Proposal pembuatan teknis sistem informasi HRM SDM Pegawai Pemerintahan

1. 1
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
Proposal Teknis SIMPEG DAERAH
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Desain Sistem Evaluasi Kinerja
Tugas UAS
ICT Human Resource Management
Eko Boedijanto, M.T
Oleh :
Yudha Yudhanto (13.52.0511)
Dimas Prasetyo Utomo (13.52.0507)
Andang Wijanarko (13.52.0487)
MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
2014

2. 2
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
DAFTAR ISI
PROPOSAL TEKNIS SIMPEG
1. PENDAHULUAN 3
2. SASARAN 4
3. LANDASAN TEORI 4
4. PERANCANGAN 5
5. DATABASE 14
6. USER INTERFACE 19

3. 3
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
PROPOSAL TEKNIS
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Yudha Yudhanto[1]
, Dimas Prasetyo Utomo[2]
, Andang Wijanarko[3]
MTI STIMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Sleman, Yogyakarta – Indonesia
E-mail : yyudhanto@yahoo.com[1]
, dimas_irm06@yahoo.com[2]
, andank.po@gmail.com [3]
SIMPEG atau Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sebuah aplikasi yang ditujukan
untuk melakukan pengelolaan data kepegawaian dengan rancangan yang user friendly sesuai
kebutuhan. Pengelolaan data Kepegawaian merupakan suatu proses vital dan strategis yang harus
diperhatikan dalam memenuhi kebutuhan akan informasi data pegawai yang cepat, tepat,
akuntabel, dan up to date. SIMPEG ini dapat menjadi solusi untuk dapat mewujudkan pengelolaan
data pegawai sehingga efisien dan efektif.
1. PENDAHULUAN
Sistem Informasi Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh
personalia yang ada karena pegawai merupakan asset penting penyelenggaraan system
pemerintahan yang perlu dikelolah dengan baik.
Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam
lingkup yang lebih besar, akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara
keseluruhan. Mengingat perlunya pengolahan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas
pengolahan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Menejemen Kepegawaian
merupakan salah satu prioritas.

4. 4
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
2. SASARAN
Kegiatan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan data Kepegawaian dengan rincian sebagai
berikut :
a) Meningkatkan efisiensi, efektifitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan
Kepegawaian.
b) Mempercepat penyeragaman dan pembentukan database Kepegawaian, menunjang
transparansi pengelolaan Kepegawaian.
c) Menunjang akuntabilitas kepada para rekanan yang bekerja sama maupun instansi terkait
dalam menyajikan informasi yang dapat menunjang tingkat pencapaian tujuan dan sasaran
yang telah ditetapkan dalam Renstra.
d) Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena program
yang ada didesain dengan memaksimalkan otomatisasi sistem.
e) Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang
dibutuhkan baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh
pihak eksternal.
f) Memudahkan dan mempercepat pencarian dan penampilan informasi di bidang pengelolaan
Kepegawaian, untuk kepentingan pengambilan keputusan.
3. LANDASAN TEORI
Landasan teori adalah sumber-sumber teori yang digunakan oleh peneliti sebagai landasan teoritis
dalam pengembangan aplikasi. Semua acuan yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan
pada teori yang didapat dan melalui penelitian yang dilakukan di lapangan dalam hal ini pada Dinas
BKD. Beberapa landasan teori yang di gunakan dalam penelitian ini akan dijelaskan pada
penjelasan berikut.
A. SIMPEG
Sistem informasi menejemen kepegawaian (Simpeg), merupakan sistem terpadu, yang
meliputi pendataan pegawai,pengolahan data prosedur, tata kerja, sumber daya manusia
dan teknologi komputer untuk menghasilkan sistem informasi yang cepat lengkap dan
akurat dalam rangka mendukung kegiatan administrasi pegawai. Simpeg juga merupakan
sebuah perangkat lunak yang membantu dalam mengorganisir data dalam proses akuisisi,
eksekusi hingga retrivasi data yang akan memudahkan dalam penyebaran, integrasi hingga
analisis bagi pengambilan keputusan bidang sumber daya manusia pada suatu instansi.

5. 5
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
Secara spesifik tujuan dari pengembangan suatu aplikasi Simpeg adalah untuk mendukung
integritas data,kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolahan sehingga dapat
mendukung kelancaran fungsi dalam bidang administrasi yang efektif dan efisien.
Fungsi utama dari simpeg itu sendiri antara lain untuk menunjang dan mempercepat proses
pengajuan promosi.
B. Perundang-undangan
Undang-Undang sebagai dasar beberapa kebijakan dalam sistem ini adalah :
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok Kepegawaian
- Kepmendagri NO.49/1985 tentang komputerisasi Aplikasi Kepegawaian di lingkungan
Depdagri dan Pemda
- Kep Mendagri NO.45/1992 Tentang pokok-Pokok Kebijaksanaan SIMDAGRI/SIMDA
- Kep Mendagri NO.140/1997 Tentang rencana induk pembangunan dan pengembangan
SIMDAGRI/SIMDA.
- Kep Mendagri NO.17/2000 TENTANG Sistem Informasi manajeman Kepegawaian
- Keputusan Kepala BKN NO.7 Tahun 2002Pegawai Negri Sipil (PUPNS)
- Kep Mendagri NO.7 Tahun 2005 Tentang Pedoman Penilaian Calon SEKDA Provinsi
dan Kab/Kota serta Eselon di lingkungsn Kab/kota
- UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)
4. PERANCANGAN
1) TAHAP PERTAMA : ANALISIS KEBUTUHAN
Analisis Kebutuhan merupakan tahap awal yang menjadi dasar pembuatan aplikasi sistem
informasi dimana developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang
diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Kelancaran proses
pembuatan software dan kelengkapan fitur software sangat tergantung pada hasil analisis ini.
Analisis di lakukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan langsung dengan proses bisnis pada
kantor Dinas XXX.
Analisis kebutuhan juga berupa analisis pada:
a) Data induk pegawai diantaranya yaitu lokasi kerja, identitas pegawai, pengalaman kerja,
pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), pengangkatan sebagai Pegawai
Negeri Sipil (PNS), pangkat terakhir, kenaikan gaji berkala, pendidikan terakhir, jabatan terakhir;
b) Data Riwayat yang berisi kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan umum, riwayat
pendidikan dan pelatihan dalam jabatan, riwayat keluarga, tanda jasa atau penghargaan data

6. 6
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
mutasi pegawai, riwayat penugasan, riwayat penilaian prestasi pegawai, riwayat hukuman dan
disiplin pegawai;
c) Data Mutasi Pegawai yang berisi tentang mutasi pengangkatan sebagai PNS, mutasi pangkat,
mutasi kenaikan gaji berkala, mutasi pendidikan, mutasi daftar penilaian prestasi pegawai,
mutasi hukuman dan disiplin pegawai, mutasi jabatan, mutasi tanda jasa atau penghargaan,
mutasi non aktif atau pemberhentian, mutasi pensiun, mutasi keluarga. Pada tahapan analisa ini
juga analisis akan di lakukan bagi administrator yang akan mengelolah seluruh data yang
terdapat pada lingkungan Kantor Dinas XXX.
Analisis juga dilakukan pada analisis kebutuhan fungsional. Dalam perancangan aplikasi ini
membutuhkan sebuah rancangan proses yang mendukung aplikasi. Aplikasi ini dirancang untuk
jangka waktu yang lama, karena itu dibutuhkan metode desain berorientasi objek untuk menyusun
rancangan aplikasi ini menjadi komponen komponen yang mudah dikebangkan dan dapat
digunakan ulang.
Oleh karena itu dalam proses awal perancangan aplikasi terdiri dari beberapa komponen antara
lain:
1. Terdapat 3 (tiga) aktor utama yang akan berinteraksi pada aplikasi ini yaitu Kepala Dinas
XXX, Pegawai XX, Administrator;
2. Terdapat beberapa proses dalam perancangan aplikasi, antara lain proses tambah data pada
aplikasi, proses penyimpanan data, proses pengolahan data, proses edit data, proses hapus
data;
3. Peran masing-masing aktor antara lain:
a) Administrator, adalah pengguna yang mempunya hak penuh dalam mengakses
aplikasi ini, sehingga diperlukan log in terlebih dahulu sebelum mendapatkan
fasilitas-fasilitas sebagai administrator. Seorang administrator bertanggung jawab
secara penuh pada system ini. Administrator dapat melakukan input data, edit data
serta hapus data pada aplikasi. Administrator, juga dapat melakukan pengelolahan
pada data user system, kelola pada data pegawai, kelola pangkat dan golongan
pegawai, jabatan pegawa, keloloa pengumuman, kelola data cuti pegawai dan
mengelola data mutasi kepegawaian;
b) Kepala dinas, adalah pengguna yang mempunyai hak dibawah administrator dalam
mengakses aplikasi ini. Kepala dinas memerlukan log in terlebih dahulu sebelum
mendapatkan layanan-layanan sebagai kepala dinas. Kepala Dinas juga dapat
melakukan inputan tetapi tidak dapat melakukan pengeditan data, dan Kepala Dinas
dapat pula melihat proses penilaian kinerjapegawai, melihat data pegawai, melihat
proses absensi, melihat proses pemberian cuti, melihat proses mutasi;
c) Pegawai, adalah pengguna yang memiliki hak dibawah Administrator dan Kepala
dinas. Pegawai memerlukan log in terlebih dahulu untuk mendapatkan akses ke
aplikasi ini. Pegawai hanya dapat melakukan proses perubahan user id dan nama,
melihat pangkat dan golongan, melihat jabatan, melihat data absen, melihat data

7. 7
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
riwayat cuti, melihat riwayat pekerjaan, melihat riwayat pendidikan dan pelatihan,
melihat data keluarga, melihat pengumuman yang di umumkan oleh Dinas XXX;
4. Masing-masing aktor terhubung ke setiap proses yang di kerjakan dan juga saling
terkoneksi dengan proses lain yang terhubung dengannya.
Analisis selanjutnya juga dilakukan pada analiss terhadap kebutuhan non fungsional. Beberapa
kebutuhan lainnya yang diperlukan dalam pengembangan system informasi kepegawaian adalah
adanya kebutuhan yang berkaitan dalam mendukung aplikasi. Analisa kebutuhan ini lebih
ditujuakan pada kebutuhan akan software dan hardware yang akan di gunakan dalam perancangan
aplikasi. Dalam perancangan aplikasi sistem informasi ini, software dan hardware yang akan
digunakan sangat mendukung dalam membangun system aplikasi ini. Daftar kebutuhan perangkat
lunak (software) dan perangkat keras (hardware) pada penelitian ini digunakan dalam percobaan
dalam merancang aplikasi sistem informasi pada Kantor Dinas XXX. Kebutuhan perangkat lunak
dan perangkat keras dapat dilihat dalam tabel 1(satu) dan tabel 2 (dua) berikut ini:
Kebutuhan Perangkat Keras
Kebutuhan Spesifikasi
Processor
RAM
Hardisk
Dual Core
1 GB
80 GB
Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan Spesifikasi
Web server
UML Designer
Tools View Designer
Tools Text Editor
Web Browser
XAMPP server
Visual Paradigm
Adobe Photoshop CS4
Netbeans
Mozila Firefox
2) TAHAP KEDUA : PERANCANGAN
Tahap selanjutnya adalah membuat perancangan yang berfokus pada penyajian
penyusunan proses data, aliran proses, dan hubungan antar data yang paling optimal untuk
menjalankan proses bisnis dan memenuhi kebutuhan sesuai dengan hasil analisis
kebutuhan.
Proses perancangan menggunakan diagram UML yang meliputi use case diagram, activity
diagram, sequence diagram.
2.1.USE CASE DIAGRAM
Dalam sebuah use case diagram mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dan
system. Seorang user melakukan login terlebih dahulu kedalam sistem. Pemilihan log in
akan menentukan hak akses dari seorang user. Terdapat 3 (tiga) hak akses yaitu: aktor
sebagai administrator, aktor sebagai kepala dinas, aktor sebagai pegawai kantor XXX.
Dapat dijelaskan seperti pada tampilan dibawah ini:

8. 8
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
Gbr. Use Case Diagram

9. 9
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
2.2 ACTIVITY DIAGRAM
Activity diagram adalah suatu proses yang menggambarkan aliran aktivitas didalam sistem baik
secara sequential maupun bercabang dan juga objek yang melakukan aktivitas maupun menerima
aktivitas. Activity diagram dari aktor administrator, aktor pegawai dan aktor sebagai kepala dinas
dapat dilihat pada gambar berikut ini:
2.2.1 Activity Diagram ; Administrator

10. 10
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
2.2.2. Activity Diagram : Pegawai 2.2.3. Activity Diagram : Kepala Dinas

11. 11
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
2.3. SEQUENCE DIAGRAM
Sequence diagram adalah diagram yang menunjukan aliran kerja secara terperinci dari aktifitas
diagram yang dilakukan sesuai dengan urutan waktu yang terjadi pertama kali dan kejadian yang
akan terjadi selanjutnya. Sequence diagraam terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi
horisontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan
skenario atau rangkaian langkah yang dilakukan sebagai tanggapan dari sebuah event untuk
menghasilkan output tertentu. Berikut adalah gambar dari sequence digram yang menunjukan
proses alir kerja pada sistem yang telah dirancang:

12. 12
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

13. 13
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

14. 14
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
5. DATABASE
Tabel yang dihasilkan sebanyak 11 yakni :
1. Administrator
2. Kadinas
3. Pegawai
4. Absensi
5. Jabatan
6. Keluarga
7. Cuti
8. Kepangkatan
9. Pekerjaan
10. Penilaian
11. Halaman
Detailnya Tabel adalah sebagai berikut :
1. TABEL ADMINISTRATOR
Field Type
idaministrator Int (2)
Nama Varchar (50)
Jabatan Varchar (20)
password Varchar (20)
2. TABEL KADINAS
Field Type
idkadinas Int (2)
Nama Varchar (50)
Jabatan Varchar (50)
password Varchar (32)
3. TABEL PEGAWAI
Field Type
idpegawai Int (6)
nama_lengkap Varchar (50)
tmp_lahir Varchar (30)

15. 15
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
tgl_lahir date
jenkel enum
agama enum
stts_kawin enum
jml_anak Int (2)
pendidikan enum
almt_jalan Varchar (100)
almt_rtrw varchar (10)
almt_kelurahan Varchar (30)
almt_kecamatan Varchar (30)
almt_kabkota Varchar (30)
telp Varchar (15)
nip_lama Varchar (9)
nip_baru Varchar (18)
tmt_masuk date
tmt_pns date
stts_pegawai enum
ikatan_pegawai enum
idpagol Varchar (2)
jabatan Enum
unit_kerja Varchar (50)
usernamae Varchar (20)
Password Varchar(20)
4. TABEL ABSENSI PEGAWAI
Field Type
Idabsensi Int (5)
idpegawai text
tgl_absensi date
absen enum
keterangan Vachar (50)
5. TABEL JABATAN PEGAWAI
Field Type
idjabatan Int (5)
idpegawai Varchar (6)
Jabatan Enum

16. 16
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
tmt_jabatan Date
tgl_sk Date
no_sk Varchar (30)
6. TABEL KELUARGA PEGAWAI
Field Type
idkeluarga Int (5)
idpegawai Varchar (6)
nama_lengkap Varchar (50)
tmp_lahir Varchar (30)
tgl_lahir Date
pendidikan enum
status enum
7. TABEL CUTI PEGAWAI
Field Type
idcuti Int (5)
idpegawai Varchar (6)
alasan Varchar (50)
tgl_mulai Date
tgl_selesai Date
alamat_kontak Varchar (100)
tlp_kontak Varchar (15)
8. TABEL KEPANGKATAN PEGAWAI
Field Type
idkepangkatan Int (5)
idpegawai Varchar (6)
idpagol Varchar (2)
tmt_pagol Date
tgl_sk Date
no_sk varchar(30)

17. 17
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
9. TABEL PEKERJAAN PEGAWAI
Field Type
idpekerjaan Int (5)
idpegawai Varchar (6)
tgs_pekerjaan Varchar (50)
tgs_pegawai Date
tmt_pekerjaan Date
tgl_sk Date
no_sk Varchar (30)
10. TABEL PENILAIAN PEGAWAI
Field Type
idpenilaian Int (5)
idpegawai varchar (6)
tahun varchar(4)
unsur_kesetiaan varchar(2)
unsur_prestasi varchar (2)
unsur_tanggungjwb varchar (2)
unsur_ketaatan varchar (2)
unsur_kejujuran varchar (2)
unsur_kerjasama varchar (2)
unsur_prakarsa varchar (2)
unsur_kepemimpinan int (2)
11. TABEL HALAMAN
Field Type
idhalaman int (1)
home text
berita_terbaru text
visi_misi text
tupoksi text
kontak_kami text

18. 18
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

19. 19
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
6. USER INTERFACE
Aplikasi yang dirancang merupakan aplikasi yang bersifat web-based. Berikut adalah rancangan
tampilan antarmukanya :
1. TAMPILAN HOMEPAGE/UTAMA

20. 20
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
2. TAMPILAN HALAMAN UTAMA PROFIL
3. TAMPILAN HALAMAN UTAMA PEGAWAI

21. 21
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
4. TAMPILAN HALAMAN LOGIN
5. TAMPILAN HALAMAN AKUN ADMINISTRATOR

22. 22
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
6. TAMPILAN HALAMAN DAFTAR PEGAWAI ADMINISTRATOR
7. TAMPILAN HALAMAN TAMBAH DATA PEGAWAI ADMINISTRATOR

23. 23
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
8. TAMPILAN HALAMAN AKUN KEPALA DINAS

24. 24
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
9. TAMPILAN HALAMAN DAFTAR PEGAWAI PADA AKUN KADINAS
10. TAMPILAN HALAMAN AKUN PEGAWAI

25. 25
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
11. TAMPILAN HALAMAN PERSONALISASI AKUN PEGAWAI