Анализ данных в Excel

49. Команда What-If Analysis > Goal Seek в группе Data Tools вкладки Data Подбор параметра

50. По умолчанию отключен Включается в опциях Excel Поиск решения

51. Поиск решения

52. Команда Solver в группе Analysis вкладки Data Поиск решения

53. Команда Solver в группе Analysis вкладки Data Поиск решения

54. Что случилось с ссылками?

55. Сохраним сценарий

56. Сохраним сценарий

57. Мы помещаем в банк 10000 грн на 12 месяцев при условии начисления 3 % от суммы ежемесячно Какая сумма будет на счету через год? А через 2, 3, 4, 5 лет? Таблица подстановок

58. Подготовим столбец с соответствующим количеством месяцев и скопируем формулу в ячейку, находящуюся выше и правее Таблица подстановок

59. Выделим столбец с данными и формулу Нажмем What-If Analysis > Data Table в группе Data Tools вкладки Data Выбираем ячейку, куда подставлять значения из столбца Таблица подстановок

60. М-да, разбогатеть не получилось… Но Excel помог нам это понять Вы можете реализовать с помощью таблиц подстановок и более сложные вычисления, с подстановкой двух параметров – из столбца и из строки Таблица подстановок

61. Применяется для: подсчета ипотечных и лизинговых платежей уровня амортизации основных средств при решении других подобных задач Таблица подстановок

62. Практическое занятие (10 мин) Запустите Excel любым удобным вам способом Создайте таблицу для расчета платежей по кредиту на сумму 6000грн при условии 12% переплат ы на срок от 1 до 3 лет Создайте таблицу расчета заработной платы и подберите значение процента так, чтобы премия составила нужную вам сумму Попробуйте найти минимальное значение функции 2 x 1 +x 2 -x 3 +x 4 /2 при условии, что все переменные не могут быть меньше нуля Закройте Excel

63. Какие два мощных средства анализа данных предлагает MS Excel? В каких случаях вы будете применять подбор параметра? Можно ли пользоваться средством поиска решения сразу же после установки MS Office? Можно ли менять данные в таблице подстановок после ее создания? Перечислите типичные применения таблиц подстановок Проверьте себя http://office.microsoft.com/training/

64. Удобство сводные таблицы можно значительно улучшить и расширить за счет применения фильтров и вычисляемых полей По данным сводной таблицы может быть построена сводная диаграмма Для сводных таблиц и диаграмм доступны все средства форматирования Excel + автоформат С помощью средства Подбор параметра легко подогнать данные в таблице к желаемым значениям Средство Поиск решения позволяет с легкостью ОЗЛП Таблицы подстановок позволяют просмотреть варианты значений формулы при различных значениях исходных данных Итоги

65. Вопросы?