Masalah merupakan situasi yang tidak diinginkan yang dapat disebabkan oleh perbedaan antara harapan dengan kenyataan. Untuk mengatasi masalah diperlukan analisis sebab akibat dan pendekatan sistemik untuk mengidentifikasi akar permasalahan. Model pemecahan masalah secara sistematis meliputi definisi masalah, analisis sebab, identifikasi solusi, pemilihan solusi terbaik, perencanaan tindakan, dan evaluasi.

1. Analisis Masalah
Lukmanulhakim Almamalik
Lukmanulhakim Almamalik 2011 1

2. Masalah selalu ada dalam kehidupan kita.
Perlu "mata yang terlatih" untuk
menemukannya karena masalah bersifat
abstrak/kabur/tersamar.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 2

3. Apa Itu MaSaLaH?
 Suatu kesukaran atau kesulitan yang dirasakan,
 Suatu situasi yang tidak diinginkan/kacau/
cenderung merugikan,
 Penyebab kemerosotan
 Suatu perbedaan atau kesenjangan “gap” antara :
– yang SEHARUSNYA dengan yang TERJADI,
– yang DIPERLUKAN dengan yang TERSEDIA,
– HARAPAN (yang diinginkan) dengan KENYATAAN
(keadaan sekarang)
 Suatu Pengaduan
 Persaingan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 3

4. REAKSI MENGHADAPI PERMASALAHAN
Bagaimana reaksi yang akan kita
lakukan ketika kita dihadapkan pada
suatu permasalahan atau situasi baru?
Pendekatan yang kita pilih didasarkan
atas pengalaman dan pengetahuan
yang telah kita miliki sebelumnya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 4

5. PENDEKATAN PEMECAHAN PERMASALAHAN
 Pertama, kita akan membagi-bagi permasalahan tersebut menjadi
bagian-bagian kecil, untuk kemudian bagian-bagian tersebut kita
pelajari. Hal ini dilakukan dengan harapan bahwa kita akan
mendapatkan pemahaman terhadap bagian-bagian tersebut.
Selanjutnya dengan memahami bagian-bagian tersebut maka kita
akan memperoleh pemahaman terhadap keseluruhan permasalahan.
“analisis”.
 Kedua, kita cenderung mempunyai asumsi bahwa peristiwa-peristiwa
yang ada di luar permasalahan atau peristiwa-peristiwa eksternal
adalah penyebab terjadinya permasalahan, atau dengan kata lain kita
selalu mencari ”kambing hitam”.
 Ketiga, kita mencoba menjelaskan suatu permasalahan hanya
dengan memperlihatkan bagaimana sekumpulan peristiwa
menyebabkan peristiwa lainnya atau cara pandang yang berorientasi
pada peristiwa atau cara pandang “peristiwa menyebabkan
peristiwa”.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 5

6. PENDEKATAN PEMECAHAN PERMASALAHAN
 Ketiga pendekatan dapat digunakan, akan tetapi ketiganya
tidak akan cukup atau bahkan berbahaya untuk
menyelesaikan beberapa permasalahan lain, terutama
permasalahan-permasalahan yang kompleks dan dinamis,
seperti permasalahan lingkungan atau permasalahan
manajerial di dalam organisasi atau perusahaan.
 DIBUTUHKAN SUATU CARA
PANDANG BARU DALAM BERPIKIR
DAN BERTINDAK.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 6

7. Model Pemecahan Masalah
Enam Langkah
1. Definisikan masalah
2. Analisis sebab-sebab potensial
3. Identifikasi solusi yang
memungkinkan
4. Pilih solusi terbaik
5. Susun rencana tindakan
6. Implementasikan solusi dan
evaluasi perkembangan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 7

8. 1. Definisikan masalah
Tuliskan:
 pernyataan secara ringkas
mengenai masalah yang ada
 keadaan yang diinginkan setelah
masalah tersebut dipecahkan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 8

9. Contoh Definisi Masalah
Pernyataan Masalah
Indeks Kepuasan Pelanggan turun dari 89 menjadi 81 dalam
12 bulan terakhir.
Keadaan yang diinginkan
Indeks Kepuasan Pelanggan paling tidak akan menjadi 86
enam bulan dari sekarang (sampai akhir triwulan keempat
199X) dan tidak akan turun lagi sesudah itu.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 9

10. Mengapa perlu mendefinisikan masalah?
Orang akan mempunyai persepsi yang
berbeda-beda mengenai apa yang
sedang mereka kerjakan.
Akibatnya mereka mungkin mengajukan
gagasan yang berbeda sekali mengenai
cara memecahkan masalah
Lukmanulhakim Almamalik 2011 10

11. Dalam mendefinisikan masalah,
pikirkan pertanyaan berikut :
 Apakah masalah dinyatakan
secara objektif?
 Apakah masalah dibatasi
cakupannya?
 Apakah setiap orang yang terlibat
mempunyai pemahaman yang
sama terhadap permasalahan?
Lukmanulhakim Almamalik 2011 11

12. 2. Analisis sebab-sebab potensial
 Identifikasi sebab-sebab potensial
 Bisa menggunakan metoda sebab-akibat
(diagram tulang ikan) dan brainstorming.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 12

13. Contoh Digram Tulang Ikan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 13

14.  Brainstorming/Curah Gagasan/Curah Ide
Merupakan diskusi kreatif yang khas di
mana orang membangun satu sama lain
untuk menghasilkan gambaran
menyeluruh atas situasinya. Sumbang
saran harus terpimpin dan terkelola
secara efektif untuk menjaga pembicaraan
yang terarah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 14

15. 2. Analisis sebab-sebab potensial
 Tentukansebab-sebab yang
paling memungkinkan
 Gunakanperangkat semacam
Bagan Pareto
Lukmanulhakim Almamalik 2011 15

16. Contoh kasus : penurunan kepuasan pelanggan
Penyebab pelanggan Jumlah pelanggan yang Persentase
tidak puas tidak puas
1 35 0.35
2 30 0.30
3 18 0.18
4 4 0.04
5 2 0.02
6 1 0.01
7 3 0.03
8 2 0.02
9 3 0.03
10 2 0.02
Total 100 100
Lukmanulhakim Almamalik 2011 16

17. Contoh kasus : penurunan kepuasan pelanggan
Penyebab Jumlah pelanggan Persentase Kumulatif
pelanggan tidak yang tidak puas
puas
1 35 0.35 0.35
2 30 0.30 0.65
3 18 0.18 0.83
4 4 0.04 0.87
9 3 0.03 0.90
7 3 0.03 0.93
5 2 0.02 0.95
10 2 0.02 0.97
8 2 0.02 0.99
6 1 0.01 1.00
Total 100 100
Lukmanulhakim Almamalik 2011 17

18. Lukmanulhakim Almamalik 2011 18

19. KAIDAH PARETO
80/20
“80 % dari akibat (dampak pada munculnya
masalah) biasanya dapat didistribusikan
kepada 20 % penyebab.”
Lukmanulhakim Almamalik 2011 19

20. Kesimpulan dari contoh kasus
Penyebab pelanggan tidak puas yang harus
segera ditangani dengan segera adalah
penyebab 1, penyebab 2, dan penyebab 3
karena ketiga penyebab tersebut
menyebabkan sekitar 80 % pelanggan tidak
puas dari total pelanggan yang tidak puas.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 20

21. 2. Analisis sebab-sebab potensial
 Identifikasi akar penyebab yang
sesungguhnya
 Bisa menggunakan analisis “mengapa”
secara berulang-ulang.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 21

22. Lukmanulhakim Almamalik 2011 22

23. 3. Identifikasi kemungkinan solusi
 Tanpa mengevaluasi efektivitas,
buatlah daftar panjang solusi yang
memungkinkan dari masalah itu
(BERPIKIR KREATIF), kemudian
persempit daftar tersebut sampai
tercapai sejumlah kecil solusi
potensial (BERPIKIR ANALITIK)
 Metoda yang digunakan
“brainstorming”
Lukmanulhakim Almamalik 2011 23

24. 4. Pilih Solusi Terbaik
 Evaluasilah solusi yang memungkinkan
dengan memeringkat masing-masing dengan tiga
sampai enam kriteria. Pilihlah yang terbaik
dari kumpulan solusi tersebut!
 Metoda yang digunakan “formulir
pemeringkatan kriteria”
Lukmanulhakim Almamalik 2011 24

25. Formulir pemeringkatan kriteria
Solusi Nilai Nilai Nilai Total Nilai
Kriteria 1 Kriteria 2 Kriteria 3
Solusi 1
Solusi 2
Solusi 3
Lukmanulhakim Almamalik 2011 25

26. Saran dalam penilaian
 Gunakan bobot untuk setiap kriteria
 Gunakan skala penilaian yang dideskripsikan
dengan jelas.
Misalnya :
Nilai 1 jika ..…………………
Nilai 2 jika …………………..
Lukmanulhakim Almamalik 2011 26

27. 5. Susun Rencana Tindakan
Tuliskan rincian rencana
yang memuat tahap-tahap
tindakan, orang yang
bertanggung jawab,
tanggal mulai/berakhir,
perkiraan waktu yang
dibutuhkan, dan biaya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 27

28. Lukmanulhakim Almamalik 2011 28

29. 6. Implementasikan Solusi dan Evaluasi
Perkembangan
 Kumpulkan data sesuai
dengan Rencana Tindakan
 Implementasikan rencana
kemungkinan
 Evaluasi hasil-hasilnya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 29

30. Gunung Es Terapung atau Kaidah 80/20
 Tidak peduli berapa besar kelihatannya ujung sebuah gunung es,
80% daripadanya terletak di permukaan air.
Gejala
Masalah
sesungguhnya
 Gunung es tersebut sama halnya dengan masalah. Tak peduli
betapa serius atau berat tampaknya pertama kali menjumpai
masalah, itu hanyalah gejala dari kesulitan yang mendasar atau
masalah yang sebenarnya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 30

31. Konsep “Ice Berg” dalam melihat masalah
Lukmanulhakim Almamalik 2011 31

32. Akar dan Gejala Masalah
Akar Masalah ≠ Gejala
Upayakan memecahkan akar masalah, bukan memecahkan
gejala yang ditimbulkan dari suatu masalah
Lukmanulhakim Almamalik 2011 32

33. BAGAIMANA MEMBEDAKAN AKAR
MASALAH DAN GEJALA?
 AKAR MASALAH = faktor penyebab utama
yang menyebabkan munculnya berbagai gejala.
 GEJALA = kondisi yang menunjukkan adanya
masalah (ada faktor lain yang menyebabkan
kemunculannya)
k
Lukmanulhakim Almamalik 2011 33

34. Pengenalan Systems Thinking
 Dalam pengertian yang sangat sederhana, Kim (1999)
menyatakan bahwa systems thinking merupakan suatu cara
pandang dan pembicaraan tentang realitas hidup. Cara ini
membantu manusia untuk memahami dan bekerja lebih baik
dengan sistem guna mempengaruhi kualitas hidup. Berbeda
dengan cara pandang tradisional yang bersifat reduksionis,
analitik, yang telah dikenal sebelumnya, systems thinking
memberikan suatu cara pandang tentang bekerjanya dunia
secara menyeluruh.
 Systems thinking merupakan suatu cara membantu orang
untuk memandang dunia, termasuk organisasinya dari
perspektif yang luas melibatkan struktur-struktur, pola-pola
dan peristiwa-peristiwa daripada hanya melihat peristiwa-
peristiwanya saja
Lukmanulhakim Almamalik 2011 34

35. Lukmanulhakim Almamalik 2011 35

36.  Systems thinking dapat dikatakan sebagai disiplin yang
muncul untuk memahami situasi yang kompleks dan
perubahan. Kompleksitas inilah yang mendasari sistem
bisnis, sistem ekonomi, sistem ilmu pengetahuan dan sosial
pada saat ini.
 Systems thinking memandang organisasi sebagai
keseluruhan dan fokusnya pada kesalingbergantungan dan
keterkaitan antar berbagai departemen, fungsi, dan divisi dan
bagaimana mereka berpengaruh pada masing-masing dan
keseluruhan organisasi.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 36

37.  Sudarsono (2003) menyatakan bahwa paling
tidak ada dua cara yang dapat dilakukan untuk
memahami systems thinking.
 Pertama dengan memahaminya sebagai
salah satu disiplin belajar,
 Kedua dengan memahaminya sebagai
konsepsi, sosok pengetahuan dan alat
berpikir.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 37

38. Systems thinking sebagai disiplin belajar
 Cara memahami systems thinking sebagai disiplin belajar dapat
dilakukan dengan mencoba untuk memahami konsep
pembelajaran dan organisasi pembelajaran.
 Terdapat tiga proses pembelajaran yang harus dilakukan secara
bersamaan secara terus-menerus, yaitu (Raka, 2000; Sudarsono,
2003):
l Proses untuk selalu mempelajari, memahami, menghayati dan
melaksanakan paradigma baru (learning how to learn),
l Proses untuk selalu mengevaluasi, mengendapkan dan
meninggalkan paradigma yang ternyata sudah tidak sesuai
dengan tantangan terkini (learning how to unlearn), dan
l Proses untuk selalu menggali, menemukan, dan
mendayagunakan kearifan lama yang ternyata memberikan
kontribusi untuk pemecahan problem saat ini (learning how to
relearn)
Lukmanulhakim Almamalik 2011 38

39. Potensi ketidakberdayaan belajar
 Ada potensi ketidakberdayaan belajar yang dapat
menghinggapi setiap individu, sekelompok orang dan
organisasi yang dapat menghambat proses pembelajaran.
Dan ini dikenal dengan istilah resistance to change, atau
disability to learn.
 Senge (1990) mengidentifikasi tujuh ketidakmampuan belajar
yang berkaitan dengan kesalahan untuk berpikir secara
sistematik, yaitu: 1) saya dalam posisi saya, 2) musuh ada di
luar sana, 3) perumpamaan kodok rebus, 4) bayangan
pengalaman belajar, 5) ilusi mengambil tanggung jawab, 6)
Fiksasi/Pendapat atas peristiwa, dan 7) mitos manajemen
tim.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 39

40. Systems thinking sebagai konsepsi, sosok
pengetahuan dan alat berpikir
 Cara memahami systems thinking sebagai konsepsi, sosok
pengetahuan dan alat berpikir diawali dengan melakukan
pergeseran cara berpikir atau perubahan pola pikir yang
merupakan esensi dari systems thinking.
 Untuk dapat melakukan hal tersebut tentu saja harus belajar,
seperti belajar untuk melihat hubungan sebab-akibat searah
ke hubungan saling keterkaitan, belajar untuk melihat potret-
potret sesaat ke adanya proses perubahan, melihat bagian-
bagian pada keseluruhan, melihat analisis ke konteks,
melihat objek ke hubungan, melihat hirarki ke jejaring,
melihat struktur ke proses
Lukmanulhakim Almamalik 2011 40

41. Systems thinking sebagai konsepsi, sosok
pengetahuan dan alat berpikir
 Langkah selanjutnya adalah dengan:
 memahami fenomena hubungan kausal yang
menggambarkan realitas suatu sistem,
 konsep umpan balik yang menggambarkan interaksi
dinamis antar variabel yang diamati, baik saling
memperkuat atau menyeimbangkan.
 Selanjutnya konsep diagram simpal kausal dapat digunakan
sebagai perangkat yang dapat membantu dalam melakukan
strukturisasi dan konseptualisasi berbagai permasalahan
yang dihadapi.
 Sedangkan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih
mendalam tentang perilaku sistem, pemodelan yang
dibantu dengan simulasi komputer, salah satunya adalah
system dynamics dapat digunakan.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 41

42. LAUNDRY LIST THINKING
’Apa yang mempengaruhi Populasi Penduduk ?’
Kita cenderung untuk menjawabnya dengan memunculkan daftar sejumlah
faktor. Kita juga cenderung untuk memberikan bobot pada masing-masing
faktor dari daftar tersebut, mulai dari faktor yang paling dominan sampai
yang sangat tidak dominan.
Ketersediaan
Lapangan Pekerjaan
Harga/sewa rumah
Ketersediaan rumah
Kejahatan Populasi
Kualitas Sekolah
Kualitas udara/air
Pendapatan/Upah
Biaya-biaya
Lukmanulhakim Almamalik 2011 42

43. LAUNDRY LIST THINKING VS. SYSTEMS THINKING
’Apa yang mempengaruhi Populasi Penduduk ?’
Kepadatan
Upah dan Biaya
Rate Kelahiran Populasi
Bersih
Ketersediaan Migrasi
Kualitas
Lapangan Pekerjaan masuk/keluar
udara/air Ketersediaan
Wirausahawan Pekerja rumah
Harga/sewa rumah Kejahatan
Ketersediaan rumah Sampah dan
emisi
Kejahatan Ketersediaan
Populasi
Lapangan Pekerjaan
Kualitas Sekolah Bisnis
Kualitas udara/air
Area Pekerjaan Investasi
Pendapatan/Upah
Pemerintah
Bisnis
Biaya-biaya Perumahan
Perumahan
Fraksi
perumahan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 43

44. Beberapa Teknik Untuk Analisis Masalah
 Brainstorming/Curah Gagasan/Curah Ide
Merupakan diskusi kreatif yang khas di mana orang
membangun satu sama lain untuk menghasilkan gambaran
menyeluruh atas situasinya. Sumbang saran harus terpimpin
dan terkelola secara efektif untuk menjaga pembicaraan
yang terarah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 44

45. Diagram Alir atau Flowchart
Ambil Panci
Membuat Kopi Manis
Isi panci dengan air
PAM
Ambil Menyalakan Jerangkan panci di Tunggu hingga air
korek api kompor atas kompor mendidih
Ambil Ambil tempat Ambil tempat
Ambil sendok
cangkir/gelas gula kopi
Ambil 3 sendok Ambil 2 sendok
kopi gula
Masukkan ke dalam
cangkir /gelas
Tuangkan air mendidih
ke dalam cangkir /gelas
Aduk dengan
sendok
KOPI MANIS
Lukmanulhakim Almamalik 2011 45

46. Diagram Tulang Ikan
 Diagram yang digunakan untuk mencari semua unsur
penyebab yang diduga dapat menimbulkan masalah, diagram
ini disebut juga diagram tulang ikan, di mana:
 kepala menggambarkan akibat/ permasalahan
 tulang-tulang dan cabang-cabang menggambarkan
penyebab-penyebab terjadinya masalah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 46

47.  Diagram Sebab Akibat
Lingkungan
Manusia Metoda
Pernyataan
Masalah
Pengukuran
Material Mesin
Lukmanulhakim Almamalik 2011 47

48. Lukmanulhakim Almamalik 2011 48

49. DIAGRAM SIMPAL KAUSAL
Diagram Simpal Kausal Sektor Energi Listrik
Pembangunan
Pembangkit s
Listrik mengacu
s pada Kebutuhan
Energi Listrik Rasio
Kebutuhan
Rata-rata Listrik thd
s Pembangunan s B3 Energi Listrik
Pembangkit Listrik
R1
o
Pembangunan
Pembangkit mengacu
s
pada Ketersediaan
B2 Energi o
Sumber Energi Listrik
Listrik
B1
o Kerusakan
Sumber s Pembangkit
Energi Listrik s
Energi
yang
Digunakan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 49