Inspiratiesessie gegeven door Ann Lips en Nancy De Vogelaere ivm projectmanagement en changemanagement aan collega's binnen de Vlaamse Overheid

1. Projectmanagement
04/04/2013

2. Inhoud
 Algemene inleiding tot projectmanagement
 De levenscyclus van een project
 Rode draden: risicoanalyse – de business case – het
projectplan
 De mensen rond een project
 Change management

3. Algemene inleiding
 Een project:
 Een tijdelijke organisatievorm, met een duidelijk begin
en einde
 Op basis van een geheel aan activiteiten
 Begrensde middelen
 Doel is het opleveren van een concreet eindresultaat
 Binnen een business case

4. Algemene inleiding
 De meerwaarde van projectmanagement:
 Goed gedefinieerd en afgebakend
 Kadert in een efficiënte en resultaatgerichte overheid (itt
taakgericht)
 Optimaal aanwenden beschikbare middelen
 Transversaal werken ipv hiërarchisch werken

5. Algemene inleiding
 Methodieken:
 PMBoK: Project Management Body of Knowledge:
 1987, VS, Project Management Institute (PMI)
 PRINCE2: Projects in Controlled Environments:
 UK, Office of Government Commerce
 Beiden lijken sterk op elkaar, maar Prince 2 is meer
resultaatgericht, meer procesgericht en complexer
wanneer volledig toegepast
 Maar! Pragmatisch toepassen naargelang project en
organisatie!

6. Levenscyclus van een project
 5 basisfasen:
 Initiatief
 Opstart
 Initialisering
 Uitvoering
 Afsluiten

7. Levenscyclus van een project
 Stap 1: initiatief
 Wat willen we? Idee, doelstellingen, scope
 Globale aanpak: hoe willen we het resultaat bereiken?
 Opmaken van de business case: belang, toegevoegde
waarde, haalbaarheid (kosten/baten)
 Nog geen projectleider

8. Levenscyclus van een project
 Stap 2: Opstart
 Vastleggen projectverantwoordelijken, oa projectleider
 Doelstellingen en scope verder op punt stellen
 Afhankelijkheden, randvoorwaarden, beperkingen
 Te realiseren eindproducten: globaal
 Business case verder op punt stellen: eerste raming
werklast, middelen
 1eprojectplan opstellen: uitwerken plan en doorlooptijd
 Meestal vastgelegd in een projectmandaat

9. Levenscyclus van een project
 Stap 3: Initialisatie
 Doelstellingen en scope
 Projectresultaten in detail met kwaliteitsverwachtingen en
acceptatiecriteria
 Projectaanpak: initieel projectplan – vaststellen activiteiten
 Raming middelen
 Projectorganisatie en besluitvorming: wie beslist wanneer en
wat?
 Risicoanalyse
 Meestal in project initiatie document (PID) + business
case, projectplan, communicatieplan, projectkwaliteitsplan

11. Levenscyclus van een project
 Stap 4: uitvoering
 Projectplan opvolgen: voortgang, timing
 Beheer van de middelen
 Aansturen projectmedewerkers
 (Tussentijdse) validaties door stuurgroep/sponsor
 Continue beheer van risico’s
 Communicatie
 Aandacht voor weerstanden!

12. Levenscyclus van een project
 Stap 5: Afsluiten
 Na validatie van het eindresultaat door de SG
 Zorgen voor continuïteit: kennisoverdracht, verankering
in organisatie, etc
 Lessons learned
 Formeel ontlasten projectteam

13. Rode draden
 Risicoanalyse
 Business case
 Projectplan

14. Rode draad:risico’s
 Vaststellen van de risico’s
 Kans en impact
Heel hoog (1)
Hoog (2)
Kans Gemiddeld (3)
Laag (4)
Heel laag (5)
Laag (3) Gemiddeld (2) Hoog (1)
Impact

15. Rode draad: risico’s
 Tolerantielijn vaststellen
 Tegenmaatregelen: acceptatie, preventie,
vermindering, calamiteit, overdragen

16. Rode draad: business case
 De hoeksteen van een project!
 Bepaalt of een project nog levensvatbaar is – meestal
actualisatie bij iedere faseovergang
 Inhoud:
 Alternatieven
 Verwachte toegevoegde waarde
 Kosten

17. Rode draad: projectplan
 Vaststellen van de verschillende fasen
 Vaststellen producten per fase. Kan via
productdecompositiestructuur (PDS) of
productstroomschema (PSS)
 Vaststellen van de mijlpalen: einde/begin van een fase
 Vaststellen per fase en per product: mensen, middelen,
vaardigheden

18. De mensen rond een project
 Projectleider
 Projectsponsor
 Stuurgroep
 Werkgroepen
 Projectteam
 Ambassadeurs
 Stakeholders/belanghebbenden

19. De mensen rond een project
 Projectleider
 Verantwoordelijke dagelijks beheer: aansturing en
uitvoering, beheer middelen, beheer veranderingen,
opleveren producten, etc
 Stuurt het projectteam aan
 Beheert de relaties met de hiërarchie, stakeholders, etc
 Rapporteert aan de stuurgroep
 Moet goed kunnen omgaan met mensen, weerstand en
moet goed kunnen communiceren

21. De mensen rond een project
 Projectsponsor
 Meestal bovenaan de hiërarchie
 Drijvende kracht: eigenaar en bewaker business case,
bevestigt mandaat projectleider
 Zorgt dat project de doelstellingen haalt
 Bewaakt de scope
 Ziet er op toe dat de risico’s bewaakt worden
 Rapporteert en escaleert naar management
 Zit de stuurgroep voor

22. De mensen rond een project
 Stuurgroep
 Dragen de eindverantwoordelijkheid
 Management by exception
 Valideren de (tussentijdse) producten
 Geven al dan niet groen licht na iedere fase en bij
afsluiten project
 Stellen de middelen ter beschikking
 Vertegenwoordigen de verschillende belangen
 Ook mensen met weerstand!

23. De mensen rond een project
 Projectteam
 Zij voeren het project uit olv projectleider
 Meestal technische mensen, specialisten, ed
 Werkgroepen
 Indien nodig
 Worden geleid door de leden van het projectteam of
door projectleider zelf

24. De mensen rond een project
 Ambassadeurs
 Is vooral interessant voor afdeling- of
entiteitsoverschrijdende projecten
 Krijgen stand van zaken
 Communiceren naar hun “achterban” en koppelen
vragen/problemen terug
 Maken “reclame” voor het project en sporen al vroeg
weerstand op

25. De mensen rond een project
 Stakeholders/belanghebbenden:
 Hebben belang bij de uitvoering van het project en het
resultaat, maar zijn geen gebruikers
 Zoveel mogelijk betrekken: focusgroepen, bevragingen,
crowdsourcing

26. Changemanagement
 Iedereen moet veranderen…
Behalve… ik

27. Change management
 John Kotter “Onze ijsberg smelt”

28. Change management
 Jef Staes “Mijn organisatie is een oerwoud”

29. Change management
 http://www.youtube.com/watch?v=XT3zrD4vwLw

30. Change management

31. Change management
 Burning platform

32. Change management: Kubler Ross

33. Change management
 Twee soorten weerstand: positief en negatief, die je op
twee manieren kan benaderen
 Weerstand is altijd een goed teken, want toont
betrokkenheid! Apathie is erger!
 Hoe omgaan met weerstand?

34. Change management
 Communicatie: whole brain-model van Ned Hermann

35. Kernprofiel per kwadrant
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
35

36. Focus per kwadrant
HOE WAT
> uitdenken > uitvinden
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
WANNEER WIE
> uitvoeren > uitdragen
36

37. Kernexpertise per kwadrant
Planmatig Initiatief en
werken verbetering
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
Resultaatgericht Succesvol
werken werken en
samen-
37
werken

38. Hoe communiceer ik ?
logisch, creatief,
structuur, suggestief,
details motiverend
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
concreet, mensgericht,
doelgericht, participerend,
nuchter dialoog
38

39. Hoe neem ik beslissing ?
analytisch, intuïtief
objectief, visionair
alles uitzoeken van buiten cirkel
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
gefundeerd overleg
planmatig Inlevend
middelen win-win
i.f.v. doel39

40. Wat heb ik nodig ?
Geef me Maak me
details, logica enthousiast
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
Wees Laat me voelen
pragmatisch dat je me
begrijpt
40

41. Hoe ga ik om met spanning of druk ?
Trekt zich Daagt uit,
terug, vermijdt verandert van
conflict onderwerp
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
Versterkt controle, Probeert
defensief spanning weg
te praten
41

42. Hoe ga ik om met verandering ?
Ik hou alles Ik kick op
liefst bij ‘t oude verandering
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
Ik neem Ik kies voor
berekend risico verandering in
harmonie met
42
anderen

43. Hoe kunnen anderen me motiveren ?
Appreciatie Meegaan met
voor mijn werk, enthousiasme,
respect voor belangstelling
details tonen
ANALYST INNOVATOR
ORGANISATOR COMMUNICATOR
To the point Open en warme
communicatie, dialoog,
me zelf laten persoonlijke
beslissen attentie
43

44. Change management
 Conclusie:
 Communicatie
 Visie
 Leidende coalitie
 Quick-wins

46.  Nancy De Vogelaere
nancy.devogelaere@ond.vlaanderen.be
NancyDVogelaere
 Ann Lips
ann.l@klasse.be
ann_lips