Una presentazione in formato "slides" su come implementare e gestire lo Smart Working. Documento elaborato nel 2020 da Domenico Aloisi. Tutti i diritti sui contenuti esposti appartengono ai rispettivi proprietari.

1. IMPLEMENTARE E
GESTIRE LO “SMART
WORKING”
03

2. “Nella vita e negli affari ci sono due peccati cardinali. Il primo è agire
precipitosamente senza pensare e il secondo è non agire affatto”
(Carl Icahn)

3. Elemento chiave ABILITANTE
Persone coinvolte
dai cambiamenti
Cambiamento
pratico e culturale

4. Gestire le nuove
modalità di lavoro
Gestire i
comportamenti
Portare lo SMART WORKING in azienda, significa...
Combinare le
diverse opzioni di
lavoro flessibile, a
seconda delle
esigenze dei compiti
da svolgere
Prevedere tutte le
opzioni in termini di
pari opportunità e
diversità
Esaminare
attentamente i
compiti all’interno
di un ruolo
Portare
cambiamenti per
lavorare in luoghi e
orari specifici

5. Scelta delle modalità di lavoro SMART WORKING
PUNTO 1
ESAMINARE le task coinvolte nel ruolo lavorativo in esame, in termini
di quanto queste possono essere completate effettivamente in momenti
diversi e in posti diversi.
PUNTO 2
PUNTO 3
MONITORARE ogni impatto che può presentarsi sui team di lavoro.
Ad esempio, le comunicazioni all’interno del team e il raggruppamento
delle task potrebbe necessitare di evolvere per massimizzare i benefici.
VALUTARE il potenziale delle scelte di Smart Working che si vogliono
intraprendere nel ridurre l’impatto finanziario e ambiente sulle procedure
e processi aziendali.

6. Categorie differenti di LAVORO FLESSIBILE
Luogo
Specifico
Tempo
Specifico
Luogo
Specifico
Tempo
Flessibile
Luogo
Flessibile
Tempo
Specifico
Luogo
Flessibile
Tempo
Flessibile

7. Fattori CRITICI di scelta
Esigenze essenziali per la fornitura dei servizi
Adeguatezza degli strumenti e delle comunicazioni
Preferenza del dipendente/imprenditore
Viabilità delle alternative
Costo ambientale del tempo/localizzazione
Costo finanziario della scelta del tempo/localizzazione
Efficacia della scelta del tempo/posizione
Esigenze critiche di collaborazione
Preferenze del cliente
Considerazioni, giudizi da
esprimere in merito alle
decisioni sulle modalità di
Smart Working

8. Fattori CRITICI di scelta
I tempi e i luoghi di lavoro sono
valutati sulla base dei compiti
e task da svolgere, piuttosto
che dei ruoli e delle mansioni.
Il lavoro ha sempre più
componenti basate sulla
conoscenza e viene svincolato
dalle risorse fisiche.

9. “Qualità è soddisfare le necessità del cliente e superare le sue stesse
aspettative continuando a migliorarsi”
(William Edwards Deming)

10. Opzioni di LUOGO FLESSIBILE
macro-aree principali
quando i lavoratori che lavorano in diversi luoghi devono essere
abilitati e attrezzati per lavorare in viaggio, in ambienti pubblici e
per accedere agli uffici in caso di necessità.
Mobile Working
quando i dipendenti lavorano regolarmente da casa per alcuni
giorni della settimana, a tempo pieno o part-time. Molti lavoratori
usano la casa come base principale piuttosto che, o tanto quanto,
l’ufficio.
Telelavoro
quando i dipendenti non hanno una scrivania permanente, ma
scelgono un ambiente di lavoro adeguato al compito da
svolgere.
Spazi di lavoro
condiviso

11. Opzioni di LUOGO FLESSIBILE
macro-aree principali
quando il personale può scegliere di lavorare da altri uffici, che
essi siano uffici appartenenti all’azienda o uffici serviti da terzi (inclusi
uffici on-demand e sale coworking) a seconda dei casi.
Uffici Flessibili
quando per evitare trasferimenti o viaggi frequenti, il personale lavora
in modo flessibile come team virtuali, utilizzando tecniche di
comunicazione e collaborazione on-line, piattaforme scelte e a
priori e rese standard.
Lavoro in team
virtuali

12. Opzioni di TEMPO FLESSIBILE
macro-aree principali
quando i dipendenti possono variare i tempi di inizio e fine.
Questo può essere limitato da un requisito di “ore base”. in base al
tipo di task assegnate ad un determinato ruolo.
Flexi Time
quando si tratta di una particolare forma di lavoro part-time, in cui
due (o occasionalmente più) persone condividono un lavoro full-time.
Job-share
quando i dipendenti lavorano il loro orario di lavoro standard in meno
giorni: ad esempio una settimana di lavoro in quattro giorni, o due
settimane di lavoro in nove giorni.
Compressione
della settimana
lavorativa

13. Opzioni di TEMPO FLESSIBILE
macro-aree principali
quando c’è la possibilità di avere un’interruzione o una anno
sabbatico per proseguire uno sviluppo professionale o
personale.
Interruzione di
carriera
quando i team prendono il controllo dei propri turni di lavoro e
delle modalità di partecipazione, il che può essere
particolarmente prezioso in ruoli che sono molto legati al luogo in cui
si svolge il lavoro o che hanno un requisito “pratico”
Self-rostering
quando per evitare trasferimenti o viaggi frequenti, il personale lavora
in modo flessibile con team virtuali, utilizzando tecniche di
comunicazione e collaborazione online attraverso piattaforme
scelte a priori e rese standard.
Lavoro in team
virtuali
(ripetizione)

14. Opzioni di TEMPO FLESSIBILE
macro-aree principali
quando la forma di orario di lavoro flessibile permette di variare e
modulare gli orari di lavoro a seconda dei giorni, ripagando le ore
extra lavorate in una giornata con il tempo libero in altre giornate.
Time Off In Lieu
(TOIL)
quando i dipendenti sono assunti ogni anno per lavorare un
determinato numero di ore, che possono essere lavorate in modo
flessibile nell’arco di 12 mesi.
Orario
annualizzato
tra le forme del lavoro flessibile si includono anche: Lavoro a tempo
determinato e Lavoro part-time
Altre forme di
lavoro flessibile

15. Passare dalla GESTIONE PER PRESENZA alla
GESTIONE PER RISULTATO comporta diversi modi di ...
Essere in linea
con l’obiettivo
del team
Essere ritenuta
fattibile
garantire infine
un pezzo di
prodotto finito
comunicare
in maniera
efficace con il
personale
valutare e
ri-valutare i
carichi di
lavoro
monitorare
costantemente
e misurare le
prestazioni

16. Il ruolo chiave del manager è quello di GARANTIRE che
...
le attività siano implementate in modo
efficace
ci sia maggiore condivisione di spazi e
tempi tra i componenti del team e i manager
l’archiviazione delle informazioni sia
sempre accessibile a tutti i membri del team
gli aggiornamenti avvengano in maniera
costante e reciproca sul work-in-progress
ma soprattutto DARE IL BUON ESEMPIO su come si implementa

17. Gestire lo SMART WORKING in azienda:
i protocolli di comunicazione
E’ importante avere chiare aspettative su ciò che si deve fare e sulla
comunicazione all’interno del team
Chiare strutture di reporting
delle attività
01
Condivisione di calendari e
schedulazioni
02
Uso rigoroso di sistemi di condivisione e
gestione dei documenti elettronici
03
Essere “flessibili sul lavoro
flessibile”
04
Grado di rigore e buon
comportamento (netiquette)
05
Utilizzare gli spazi lavorativi
adibiti a Smart Working
06

18. I team devono essere capaci di portare e implementare il
cambiamento da soli e di monitorarne il rispetto degli
standard richiesti dei propri membri.

19. Gestire lo SMART WORKING in azienda:
Re-design delle riunioni in azienda
Le riunioni devono essere tenute utilizzando i
mezzi di video comunicazione che consentono di
connettere piattaforme IT su lunghe distanze.
Errore da non commettere: evitare la
sovracompensazione, programmando più
riunioni del necessario.
Uno studio di Owl Labs ha mostrato che i lavoratori a distanza partecipano a più
riunioni durante la settimana, con il 14% di questi che dedica tempo a più di 10
riunioni a settimana.

20. Gestire lo SMART WORKING in azienda:
Re-design delle riunioni in azienda
Le riunioni riuniscono un team per la
condivisione delle conoscenze e per
prendere decisioni, ma...
se l’unico scopo di una riunione è quello di
programmare altre riunioni o per scopi che
possono essere raggiunti con un programma
di messaggistica istantanea, probabilmente
non ne vale la pena.

21. Gestire lo SMART WORKING in azienda:
Re-design delle riunioni in azienda
Il tempo dei dipendenti è la risorsa più preziosa
di un’organizzazione
La riunioni inutili sono
frustranti e costose.
Nessuna riunione senza
un ordine del giorno
Nessuna riunione non
necessaria
Potrebbe essere stata un
WhatsApp o una mail
questa riunione?

22. Il 71% dei senior manager riferisce che le riunioni sono
improduttive e inefficienti, e riunioni di livello inferiore costano alle
aziende circa 37 miliardi di dollari in perdite annuali

23. Limitare il numero di ore di
riunione interne assegnate alla
settimana
Rendere il tempo di riunione più
prezioso e degno di essere
conservato
I partecipanti saranno più attenti e
motivato ad utilizzare il tempo modo
saggio.
Gestire lo SMART WORKING in azienda:
Re-design delle riunioni in azienda
I video meeting sono diventati
l’alternativa standard per la
comunicazione aziendale. I
vantaggi di questo metodo di
comunicazione non possono
più essere ignorati.

24. Gestire lo SMART WORKING in azienda:
opportunità delle nuove modalità
Sostituire gli incontri
fisici con le interazioni
online
Sostituire gli incontri formali
con interazioni più brevi, di
persona, online o misti
fisico/virtuale
Ridurre il numero di
persone ad una riunione per
l’intera sessione
chiamare le persone in remoto
quando necessario, o facendo in
modo che rispondano alle
domande con un messaggio
istantaneo
Fissare degli obiettivi per
ridurre il numero di riunioni,
liberare più tempo alle diverse
task coinvolte.

25. IMPLEMENTARE LO SMART WORKING in azienda
=
Portare l’azienda attraverso un viaggio in continua evoluzione.
Un viaggio che continua per tutta la vita operativa dell’azienda

26. Gestire lo SMART WORKING in azienda:
definire il modello di maturità
Delinea le fasi principali attraverso le quali avviene il
cambiamento che le aziende attraversano nel loro percorso
per abbracciare lo Smart Working in modo strategico e integrato.
Posizionamento verso il
completamento
dell’implementazione dello
Smart Working
Valutazione delle priorità di
completamento
nell’implementazione dello Smart
Working

27. Gestione per risultati e non
per presenza con
metodologia di management
e riorientamento delle
competenze gestionali
FLESSIBILITÀ DI BASE
Il lavoro flessibile è
supportato da policy
aziendali ma rimane
concepito come “la
flessibilità è un’eccezione
alla regola”. Si tratta quindi
di un approccio reattivo
subordinato dalle scelte del
dipendente e dalle decisioni
dei line-manager.
Gestire lo SMART WORKING in azienda:
modello semplificato
SMART WORKING
EMERGENTE
Viene promosso per tutti i
benefit che porta all’azienda,
ma viene implementato su
pochi processi e procedure
aziendali, quindi rimane
confinato a determinate aree
dell’azienda o è circondato
da processi tradizionali che
possono rallentarlo
SMART WORKING
Basato su una visione
strategica globale e principi
chiari di Smart Working. La
flessibilità è diventata la
norma. Il focus è posto in
maniera massiva sulla
gestione delle risorse, sulla
riduzione di sprechi e
spostamenti e sul
miglioramento continuo.

28. Le nuove tecnologie trasformeranno nel
prossimo decennio la natura del lavoro e gli
spazi in cui lavoriamo