SIM, Agnes Yulita Putri Aji, Hapzi Ali, Implementasi Sistem Informasi Manajemen PT. PLN (Persero), Universitas Mercu Buana, 2017

1. Implementasi Sistem Informasi
Manajemen PT. PLN (Persero)
Dosen: Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

2. Agnes Yulita Putri Aji
(43215010244)

3. Tentang
PT. PLN (Persero)

4. Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance
(GCG) atau dikenal dengan tata kelola Perusahaan yang baik dalam aspek
bisnis dan pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PT. PLN
menyusun tatakelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan
pelaksanaan pengelolaan perusahaan.
Dukungan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kapabilitas perusahaan
dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai
efektifitas dan efisiensi. Aspek kunci dari prinsip GCG meliputi adil,
responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan
kewajaran serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.

5. Perusahaan Listrik Negara (PLN) atau nama resminya adalah PT. PLN (Persero)
adalah sebuah BUMN yang mengurusi semua aspek kelistrikan yang ada di
Indonesia. Direktur Utamanya adalah Sofyan Basir .
Tujuan Perseroan
Untuk menyelenggarakan usaha penyediaan tenaga listrik bagi kepentingan
umum dalam jumlah dan mutu yang memadai serta memupuk keuntungan
dan melaksanakan penugasan Pemerintah di bidang ketenagalistrikan
dalam rangka menunjang pembangunan dengan
menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas

6. Landasan Teori
Sistem Informasi Manajemen

7. Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod Jr (1996)
adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.
Menurut O’brien (2004) Sistem Informasi Manajemen
merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software,
communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut
komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan
menyebarkan informasi dalam organisasi.

8. Menurut O’Brien terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan,
sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam
kegiatan bisnis sehari-hari.
2. Mendukung pengambilan keputusan
Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan
yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran
strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

9. Sedangkan, manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008) :
1. Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan
yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional,
pemasaran, dan sumber daya manusia.
2. Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan
produktivitas pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan.
3. Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan
keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.
4. Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan sebagai
sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global.

10. Implementasi
Sistem Informasi
Manajemen
PT. PLN (Persero)

11. Program pengembangan Sistem Informasi Manajemen PLN
memprioritaskan implementasi aplikasi perusahaan dan
manajemen pelanggan.
Aktivitas yang telah dilakukan perusahaan hingga akhir 2006 yaitu:
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
2. Information Technology Master Plan (ITMP)
3. Information Technology Detail Implementation Plan (ITDP)
4. Customer Information System (CIS)
5. E-Procurement
6. I-SMS

12. Implementasi
Sistem Informasi
Manajemen
E-Procurement PT. PLN
(Persero)

13. Menurut Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2010
Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah
Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan
menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan.
E-Proc PLN adalah e-Procurement di lingkungan PT. PLN (Persero)
untuk sarana pengadaan barang/jasa, informasi pengadaan antar
unit PLN, sesuai dengan pedoman pengadaan barang/jasa yang
berlaku di PT. PLN (Persero) yang dilakukan secara online atau
elektronik dengan menggunakan fasilitas aplikasi e-Proc PLN.

14. Dalam hal pengguna e-Procurement PLN, sistem ini
memerlukan adanya 4 jenis pengguna yaitu :
1.Administrator Sistem
2.Panitia Lelang
3.Peserta Lelang
4.User

15. ✓ Adminsitrator Sistem adalah peran yang tertinggi dalam struktur
user di website e-procurement.
✓ Administrator juga bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas
e-procurement, baik aktivitas perangkat utama seperti input
pengumuman, penentuan panitia lelang, status
anggota/member website, maupun aktivitas pendukung seperti
input berita/informasi, status perusahaan hitam dan sebagainya.
✓ Administrator juga mempunyai hak dalam menginput, mengedit,
menghapus, serta melihat detail dari seluruh aktivitas di website
e-procurement.
1. Administrator Sistem

16. ✓ Panitia lelang adalah peran yang mempunyai fungsi tertinggi
dalam pelaksanaan kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas
pada pelelangan yang sedang diikuti.
✓ Panitia lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam
pelaksanaan e-procurement seperti input dan edit pengumuman
lelang, upload dokumen, download dokumen penawaran,
evaluasi dokumen, penentuan pemenang dan sebagainya.
✓ Panitia lelang juga dapat mengakses data-data peserta lelang,
selama data-data tersebut berkaitan dengan kegiatan
pelelangan yang sedang diikuti. Tetapi fungsi ini hanya sebatas
pada melihat saja, tanpa melakukan fungsi input, edit, dan
delete, serta aktivitas lain yang dapat berpengaruh terhadap
perubahan data-data perusahaan.
2. Panitia Lelang

17. ✓ Peserta lelang adalah peran yang mempunyai fungsi dalam
mengikuti kegitan e-procurement.
✓ Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti.
✓ Peserta lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam
pelaksanaan e-procurement melihat detail pengumuman,
pengambilan dokumen lelang dokumen, pengiriman pesan
sanggahan dan sebagainya.
✓ Peserta lelang juga dapat mengakses area publik sebagai
fasilitas tambahan untuk mendukung informasi pelaksanaan e-
procurement.
3. Peserta Lelang

18. User adalah peran yang memiliki tingkatan paling rendah
dalam mengakses e-procurement, user hanya dapat
mengakses informasi publik dan aktivitas pendukung dari
kegiatan e-procurement seperti
✓ pengumuman lelang,
✓ pengumuman pemenang lelang,
✓ dan informasi-informasi yang dapat dikonsumsi oleh
publik tanpa melanggar ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
4. User

19. Langkah Mengunakan
E-Procurement PT. PLN

20. http://eproc.pln.co.id atau http://www.pln.co.id

21. ✓ Supplier melakukan registrasi dengan memasukan alamat email
dan mendownload formulir pendaftaran melalui website.
✓ Setelah mendaftarkan perusahaan, PLN akan memberikan ID dan
Password bagi perusahaan melalui e-mail yang sudah diberikan.
✓ ID dan Password ini digunakan untuk login ke website pengadaan
PLN
✓ Selanjutnya, Supplier akan memberikan penawaran pada PLN.
✓ PLN kemudian akan melakukan perbandingan dengan perusahaan
lain yang juga telah memberikan penawaran dengan modul KHS
(Unit Price Agreement / persetujuan harga unit).
✓ Supplier yang keluar sebagai pemenang akan diberitahukan
melalui e-mail, web site PLN maupun telepon.Supplier yang keluar
sebagai pemenang akan diberitahukan melalui e-mail, web site PLN
maupun telepon.
http://eproc.pln.co.id/portal/registrasi
http://eproc.pln.co.id/login

22. Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan
e-procurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja,
efektifitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan,
selain itu biaya operasional dapat dikurangi secara signifikan karena tidak
diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi
yang memakan waktu dan biaya.
Ruang lingkup e-Procurement PT. PLN (Persero)
dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain :
1. Cataloging Information System,
2. Supply Chain Management (SCM) System,
3. Portal e-Procurement PT. PLN.

23. 1. Cataloging Information
System
Pada kebutuhan Cataloging Information System
merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya
✓ database katalog material (MDU, sparepart, SCADA,
Pembangkit, Bahan Bakar, dll);
✓ sharing informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS,
daftar pemasok;
✓ menyusun daftar rencana pengadaan material.

24. 2. Supply Chain Management (SCM)
SystemPada kebutuhan SCM System
merupakan perwujudan dari pengadaan material melalui bursa
antar Unit PT. PLN, serta pengadaan barang/jasa melalui e- bidding
dan e-auction.
3. Portal e-Procurement PT. PLN.
Sarana portal e-Procurement merupakan usaha untuk memberikan
hosting portal kepada pihak lain yang ingin
✓ menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa,
✓ memberikan layanan promosi atau iklan
melalui portal e-Procurement,
✓ dan menjadi pusat penyedia informasi.

25. Keunggulan e-Procurement
✓ tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan
teknologi berbasis internet;
✓ proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara
terbuka;
✓ proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah
diikuti/diawasi oleh seluruh stakeholder. Proses akan
berlangsung secara efisien; efektif; terbuka dan bersaing;
transparan; adil/tidak diskriminatif; akuntabel.
✓ akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok
yang lebih sehat
✓ mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam
pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

26. Kekurangan e-Procurement
✓ Penyedia barang/jasa (vendor) banyak yang belum memahami
aplikasi e-procurement,
✓ Ketersediaan fasilitas koneksi internet dan fasilitas pendukung
lainnya masih sangat terbatas,
✓ Range jadwal state lelang masih belum sepenuhnya bisa diiikuti
oleh panitia pengadaan tepat sesuai yang telah ditetapkan.

27. Saran dan Rekomendasi
✓ Diharapkan aplikasi ini bisa dikembangkan lebih lanjut
kedepannya dengan menambah unsur keamanan yang lebih
pada aplikasi ini.
✓ Dalam pelaksanaannya harus lebih teliti dalam penyeleksian
baik calon peserta atau dalam mengajukan penawaran.
✓ Untuk kelancaran kinerja para pegawai dalam kegiatan
operasional perusahaan, diperlukan pegawai yang benar-benar
berkualitas dan lebih ditingkatkan disiplin kinerja para pegawai
untuk mendapatkan efesiensi waktu agar tidak terjadi
keterlambatan.
✓ Disarankan kepada lembaga-lembaga pemerintah untuk
menggunakan aplikasi Pengadaan Barang/Jasa secara
elekronik (e-Procurement) sehingga proses Pengadaan
Barang/Jasa dapat lebih transparan, adil, efektif, efisien.

28. Terima Kasih