Документ описывает тенденции на рынке управления электронными документами, прогнозируя значительный рост объемов цифровой информации до 2010 года. Подчеркивается необходимость создания настоящих систем электронного документооборота, которые могут эффективно управлять всеми документами на протяжении всего их жизненного цикла. Вводится концепция общих сервисов ECM, которые обеспечивают централизованное управление и интеграцию с другими информационными системами для повышения эффективности и снижения затрат.

1. NEW! Тенденции рынка: что заменит СЭД в самом ближайшем будущем? Павел Эйгес Директор по технологии, к.ф.-м.н. Документум Сервисиз Раша

2. Расширение электронной среды Прогноз всемирного роста объемов информации: Совокупный объем цифровой информации в 2006 году составил 161 миллионов гигабайт (161 экзабайт). IDC предполагает, что за период с 2006 по 2010 год объем информации увеличится в шесть раз. Хотя к 2010 году почти 70% цифровой информации будет создаваться отдельными пользователями, компании будут решать вопросы безопасности, конфиденциальности, надежности и соответствия стандартам в отношении 85% информации.

3. Профиль и уровень ЕСМ-зрелости компании Разные решения для разных типов документов Часто они пересекаются между собой – дублирование Не все типы документов доступны в электронном виде Большая часть документов храниться на локальных дисках, общих папках и … в почтовых ящиках!!! 17,249,147 1,123,890 3,652,182 2,228,055 Mailboxes Public folders Shared drives Personal drives

4. Эволюция информационного пространства 1. Все больше документов получают свое отражение в ИТ системах на разных этапах жизненного цикла Управленческие документы Технические документы Финансовые документы Личные записи E-mail Web- содержание … . 2. Документы находятся большую часть жизненного цикла внутри ИТ систем Проект документа Согласование Регистрация Рассылка Исполнение Архивное оперативное хранение Архивное долговременное хранение Отвечают ли существующие СЭД этим тенденциям? Каково место существующих СЭД в этом море электронных документов?

5. Обычная СЭД в море электронных документов Обычные СЭД созданы для контроля лишь за маленькой частью всех документопотоков организации. Они, ни функционально, ни технологически не способны контролировать все документопотоки компании. В этом море разнородных документов тонет до 80% всей информации, которая составляет основной информационный актив любой компании. Настало время настоящих Систем Электронного Документооборота (и Архива)!

6. Настоящая СЭД – что это? Настоящая СЭД – система, которая контролирует все ваши документы на всем протяжении жизненного цикла в контектсе информации, контролируемой вспомогательными (по отношению к СЭД) системами ( ERP, CRM, АБС, LDAP и др.) Настоящая СЭД – система, которая способна хранить неограниченное количество документов, как в рамках централизованной, так и в децентрализованной ИТ-инфраструктуры, предоставляя доступ к ним всем локальным и удаленным пользователям. Настоящая СЭД – система, которая обеспечивает все необходимые сервисы, по работе документами, не ограничиваясь только хранением документов и регистрацией действий с ними и простой маршрутизацией «задач». Настоящая СЭД – система, которая присутствует на всех уровнях КИС, позволяя управлять документами не только на уровне бизнес-логики, но и на уровне файлов.

7. Настоящая СЭД – проблемы внедрения Сбор функциональных требованиях во всех подразделениях может занять многие месяцы… Объем предпроектных документов, формализующих требования к каждой подсистеме можем быть сравним с объемом автоматизируемого документооборота Уровень корпоративной культуры по работе с документами в компании может быть очень низким Часть процессов, на момент начала автоматизации не готовы к тому, чтобы быть автоматизированы! Часть документов не имеет прямой / формальной привязки к автоматизируемым бизнес процессам вообще! Огромный бюджет внедрения, огромный срок внедрения….Но нам надо работать уже сегодня и наш бюджет на этот год ограничен!

8. «Убираем весь сахар!» СЭД перестает быть бизнес-приложением, системой автоматизации, например, управленческого документооборота! СЭД не должна внедряться по схеме постепенного наращивания функционала в рамках выбранной пилотной зоны, с последующим тиражированием в другие подразделения/филиалы. СЭД не должна с навязывать пользователям свое понимание правильных процессов! СЭД должна быть базой для быстрого создания бизнес-настроек, но основные функции должны быть доступны максимально быстро, максимальному числу пользователей. СЭД должна быть устойчивой к изменениям регламентов, не потому, что она гибкая, а потому, что они реализуются на более высоком уровне бизнес-настроек!

9. Ключевой момент Мы разделяем бизнес логику , которая составляет суть бизнес-задач и сервисы, которые необходимы для реализации этой бизнес-задачи. Мы формируем слой, называя его уровнем общих ЕСМ-сервисов Мы включаем в этот слой сервисы, которые необходимы всем пользователям, и которые могут быть использованы всеми пользователями сразу же независимо от их ролей и должностей Мы интегрируем этот слой, а не отдельные бизнес- приложения по управлению документами, со сторонними информационными системами Мы экономим время и деньги при внедрении бизнес-решений на базе этого слоя Мы получаем первый эффект от внедрения сразу же !

10. Корпоративные ИТ-сервисы Примеры корпоративных ИТ-сервисов: Электронная почта Телефонная и факсимильная связь Сервис печати ЕСМ – сервис

11. Общая архитектура внедрения ЕСМ-сервисов SharePoint SAP MS Office & DCO Web Parts & Web Services Application Server Webtop DCM DAM EMC Documentum Platform Repository Services Desktop Integration Business Process Management Regulated Content Mgmt Digital Asset Mgmt Auto Classification Federated Search Transformations XML Services Info Rights Mgmt Trusted Content Svcs Backup & Recovery Lifecycle Mgmt Records Mgmt Process Services Advanced Content Services Integrated Archiving Storage Optimization Imaging iViews

12. Пример ECM- сервиса: общее хранилище Структура папок настраивается с учетом общих бизнес-процессов компании Права доступа привязываются к бизнес-контексту. Изменение структуры общего хранилища не влияет на физическое хранение документов в репозитории

13. Пример ECM- сервиса: атрибутирование

14. Пример ECM- сервиса: поиск документов Поиск по атрибутам Поиск по тексту Поиск по распределенным хранилищам Сохраненные запросы

15. Доступ к общим ECM- сервисам : Office

16. Пример ECM- сервиса: контроль версий

17. Доступ к общим ECM- сервисам: Outlook

18. Пример ЕСМ-сервиса: просмотр документов

19. Пример ECM- сервиса: обсуждение

20. Пример ECM- сервиса: согласование

21. И многие другие Сервисы управления жизненным циклом документов Сервисы интеграции с корпоративными системами Сервисы архивирования корпоративных приложений Сервисы преобразования документов Сервисы аудита всех действий и контроля доступа Сервисы управления физическим хранением Сервисы доставки содержимого … .

22. Бизнес-решения на базе ЕСМ-сервисов Ключевые моменты: Наличие концепции развития и регламенты ее изменения Единая архитектура, заложенная в начале проекта, и регламенты ее изменения Поддержка на уровне руководства компании Бизнес-решения «ОРД» Бизнес -решение 1 Управление договорами Бизнес -решение 2 Интеграция с ERP/CRM Корпоративный архив Корпоративные « EC М - сервисы» EMC Documentum

23. Преимущества Доступ к сервисам по работе с документами сразу и всем ! Снижение ТСО всей информационной системы компании Сохранение сделанных инвестиций Централизованное управление Внедрение последующих задач быстрее и дешевле Реальный контроль за процессами и информацией Формирование базы знаний компании Качественно другой уровень ЕСМ-зрелости компании.

24. Преимущества Надежность, масштабируемость, производительность Поддержка территориальной распределенности Поддержка существующего ИТ-ландшафта Единая точка обновления версий Единая модель информационной безопасности Централизованное администрирование Единая архитектура всех приложений Повторное использование наработок Простота интеграции с другими информационными системами

25. Начало новой эры ECM больше не рассматривается как точечное приложение. Скорее, ECM рассматривается как инвестиция в основную инфраструктуру. Подход к развертыванию ECM на предприятии как к развертыванию общих сервисов отражает эту реальность… Компания Doculabs считает, что общие сервисы ECM – это идея, время которой пришло. Фактически, для большой организации, это может быть единственный способ достичь настоящего внедрения на предприятии и единственный способ получить результаты экономии от масштаба, чтобы оправдать инвестиции. Doculabs. ECM as a Shared Service: The New Frontier. 2006

26. Наша дальнейшая программа Три следующих доклада в этой секции 13:00 NEW ! Решение на основе общих сервисов управления документами — управление делами клиентов в банке и автоматизация процесса кредитования 13:30 NEW ! Решение на основе общих сервисов управления документами — управление организационными, финансовыми и техническими документами в концерне Росэнергоатом 14:00 NEW ! Решение на основе общих сервисов управления документами — управление организационными документами территориально-распределенного предприятия в ОАО «ФСК ЕЭС» С 15:00 до 16:00 – ответы на ваши вопросы на стенде EMC Documentum

27. Как узнать больше На нашем стенде: Получите аналитический материал с описанием общих сервисов ЕСМ Получите распечатанную презентацию этого доклада Посмотрите демонстрации различных решений на основе общих сервисов Для получение дополнительной информации посетите наш сайт www.documentum.ru или позвоните нам по телефону в Москве ( 495 ) 363 2509

28. Первая в мире единая платформа для управления содержанием Мировой лидер Enterprise Content Management