Sessie 1: project, projectmanagement van A tot Z, PRM

1. Sessie 1: Project
van begin tot eind
Inhoud:
oWerken in een projectstructuur
oFasen in een project
oTussenresultaten
oBeheer aspecten : GOKIT

2. Van begin tot eind
o
o
o
o
6 – Fasen, (of 3 fasen)
Beheer aspecten : GOKIT
Risisco’s
Stoppen
BLZ 25 : boek projectmanagement

3. Wat is een project?
o Project management
Tijdelijke samenwerking van een aantal
mensen meestal uit verschillende
vakgebieden
- om binnen een vastgestelde tijd
- een vooraf gesteld doel te bereiken
- met een vastgesteld budget.

4. Wanneer een project?
Voordelen
Nadelen
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Éénmalige werkzaamheden
Opdrachtgever
Plan van aanpak
Fases
Projectgroep/leden
Resultaatgericht
Leerzaam
Kost tijd/geld
Kost menskracht
Ingewikkeld
‘Buiten’ de dagelijkse orde

5. Van improvisatie naar routine
Improvisatie
Projectmatig
Routine/standaard

6. Verschillende werkzaamheden
o Improvisatiewerkzaamheden:
Adhoc, impulsief, reactief
o Projectwerkzaamheden:
Eenmalig, tijdelijk, voorspelbaar
o Routine werkzaamheden:
Volgen van gebaande paden,
procedures

7. Projectmatig werken
o Prepare, prepare, prepare, prepare, prepare,
prepare, prepare, prepare, prepare, prepare,
prepare, prepare, prepare, prepare, prepare,
prepare, prepare, prepare, prepare, prepare,
prepare, prepare, prepare, prepare, prepare!
o Goede voorbereiding is ¾ van het werk
o Bekijk de volgende film en schat hoeveel tijd
in de film aan voorbereidingen
wordt besteed !

8. Fases 3 of 6
Meest eenvoudige vorm van een (klein)
project: 3 fasen!
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

9. Fases 3 of 6
Standaard fasen opdeling bij
een projectmatige aanpak :
6 fasen!
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

10. Op te leveren producten bij 6 fasen
Projectvoorstel <
Initiatief
Plan van Aanpak <
Definitie
Ontwerp <
Ontwerp
Detail ontwerp <
Projectopbrengst <
Overdracht <
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

11. Tussenresultaten per fase
o Alle fasen kennen een uitkomst; welke afzonderlijke
resultaten/producten moeten er opgeleverd worden!
o Verzameling van tussenproducten kan het projectresultaat zijn,
maar kunnen ook de stappen zijn naar het projectresultaat zijn.
o Milestone = punt dat bereikt moet worden om verder te gaan.

12. Initiatief fase
Tussenresultaat
projectvoorstel
o Ideeën genereren
o Goedkeuring opdrachtgever
o Aanstellen projectleider
o Inschatting van de impact van
het project
o Schrijven projectvoorstel
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

13. Definitie fase
Tussenresultaat
Plan van Aanpak
o Intakegesprek
o Samenstellen projectteam
o Programma van Eisen (PvE)
o Plannen project
o Schrijven Plan van Aanpak
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
o Goedkeuren PvA
o Kick-off vergadering
Realisatie
Nazorg

14. Ontwerp fase
Tussenresultaat
Ontwerp
o Hoe gaan we het project
uitvoeren
Initiatief
o Wat zal er opgeleverd
worden
o Ontwerp moet voldoende
informatie bevatten voor
alle project medewerkers
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

15. Voorbereiding fase
Tussenresultaat
detail ontwerp
o Van ontwerp naar details
o Engineering
Initiatief
o Logistieke voorbereiding
Definitie
o Afspraken met leveranciers
Ontwerp
o Van begroting naar budget
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

16. projectresultaat
Tussenresultaat realisatie
Realisatie fase
o Uitvoeren activiteiten
o Overleggen stakeholders
Initiatief
Definitie
o Planning bewaken
o Bewaken middelen
Ontwerp
Voorbereiding
o Controleren kwaliteit
o Opleveren projectresultaat
Realisatie
Nazorg

17. Nazorg fase
Tussenresultaat
overdracht
o Overdracht gebruikers
Initiatief
Definitie
o Evalueren project
Ontwerp
o Feestelijk beëindigen
o Projectleden reintegratie
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg

18. TGKIO of GOKIT
Tijd
Organisatie
Geld
Project
Informatie
Kwaliteit

19. Beheer aspecten v/e project : GOKIT
Het projectmanagement richt het project in rondom de aspecten:
o
o
o
o
o
Geld,
Organisatie,
Kwaliteit,
Informatie,
Tijd

20. Beheeraspecten van een project
o
o
o
o
o
o
Bewaking projectbudget
Overleggen
Organiseren
Bewaking kwaliteit
Verspreiding informatie
Aanpassen planning
(G)
(I-O)
(O)
(K)
(I)
(T)

21. Het gaat fout, mislukt…
•
•
•
•
•
•
•
•
Onjuiste planning
Te optimistische planning
Planning niet bijhouden
Start te laat metactiviteit
Onvoldoende bekwaam
‘Andere’ zaken
Te ‘mooi’ willen maken
Onvoldoende
betrokkenheid
• Kleine vertragingen
worden één grote
• Te late leveringen
• Geen tijd voor
herstellen/reparatie
• ‘Gap’ tussen voorbereiding
en afwerking
• Calamiteiten
• Onduidelijk doel
• Definitiewijzigingen
• Veranderende omgeving
• Renteverliezen
• Enz, enz, enz.

22. Stoppen ?
o Stoppen kan altijd/moet altijd kunnen wanneer de
projectopbrengst ontoereikend is !
o Kosten versus baten analyse

23. Opdracht
Maak de toets van sessie 1, te vinden in de sessiemap 1