Presentation about project management. The different stages and a framework for execution

1. Project Management
Opleiding HBO Health Management 2022
Y. Janmahomed-Polsbroek MPH
Sessie 6

2. Planning van de dag
1. Wederom aangepaste planning
2. Resultaat Deeltentamen en Afspraken ‘herkansing deeltentamen’
3. Hoofdstuk 5
4. Groepstijd

3. Aangepaste planning
Week Doel Opdrachten
5 H4 en H10 H4 en H10
6 H5 en deeltentamenresultaat H5
7 H6, H8 en H9 H6, H8 en H9
8 H11 en Opdrachten behandelen Voorbereiden voor presentatie
Tentamenweek
(Groepsverband)
- Projectvoorstel Inleveren
- Presentatie projectvoorstel
- Portfolio inleveren

4. Eindcijfer
Het gemiddeld cijfer tevens eindcijfer wordt als volgt berekend:
(presentatie + verslag) + schriftelijke toets delen door 2. De student heeft
het specifieke moduleonderdeel gehaald indien het eindcijfer tenminste een
6.5 is.
Eindcijfer=
Deeltentamen + (Presentatie en Portfolio) / 2
Herkansing / inhaalkans van het deeltentamen:
Individuele opdracht in de inhaalweek

5. Hoofdstuk 5
Het maken van een plan van aanpak
EINDOPDRACHT!!

6. 5.1: Plan van aanpak
• = PvA
• Taak van projectleider (meestal)
• Intakegesprekken met opdrachtgever
• Raadplegen en interviewen van
betrokkenen/deskundigen
• Verzameling en bestudering van
documentatie
• PvA definieert het project
• Leesbaar voor buitenstaanders
• = projectplan = basisdocument
• PvA ≠ planning (wie, wat, wanneer)
• Planning is onderdeel van PvA
• Klein project: 1 plan van aanpak voor
heel project

7. 5.2: Hoofdstukken van het plan van aanpak
• Duidelijk en volledig
• Alle GOKIT-factoren
• Binnen een bedrijf, zelfde manier hanteren.
• Volgorden van hoofdstukken en onderwerpen
(vragen) per hoofdstuk

8. 5.3: Achtergronden
Op toekomstige projectleden, de organisatie en de buitenwereld te informeren.
• Pakkende naam
• Opdrachtgever (organisatie en persoon)
• Opdrachtnemer
• Organisatie waarbinnen project zich afspeelt.
• Wat doet het bedrijf?
• Welke afdelingen zijn er?
• Wie is de baas van wie
• Groot naar klein

9. • Geschiedenis
• Waarom?
• Aanleiding
• Betreft vervolgproject? Hoe is vorig afgelopen?
• Invloed vorig project op huidig?
• Relatie met andere projecten
• Stakeholders
• Hoe zal goedkeuring PvA verlopen?
• Korte toelichting op volgende hoofdstukken
1. De organisatie
2.Vestiging
3. Afdeling
4. Uw project
5.
Ander
project
6. Ander
project
Dit wordt Hoofdstuk 1
van het Plan van
Aanpak!

10. 5.4: Projectresultaat
Wat is klaar als het project is afgelopen?
Doelstelling van het project. “Waarom?”
• SMART
• Mogelijk ook subdoelen
Probleemstelling: alleen bij een onderzoek
• Onderzoeksvraag
• Onderzoeksrapport
Beschrijving van het projectresultaat
• Het eindproduct van het project
• Overleg met de opdrachtgever!
• Projectopdracht in de gebiedende wijs
• Programma van eisen

11. 5.5: Projectactiviteiten
WBS maken indien nodig.
Houd rekening met :
oZoveel als mogelijk activiteiten
oVoorbereiding ook opnemen
oLogisch groeperen
oVergelijkbaar in hoeveelheid werk?  zelfde niveau
o“Wie, wanneer” nog niet belangrijk
oWekelijkse vergadering hier NIET opnemen

12. 5.6: Projectgrenzen en randvoorwaarden
• Wat hoort wel en niet bij het project?
• Onduidelijkheid voorkomen.
• Projectgenzen beschrijven = project afbakenen
1. Hoe ver gaat dit project? ((lengte))
2. Hoe breed gaat dit project?
• Scope van het project: Omvang, draagwijdte, domein

13. Ga aan de slag met:
• Activiteiten op de grens: worden ze wel gedaan tijdens het project?
• Activiteiten op de grens: worden ze niet gedaan tijdens het project?
• Begindatum. Gevolgen van een latere start?
• Einddatum
• Maximale budget
• Randvoorwaarden voor success?
Dit wordt Hoofdstuk 4
“Projectgrenzen” van het Plan
van Aanpak!

14. 5.7:Tussen resultaten
• Tussenresultaat = tussenproduct
= mijlpaal
Dit komt terug in
Hoofdstuk 2 en 5 van
het Plan van Aanpak!
Projectresultaat
Tussen-
product
Tussen-
product
Tussen-
product
Tussen-
product
Tussen-
product
Tussen-
product
Activiteit
Activiteit
Activiteit
Activiteit
Activiteit
Activiteit

15. 5.8: Kwaliteitsbewaking
1. Kwaliteit van tussenresultaten
2. Kwaliteit van de werkwijze
3. Kwaliteit van het eindsresultaat
Dit wordt Hoofdstuk 6
“Kwaliteit” van het Plan van
Aanpak!
• Beschrijf de kwaliteit van het projectresultaat en
hoe die beoordeeld zal worden.
• Beschrijf hoe de Kwaliteit van tussenreaultaten
beoordeeld zullen worden
• Welke controles zullen worden uitgevoerd?
• Manier van Kwaliteit waarborgen: terugkoppelen
PvA, managementsamenvatting, rapport,
interview
• Vraag extern advies
• Volgens welke normen en technieken wordt er
gewerkt binnen de organisatie?
• Schema- en tekentechnieken?
• Software?
• Bij afwijken van heersende norm: aangeven
waarom.
Standaardisatie m.h.o.o. uitwisselbaarheid!

16. 5.9: Beschrijving van de projectorganisatie
• Projectorganisatie staat buiten de normale gang van zaken.
• Welke rol vervullen belanghebbenden en anderen?
• Welke omgangsregels gelden er?
Projectorganisatie
Organisatie
Informatie
Coordinatie

17. Organisatie
• Projectleden met de juiste deskundigheid en de juiste vaardigheden
• Evenwichtige samenstelling volgens Belbin
• Projectleider
• Werkgroepleiders (eventueel)
• Projectsecretaris
• Projectlid
• Projectadviseur
• Functies en taken van personen invullen
• Naam, adres, tel.no., e-mailadres
• Beschikbaarheid
• Koppel functies aan persoon
• Leg bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast
• Leg vast hoe en wanneer wie rapporteert.
• Bij grote projecten: secretariele ondersteuning of projectbureau

18. Informatie
• Alle belanghebbenden informeren
• Binnen project: t.b.v. projectmedewerkers
• t.b.v. opdrachtgever, eventuele stuurgroep en
betrokken afdelingsmanagers
• t.b.v. gebruikers van eindproduct
• t.b.v. betrokkenen die ‘last’ ondervinden van het
project
• Bij ingewikkeld project: stakeholderanalyse
• Stakeholderanalyse ----> Informatiematrix
• PR= Public Relations
• ‘Verkoopt’ het project aan stakeholders
• Schrijft zo nodig een communicatieplan

19. Stakeholderanalyse
En
Informatiematrix

21. Coordinatie
• Activiteiten coordineren
• Binnen project en naar buiten toe
• Vergaderen. Frequentie, dag en tijd, ontvangst van
agenda en notulen
• Tijdverantwoording: Formulier, computer etc.
• Weekverslag vereist?
• Indien via e-mail: Afspraken over lezen van berichten
• Archief aanleggen
• Vastleggen welke virtuele hulpmiddelen te gebruiken
Dit wordt Hoofdstuk 7
“Projectorganisatie” van het
Plan van Aanpak!

22. 5.10: Planning
Welke
activiteiten
Welke
producten
Wie
deelnemen
Planning
 Geeft overzicht van uit te voeren activiteiten in de tijd
 Hierdoor weten we: hoe lang het gaat duren en wat het gaat
kosten
• Projectactiviteiten overbrengen in activiteitentabel
• Doorlooptijd en benodigde werktijd opnemen in tabel
• Afhankelijkheden aangeven
• Netwerkplanning maken
• Strokenplanning maken
Werkwijze:

23. 5.11: Kosten-batenoverzicht
Kosten= Uitgaven
Baten = Opbrengsten
Welke kosten?
- Mensuren
- Gebruik van hulpmiddelen
- Expoitatiekosten. Kosten na de uitvoering.
Overleggen als dit opgenomen moet
worden.
- Onvoorziene kosten (10%) eventueel.
Maak aannames
zichtbaar als deze de
berekening
beinvloeden

24. Welke opbrengsten?
- Directe kostenbesparing (na het project)
- Meer inkomsten
- Hogere kwaliteit en daardoor meer verkopen
- Betere service en daardoor meer omzet
- Beter gemotiveerd personeel
- Hogere verkoopprijs
Maak ook hier
aannames zichtbaar
als deze de
berekening
beinvloeden
Dit wordt Hoofdstuk 9 “Kosten
en baten” van het Plan van
Aanpak!
Overleg met opdrachtgever: indien baten moeilijk vertaald kunnen
worden in geld. Dan: summier kosten-baten overzicht.

25. 5.12: Risicoanalyse
• Interne en externe risico’s
• Welke risico’s bedreigen het project?
• Hoe ernstig zijn ze?
• Verschillende technieken hiervoor mogelijk. Welke wenst de opdrachtgever?
Dit wordt Hoofdstuk 10 van het
Plan van Aanpak!

26. 5.13: Plan van aanpak opstellen
“In overleg met de opdrachtgever is dit hoofdstuk niet uitgewerkt”
(als opdrachtgever een hoofdstuk niet belangrijk vindt)
Voorblad
• “Plan van Aanpak
• Titel” naam van het project
• Evt ondertitel
• Naam organisatie en
opdrachtgever
• Plaats en datum van gereed PvA
• Naam opdrachtnemer
• Namen projectleden en e-
mailadressen
Inhoudsopgave
• Na nummering van de pagina’s!
• Door tekstverwerker!
.Lever PvA in
.Maak afspraak met de opdrachtgever

27. Stappen voor opstellen PvA
• Overleg met betrokkenen
• Bestudeer documenten
• Schrijf PvA
• Controleer op compleetheid
• Inleveren concept PvA bij opdrachtgever
• Bespreken concept PvA
• Schrijven definitiet PvA
• Inleveren definitief PvA
• Wachten op goedkeuring van de opdrachtgever

28. 5.14: Projectarchief
• Wie wordt archivaris?
• Projectbureau hiervoor?
• Dossier: verzameling mappen waarin informatie wordt opgeslagen
• Projectdossier
• Systeemdossier

29. Projectdossier
• Organisatie
• Beheersing
• Tijdelijk karakter
• Functie als logboek
• Na afloop verminderd de waarde van dit dossier snel
Documenten:
 Concept PvA
 Aantekeningen
 De projectopdracht
 (aangepaste) planningen
 Voortgangsverslagen en tijdsverantwoording
 Agenda’s en notulen
 In- en uitgaande brieven
 Memo’s
Systeemdossier
• Inhoudelijke informatie
• Gerelateerd aan projectdoel en –resultaat
• Na afloop nog van grote waarde
Documenten:
 Verslagen van interviews
 Uitgangsdocumentatie, zoals oude rapporten
 Inhoudelijke adviezen
 Gemaakte ontwerpen, schema’s, rapporten etc.

30. 5.15: Andere projectmanagementmethoden

31. Succes met het groepswerk!
Volgende week fysiek college!
Same time, same place