Dokumen tersebut membahas tentang administrasi pendapatan pemerintah daerah. Secara singkat, administrasi pendapatan mencakup sembilan komponen utama mulai dari kebijakan, sistem pelaporan, pengawasan internal, pengelolaan kas hingga evaluasi sumber pendapatan. Dokumen ini membahas dua komponen pertama yaitu kebijakan administrasi pendapatan dan sistem pelaporan pendapatan.

1. Administrasi
Pendapatan,
Bagian Satu
EdisiKhusus

2. Administrasi pendapatan adalah salah satu aspek dari administrasi keuangan yang
seringkali diabaikan. Menagih atau membayar tagihan dan memanfaatkan uang kas
yang masih menganggur misalnya, dipandang sebagai sekedar kegiatan rutin sebuah
organisasi. Walaupun melibatkan unit atau dinas lain tapi dilaksanakan tanpa adanya
suatu prosedur tetap (protap). Sering tidak disadari bahwa sebenarnya perbaikan atas
prosedur ini dapat meningkatkan pendapatan secara signifikan.
Administrasi pendapatan mencakup semua kegiatan yang dilakukan pemerintah
daerah, termasuk semua kegiatan pemerintah daerah untuk memastikan ketersediaan
kas yang maksimum dan hasil investasi yang optimum dari uang yang menganggur
sesuai dengan peraturan dan kebijakan daerah. Administrasi pendapatan dimulai
pada saat pemerintah daerah membebankan biaya atas pelayanan yang sesuai dengan
fungsinya, dan berakhir ketika membayar tagihan sehingga mengurangi jumlah uang
yang tersedia.
Administrasi pendapatan mencakup sembilan komponen, yaitu:
1) menerapkan kebijakan administrasi pendapatan
2) menciptakan dan otomatisasi sistem klasifikasi dan pelaporan pendapatan yang
baik
3) membangun pengawasan internal dan prosedur audit yang dapat diandalkan
4) menerapkan program pengelolaan kas dan investasi yang baik
5) merancang dan memperbaharui manual pendapatan internal
6) mengevaluasi sumber pendapatan saat ini dan masa datang
7) menilai dan memperbaiki kebijakan dan praktek identifikasi serta pemulihan
biaya
8) menilai dan meningkatkan struktur dan prosedur pengumpulan pendapatan
9) mengembangkan rencana untuk memperoleh pendapatan yang selama ini
hilang/tidak tergarap.
The BIGG Picture edisi ini akan membahas Komponen Satu sampai dengan Komponen
Tiga. Komponen Satu juga dibahas dalam The BIGG Picture edisi 8 yaitu Kebijakan
Keuangan. Komponen yang lain akan dibahas dalam The BIGG Picture edisi selanjutnya.
Untuk pertama kalinya, usaha penerapan kesembilan komponen diatas akan sangat
menyita waktu dan perhatian staf pemerintah daerah. Selanjutnya usaha untuk
memperbaharui dan melanjutkan program tersebut akan jauh lebih mudah dan
hasilnya akan sangat bermanfaat bagi pemerintah daerah.
Sebagian besar komponen-komponen tersebut harus diterapkan secara terpadu. Kecuali
untuk komponen pertama dan kedua yaitu:
• Kebijakan dan
• Menciptakan sistem klasifikasi pendapatan dan pelaporan yang baik secara otomatis
Dengan lebih dahulu melaksanakan dua komponen tersebut diatas, maka pemerintah
daerah akan dengan lebih mudah dan lebih efisien untuk menerapkan komponen
lainnya.

3. Pemerintah daerah telah memiliki akses ke berbagai data, laporan dan kewenangan
yang diperlukan untuk membuat keputusan yang lebih baik dibidang keuangan.
Apakah Administrasi Pendapatan?
Secara sederhana, ada tiga tahapan administrasi pendapatan:
• Mobilisasi kas—Pada tahap ini pemerintah daerah berusaha merubah tagihan
menjadi kas secepat mungkin dan menyetorkannya ke bank agar dapat digunakan
untuk membayar tagihan pada saatnya
• Mengontrol pengeluaran kas—Dalam tahap ini diusahakan untuk membayar
tagihan atau hutang jangka pendek sampai pada saat terakhir tanpa menyebabkan
timbulnya denda. Katakanlah kita membayar pada waktunya.
• Menginvestasikan uang yang menganggur—Daripada uang disimpan dalam
rekening bank (dengan bunga yang kecil), lebih baik diinvestasikan pada surat
berharga jangka pendek (misalnya Sertifikat Bank Indonesia (SBI)) yang dapat
menghasilkan bunga yang lebih besar. Bunga yang dihasilkan merupakan pendapatan
bagi kota dan dapat dianggarkan untuk mendukung kegiatan pelayanan.
Pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan administrasi pendapatan ini dapat
diberi jabatan khusus. Di beberapa Pemerintah daerah kini telah mulai diangkat seorang
pejabat yang disebut Kepala Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD).
Usaha untuk memaksimalkan pendapatan sebagai usaha untuk mendapatkan yang
terbaik dari sumber pendapatan, hendaknya tetap dalam rambu-rambu peraturan
yang berlaku. Itu berarti adanya komitmen untuk melaksanakan perbaikan secara
menyeluruh atas kebijakan, prosedur, personalia dan struktur organisasi. Tujuannya
adalah untuk menggunakan semua potensi sumber pendapatan sesuai dengan tujuan
dan prioritas pemerintah daerah.
Mengapa Suatu Program Administrasi Pendapatan yang Baik
Penting bagi Pemerintah Daerah?
Dengan menerapkan suatu program yang menyeluruh untuk memperbaiki administrasi
pendapatan, akan banyak manfaat yang diperoleh pemerintah daerah, yaitu:
• Mengurangi keharusan untuk memotong program dibidang pelayanan.
• Meningkatkan kemampuan untuk memberikan pelayanan baru atau memperbaiki
pelayanan.
• Meningkatkan kelayakan dan akuntabilitas staf yang bertanggung jawab untuk
menghasilkan dan mengumpulkan pendapatan.
• Struktur pendapatan lebih merata dan efisien serta tidak bergantung pada beberapa
sumber saja.
• Akan nampak bahwa ada retribusi yang tidak dapat menutupi biaya pelayanan
yang disediakan, karena dibatasi oleh kebijakan keuangan kota/kabupaten.
• Akan terlihat adanya kelemahan prosedur, organisasi atau manajemen keuangan
kota/kabupaten.
• Mengetengahkan bidang-bidang yang diperlukan dimasa yang akan datang, sehingga
memudahkan dalam penyusunan dan perkiraan anggarannya.

4. Sasaran Kinerja Administrasi Pendapatan
Setiap tahun manajer keuangan harus menetapkan sasaran pendapatan yang hendak
dicapai agar kinerja dapat dievaluasi. Agar berguna maka sasaran haruslah realistis,
dapat diukur dan dipahami oleh mereka yang terlibat baik dalam pelaksanaan program
maupun yang mengawasi program. Buatlah sasaran untuk paling sedikit empat bidang,
yaitu: ketersediaan kas, hasil investasi, jumlah pendapatan bunga dan efisiensi program.
Sulit untuk menentukan berapa uang kontan yang harus disediakan, karena itu
menyangkut perkiraan berapa jumlah uang yang dibutuhkan untuk membayar biaya-
biaya yang akan muncul pada suatu periode tertentu. Selama periode tersebut
kebutuhan akan uang kontan bisa berubah dari minggu ke minggu dan bulan ke
bulan. Sebagai pegangan bisa dengan menyediakan persediaan uang kontan sebesar
pengeluaran yang dibutuhkan untuk satu minggu. Sasaran pendapatan dapat ditetapkan
dalam bentuk persentase atau jumlah yang besarnya diatas/dibawah suatu indeks.
Jumlah pendapatan dari bunga dapat diperhitungkan dari ketersediaan uang kontan
dan bunga bank, sehingga diperoleh perkiraan pendapatan dari bunga tahun
bersangkutan. Angka efisiensi menunjukan besarnya persentase uang kontan yang
menganggur yang diharapkan dapat diinvestasikan selama tahun bersangkutan.
Setelah ditetapkan maka sasaran harus secara teratur dibandingkan dengan hasil
sebenarnya dan ditinjau ulang setiap tahun.
Batasan-batasan Hukum
Pemerintah daerah bertindak dalam batasan-batasan hukum. Undang-Undang
diberlakukan pada berbagai aspek kerja pemerintah daerah termasuk kegiatan
administrasi pendapatan.
• Undang-Undang dapat mengatur tanggal dan prosedur pengumpulan berbagai
pajak dan retribusi. Contoh, undang-undang dapat menetapkan suatu tanggal
kapan pajak bumi dan bangunan harus dibayar (misalnya, 31 Mei) dan kapan
pembayaran cicilan dapat dilakukan. Prosedur yang lebih khusus dapat ditetapkan
untuk menghindari tidak tertagihnya pajak bumi dan bangunan.
• Undang-Undang mungkin mengatur jenis surat berharga yang boleh dibeli oleh
pemerintah daerah.
• Undang-Undang dapat menetapkan jenis lembaga keuangan dimana pemerintah
daerah bisa membuka rekening atau bahkan menetapkan kriteria pemilihan lembaga
keuangan yang berperan sebagai bank penyimpan. Karena banyaknya peraturan
maka manajer keuangan harus menerapkan secara bersamaan semua peraturan
nasional dan daerah yang berkaitan dengan administrasi pendapatan dan memahami
ketentuan dan batasan-batasannya

5. Komponen 1: Menerapkan Kebijakan Administrasi
Pendapatan
Contoh Kebijakan Administrasi Pendapatan
Berikut ini adalah kebijakan Administrasi Pendapatan yang disarankan:
Contoh Pernyataan Kebijakan di Bidang Administrasi Pendapatan
• Secara berkala, pemerintah daerah akan mengumpulkan dan menganalisa
informasi atas pendapatan yang digunakan, termasuk berapa jumlah yang
dihasilkan dari tiap sumber pendapatan.
• Secara berkala pemerintah daerah akan mengumpulkan dan menganalisa
informasi atas pendapatan yang digunakan oleh pemerintah-pemerintah
daerah lainnya.
• Pemerintah daerah akan melaksanakan suatu program yang profesional
dan agresif untuk mengurangi tagihan yang tertunggak. Laporan tahunan
atas usaha dan hasil yang telah dicapai akan disiapkan bagi pembuat kebijakan.
• Pemerintah daerah akan mengadakan peninjauan tahunan (annual review)
atas beberapa retribusi dan pungutan guna menentukan sampai batas
mana biaya pelayanan yang terkait dapat ditutup dari pendapatan.
• Pemerintah daerah akan mengkaji semua retribusi dan pungutan, paling
sedikit satu kali dalam empat tahun.
• Pemerintah daerah akan meningkatkan perhatiannya terhadap retribusi
untuk membiayai pelayanan pemerintah daerah.
• Pemerintah daerah akan melakukan analisa biaya yang mendalam, sebelum
memutuskan untuk menswastakan pelayanan pemerintah daerah.
Mengapa Kebijakan Administrasi Penting?
Kebijakan administrasi yang tidak resmi, tidak tertulis, tidak lengkap, bertentangan
dan tidak konsisten akan menimbulkan kesan buruk bagi pemerintah daerah dimata
masyarakat. Kesannya seolah-olah para pejabat tidak mengetahui apa yang mereka
lakukan atau tidak memprioritaskan pengelolaan keuangan yang memerlukan perhatian
dan kebijaksanaan. Tanpa gambaran yang jelas atas dasar apa suatu kebijakan dibuat
oleh pemerintah daerah, maka LSM, masyarakat, lembaga-lembaga pemberi hibah,
investor lokal dan pemakai informasi keuangan, menjadi binggung dan kehilangan
kepercayaannya terhadap kemampuan pemerintah daerah dalam menangani masalah
keuangan secara efektif.
Kebijakan pendapatan diperlukan karena dengan kebijakan itulah masyarakat dapat
menilai cara pemerintah daerah dalam menghadapi persoalan yang ada di daerah.
Pejabat daerah sebaiknya menjelaskan langkah-langkah yang akan mereka ambil dalam
mengelola pendapatan. Pendapatan sejauh mungkin harus dikelola secara profesional
dan efisien.

6. Langkah penting yang harus dilakukan dalam proses memaksimalkan pendapatan
adalah memastikan bahwa sistem yang dipakai sudah tepat, yang dapat secara cepat
dan akurat mencatat dan merangkum serta melaporkan seluruh pendapatan. Tanpa
data yang layak dan dapat diandalkan, tidak mungkin dapat diketahui apakah perlu
untuk melakukan perbaikan atau perubahan, atau seberapa memuaskan sistem
pengumpulan pendapatan yang sekarang digunakan dalam memenuhi kebutuhan
pemerintah daerah.
Struktur Perkiraan
Setiap pemerintah daerah tentunya memiliki kode perkiraan dimana setiap pendapatan
diberi kode sebagai penjelasan dari masing-masing sumber pendapatan. Didalamnya
dimuat antara lain: jenis, sumber, tujuan, batasan, masa berlakunya, dll. Sebagai contoh,
pembayaran pajak yang jatuh tempo pada tahun fiskal yang sedang berjalan harus
diberi kode yang berbeda dengan pembayaran pajak yang jatuh tempo tahun lalu.
Demikian pula pembayaran retribusi diberi kode berbeda dengan pembayaran pungutan
yang terlambat, jika pemungutan keduanya dilakukan pada saat yang bersamaan.
Hendaknya diingat bahwa sistem pemberian kode pendapatan ini harus dikembangkan
sesuai dengan data dan kebutuhan manajemen. Sistem yang yang tidak membedakan
jenis sumber pendapatan secara khusus, seperti pengurusan ijin, akan menyulitkan
dalam pengumpulan informasi tentang macam-macam ijin. Pengumpulan data akan
lebih mudah bila klasifikasi pendapatan dan sistem akuntansi menggolongkan dan
menyediakan data berdasarkan tiap-tiap sumber pendapatan yang spesifik, ketimbang
berdasarkan pada klasifikasi pendapatan yang luas. Berikut adalah contoh kode
perkiraan pendapatan pemerintah daerah di Indonesia.
Komponen 2: Menciptakan dan Otomatisasi Sistem
Pelaporan Pendapatan

7. Contoh Kode Perkiraan Pemerintah Daerah
1 XX XXXX 1 1 01 Pajak hotel
02 Pajak Restoran
03 Pajak Hiburan
04 Pajak Iklan
05 Pajak Lampu Jalan
06 Pajak Pertambangan Mineral Kategori C
07 Pajak dari Perpakiran
2 01 Pelayanan Kesehatan
02 Pelayanan kebersihan/sampah
03 Biaya penggantian pencetakan kartu identitas
04 Biaya penggantian pencetakan akte kelahiran
05 Pelayanan pemakaman
06 Pelayanan krematorium
07 Parkir jalanan
08 Pelayanan pasar
09 Pengujian ijin kendaraan bermotor
10 Pengujian peralatan pemadam kebakaran
11 Penggantian biaya pencetakan peta
12 Pengujian kapal-kapal ikan
13 Penggunaan aset-aset daerah
3 01 Pembagian Keuntungan dari BUMD
02 Pembagian keuntungan dari Bank-bank daerah
03 Pembagian Keuntungan dari Lembaga Keuangan
Non-bank

8. 1 Kode Pendapatan atau Biaya (1 = Pendapatan,
2 = Biaya)
XX Kode jenis pelayanan
XXXX Kode unit organisasi
1 Kode Sumber Pendapatan (1 = Pendapatan Asli
Daerah, 2 = Dana dari pemerintah pusat)
1 Kode Pendapatan Asli Daerah (1 = Pajak Daerah,
2 = Retribusi Daerah, 3 = Keuntungan/laba dari
BUMD)

9. Otomatisasi Sistem Penagihan dan Pelaporan
Pemrosesan data secara elektronik memungkinkan dilakukannya pencatatan,
perangkuman dan pelaporan data dalam jumlah besar secara efisien dan tepat waktu.
Hal itu memungkinkan anda untuk mengembangkan sistem keuangan terpadu,
misalnya, hanya dengan satu kali memasukkan informasi keuangan yang penting ke
dalam komputer, maka dinas/bagian atau pengguna lain dapat secara langsung
mengaksesnya. Contoh berikut akan lebih menjelaskan, kita asumsikan bahwa
pengajuan penagihan dan pembayaran merupakan urusan bagian yang berbeda, tetapi
saat pembayaran diterima oleh bagian pembayaran, datanya dapat langsung dicatat
di perkiraan pelanggan:
• Pada akhir jam kerja, semua piutang secara otomatis ditransfer ke bagian penagihan.
• Bagian penagihan mencatat dan memperbaharui semua laporan penagihan, sebelum
penagihan berikutnya.
• Seluruh pembayaran yang diterima dapat dikirim ke bagian akuntansi, sehingga
staf akuntansi dapat mengurangi jumlah tagihan.
• Jumlah seluruh pembayaran yang diterima dapat ditambahkan pada pembayaran-
pembayaran lain yang sudah diterima hari itu, sehingga dapat di laporkan
keseluruhan hasil pendapatan hari itu.
Laporan pendapatan di pemerintah daerah biasanya dimulai pada salah satu dari tiga
tempat berikut:
1. kantor/dinas pemerintah daerah di mana pembayaran atas suatu pelayanan
dilakukan, misalnya jasa fotokopi atau denda perpustakaan; atau
2. kantor yang ditetapkan sebagai tempat pembayaran rekening.
3. bank yang ditunjuk sebagai tempat pembayaran rekening.
Kantor dinas/bagian yang menerima uang harus mengisi formulir laporan mengenai
semua uang yang diterima setiap hari. Formulir dan uang tersebut diserahkan ke
kantor bendahara untuk disimpan di bank. Bagan alur akan sangat berguna untuk
menunjukkan beberapa langkah yang harus dilaksanakan staf dalam:
• menangani serah terima uang ke kantor bendahara;
• melaporkan pendapatan ke bagian akuntansi; dan
• melaporkan jumlah total pendapatan yang diperoleh kepada para pembuat
keputusan.
Dalam setiap bagan alur terdapat informasi tentang:
• data apa yang dipergunakan,
• bagaimana data tersebut diolah,
• siapa yang mengolah data tersebut, dan
• berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data ke dalam catatan.
Teliti hal-hal sebagai berikut:
• apakah ada keterlambatan yang tidak perlu dalam memproses data,
• dimana terdapat data dimasukkan lebih dari satu kali,

10. • dimana ada kemungkinan untuk membuat kesalahan dalam pencatatan atau
penghitungan,
• dimana seseorang dapat mengubah data tanpa meninggalkan jejak sehingga tidak
dapat diketahui, dan dimana sistem secara otomatis dapat memperbaiki efisiensi
dan akurasi penyimpanan data.
Analisa yang sama dapat dilakukan terhadap uang yang disimpan di bank.
Pembuatan Laporan Pengelolaan Pendapatan
Dari semua transaksi yang dicatat dalam laporan pengumpulan pendapatan, ada
bermacam-macam laporan yang hendak dan perlu di sampaikan dari sistem pelaporan
tersebut. Diantara laporan tersebut ada yang digunakan oleh kolektor untuk tujuan
membantu menyusun jadwal tugas-tugas dan untuk tetap mengetahui semua kegiatan
dan kecenderungan hasil pengumpulan. Laporan lain digunakan untuk pengawasan
internal. Akhirnya, beberapa laporan ditujukan untuk digunakan kepala Badan
Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) dan walikota/bupati, sebagai bahan
perbandingan antara total pendapatan bulanan dengan pendapatan yang dianggarkan.
Saat ini paket perangkat lunak sistem akuntansi, pengumpulan pendapatan, dan
pelaporan untuk pemerintah daerah di Indonesai masih dikembangkan. Bila sudah
tersedia, perangkat ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan khusus. Dibutuhkan
komitmen pemerintah daerah untuk menyediakan perangkat keras guna
mengoperasikan program-program, dan kemudian melatih staf yang akan menjalankan
sistem tersebut. Namun, investasi yang paling berharga adalah dalam bentuk
ketersediaan informasi yang lebih baik, dan pengadaan unsur-unsur lainnya dalam
rangka memaksimalkan pendapatan daerah. Untuk sementara, program Excel dapat
menjadi salah satu cara untuk mengotomatisasikan pengumpulan data mengenai
berbagai sumber pendapatan.

11. Komponen 3: Membangun Pengawasan Internal
yang Baik
Dalam lingkup manajemen pendapatan, pengawasan internal dirancang untuk
memberikan informasi kepada para manajer mengenai keadaan keuangan (pendapatan)
dan untuk memastikan tidak ada kesempatan untuk menggelapkan atau menyalah-
gunakan uang pajak atau retribusi tersebut. Hilangnya uang hasil pemungutan pajak
atau uang dalam rekening tidak dapat ditolerir, terlebih lagi dalam situasi dimana
sedang dilaksanakan langkah-langkah untuk memaksimalkan pendapatan. Karena
itulah merancang pengawasan internal yang baik merupakan bagian terpenting dalam
program peningkatan pendapatan pemerintah daerah.
Pengawasan Internal
Pengawasan internal adalah bagian yang sangat penting dari proses manajemen
keuangan. Pengawasan internal diwujudkan dalam bentuk struktur, proses dan
prosedur untuk meminimalkan hilangnya aset.Aset pemerintah daerah perlu dilindungi
tidak hanya dari pencurian, penipuan dan penggelapan saja tapi juga dari pengambilan
keputusan yang tidak tepat atau salah.
Tujuan utama pengawasan internal adalah:
• Menyediakan data yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen,
• Melindungi aset dan dokumen,
• Menyusun laporan pertanggungjawaban atas aset yang diverifikasi secara teratur
dan ditindaklanjuti,
• Meningkatkan efisiensi, mengurangi pekerjaan ganda dan mencegah penggunaan
sumber secara tidak efisien, dan
• Memastikan bahwa semua transaksi sudah dicatat untuk mempersiapkan laporan
keuangan akhir tahun yang akurat sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang
berlaku umum.
Mengevaluasi Pengawasan Internal
Walaupun mungkin tujuan ini dianggap terlalu ideal, pemerintah daerah sebaiknya
menerapkan pengawasan internal dalam kerangka manajemen keuangan yang baik.
Dalam rencana penerapan sasaran-sasaran diatas, pejabat pemerintah daerah dan
pelaksananya harus mempertimbangkan beberapa hal dibawah ini:
• Pertama, pengawasan internal dimaksudkan untuk memberikan kepastian yang wajar
bahwa sasaran-sasaran diatas dapat dicapai. Tidak mungkin untuk memberikan jaminan
bahwa semua sasaran diatas dapat dicapai, karena biayanya akan tidak seimbang
dengan hasilnya. Walaupun demikian, sistem pengawasan internal setidaknya
dapat memberi keyakinan bahwa sasaran dapat dicapai.
• Kedua, biaya pengawasan internal tidak boleh melebihi manfaat yang diperoleh dari
pengawasan tersebut. Diperlukan keseimbangan antara biaya pengawasan dan
manfaat yang diperoleh. Penting diperhatikan bahwa pengawasan tidak berakhir
pada pengawasan saja.

12. Pemisahan Tugas
Prinsip dasarnya adalah “tidak seorangpun boleh ditempatkan dalam posisi yang bisa
melakukan atau menyembunyikan kesalahan atau ketidakberesan tanpa segera
diketahui oleh staf lainnya, dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka
sehari-hari.”
Secara umum ada beberapa jenis kegiatan yang fungsi-fungsinya harus diterapkan
secara terpisah, yaitu:
• Pengesahan/otorisasi transaksi-transaksi keuangan,
• Pencatatan transaksi ke dalam catatan keuangan, dan
• Melakukan pemeliharaan aset.
Tidak boleh hanya ada satu orang yang bertanggung jawab untuk seluruh kegiatan
-misalnya, untuk ketiga kegiatan yang dicontohkan diatas.
Sebagai contoh, jika pembelian dan pencatatan barang persediaan tidak dipisahkan
maka pengawasan internal tidak mampu mencegah adanya pencatatan atas pembelian
yang tidak sah. Hal yang sama terjadi jika pencatatan penerimaan kas tidak dipisahkan
dari pemegang kas, maka kemungkinan penggelapan kas akan meningkat. Atau,
pegawai yang menerima uang dari pelanggan janganlah orang yang juga menyiapkan
pembayaran atau melakukan pencatatan ke rekening pelanggan serta melakukan
rekonsiliasi bank tempat uang pembayaran disimpan. Dalam kasus tersebut maka
akan sangat mudah bagi pegawai untuk menggelapkan uang pembayaran tanpa
diketahui orang lain.
Pemisahan tugas merupakan bagian penting dari pengawasan internal. Dalam beberapa
kasus, ini dapat berarti membagi tugas ke dalam fungsi-fungsi yang lebih kecil yang
melibatkan dua orang, dimana sebelumnya sebenarnya satu orangpun dapat melakukan
kedua tugas tersebut dengan mudah. Dengan adanya resiko yang berhubungan dengan
kas, maka lebih baik mengurangi efisiensi, dengan memisahkan proses penerimaan
kas dan pencatatan kas, sehingga untuk dapat melakukan penggelapan kas diperlukan
kolusi diantara para pegawai untuk saling menutupi dan melindungi.
Pada pemerintah daerah yang lebih kecil biasanya staf yang ada tidak mencukupi
untuk dilakukannya pemisahan tugas, para pimpinan bisa melakukan penggiliran
untuk melaksanakan tugas yang berbeda bagi staf secara teratur, atau bahkan mereka
sendiri bisa menggantikan tugas staf selama satu sampai dua minggu untuk
membandingkan apakah pola penerimaan pendapatan berbeda. Jika kas yang diterima
saat staf tertentu tidak bertugas jumlahnya lebih besar, maka ini merupakan indikasi
perlu adanya penyelidikan lebih lanjut.
• Ketiga, pengawasan internal harus mencakup keseluruhan organisasi. Dua elemen
terpenting dari pengawasan internal yang berlaku pada semua organisasi adalah
sistem kepegawaian dan dasar-dasar pemisahan tugas.

13. Membuat dan Menerapkan Kebijakan Kepegawaian
Pemerintah daerah memberikan pelayanan umum melalui para pegawainya. Karena
itu mekanisme pengawasannya dilakukan melalui prosedur dan kebijakan dibidang
kepegawaian yang setiap hari digunakan oleh organisasi. Untuk mendapatkan sistem
pengawasan internal yang baik, kepala bagian harus mempekerjakan orang yang cakap
dan berintegritas dan melatih mereka sehingga memahami tugas dan tanggung jawabnya.
Diperlukan uraian tugas dan standar kecakapan tertulis, yang berkaitan dengan tugas
dan tanggungjawab pegawai yang terlibat dalam penerimaan dan pelaporan pendapatan.
Dengan kata lain, hanya pegawai yang memenuhi persyaratan saja yang ditempatkan
disana dan latar belakang pegawai harus diteliti untuk menghindari mempekerjakan
orang yang memiliki latar belakang kriminal. Setiap tahun harus dilakukan evaluasi
terhadap pegawai di bagian penerimaan pendapatan dan bagi pegawai yang
menunjukkan kinerja tidak memuaskan harus diberi pengarahan dan pelatihan ulang,
atau mungkin lebih baik dimutasikan.
Membuat dan Memelihara Catatan Serta Dokumen Untuk
Pengawasan
Semua transaksi harus dicatat sedemikian rupa sehingga dapat diketahui siapa yang
mengotorisasi, siapa yang menyetujui, siapa yang melakukan dan siapa yang mencatat
transaksi tersebut. Sedapat mungkin semua transaksi dicatat dalam dokumen bernomor
seri (misalnya kwitansi bernomor) dan harus diperiksa dari waktu ke waktu. Hal ini
untuk memastikan tidak ada dokumen yang tidak dihitung.
Membuat Prosedur Tertulis
Prosedur tertulis dan pendokumentasian dalam mempersiapkan daftar tagihan,
membuatkan surat tagihan, mengumpulkan pembayaran, menjurnal pembayaran,
mengurangi jumlah tagihan, menghapus tagihan dan pembuatan laporan penerimaan
bagi pimpinan, harus disiapkan dan harus menunjukkan secara jelas siapa yang memiliki
wewenang untuk mengotorisasi transaksi-transaksi yang berbeda.
Struktur Organisasi dan Jalur Wewenang
Buatlah suatu struktur organisasi yang jelas, rasional dan terencana dengan baik untuk
bagian keuangan. Bagian keuangan, khususnya sub-bagian penerimaan pendapatan,
membutuhkan organisasi yang menekankan pada sistem penerimaan yang terpusat
serta jalur wewenang dan tanggungjawab yang jelas.
Mengembangkan Sistem Akuntansi Yang Baik
Sistem akuntansi sangat penting bagi pengawasan internal dan harus selalu dievaluasi
kehandalannya dalam melaporkan aset dan kewajiban pemerintah daerah.
Jika semua pengawasan telah diterapkan maka pada saat dilakukan audit, auditor akan
dapat memastikan bahwa semua transaksi keuangan ditangani secara baik; aset
pemerintah daerah dikelola sedemikian rupa hingga terlindung dari kemungkinan
dicuri atau disalahgunakan; dan ketidakwajaran yang ada dapat ditemukan.

14. Checklist Pengawasan Internal dari Penerimaan Kas
Secara teratur, pimpinan harus mengkaji ulang pengawasan internal mengenai cara
organisasi menangani kas dengan menggunakan dua daftar.
Checklist untuk Pengawasan Internal untuk Pengeluaran Kas
Apakah orang yang menandatangani perintah membayar berbeda dengan orang
yang:
______ • Menangani kas kecil?
______ • Menyetujui pengeluaran kas?
______ • Mencatat penerimaan kas?
______ • Mencatatnya ke perkiraan di buku besar?
Checklist Pengawasan Internal untuk Penerimaan Kas
(Jawaban “ya” menandakan adanya pengendalian internal yang baik)
______ Apakah pejabat pemerintah daerah mengotorisasi pembukaan rekening
bank?
______ Apakah seluruh penerimaan kas disetorkan ke bank tiap hari?
______ Apakah penerimaan kas dijurnal dan dicatat pada sistem akuntansi
langsung setelah diterima?
______ Apakah penerimaan kas lain-lain diawasi secara terpisah?
______ Apakah orang yang melakukan penyetoran kas ke bank berbeda dengan
orang yang menyiapkannya?
______ Apakah orang yang melakukan penyetoran kas tidak memiliki akses ke
buku besar piutang?
______ Apakah bukti penyetoran yang dicap oleh bank dikembalikan pada
orang selain orang yang menyiapkan penyetoran?
______ Apakah bukti penyetoran yang dicap oleh bank dibandingkan dengan
buku penerimaan kas?
______ Apakah fisik atas surat berharga disimpan pada pihak ketiga yang
independen?
Apakah orang yang bertindak sebagai kasir tidak:
______ • Bertugas mengumpulkan pendapatan?
______ • Menyiapkan atau menandatangani perintah pembayaran?
______ Apakah liburan diwajibkan?

15. ______ Apakah orang yang menandatangani perintah pembayaran diangkat
oleh pemerintah daerah?
______ Apakah penandatanganan formulir perintah membayar yang kosong
dilarang?
______ Apakah perintah membayar ditandatangani orang lain juga?
______ Saat perintah membayar diajukan untuk ditandatangani, apakah disertai
faktur dan dokumen pendukungnya?
______ Apakah faktur dan dokumen pendukung ditandai atau diberi cap
“Lunas” saat pembayaran dilakukan?
______ Apakah penyiapan perintah membayar dan persetujuan faktur terpisah?
______ Apakah rekening bank direkonsiliasi tiap bulan?
______ Apakah laporan penerimaan kas dibuat tiap bulan?
______ Apakah laporan bank (bank statements) dan perintah membayar
disampaikan langsung pada orang yang menyiapkan rekonsiliasi?
Apakah tugas orang yang menyiapkan rekonsiliasi bank tidak termasuk:
______ • Menandatangani perintah membayar?
______ • Mencatat transaksi kas?
______ • Menangani kas?
Apakah orang yang merekonsiliasi rekening bank:
______ • Bertanggung jawab untuk semua perintah membayar?
______ • Memeriksa tandatangan?
______ • Memeriksa pengesahan?
______ • Memeriksa nama yang menerima pembayaran?
______ • Memeriksa tanggal?
______ Apakah pemindahbukuan dari satu rekening ke rekening lain langsung
dicatat?
______ Apakah wewenang pemindahbukuan bank terbatas pada satu orang
seperti misalnya bendahara pemerintah daerah?
______ Apakah perintah pembayaran yang sudah lama ditangguhkan tetap
ditelusuri dan dipantau?
______ Apakah permintaan penghentian pembayaran atas perintah pembayaran
yang masih berlaku ditangani secara benar?
______ Apakah liburan diwajibkan?

16. BIGG diselenggarakan oleh Internatonal City/County Management Association (ICMA)
dalam kemitraan dengan Departemen Keuangan RI dan Departemen Dalam Negeri
dan Otonomi Daerah RI dengan dukungan pendanaan dari United States Agency for
International Development. BIGG juga berkolaborasi erat dengan asosiasi pemerintah
daerah Indonesia pada tingkat Propinsi (APPSI), Kabupaten (APKASI) dan Kota
(APEKSI).
The BIGG Picture diterbitkan oleh BIGG sebagai cara untuk bertukar informasi, contoh
dan model dari pemerintahan yang baik dengan penekanan pada proses penyusunan
anggaran pemerintah daerah. The BIGG Picture akan berperan sebagai tempat berbagi
informasi tentang kegiatan dan praktek-praktek inovatif dari kota-kota dan kabupaten-
kabupaten yang berpartisipasi dalam Program BIGG.
The BIGG Picture menyambut baik semua artikel, foto dengan teks keterangannya,
surat pembaca dan pengumuman yang terkait dengan masalah manajemen keuangan,
penyusunan dan penerapan anggaran, pelayanan masyarakat dan partisipasi
masyarakat. Korespondensi dialamatkan ke:
The BIGG Picture,
Graha Iskandarsyah, Lantai 5,
Jl. Iskandarsyah Raya No. 66C, Kebayoran Baru,
Jakarta Selatan 12160.
Telepon: 62-21-723-4360;Fax: 62-21-720-6890;
Email: bigg@icma.or.id atau situs web
Homepage: www.bigg.or.id
Didukung oleh:
Tentang BIGG
The BIGG Picture
Komentar dan Kontribusi