Sistem Manajemen Kinerja
•
1 like•781 views
Dokumen ini merupakan proyek akhir yang membahas analisis dan perancangan sistem manajemen kinerja PT. Dynaplast, Tbk dengan pendekatan IPSM dan PRISM. Tujuannya adalah meningkatkan sistem manajemen kinerja yang ada agar lebih komprehensif dengan melibatkan input, proses internal, dan output organisasi serta fokus pada variabel kinerja non-finansial. Hasilnya adalah 102 variabel kinerja non-finansial yang diusulkan untuk d
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Viewers also liked
Viewers also liked (12)
Similar to Sistem Manajemen Kinerja
Similar to Sistem Manajemen Kinerja (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
Sistem Manajemen Kinerja
- 3. Proyek Akhir i ANALYSIS AND DESIGN PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM AT PT. DYNAPLAST, Tbk WITH IPSM AND PRISM APPROACHES SRI EKO SUSILOWATY NIM: 29105130 Date of Final Examination: 12 May 2007 Date of Graduation: July 2007 Magister in Business and Administration Program School of Business and Management Institut Teknologi Bandung, 2007 Final Project Advisor: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng. ABSTRACT Among globalization trends and free market era nowadays competitiveness had become a mantra for companies. Changes in environmental, economic, politic and social aspects increase the requirements for companies to stay competitive amidst the raging competition. To anticipate this, companies need to evaluate their internal competence by re‐visit their Performance Management System, which might need to be adjusted to comply with the changing requirements. Performance Management System currently employed by Dynaplast was used only for meeting requirements of ISO 9001:2000. It haven’t been reviewed periodically, it had only short‐term orientation, involving only operational departments and not supporting departments, tend to report only past performance and don’t have a complete PDCA cycle, which doesn’t foster continuous improvements. It made Dynaplast suffer performance‐wise and cannot promote improvements as a base of competitive advantage. The objective of this final project is to analyze and design a Performance Management System using IPSM (Integrated Performance System Management) and PRISM approaches, to make more comprehensive system by involving resources capabilities as inputs, internal process and organizational outputs. This final project will focus only in non‐financial performance variable. This Performance Management System was created based on existing business environment conditions and several analysis like SWOT, Critical Success Factor, competition and market condition, product, service and company culture, and also company’s vision‐mission and strategy. The next step determines the most applicable performance variables in Dynaplast, by combining non‐financial variables from IPSM and PRISM with already‐existing variables. Based on those variables, correlation analysis was performed to identify gaps between the variables and targets. Targets were derived from internal and functional benchmarking data to reflect competition situation and diversification plans for Dynaplast’s Plant VI at Cikarang.
- 4. Proyek Akhir ii By employing IPSM and PRISM approaches as well as above‐mentioned analysis, this final project resulted in 102 non‐financial performance variables that are applicable in Plant VI‐Cikarang PT. Dynaplast, Tbk. The proposed Performance Management System includes six performance variables for management, nine for Engineering Dept., twenty‐four for Human Resource Development Dept., five for New Project Development Dept., seven for Personnel & General Affair Dept., six for PPIC Dept., ten for Production Dept., twelve for QA Dept., eleven for Sales and Marketing Dept., seven for Supply Chain Dept., and five universal variables, applicable to all departments. To complete the implementation process of the proposed Performance Management System, this final project also describe some tools to determine the resources requirements such as performance variables weighting process, data collecting media, job competence standard requirements, training needs based on the competence, and also display and performance appraisal reference based on targeted performance variable achievement. Implementation of the proposed Performance Management System will require commitments from top management and all employee levels, trainings, data collecting media, socialization and robust reporting system. These will provide the new Performance Management System with a complete and proper PDCA cycle that trigger continuous improvements and strengthen Dynaplast competitiveness in the already maturing rigid plastic packaging industry. Keyword: Performance Management, PRISM, IPSM
- 5. Proyek Akhir iii ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA PT. DYNAPLAST, Tbk DENGAN PENDEKATAN IPSM DAN PRISM SRI EKO SUSILOWATY NIM: 29105130 Tanggal Lulus Ujian Akhir: 12 Mei 2007 Tanggal Wisuda: Juli 2007 Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng ABSTRAK Di tengah era globalisasi dan pasar bebas saat ini sangat diperlukan kekuatan perusahaan untuk bersaing. Perubahan tuntutan stakeholder (pelanggan, pemasok, karyawan, pemerintah dan masyarakat), lingkungan, ekonomi, politik dan sosial budaya juga mendorong makin tingginya persyaratan perusahaan untuk dapat terus bertahan di tengah persaingan yang semakin ketat. Mengantisipasi hal ini, maka perlu dilakukan evaluasi kembali terhadap kompetensi internal perusahaan, yaitu dengan meninjau kembali Sistem Manajemen Kinerja (SMK) disesuaikan dengan tuntutan persaingan yang terus berkembang. SMK yang dimiliki Dynaplast saat ini digunakan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2000, tidak ditinjau secara periodik dan berorientasi jangka pendek. SMK yang ada saat ini hanya melibatkan Departemen di pabrik sedangkan supporting department tidak dilibatkan, cenderung untuk melaporkan kinerja masa lampau dan belum memenuhi siklus PDCA sehingga tidak mendorong perbaikan secara kerkesinambungan. Kondisi ini mengakibatkan kinerja Dynaplast tidak cukup baik untuk memacu perbaikan sebagai dasar kekuatan persaingan. Untuk itu tujuan projek akhir ini adalah untuk melakukan analisis dan perancangan SMK dengan pendekatan IPSM (Integrated Performance System Management) dan PRISM agar SMK yang ada lebih komperhensif, karena melibatkan kemampuan sumber daya (input) , prosess internal (process), keluaran organisasi (ouput). Dengan pembatasan masalah pada analisis variabel kinerja non finansial. SMK disusun berdasarkan kondisi lingkungan usaha dengan menggunakan metode‐metode analisis yaitu SWOT Analysis, Critical Success Factor Analysis, kondisi pasar dan persaingan, produk dan jasa serta budaya, visi, misi dan strategi perusahaan. Langkah selanjutnya ditentukan variabel kinerja yang paling sesuai untuk diterapkan di Dynaplast dengan memilih variabel kinerja non finansial dari IPSM dan PRISM digabungkan dengan variabel kinerja yang sudah ada. Lalu dilakukan analisis korelasi
- 6. Proyek Akhir iv untuk mengetahui hubungan antara variabel kinerja dan sebagai targetnya dilakukan analisis benchmarking baik interna benchmarkingl maupun functional benchamarking, agar target yang diterapkan sesuai kondisi persaingan dan rencana diversifikasi, khususnya PT. Dynaplast, Tbk unit Plant VI‐Cikarang. Berdasarkan pendekatan IPSM, PRISM dan analisis di atas maka pada projek akhir ini dihasilkan 102 (seratus dua) variabel kinerja non finansial yang bisa diterapkan di Plant VI‐Cikarang PT. Dynaplast, Tbk. SMK yang diusulkan meliputi enam variabel kinerja untuk manajemen, sembilan untuk Deparatemen Engineering, 24 variabel untuk Departemen HRD (Human Resource Development), lima variabel untuk Departemen NPD (New Project Development), tujuh variabel untuk Depertamen Personalia dan General Affair, enam variabel untuk Departemen PPIC (Production Planning and Inventory Control), sepuluh variabel untuk Departemen Produksi, dua belas untuk Departemen QA (Quality Assurance), sebelas variabel untuk Departemen Sales and Marketing, tujuh variabel untuk Departemen Supply Chain dan lima variabel yang bisa diterapkan di semua Departemen. Untuk melengkapi implementasi SMK yang diusulkan maka pada projek akhir ini juga diberikan beberapa contoh tools untuk memenuhi kebutuhan sumber daya yang diperlukan seperti pembobotan variabel kinerja, media pengumpulan data, standar komptenesi jabatan dan kebutuhan pelatihan berdasarkan kompetensi, display serta acuan performance appraisal berdasarkan pencapaian target variabel kinerja. Implementasi SMK yang diusulkan memerlukan komitmen dari manajemen puncak beserta seluruh level karyawan, pelatihan, sosialisasi dan sistem pelaporan agar SMK yang berjalan memenuhi siklus PDCA (Plan‐Do‐Check‐Action). Dengan menjalankan SMK usulan berdasarkan siklus PDCA dengan baik diharapkan dapat memacu perbaikan secara berkesinambungan guna meningkatkan kekuatan bersaing Dynaplast di tengah industri rigid plastic packaging yang sudah cenderung mature sementara persaingan semakin ketat. Kata Kunci: Manajemen Kinerja, PRISM, IPSM
- 7. Proyek Akhir v DAFTAR ISI ABSTRACT...………………………………………………………………………….. i ABSTRAK ...……………………………………………………………………………iii DAFTAR ISI ………………………………………………………………………….. v DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………………… ix DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………………… xi DAFTAR TABEL ……………………………………………………………………. xiii KOSAKATA …………...……………………………………………………………. xiv KATA PENGANTAR ………………………………………………………………. xvi BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………………… 1 1.1 Asal masalah ……………………………………………………………………… 1 1.2 Sejarah perusahaan ………………………………………………………………………. 2 1.3 Bidang Usaha ……………………………………………………………………………... 7 1.4 Unit Analisis ……………………………………………………………………………… 9 1.5 Pembatasan Masalah …………………………………………………………………… .. 10 1.6 Isu Bisnis ……………………………………………………………………………………11 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIA …..………………………………………………………. 15 2.1 Kerangka Konseptual…………………………………………………………………….. 15 2.2 Analisis Situasi ……………………………………………………………………………. 16 2.2.1 Faktor Internal ………………………………………………………………………. 16 2..2.1.1 Aktifitas Utama (Primary Activities) …………………………………....... .18 2..2.1.1.1 Kegiatan Logistik (Inbound Logistic) …………………………. . .18
- 8. Proyek Akhir vi 2 .2.1.1.2 Kegiatan Operasi (Operations) ………………………………….. 19 2 .2.1.1.3 Kegiatan Delivery (Oubound Logistic) …………………………. .20 2 .2.1.1.4 Kegiatan Penjualan (Marketing and Sales) ………………………21 2 .2.1.1.5 Pelayanan (services) ……………………………………………… 22 2 .2 .1.2 Kegiatan Pendukung ………………………………………………………. 22 2 .2.1.2.1 Firm Infrastructure………………………………………….…….. 23 2 .2.1.2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia……………………………..23 2 .2.1.2.3 Manajemen Teknologi ……………………………………………24 2 .2.1.2.4 Kegiatan Pembelian (Procurement )…………..………………... 25 2 .2.2 Faktor Eksternal …………………………………………………………………… 26 2.2.2.1 Politik ……………………………………………………………………….. 26 2.2.2.2 Ekonomi ……………………………………………………………………. 27 2.2..2.3 Sosial ………………………………………………………………………. 27 2.2.2.4 Teknologi ………………………………………………………………….. 28 2..2.3 Analisis Pasar dan Persaingan …………………………………………………….28 2 .2.3.1 Persaingan …………………………………………………………………. 30 2 .2.3.2 Anacaman Pendatang Baru ……………………………………………. ...31 2 .2.3.3 Kekuatan Tawar Pemasok ………………………………………………... 33 2 .2.3.4 Kekuatan Tawar Pelanggan ……………………………………………….34 2 .2.3.5 Produk Pengganti …………………………………………………………..34 2.2.4 SWOT Analysis ……………………………………………………………………… 35 2 .2.4.1 Kekuatan ……………………………………………………………………. 35 2 .2.4.2 Kelemahan …………………………………………………………………. 37 2 .2.4.3 Peluang ……………………………………………………………………... 38 2 .2.4.4 Ancaman …………………………………………………………………… 38 2 .2.5 Analisis Critical Success Factor ……………………………………………………. ..40 2 .2.6 Produk dan Jasa …………………………………………………………………….. 42
- 11. Proyek Akhir ix DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1. Laporan Rugi Laba Dynaplast (Packaging Plant) LAMPIRAN 2. Struktur Organisasi PLANT VI‐Cikarang LAMPIRAN 3. Diagram Proses Bisnis PLANT VI‐Cikarang LAMPIARN 4. Variabel Kinerja Berdasarkan PRISM LAMPIRAN 5. Alternatif Variabel Kinerja IPSM dan PRISM Berdasarkan Perspektif dan Aspek Penilaian LAMPIRAN 6. Alternatif Variabel Kinerja IPSM dan PRISM Berdasarkan Departemen LAMPIRAN 7. Usulan Sistem Manajemen Kinerja PT. Dynaplast, Tbk LAMPIRAN 8. Analisis Korelasi Usulan Sistem Manajemen Kinerja PT. Dynaplast, Tbk LAMPIRAN 9. Analisis Benchmarking LAMPIRAN 10. Struktur Organisasi PLANT II‐Jatake LAMPIRAN 11. Struktur Organisasi PLANT IV‐Cibitung LAMPIRAN 12. Contoh Sistem Manajemen Kinerja dengan Memasukkan Faktor Finansial LAMPIRAN 13. Competencies Standard & Training Requirement for Quality Assurance Departement (Packaging Division) LAMPIRAN 14. Contoh Log Book LAMPIRAN 15. Contoh Formulir Penyimpangan Mutu LAMPIRAN 16. Contoh Formulir Indentifikasi Masalah LAMPIRAN 17. Contoh Pembobotan Variabel Kinerja
- 12. Proyek Akhir x LAMPIRAN 18. Contoh Display LAMPIRAN 19. Form Penilaian Karyawan LAMPIRAN 20. Acuan Performance Appraisal LAMPIRAN 21. Contoh Hubungan Pencapaian Kinerja dengan Performance Appraisal – Level Operasional LAMPIRAN 22. Contoh Form Catatan Karyawan LAMPIRAN 23. Supplier Reliability LAMPIRAN 24. Contoh Tampilan Form dengan Soft Copy MS‐Access LAMPIRAN 25. Matrix Pengendalian Proses Dynaplast LAMPIRAN 26. Klasifikasi Cacat pada Pemeriksaan Visual Berdasarkan Acceptable Quality Level (AQL) LAMPIRAN 27. Quality Objective Plant VI‐Cikarang
- 16. Proyek Akhir xiv KOSAKATA SMK = Sistem Manajemen Kinerja IPSM = Integrated Performance System Management ISO = International Organization for Standardization HRD = Human Resources Development SAP = System Application for Production PET = Poly Ethyl Terephthalate HDPE = High Density Poly Ethylene PVC = Poly Vinyl Chloride PP = Poly Propylene GMP = Good Manufacturing Practices HACCP = Hazard Analysis Critical Control Point EHS = Environment, Health and Safety NPD = New Project Development PPIC = Production Planning and Inventory Control QA = Quality Assurance S&M = Sales and Marketing SC = Supply Chain PDCA = Plan‐Do‐Check‐Action SWOT = Strengths‐Weaknesses‐Opportunities‐Threads AC = Air Conditioner SPC = Statistical Process Control FIFO = First In First Out
- 17. Proyek Akhir xv AE = Account Executive BBM = Bahan Bakar Minyak TDL = Tarif Dasar Listrik UMR = Upah Minimum Regional COGS = Cost of Good Sold SDM = Sumber Daya Manusia PPM = Pendidikan dan Pengembangan Manajemen FGD = Focused Group Discussion BOD = Board of Director PIC = Person in Charge
- 18. Proyek Akhir xvi KATA PENGANTAR Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat‐Nya jualah tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Program Magister Administrasi Bisnis‐ITB. Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi masukan yang membangun untuk PT. Dynaplast, Tbk khususnya PLANT VI‐Cikarang untuk memperbaiki Sistem Manajemen Kinerja yang sudah ada saat ini agar lebih komprehensif dan bisa memacu proses perbaikan yang terus berkesinambungan. Perbaikan SMK diharapkan bisa memperkuat posisi perusahan di tengah persaingan yang semakin ketat, perubahan tuntutan stakeholder dan era globalisasi. Terima kasih yang sebesar‐besarnya kepada: 1. Bp. Dermawan Wibisono Ph.D yang sudah memberikan arahan dan bimbingan selama proses penyusunan projek akhir ini. 2. Cesar dan anak‐anakku Vita dan Stefan atas pengertian dan perhatian yang diberikan selama kuliah hingga projek akhir ini selesai. 3. Orang tua, kakak dan adik yang telah memberikan dukungan dan doa. 4. Teman‐teman Eksekutif‐32 Jababeka atas kerjasamanya selama kuliah. Semoga projek akhir ini tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan di mana penelitian ini dilakukan tetapi juga bisa menjadi bahan studi banding untuk merencanakan, menyusun dan memperbaiki Sistem Manajemen Kinerja di termpat yang lain. Bandung, April 2007 Sri Eko Susilowaty