Quali sono i punti chiave da tenere a mente nel passaggio ad un’impostazione del lavoro più flessibile?

1. Smart working sì, Smart working no…
da che parte state?

2. Sono sempre più numerose le aziende che si
impegnano per implementare forme di lavoro
più elastiche, allentando i vincoli di orari e
sede. Questa svolta è resa possibile ad oggi
grazie allo sviluppo di tecnologie che
consentono a chiunque di essere sempre in
contatto, tramite pc, tablet o smartphone, da
qualunque luogo ed in qualunque momento,
creando terreno fertile per un’impostazione
del lavoro più elastica, necessariamente
accompagnata da un cambiamento di
mentalità di dipendenti, manager e
responsabili HR.

3. Con tale modalità organizzativa, cambia
l’approccio al lavoro: al lavoratore viene
lasciata ampia autonomia in merito al luogo
ed ai tempi di svolgimento della prestazione
lavorativa, purché rispetti le scadenze
previste, rivelandosi anche un potente
incentivo al raggiungimento dei risultati.

4. Purtroppo però sappiamo bene che simili
cambiamenti di prospettiva richiedono
tempo, che le resistenze sono forti e le
abitudini difficili da scardinare. Ragione per
cui lo smart working fatica a radicarsi, a causa
della rigidità della relativa disciplina e di una
mentalità lavorativa ancora legata alla
timbratura del cartellino.

5. Va riconosciuto che qualcosa si muove, e diverse
società nel panorama italiano hanno avviato o
stanno per implementare progetti di smart
working, consapevoli dei vantaggi che ad esso si
associano, per l’azienda e per il dipendente: a
quest’ultimo viene lasciato maggiore margine nella
determinazione delle modalità di espletamento
della propria prestazione lavorativa con il vincolo,
tuttavia, di raggiungere determinati obiettivi;
diventa in questo modo più semplice conciliare le
esigenze lavorative con i bisogni della vita privata.

6. Dal lato azienda, l’adozione di modelli
organizzativi caratterizzati da flessibilità e
autonomia nella scelta di spazi, orari e
strumenti, può essere veramente una chiave
di volta per recuperare competitività, con un
auspicabile incremento della soddisfazione e
della produttività della forza lavoro.

7. Nel valutare il passaggio allo smart working vi
sono però dei potenziali ostacoli che vanno
tenuti in considerazione: da una parte,
numerose ricerche dimostrano che chi lavora
fuori dell’azienda è mediamente più
produttivo dei dipendenti che sono in ufficio,
si assenta meno ed è più soddisfatto,
riducendo così le possibilità che decida di
lasciare l’azienda. Dall’altra, però, nonostante
i comprovati benefici, vi è il rischio di
esclusione dalle dinamiche aziendali, di un
calo di produttività e la riduzione delle
possibilità di carriera.

8. Quali sono i punti chiave da tenere a mente nel passaggio
ad un’impostazione del lavoro più flessibile?

9. Le persone al centro
È necessaria un’attenta analisi e
comprensione delle esigenze individuali di
ogni dipendente; tutti i membri del team
aziendale devono essere coinvolti nel
percorso di cambiamento culturale
dell’azienda, così da comprendere come
conciliare al meglio produttività e
soddisfazione del personale.

10. Change management
Per gestire e avviare il percorso di
cambiamento dei modelli di lavoro è
necessario prevedere dei momenti di
formazione che coinvolgano manager e
responsabili HR, che spesso sono ancora
legati a stili di leadership basati su regole e
controllo dei propri collaboratori.

11. Coinvolgimento Tutti i settori dell’azienda
devono essere coinvolti nella riprogettazione
dei modelli di lavoro, dalla dirigenza, all’ICT,
dall’HR, alle Line of Business, per determinare
percorso e tempistiche di slittamento verso le
modalità di smart working più adeguate.

12. Risultati in evidenza
I benefici ottenuti con lo smart working vanno
costantemente monitorati e diffusi all’interno
dell’organizzazione e verso il top
management. In questo modo si ottiene il
coinvolgimento necessario che permette di
attivare un cambiamento culturale e
comportamentale a tutti i livelli e, allo stesso
tempo, di attivare un miglioramento continuo
su questi aspetti.

13. Fornitura di strumenti informatici adeguati,
innovativi ed adattabili
gli strumenti devono essere a servizio delle
persone ed integrarsi nelle attività lavorative
quotidiane. Non è sufficiente dotare i
dipendenti di un pc portatile o di un telefono
aziendale, ma bisogna creare le condizioni
ideali perché possano essere sempre in
contatto facilmente con gli altri membri del
team, con cui possano condividere senza
difficoltà idee, documenti e file.

14. I moderni software di Gestione Risorse Umane sono dotati di
diverse funzionalità che agevolano la comunicazione aziendale,
svincolando ciascun individuo dalla presenza fisica in sede.

15. Portali HR e Gruppi Social offrono a ciascun
dipendente uno spazio interattivo per comunicare,
condividere informazioni e consentire a tutti di
lavorare insieme in modo più efficiente e
collaborativo. Manuali organizzativi, politiche aziendali
o moduli standard di uso interno, possono essere
caricati in un’area sicura del portale HR così che tutti
siano informati e sappiano dove reperire le
informazioni più aggiornate. Lo stesso spazio consente
di aggiungere link a siti esterni d’interesse per i
collaboratori, creare delle pagine web, pubblicare
annunci e news e raccogliere feedback e suggerimenti.

16. Un’altra funzionalità senza dubbio
interessante in un’ottica di Smart Working
sono i Gruppi di Lavoro: si tratta di una
piattaforma sicura dove, per contesti tematici,
i collaboratori possono scambiarsi
informazioni e documenti, interagendo in
modo intuitivo e collaborando con persone
diverse in tempo reale. Il risultato è un
miglioramento tangibile del valore
dell’informazione e della produttività di chi la
utilizza.

17. Ogni dipendente può inoltre usufruire di
un’area Self Service, accessibile in qualsiasi
momento e da qualsiasi dispositivo, per
visualizzare ed eventualmente modificare
online i propri dati, richiedere ferie e
permessi, gestire il proprio foglio presenze e
ricevere le relative autorizzazioni dai
responsabili, inviare un certificato di malattia
oppure consultare il proprio cedolino.

18. E voi, state avviando progetti di Smart Working all’interno
della vostra azienda? Di quali strumenti vi avvalete?
Se vuoi saperne di più visita il nostro sito o contattaci!
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