Sessie 7: Plan van Aanpak, projectmanagement, PRM

1. Sessie 7: Plan van aanpak
van
 Projectidee
via
 Projectvoorstel
naar
 Plan van Aanpak

2. Waar staan we dan: ?
Projectvoorstel <
Plan van Aanpak <
Ontwerp <
Initiatief / Idee !
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Detail ontwerp <
Realisatie
Projectopbrengst <
Overdracht <
Nazorg

3. Plan van Aanpak = Projectplan
• PvA = Projectplan = Projectdefinitie
• Document wat een gedetailleerde
beschrijving geeft van een project
• Maakt voor iedereen duidelijk wat er
moet gebeuren
• Maakt duidelijk welke stappen gezet
moeten gaan worden
• Legt taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden vast.

4. Onderdelen PvA
Bijlagen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Achtergronden
Projectresultaat
Projectactiviteiten
Projectgrenzen
Tussenresultaten
Kwaliteit
Projectorganisatie
Planning
Kosten en baten
Risico’s
Risico’s
Kosten/baten
Planning
Projectorg.
Kwaliteit
Tussenresultaten
Projectgrenzen
Projectactiviteiten
Projectresultaat
Achtergronden
Inhoud
Titel
Voorblad

5. Achtergronden, maak analyse!
• Waar komt de vraag vandaan?
 Waarom, aanleiding, vervolg op eerder project?
• Wie is de opdrachtgever?
 Persoon – Organisatie?
• Wie is de opdrachtnemer?
 Persoon – Organisatie?
• Trechter de informatie van ‘groot’ naar ‘klein’, van overzicht
naar inzicht

6. Project Scope
Project Scope = afbakening van een project
• Binnen de scope = wat doe je wel
• 1 project met … deelprojecten
• Buiten de scope = wat doe je niet!

7. Projectgrenzen, wat doen we niet!
• Wat is de ‘scope’ van het project
• Duidelijk aangeven wat er wel in zit en
wat er niet in zit
• Kader het;
– Hoe breed, hoe lang, hoe diep
– Hoeveel budget
– Wat is de deadline
• Welke randvoorwaarden zijn er

8. Projectresultaat, wat is het einddoel?
• Doelstelling van het project
• Probleemstelling
• Beknopte omschrijving van de context
en het projectresultaat

9. Projectactiviteiten, wat doen we?
• Wees zo volledig mogelijk in alle
activiteiten
• Groepeer in logische volgorde
• Groepeer op vergelijkbare niveaus (fase,
groep)
• ‘Lange halen, snel thuis’ is meestal een
omweg

10. Projectdoelen: SMART/SMUR
• SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch,
Tijdgebonden
• SMUR: Specifiek, Meetbaar, Uitdagend, Realistisch
…voor eigen organisatie en voor leveranciers
…voor de opdrachtgever
…voor de projectorganisatie

11. Tussenresultaten = Milestones !
• Activiteiten kennen een uitkomst; dus
afzonderlijke resultaten worden geleverd
• Verzameling van tussenproducten kan het
projectresultaat zijn
• Milestone; = punt dat bereikt moet worden
om verder te gaan

12. Beheers: G O K I T
Jij hebt het project in de vingers als je GOKIT beheerst:
•
•
•
•
•
G: Geld
O: Organisatie
K: kwaliteit
I: Informatie
T: Tijd
en risico’s
en samenwerken
en resultaat
en besluiten
en planning

13. Geld
•
•
•
•
Maak een begroting
Van begroting naar budget
Maak een risico analyse
Maak de risico’s financieel.

14. Organisatie
•
•
•
•
•
Welke mensen vraag je
Waarom juist deze mensen?
Spreek af hoe je samenwerkt
Maak instructies en werkmethoden
Leg taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden vast.

15. Kwaliteit
•
•
•
•
Manage de verwachting, spreek af wat je oplevert.
Stel je kengetallen vast
Zet de kengetallen in je QA plan
Stuur het project met continue verbeter stappen
met PDCA

16. Informatie
• Informeer alle stakeholders
• Alle projectleden hebben plicht om
 Informatie te brengen
 en
 Informatie te halen
• Maak een goed documentatieplan.
• Maak gebruik van bekende overleg methoden

17. Tijd
•
•
•
•
Maak een planning voor het hele project
Stel je tussendoelen (milestones)
Prioriteer je werkzaamheden
Laat je niet afleiden van de doelen!

18. Opdracht 1
• Zoek in de “extra opdrachten” de begrippentrainer en
maak online het kruiswoordraadsel.
• Dit kruiswoordraadsel is ook op PDF te maken, lever
deze in bij de docent ter controle van de goede
antwoorden!

19. Afsluitende opdracht, maak een PvA!
• Schrijf voor een opdrachtgever een plan van aanpak volgens de
vaste PvA structuur. Deze structuur is te vinden in de map
“extra opdrachten”
• Heb je geen opdrachtgever, neem dan een casus naar keuze:
DropCo; Spartavus, of Amalia
te vinden in map “extra opdrachten”
• Lever dit PvA in bij de docent!