E-procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik menggunakan teknologi informasi. Dokumen ini menjelaskan pengertian, manfaat, komponen, prinsip, masalah, dan strategi integrasi e-procurement dalam bisnis perusahaan. Contoh penerapannya adalah e-procurement PLN yang mampu meningkatkan transparansi dan efisiensi pengadaan.

1. E-PROCUREMENT
Kelompok 9
Ayu Ismoyo Sofiana I0113021
Briberliant Kurnia I0113026
Diana Dellariam Bayu I0113034
Diar Kurnia Sari I0113035
Dina Atika Sari I0113036

2. Skema E-Procurement

3. Pengertian E-Procurement
 Proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya
dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet
dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan
informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi
dan sourcing secara elektronik dengan menggunakan
modul berbasis website

4. Manfaat E-Procurement
 Mempermudah proses pengadaan barang/jasa
 Menghemat biaya administrasi pengadaan, biaya
penggunaan bahan habis pakai, waktu dan beban kerja tambahan
yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis
 Mempercepat proses pengadaan barang/jasa, e-
procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat
inti mengefisienkan proses pengadaan barang/jasa dan
menghindari kemacetan yang umum terjadi dalam proses ini.

5.  Produk barang/jasa yang lebih kompetitif dengan
semakin banyaknya peserta yang mendaftarkan diri
mengikuti pelelangan;
 Meningkatkan transparansi dalam pelaksanaan
pengadaan barang/jasa.
 Mengurangi tingkat kesalahan pemesanan.

6. Komponen dari E-Procurement
 Perangkat Keras/ Hardware merupakan seperangkat alat keras yang
digunakan untuk mendukung e-procurement itu sendiri, contoh: komputer.
 Perangkat Lunak/ Software, berupa software yang berfungsi
sebagai sistem yang menjalankan e-procurement, contoh: ERP.
 Sumber Daya Manusia/ Brainware berfungsi sebagai
operator yang menjalankan sistem e-procurement itu sendiri.

7.  Pengguna/ User berperan penting pada komponen e-procurement,
karena tanpa adanya user sistem ini tidak dapat berjalan dengan sempurna.
 Kebijakan/ Policy, mengatur sistem yang sedang berjalan dan memberi
kebijakan sehingga e-procurement dapat berjalan dengan baik.
 Pemerintah/ Governance, aturan dari pemerintah yang menjadi acuan
pembuatan maupun berjalanya e-procurement.

8.  Bisnis Proses, proses bisnis yang terdapat pada suatu perusahaan
tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi dasar e-procurement
sendiri.
 Infrastruktur Perusahaan, insfrastruktur yang berada dalam
perusahaan dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk
mencapai tujuan dalam perusahaan itu sendiri.

9. Prinsip-prinsip E-Procurement
 Transparan, bersifat terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang berminat
dan mampu tanpa diskriminasi.
 Adil, tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua calon
Penyedia Barang/Jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan
kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apa pun.
 Bertanggung jawab, mencapai sasaran baik fisik, kualitas, kegunaan,
maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip-
prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan
barang/jasa.
 Efektif, sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi para pihak terkait.

10.  Efisien, menggunakan dana, daya, dan fasilitas secara optimum untuk
mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan biaya yang wajar dan tepat
pada waktunya.
 Kehati-hatian, senantiasa memperhatikan terhadap informasi, tindakan,
atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian
material dan imaterial selama proses pengadaan, proses pelaksanaan
pekerjaan, dan paska pelaksanaan pekerjaan.
 Kemandirian, pengadaan barang/jasa dikelola secara profesional tanpa
benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun.

11.  Integritas, pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh
untuk memenuhi etika pengadaan.
 Good Corporate Governance, memenuhi prinsip-prinsip tata kelola
perusahaan yang baik (Good Cor-porate Governance).

12. Masalah yang sering dihadapi dalam e-procurement
 Keharusan memilih harga terendah akibatnya lembaga
pemerintah justru berpotensi menerima barang/jasa yang
tidak sesuai standar.
 Pengadaan barang/jasa yang bersifat sulit diukur (intangible)
seperti biaya konsultasi, belanja perangkat lunak (software/
aplikasi), berpotensi menimbulkan dugaan korupsi dari lembaga
penyidik/ anti korupsi seperti BPK, KPK, Polisi dan Kejaksaan.

13.  Besarnya sorotan publik (masyarakat dan lembaga penyidik)
dan makin banyaknya peserta lelang, menimbulkan efek
keengganan untuk menggunakan anggaran lelang
 Belum adanya peraturan hukum yang memayungi proses e-
procurement.
 Rendahnya komitmen pemimpin lembaga pemerintah untuk
mengadakan barang/jasa secara transparan baik secara
konvensional atau elektronik.

14. Strategi yang di perlukan untuk mengintegrasikan
E-Procurement dalam proses bisnis perusahaan
 Membeli dari manufaktur, penjual grosir, maupun pengecer
dari katalog- katalog mereka dan memungkinkan negosiasi.
 Membeli dari katalog yang terhubung dengan para penjual
atau membeli di mal-mal industri.
 Membeli dari katalog pembeli internal dimana perusahaan
menyetujui katalog-katalog vendor mencakup kesepakatan
harga.
 Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana suppliers
bersaing dengan yang lainnya (untuk pembelian jumlah besar).

15.  Membeli dari situs pelelangan umum dimana organisasi
berpatisipasi sebagai salah satu pembeli.
 Bergabung dengan grup sistem pembelian dimana permintaan
partisipan dikumpulkan, menciptakan jumlah besar. Kemudian
grup menegosiasikan harga atau menginisiasikan sebuah
proses tender
 Berkolaborasi dengan para supplier untuk berbagi informasi
tentang penjualan dan persediaan untuk mengurangi
persediaan dan stock-out dan mempertinggi ketepatan waktu
pengiriman.

16. Contoh perusahaan yang menggunakan
e-procurement
E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang
merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung
GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan
Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan
Informasi Stok Material PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring
Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun
2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah
dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal
dan tercapainya inventoru PLN yang efisien.

17.  Proses pengadaan secara manual mengakibatkan sulitnya
informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN,
perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa
(CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses
pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.
Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang,
mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal.

18.  Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan
yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya
transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik,
tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta
mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa
kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan
adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan
pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc
sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan
melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan
penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi
dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.

19. Perbedaan E-Procurement dan
Konvesional
E-Procurement:
 Pengadaan yang dilaksanakan secara elektronik
 Lembaga Penyelenggaraan bernama Layanan Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
 pendaftaran dilakukan secara online saja
 pengumuman lelang melalui website LPSE yang telah di
informasikan ke khalayak umum

20.  Rapat Penjelasan (Aanwijzing) dilakukam secara online
 Pemasukan dokumen disediakan di sebuah aplikasi khusus yang
akan menggabungkan seluruh file yang akan dikirim sekaligus
melakukan enskripsi data agar aman dari “kejahilan” dunia
maya. Aplikasi ini dibuat oleh Lembaga Sandi Negara

21.  Seluruh file yang telah dikirimkan oleh peserta, hanya dapat
dibuka pada waktu yang telah ditentukan, yaitu pada saat
pembukaan dokumen pembukaan filenya juga tidak bisa
menggunakan aplikasi sembarangan, melainkan juga harus
menggunakan aplikasi yang dibuat oleh Lembaga Sandi Negara
 Proses evaluasi panitia melihat layar komputer atau layar LCD
Projector

22.  pengumuman pemenang dapat dilihat pada website LPSE serta
seluruh peserta akan dikirimi email secara resmi yang berisi
pengumuman pemenang
 e-procurement hanya melaksanakan 1(satu) tahap saja, yaitu
sanggah awal. Sanggahan hanya dapat dilakukan oleh
perusahaan yang memasukkan dokumen penawaran

23. Perbedaan E-Procurement dan
Konvesional
Konvensional:
 tender manual yaitu pengadaan secara langsung atau tatap
muka dan dilaksanakan dalam suatu tempat dan semua
administrasi yang dilaksanakan dengan langsung antara pihak
panitia dan pihak penyedia barang/jasa (kontak langsung)
 penyelenggara adalah Panitia Pengadaan/ Pelelangan.

24.  Dalam sistem manual, panitia harus menyiapkan meja dan kursi
khusus untuk menerima pendaftar, juga harus ada orang yang
menjaga untuk menerima pendaftar, serta menyiapkan
formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon penyedia
barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga harus
menyiapkan fotokopi SIUP dan membawa aslinya, juga
menyiapkan surat kuasa yang bermaterai kalau yang
mendaftar bukan direktur atau yang berada di dalam akte,
dan persyaratan lainnya.
 Pengumuman lewat media surat kabar Nasional/lokal yang
mempunyai daerah jangkauan pemasaran yang luas

25.  pembukaan dokumen wajib disaksikan oleh semua peserta atau
Penyedia jasa dan dilaksanakan dalam suatu tempat atau /aula
pertemuan (akibat banyaknya paket dan peserta)
 ketua panitia akan membuat surat resmi yang ditujukan
kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang berisi
permintaan penetapan pemenang dan 2 (dua) cadangan.
Setelah itu Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) juga akan
mengeluarkan surat resmi menjawab surat dari ketua panitia
yang berisi penetapan pemenang
 pengumuman dipasang pada papan pengumuman di Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) masing-masing.

26. Kesimpulan
 E-procurement sangat berguna dalam proses bisnis untuk
mengurangi permasalahan-permasalahan dalam proses
pengadaan barang/jasa, namun e-procurement membutuhkan
investasi yang cukup besar.

27. Terimakasih