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Benvenuti nell'Era del Digitale
BENVENUTO NELLA NUOVA PA DIGITALE : UNA SFIDA CHE NON POSSIAMO PERDERE
E io cosa faccio o cosa sono ?
Autore
Formatore
Responsabile della Conservazione
Consulente
Digital and Information Manager
Chief Digital Officer
CEO Seen Solution Srl
Attraverso il mio Blog www.nicolasavino.com cerco di divulgare le tematiche della
conservazione digitale e fatturazione elettronica.
Chi sono e cosa faccio nella vita
Nicola Savino
La differenza tra un cliente ed un partner è che il primo è quello che ti
paga, il secondo è quello che diventa dopo averti pagato
QUESTIONE DEI ABITUDINE
EPPURE L’ESIGENZA E’ OVVIA
IL FUTURO E’ FIGLIO DEL NOSTRO PASSATO
ANCHE PERCHE’
RICORDATI CHE NELL’INFORMATICA C’E’ L’UOMO CATTIVO
Perchè c'è una spinta propulsiva verso la
digitalizzazione da parte di tutti I governi
mondiali, sopratutto l'Italia!
Perchè ci sono nuovi strumenti digitali ,
quali : l'uso della PEC, del LUL elettronico,
CAD, atto pubblico notarile informatico,
fatturazione elettronica verso e tra le PA,
albo pretorio on-line, certificato medico on-
line, ricetta medica digitale e tanti altri in
arrivo.
Perchè dobbiamo fare i “conti” con la
Fatturazione Elettronica in ambito PA.
Perchè dobbiamo necessariamente
conservare tutte le informazioni digitali che
“viaggiano per il mondo”.
Perchè nel nostro lavoro abbiamo più
documenti elettronici che carta!
Perchè si RISPARMIA!
NON E’ CERTO UN’INVENZIONE ITALIANA
Oppure ad esempio sulla pec
Qualsiasi
documento
informatico...
Anche un
Tracciato Record
Anche un
Database
Anche una Email
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL
CONSIGLIO DEI MINISTRI 13
novembre 2014 Regole tecniche in
materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione
temporale dei documenti
informatici nonche' di formazione
e conservazione dei documenti
informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi degli
articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40,
comma 1, 41, e 71, comma 1, del
Codice dell'amministrazione
digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005.
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle
regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e
l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile*. L'utilizzo del dispositivo di
firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.
Articolo 21 comma 2 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, così come modificato dal decreto legislativo 30
dicembre 2010, n. 235
Ai documenti informatici possiamo dargli il valore probatorio che
decidiamo di dargli e il bello che ognuno ha il suo valore!
*Articolo 2702 del codice civileEfficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di
falso , della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne
riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta
COME DIAVOLO NASCE UN DOCUMENTO INFORMATICO
«1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma
scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto
conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed
immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21.»;
lConcetti relativi al doc informatico
Una parte del nuovo CAD è dedicata alle
complesse definizioni concernenti le copie e i
duplicati:
copia informatica di documento analogico: il
documento informatico avente contenuto
identico a quello del documento analogico da
cui è tratto;
Es: copia di un atto scritto a mano in un file .doc
di word
copia per immagine su supporto informatico di
documento analogico: il documento
informatico avente contenuto e forma identici
a quelli del documento analogico da cui è
tratto;
Es: Una scansione di un documento
16
copia informatica di documento informatico:
il documento informatico avente contenuto
identico a quello del documento da cui è tratto su
supporto informatico con diversa sequenza di
valori binari;
Es: Un documento word ed un documento pdf con
lo stesso contenuto
duplicato informatico: il documento informatico
ottenuto mediante la memorizzazione, sullo
stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della
medesima sequenza di valori binari del
documento originario;
Es: Due documenti in formato .doc identici
lConcetti relativi al doc informatico (2)
17
Anche perché con EIDAS
IL PRINCIPIO DI NON DISCRIMINAZIONE DEI DOCUMENTI E DELLE FIRME
ELETTRONICHE SANCITO DAL REGOLAMENTO EIDAS: LA VERA PORTATA
INNOVATIVA DI TALI NORME
(commento a sentenza del Tribunale di Milano n. 11402/2016 del 18/10/2016,
rel. Consolandi)
Le regole tecniche…mappa
Il documento
informatico
E’ formato in
accordo
Alle regole tecniche del DPCM
13 novembre 2014
Alle regole tecniche del DPCM 3
dicembre 2013
.
E’ gestito, tenuto
e conservato in
accordo
regole tecniche del DPCM 21
marzo 2013 (stabilisce quali
doc non vanno in conservazione
sostitutiva
Alle regole tecniche del DPCM
13 novembre 2014
Se ci sono degli originali cartacei
questi vanno mantenuti se fanno
parte dell’elenco delle
19
Il ciclo di vita di un doc informatico (fonte: linee
guida AGID conservazione)
20
FLUSSO SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Sistema di conservazione
1. In attuazione di quanto previsto
dall'art. 44, comma 1, del Codice, il
sistema di conservazione assicura,
dalla presa in carico dal produttore
di cui all'art. 6 fino all'eventuale
scarto, la conservazione, tramite
l'adozione di regole, procedure e
tecnologie, dei seguenti oggetti in
esso conservati, garantendone le
caratteristiche di autenticita',
integrita', affidabilita', leggibilita',
reperibilita': …
Art. 3 del DECRETO DEL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3
dicembre 2013 - Regole tecniche in
materia di sistema di conservazione
Il Manager giusto che governa
i processi di digitalizzazione e
che deve dimostrare
Competenze ed Esperienze !
Il Mitico Responsabile della Conservazione !
a)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita' alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste dal manuale di conservazione;
d)genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti
dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del sistema di conservazione;
Questa Figura è Fondamentale. Ha da fare diverse cose tra cui le
Mansioni dell'Art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013...ma non solo!
g)al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare
tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per
ripristinare la corretta funzionalita'; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
h)provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico,
secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i)adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;
j)assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso
l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al
medesimo attribuite;
E CONTINUANO...........
Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Savino Solution Nicola
COME VIENE NOMINATO UN RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE ?
Il RdC deve essere necessariamente nominato all’interno della PA e/o azienda, avente specifiche
competenze in materia di processi di dematerializzazione/o conservazione dei documenti analogici /
digitali.
In base all’ art. 12. Sicurezza del sistema di conservazione
1. Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile
della sicurezza e, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, anche con il responsabile dell’ufficio
di cui all’art. 17 del Codice, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il
piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli
articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui
all’allegato B del medesimo decreto, nonché in coerenza con quanto previsto dagli articoli 50 - bis e 51
del Codice e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Le suddette misure sono
descritte nel manuale di conservazione di cui all’art. 8. 2. I soggetti privati appartenenti ad
organizzazioni che già adottano particolari regole di settore per la sicurezza dei sistemi informativi
adeguano il sistema di conservazione a tali regole. Gli altri soggetti possono adottare quale modello di
riferimento le regole di sicurezza indicate dagli articoli 50 -bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida
emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale.
Ai sensi dell’art. 6 co 6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo
svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed
esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il
contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. 7. La
conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all’art. 5,
mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione
predisposto dal responsabile della stessa. 8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione
assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei
dati personali.
NOMINA ESTERNA DEL RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE
CONTRATTO DI OUTSOURCING
Ovvero un contratto con cui un'impresa affida ad un soggetto
terzo o comunque esterno l'incarico di svolgere un processo
produttivo o un servizio che prima svolgeva i proprio.
Chi eventualmente nomina un responsabile
di Conservazione esterno, naturalmente,
non è esonerato dalla responsabilità in
eligendo e vigilando
E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
NELLE PA E’ IN ATTO UNA GRANDE RIVOLUZIONE DIGITALE
…Se pensi che le PA dall’11 Ottobre 2015
dovranno conservare giornalmente il registro di
protocollo
…Se pensi che le PEC sono documenti informatici e
vanno conservate e protocollate
…Se pensi che dal 12 Agosto 2016…NON CI SARA’
PIU’ UN PEZZO DI CARTA NELLE PA!
LA TUA REAZIONE
D.P.C.M. 3 DICEMBRE 2013
Con il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 con riferimento alle <<Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi
degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo
n. 82 del 2005, vengono indicati gli ambiti di applicazione, le definizioni e l’adeguamento organizzativo e
funzionale delle pubbliche amministrazioni. In particolar modo all’ Art. 3. rubricato «Adeguamento
organizzativo e funzionale», il legislatore ha definito quanto segue:
1. Le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice, nell’ambito del proprio ordinamento,
provvedono a: a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi
dell’art. 50 del testo unico; b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai
sensi dell’art. 50 del Testo unico, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi
di vacanza, assenza o impedimento del primo; c) nominare eventualmente, nell’ambito delle
amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un
suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; d) adottare il manuale di gestione
di cui all’art. 5, su proposta del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del
coordinatore della gestione documentale;
e) definire, su indicazione del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del
coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche
finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di
telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico.
COSA E’ UNA AOO?
Secondo l’Agenda per l’Italia Digitale si definisce AOO un insieme di unità
organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e
coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali.
In particolare, all’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione
informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro
generale di protocollo.
E’ definita, infatti, una AOO come un insieme di uffici che per ogni singola
tipologia di attività e di funzione, presenta una vera e propria esigenza di
gestione coordinata e organica della documentazione, avendo al suo interno
una protocollazione informatica dei documenti, documenti che si riverberano
in un unico registro generale di protocollo.
Definite le AOO come, ripetesi, un insieme di unità organizzative
dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi
servizi di gestione dei flussi documentali, va evidenziato che nel caso in cui vi siano
più AOO, ogn’una di esse dovrà avere una numerazione separata e progressiva del
proprio registro di protocollo.
Per unità organizzativa s’intende, infatti, una qualunque entità per la quale debba
essere attivata la gestione documentale.
Nel caso di una Pubblica Amministrazione, la AOO , è una struttura basata su due
livelli che, nel caso di una P.A., assume il significato di Area Organizzativa
Omogenea (1° livello) e Ufficio (2° livello opzionale).
COME IDENTIFICARE LE AOO
COSA E’ UNA AOO?
Fonte : E-book di Alfonso Pisani Il_Protocollo_Informatico_E_La_Conservazione
DEFINIZIONE DI PROTOCOLLO INFORMATICO
Si definisce protocollo informatico come «l’insieme delle risorse di calcolo , degli apparati, delle reti
di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico
per la gestione elettronica dei flussi documentali.
L’interpretazione di tale definizioni va letta congiuntamente a quanto disposto dal testo unico DPR
445/200, in quanto ogni sistema di protocollo informatico che si intende adottare o realizzare deve
ottemperare a specifiche indicazioni ivi riportate.
RESPONSABILE DI GESTIONE DOCUMENTALE
In base all’art. 6 co. 3 D.P.C.M. 3 dicembre 2013, è definito responsabile della gestione
documentale come “il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi che
assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema
di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione”.
Ovvero è colui il quale risponde della fase di produzione del documento informatico,
espressamente nominato come soggetto interno alla PA, inteso come quel soggetto funzionario
e/o dirigente che abbia apposite competenze sia tecniche, archivistiche e di processo.
COMIPITI DEL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto decreto. 2. Il
coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di
trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed
archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai
sensi dell’art. 50, comma 4, del testo unico.
QUALI DOCUMENTI SONO PROTOCOLLABILI?
Nel comma 5 dell’art. 53 della legge 445/2000 viene esplicitato che, sono oggetto di
registrazione obbligatoria, i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i
documenti informatici.
Ciò, infatti, che è obbligatorio e quindi oggetto di registrazione – protocollazione è la
caratteristica che un documento sia un vero e proprio “documento informatico”, ovvero la
rappresentazione informatica di dati, atti o fatti giuridicamente rilevanti ai sensi dell’art. 1
d.lgs. 82/2005 o probabilmente inteso , secondo il Regolamento 2014/910 come,
«qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o
registrazione sonora, visiva o audiovisiva».
Differentemente non sono soggetti a protocollazione e quindi esclusi dalla normativa
vigente : le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le
note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori
interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni.
Per ogni registrazione di protocollo dovrà essere calcolata e memorizzata l’impronta in
SHA256 del documento oggetto di registrazione e i dati relativi alla segnatura di protocollo
di un documento trasmesso da un’area organizzativa omogenea sono associati al
documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche
dell’Extensible Markup Language (XML).
QUALI SONO I REQUISITI MINIMI DI SICUREZZA DEGLI ARCHIVI ELETTRONICI
Le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l'accesso e la
conservazione dei documenti informatici vengono espressamente indicati all’Allegato B del
D.lgs. 196/2003.
II piano di sicurezza, infatti, garantisce che i documenti e le informazioni contenute nel Manuale
di Gestione Documentale e trattate dalle AOO sono disponibili, integre e riservate, in quanto i
dati personali, comuni sensibili e/o giudiziari vengono custoditi e quindi trattati in modo da
ridurre al minimo i rischi eventuali di distruzione o perdita anche accidentale, il tutto con
l’adozione di misure minime di sicurezza di cui agli articolo 33-36 del Codice Privacy.
I metadati sono dati che descrivono caratteristiche e proprietà di un documento e
sono distinti dal documento stesso, anche se sono inseriti nello stesso file.
Quando si è parlato di registro di protocollo abbiamo avuto :
1. Identificativo univoco e persistente
2. Data di chiusura (data di creazione del registro)
3. Soggetto produttore (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale;
qualora il registro è generato automaticamente dal sistema informatico, il nome dell’operatore
può essere sostituito dall’indicazione della denominazione di tale sistema)
4. Soggetto produttore 2 (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale)
5. Destinatario (Nome, Cognome, Codice fiscale se disponibile)
6. Impronta del documento informatico
7. Codice identificativo dell'amministrazione (codice IPA)
8. Denominazione dell’amministrazione
9. Codice identificativo dell'area organizzativa omogenea
10. Responsabile (Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta
del protocollo informatico - Nome, Cognome, Codice fiscale)
11. Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. “Registro giornaliero di protocollo”, “Registro
giornaliero delle modifiche di protocollo”, ecc.)
12. Codice identificativo del registro
13. Numero progressivo del registro
14. Anno
15. Numero della prima registrazione effettuata sul registro
16. Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro
17. Data della prima registrazione effettuata sul registro
18. Data dell’ultima registrazione effettuata sul registro.
METADATI
SEGNATURA DI PROTOCOLLO
Si ha una corretta gestione documentale informatica quando la segnatura è una
operazione che avviene contemporaneamente alla registrazione di protocollo.
Secondo l’Agenda per l’Italia Digitale la segnatura di protocollo è «l’apposizione o
l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle
informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura consente di individuare
ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: -
progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’art. 57 del DPR 28 dicembre
2000 n. 445 (Testo Unico ) – l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o
dell’AOO individuata ai sensi dell’art. 50 co.4 del TU.»
La segnatura, infatti, nel protocollo informatico , si applica sia ai documenti in entrata che
in uscita e le informazioni vengono salvate in linguaggio XML.
COME CONSERVARE IL LOG DI PROTOCOLLO
Il termine log viene utilizzato solitamente per indicare la registrazione sequenziale e cronologica delle
operazioni effettuate da un utente, man mano che vengono eseguite dal sistema o applicazione.
Tale log di protocollo può essere conservato riportando ad esempio le attività qui riportate :
 Operazioni cliente con CODICE FISCALE;
 Operazioni sul sistema di protocollo;
 Caricamento dei registri;
 Richiesta di stato ;
 Ricerca della cartella;
 Upload dei documenti ;
 Collegamento dei documenti;
 Verifica dello stato di un documento ;
 Creazione dell’Indice;
 Creazione della segnatura;
 Creazione dei Tipi e dei Metadati;
 Operazioni di Login e Logout
 Etc…... Di protocollo
COME PROTOCOLLARE UNA PEC
La PEC è un vero e proprio documento informatico ed è ormai noto che la stessa è
utilizzata per la trasmissione di messaggi e documenti informatici.
Nel caso di trasmissione di messaggi i gestori della PEC generano un messaggio di
accettazione, ovvero nella veridicità dell’invio del messaggio da parte del mittente , e un
messaggio di consegna, che consiste nella percezione effettiva del messaggio consegnato
nella posta elettronica del destinatario da quest’ultimo dichiarato, avente data e ora
opponibile a terzi. Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo, non solo di istituire almeno
una casella PEC per ciascun registro di protocollo (CAD – art. 47, co. 3 lett. A) ma anche di
utilizzare la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i
soggetti interessati che ne facciano richiesta e che abbiano preventivamente dichiarato il
loro indirizzo di PEC (CAD. art 6). Ai sensi dell’art. 40 – bis c. 1 (CAD), è previsto l’obbligo
della protocollazione della PEC per : le comunicazione che pervengono o sono inviate
attraverso la casella di PEC istituzionale e gli altri eventuali indirizzi di posta elettronica
dichiarati all’indie degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche ; - i messaggi ricevuti o
trasmessi attraverso l’indirizzo di PEC pubblicato sul sito istituzionale dell’amministrazione
per accogliere le richieste dei cittadini; - i documenti scambiati tra le pubbliche per posta
elettronica; - le istante e le dichiarazione presentate per via telematica.
COME SI FA ? BASTA PROTOCOLLARE LA PEC RICEVTA DI CONSEGNA CHE HA
GIA’ TUTTO QUELLO CHE SERVE COMPRESA LA FIRMA ELETTRONICA.
COME PROTOCOLLARE UNA PEC
COME CONSERVARE UN REGISTRO DI PROTOCOLLO
Ai sensi dell’art. 7 co 5 Il registro giornaliero di protocollo
è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al
sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità
del contenuto.
La conservazione di un registro di protocollo è
quell’attività che può essere svolta o all’interno di un
struttura organizzativa di un soggetto produttore o
affidando tale servizio a soggetti esterni quali creditori
accreditati pubblici o privati , secondo quanto disposto
dall’art. 44 – bis , co. 1 del CAD.
Sostanzialmente, Aziende e Amministrazioni dello Stato,
Enti pubblici, società partecipate da Enti Pubblici o con
prevalente capitale pubblico, sono tenuti a trasmettere in
conservazione a norma il registro di protocollo informatico
entro, ripetesi, il giorno successivo alla sua formazione.
COME CONSERVARE UN REGISTRO DI PROTOCOLLO
Fonte : E-book di Alfonso Pisani Il_Protocollo_Informatico_E_La_Conservazione
ESEMPIO DI SEGNATURA
<Protocols_Metadata>
<Header>
<Data>2016-01-27</Data>
<CodicePA>5AKR7Y</CodicePA>
<CodiceAOO>000001-COMUNE DI TRAVACO' SICCOMARIO - ISTITUZIONE IL NOVELLO</CodiceAOO>
</Header>
<Protocolli>
<Protocollo>
<NumeroProtocollo>00000025/00</NumeroProtocollo>
<Mittente>COMUNE di </Mittente>
<Destinatario>PINCO PALLINO</Destinatario>
<Oggetto>Comunicazione ricovero </Oggetto>
<ImprontaSHA256>3A244339D99ED121DC21BDDE50026DA26F0FD933B1362F7CCF0395E315308F19</ImprontaSHA256>
<Allegati></Allegati>
</Protocollo>
<Protocollo>
<NumeroProtocollo>00000024/00</NumeroProtocollo>
<Mittente>COMUNE di </Mittente>
<Destinatario>BANCA D'ITALIA-</Destinatario>
<Oggetto>Movimenti mese di dicembre 2015</Oggetto>
<ImprontaSHA256>870449385973EFB680592508B70D5148EE85D26F4A18C4477FC827143CBB21BB</ImprontaSHA256>
<Allegati></Allegati>
</Protocollo>
<Protocollo>
<NumeroProtocollo>00000023/00</NumeroProtocollo>
<Mittente>COMUNE di </Mittente>
<Destinatario>COMPONENTI CDA ISTITUZIONE-</Destinatario>
<Oggetto>Convocazione Consiglio di Amministrazione</Oggetto>
<ImprontaSHA256>0DE45AFF01D3140E6A3ACF5ABF3AD1C21A32FA68D78B1A24811A84EED40BC57C</ImprontaSHA256>
<Allegati></Allegati>
</Protocollo>
</Protocolli>
</Protocols_Metadata>
Cos’è un sistema di conservazione che
digitalizza i processi
• Per rispondere a questa domanda e farti capire perché è più
importante dematerializzare un processo che un documento, ti faccio
questi esempi pratici tratti dalle nostre case study :
• Moreq2
• Dematerializzazione di un Processo Clinico-Sanitario
• Dematerializzazione nel settore dei Rifiuti Speciali
• Le 7 regole di Digitalizzazione dei Processi
Ing. Nicola Savino -
WWW.NICOLASAVINO.COM
• Modello Europeo per i Sistemi che Gestiscono Record
• Requisiti, Metodologie e Processi
• Metadati e Contenuti
• Record = Dati di tipo diverso che identificano un oggetto che abbia un
senso composto da campi non omogenei
Ing. Nicola Savino -
WWW.NICOLASAVINO.COM
Ing. Nicola Savino -
WWW.NICOLASAVINO.COM
Le 7 Regole per Digitalizzare a Norma i
Processi di Business
1) I Modelli Organizzativi
2) Reigegnerizzazione
3) Piano di Sicurezza
4) Monitoraggio e Feedback
5) Tipologie e Funzioni Aziendali
6) Organigramma
7) Compliance Digitale
Ing. Nicola Savino -
WWW.NICOLASAVINO.COM
Acquisizione da Supporto,
Scanner o Altro Elaborazione
Elettronica
Documento
Informatico
Gestione Elettronica Documentale
Sistema di Conservazione
Sorgente : DocumentoAnalogico
Firma Digitale , Qualificata,Avanzata
Redazione Tramite
Software Elaborazione
Elettronica
Documento
Informatico
Firma Digitale o Qualificata o Avanzata
EDI
Sistema di Controllo di Gestione
Validazione Temporle
PEC Ricevuta Completa
Records Management
Database/ERP/SAP/etcc
Documento già
Informatico in Emissione
o in Produzione
Corretta
Archiviazione
Consultazione
Documentale
Generazione di un Fascicolo
DocumentoArchiviato e Sicuro
DocumentoArchiviato ed Univoco
Metadati sufficienti e obbligatori
Transazioni e Versioni
Indicizzazione
Eventuale Timbro Digitale
Documento Analogico
Corretta
Archiviazione
Consultazione
Documentale
Generazione di un Fascicolo
DocumentoArchiviato e Sicuro
Firma Digitale o EDI o SCG
DocumentoArchiviato ed Univoco
Metadati sufficienti e obbligatori
Transazioni e Versioni
Indicizzazione
Eventuale Timbro Digitale
QUELLO CHE CONTA ALLA FIN DEI CONTI E’ LA CULTURA E…
Fonte :
SMARTechnology. Crm &
Digital Innovation per
creare valore in azienda
Matteo Quagini
L’istruzione e la formazione sono le armi più potenti che si possono utilizzare per
cambiare il mondo” –
Nelson Mandela
Il mondo della Digitalizzazione è talmente vasto che queste slide sono solo il punto di
partenza, quindi non stare a perdere tempo, inizia a Digitalizzare la Tua Azienda, ORA!
Ing. Nicola Savino
Digital and Information Manager
Digital Preservation Officer
www.nicolasavino.com
info@nicolasavino.com
[Vuoi scoprire come Digitalizzare a Norma senza
incorrere in salate sanzioni?]
Scopri le 7 Regole della Conservazione Digitale
Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
senza problemi e senza paura!
Vai su :
WWW.FORZADIGITALE.IT

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Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Savino Solution Nicola

  • 1. Benvenuti nell'Era del Digitale BENVENUTO NELLA NUOVA PA DIGITALE : UNA SFIDA CHE NON POSSIAMO PERDERE
  • 2. E io cosa faccio o cosa sono ? Autore Formatore Responsabile della Conservazione Consulente Digital and Information Manager Chief Digital Officer CEO Seen Solution Srl Attraverso il mio Blog www.nicolasavino.com cerco di divulgare le tematiche della conservazione digitale e fatturazione elettronica. Chi sono e cosa faccio nella vita Nicola Savino
  • 3. La differenza tra un cliente ed un partner è che il primo è quello che ti paga, il secondo è quello che diventa dopo averti pagato
  • 6. IL FUTURO E’ FIGLIO DEL NOSTRO PASSATO
  • 8. RICORDATI CHE NELL’INFORMATICA C’E’ L’UOMO CATTIVO
  • 9. Perchè c'è una spinta propulsiva verso la digitalizzazione da parte di tutti I governi mondiali, sopratutto l'Italia! Perchè ci sono nuovi strumenti digitali , quali : l'uso della PEC, del LUL elettronico, CAD, atto pubblico notarile informatico, fatturazione elettronica verso e tra le PA, albo pretorio on-line, certificato medico on- line, ricetta medica digitale e tanti altri in arrivo. Perchè dobbiamo fare i “conti” con la Fatturazione Elettronica in ambito PA. Perchè dobbiamo necessariamente conservare tutte le informazioni digitali che “viaggiano per il mondo”. Perchè nel nostro lavoro abbiamo più documenti elettronici che carta! Perchè si RISPARMIA!
  • 10. NON E’ CERTO UN’INVENZIONE ITALIANA
  • 11. Oppure ad esempio sulla pec
  • 12. Qualsiasi documento informatico... Anche un Tracciato Record Anche un Database Anche una Email DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
  • 13. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile*. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Articolo 21 comma 2 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, così come modificato dal decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 Ai documenti informatici possiamo dargli il valore probatorio che decidiamo di dargli e il bello che ognuno ha il suo valore! *Articolo 2702 del codice civileEfficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso , della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta
  • 14. COME DIAVOLO NASCE UN DOCUMENTO INFORMATICO
  • 15. «1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21.»;
  • 16. lConcetti relativi al doc informatico Una parte del nuovo CAD è dedicata alle complesse definizioni concernenti le copie e i duplicati: copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto; Es: copia di un atto scritto a mano in un file .doc di word copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto; Es: Una scansione di un documento 16
  • 17. copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari; Es: Un documento word ed un documento pdf con lo stesso contenuto duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario; Es: Due documenti in formato .doc identici lConcetti relativi al doc informatico (2) 17
  • 18. Anche perché con EIDAS IL PRINCIPIO DI NON DISCRIMINAZIONE DEI DOCUMENTI E DELLE FIRME ELETTRONICHE SANCITO DAL REGOLAMENTO EIDAS: LA VERA PORTATA INNOVATIVA DI TALI NORME (commento a sentenza del Tribunale di Milano n. 11402/2016 del 18/10/2016, rel. Consolandi)
  • 19. Le regole tecniche…mappa Il documento informatico E’ formato in accordo Alle regole tecniche del DPCM 13 novembre 2014 Alle regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013 . E’ gestito, tenuto e conservato in accordo regole tecniche del DPCM 21 marzo 2013 (stabilisce quali doc non vanno in conservazione sostitutiva Alle regole tecniche del DPCM 13 novembre 2014 Se ci sono degli originali cartacei questi vanno mantenuti se fanno parte dell’elenco delle 19
  • 20. Il ciclo di vita di un doc informatico (fonte: linee guida AGID conservazione) 20
  • 21. FLUSSO SISTEMA DI CONSERVAZIONE
  • 22. Sistema di conservazione 1. In attuazione di quanto previsto dall'art. 44, comma 1, del Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all'art. 6 fino all'eventuale scarto, la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita', reperibilita': … Art. 3 del DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
  • 23. Il Manager giusto che governa i processi di digitalizzazione e che deve dimostrare Competenze ed Esperienze ! Il Mitico Responsabile della Conservazione !
  • 24. a)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita' alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste dal manuale di conservazione; d)genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del sistema di conservazione; Questa Figura è Fondamentale. Ha da fare diverse cose tra cui le Mansioni dell'Art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013...ma non solo! g)al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalita'; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati; h)provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i)adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12; j)assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al medesimo attribuite; E CONTINUANO...........
  • 26. COME VIENE NOMINATO UN RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE ? Il RdC deve essere necessariamente nominato all’interno della PA e/o azienda, avente specifiche competenze in materia di processi di dematerializzazione/o conservazione dei documenti analogici / digitali. In base all’ art. 12. Sicurezza del sistema di conservazione 1. Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, anche con il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del medesimo decreto, nonché in coerenza con quanto previsto dagli articoli 50 - bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Le suddette misure sono descritte nel manuale di conservazione di cui all’art. 8. 2. I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che già adottano particolari regole di settore per la sicurezza dei sistemi informativi adeguano il sistema di conservazione a tali regole. Gli altri soggetti possono adottare quale modello di riferimento le regole di sicurezza indicate dagli articoli 50 -bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale.
  • 27. Ai sensi dell’art. 6 co 6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. 7. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all’art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. 8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali. NOMINA ESTERNA DEL RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE
  • 28. CONTRATTO DI OUTSOURCING Ovvero un contratto con cui un'impresa affida ad un soggetto terzo o comunque esterno l'incarico di svolgere un processo produttivo o un servizio che prima svolgeva i proprio. Chi eventualmente nomina un responsabile di Conservazione esterno, naturalmente, non è esonerato dalla responsabilità in eligendo e vigilando
  • 29. E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
  • 30. E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
  • 31. E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
  • 32. E CI SONO ANCHE NUOVI OBBLIGHI
  • 33. NELLE PA E’ IN ATTO UNA GRANDE RIVOLUZIONE DIGITALE …Se pensi che le PA dall’11 Ottobre 2015 dovranno conservare giornalmente il registro di protocollo …Se pensi che le PEC sono documenti informatici e vanno conservate e protocollate …Se pensi che dal 12 Agosto 2016…NON CI SARA’ PIU’ UN PEZZO DI CARTA NELLE PA!
  • 35. D.P.C.M. 3 DICEMBRE 2013 Con il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 con riferimento alle <<Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, vengono indicati gli ambiti di applicazione, le definizioni e l’adeguamento organizzativo e funzionale delle pubbliche amministrazioni. In particolar modo all’ Art. 3. rubricato «Adeguamento organizzativo e funzionale», il legislatore ha definito quanto segue: 1. Le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice, nell’ambito del proprio ordinamento, provvedono a: a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell’art. 50 del testo unico; b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 50 del Testo unico, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; c) nominare eventualmente, nell’ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; d) adottare il manuale di gestione di cui all’art. 5, su proposta del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale; e) definire, su indicazione del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico.
  • 36. COSA E’ UNA AOO? Secondo l’Agenda per l’Italia Digitale si definisce AOO un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare, all’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo. E’ definita, infatti, una AOO come un insieme di uffici che per ogni singola tipologia di attività e di funzione, presenta una vera e propria esigenza di gestione coordinata e organica della documentazione, avendo al suo interno una protocollazione informatica dei documenti, documenti che si riverberano in un unico registro generale di protocollo.
  • 37. Definite le AOO come, ripetesi, un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali, va evidenziato che nel caso in cui vi siano più AOO, ogn’una di esse dovrà avere una numerazione separata e progressiva del proprio registro di protocollo. Per unità organizzativa s’intende, infatti, una qualunque entità per la quale debba essere attivata la gestione documentale. Nel caso di una Pubblica Amministrazione, la AOO , è una struttura basata su due livelli che, nel caso di una P.A., assume il significato di Area Organizzativa Omogenea (1° livello) e Ufficio (2° livello opzionale). COME IDENTIFICARE LE AOO
  • 38. COSA E’ UNA AOO? Fonte : E-book di Alfonso Pisani Il_Protocollo_Informatico_E_La_Conservazione
  • 39. DEFINIZIONE DI PROTOCOLLO INFORMATICO Si definisce protocollo informatico come «l’insieme delle risorse di calcolo , degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. L’interpretazione di tale definizioni va letta congiuntamente a quanto disposto dal testo unico DPR 445/200, in quanto ogni sistema di protocollo informatico che si intende adottare o realizzare deve ottemperare a specifiche indicazioni ivi riportate.
  • 40. RESPONSABILE DI GESTIONE DOCUMENTALE In base all’art. 6 co. 3 D.P.C.M. 3 dicembre 2013, è definito responsabile della gestione documentale come “il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi che assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione”. Ovvero è colui il quale risponde della fase di produzione del documento informatico, espressamente nominato come soggetto interno alla PA, inteso come quel soggetto funzionario e/o dirigente che abbia apposite competenze sia tecniche, archivistiche e di processo.
  • 41. COMIPITI DEL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto decreto. 2. Il coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell’art. 50, comma 4, del testo unico.
  • 42. QUALI DOCUMENTI SONO PROTOCOLLABILI? Nel comma 5 dell’art. 53 della legge 445/2000 viene esplicitato che, sono oggetto di registrazione obbligatoria, i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ciò, infatti, che è obbligatorio e quindi oggetto di registrazione – protocollazione è la caratteristica che un documento sia un vero e proprio “documento informatico”, ovvero la rappresentazione informatica di dati, atti o fatti giuridicamente rilevanti ai sensi dell’art. 1 d.lgs. 82/2005 o probabilmente inteso , secondo il Regolamento 2014/910 come, «qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva». Differentemente non sono soggetti a protocollazione e quindi esclusi dalla normativa vigente : le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni. Per ogni registrazione di protocollo dovrà essere calcolata e memorizzata l’impronta in SHA256 del documento oggetto di registrazione e i dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da un’area organizzativa omogenea sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML).
  • 43. QUALI SONO I REQUISITI MINIMI DI SICUREZZA DEGLI ARCHIVI ELETTRONICI Le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l'accesso e la conservazione dei documenti informatici vengono espressamente indicati all’Allegato B del D.lgs. 196/2003. II piano di sicurezza, infatti, garantisce che i documenti e le informazioni contenute nel Manuale di Gestione Documentale e trattate dalle AOO sono disponibili, integre e riservate, in quanto i dati personali, comuni sensibili e/o giudiziari vengono custoditi e quindi trattati in modo da ridurre al minimo i rischi eventuali di distruzione o perdita anche accidentale, il tutto con l’adozione di misure minime di sicurezza di cui agli articolo 33-36 del Codice Privacy.
  • 44. I metadati sono dati che descrivono caratteristiche e proprietà di un documento e sono distinti dal documento stesso, anche se sono inseriti nello stesso file. Quando si è parlato di registro di protocollo abbiamo avuto : 1. Identificativo univoco e persistente 2. Data di chiusura (data di creazione del registro) 3. Soggetto produttore (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale; qualora il registro è generato automaticamente dal sistema informatico, il nome dell’operatore può essere sostituito dall’indicazione della denominazione di tale sistema) 4. Soggetto produttore 2 (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale) 5. Destinatario (Nome, Cognome, Codice fiscale se disponibile) 6. Impronta del documento informatico 7. Codice identificativo dell'amministrazione (codice IPA) 8. Denominazione dell’amministrazione 9. Codice identificativo dell'area organizzativa omogenea 10. Responsabile (Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico - Nome, Cognome, Codice fiscale) 11. Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. “Registro giornaliero di protocollo”, “Registro giornaliero delle modifiche di protocollo”, ecc.) 12. Codice identificativo del registro 13. Numero progressivo del registro 14. Anno 15. Numero della prima registrazione effettuata sul registro 16. Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro 17. Data della prima registrazione effettuata sul registro 18. Data dell’ultima registrazione effettuata sul registro. METADATI
  • 45. SEGNATURA DI PROTOCOLLO Si ha una corretta gestione documentale informatica quando la segnatura è una operazione che avviene contemporaneamente alla registrazione di protocollo. Secondo l’Agenda per l’Italia Digitale la segnatura di protocollo è «l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: - progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’art. 57 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445 (Testo Unico ) – l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’AOO individuata ai sensi dell’art. 50 co.4 del TU.» La segnatura, infatti, nel protocollo informatico , si applica sia ai documenti in entrata che in uscita e le informazioni vengono salvate in linguaggio XML.
  • 46. COME CONSERVARE IL LOG DI PROTOCOLLO Il termine log viene utilizzato solitamente per indicare la registrazione sequenziale e cronologica delle operazioni effettuate da un utente, man mano che vengono eseguite dal sistema o applicazione. Tale log di protocollo può essere conservato riportando ad esempio le attività qui riportate :  Operazioni cliente con CODICE FISCALE;  Operazioni sul sistema di protocollo;  Caricamento dei registri;  Richiesta di stato ;  Ricerca della cartella;  Upload dei documenti ;  Collegamento dei documenti;  Verifica dello stato di un documento ;  Creazione dell’Indice;  Creazione della segnatura;  Creazione dei Tipi e dei Metadati;  Operazioni di Login e Logout  Etc…... Di protocollo
  • 47. COME PROTOCOLLARE UNA PEC La PEC è un vero e proprio documento informatico ed è ormai noto che la stessa è utilizzata per la trasmissione di messaggi e documenti informatici. Nel caso di trasmissione di messaggi i gestori della PEC generano un messaggio di accettazione, ovvero nella veridicità dell’invio del messaggio da parte del mittente , e un messaggio di consegna, che consiste nella percezione effettiva del messaggio consegnato nella posta elettronica del destinatario da quest’ultimo dichiarato, avente data e ora opponibile a terzi. Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo, non solo di istituire almeno una casella PEC per ciascun registro di protocollo (CAD – art. 47, co. 3 lett. A) ma anche di utilizzare la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne facciano richiesta e che abbiano preventivamente dichiarato il loro indirizzo di PEC (CAD. art 6). Ai sensi dell’art. 40 – bis c. 1 (CAD), è previsto l’obbligo della protocollazione della PEC per : le comunicazione che pervengono o sono inviate attraverso la casella di PEC istituzionale e gli altri eventuali indirizzi di posta elettronica dichiarati all’indie degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche ; - i messaggi ricevuti o trasmessi attraverso l’indirizzo di PEC pubblicato sul sito istituzionale dell’amministrazione per accogliere le richieste dei cittadini; - i documenti scambiati tra le pubbliche per posta elettronica; - le istante e le dichiarazione presentate per via telematica. COME SI FA ? BASTA PROTOCOLLARE LA PEC RICEVTA DI CONSEGNA CHE HA GIA’ TUTTO QUELLO CHE SERVE COMPRESA LA FIRMA ELETTRONICA.
  • 49. COME CONSERVARE UN REGISTRO DI PROTOCOLLO Ai sensi dell’art. 7 co 5 Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto. La conservazione di un registro di protocollo è quell’attività che può essere svolta o all’interno di un struttura organizzativa di un soggetto produttore o affidando tale servizio a soggetti esterni quali creditori accreditati pubblici o privati , secondo quanto disposto dall’art. 44 – bis , co. 1 del CAD. Sostanzialmente, Aziende e Amministrazioni dello Stato, Enti pubblici, società partecipate da Enti Pubblici o con prevalente capitale pubblico, sono tenuti a trasmettere in conservazione a norma il registro di protocollo informatico entro, ripetesi, il giorno successivo alla sua formazione.
  • 50. COME CONSERVARE UN REGISTRO DI PROTOCOLLO Fonte : E-book di Alfonso Pisani Il_Protocollo_Informatico_E_La_Conservazione
  • 51. ESEMPIO DI SEGNATURA <Protocols_Metadata> <Header> <Data>2016-01-27</Data> <CodicePA>5AKR7Y</CodicePA> <CodiceAOO>000001-COMUNE DI TRAVACO' SICCOMARIO - ISTITUZIONE IL NOVELLO</CodiceAOO> </Header> <Protocolli> <Protocollo> <NumeroProtocollo>00000025/00</NumeroProtocollo> <Mittente>COMUNE di </Mittente> <Destinatario>PINCO PALLINO</Destinatario> <Oggetto>Comunicazione ricovero </Oggetto> <ImprontaSHA256>3A244339D99ED121DC21BDDE50026DA26F0FD933B1362F7CCF0395E315308F19</ImprontaSHA256> <Allegati></Allegati> </Protocollo> <Protocollo> <NumeroProtocollo>00000024/00</NumeroProtocollo> <Mittente>COMUNE di </Mittente> <Destinatario>BANCA D'ITALIA-</Destinatario> <Oggetto>Movimenti mese di dicembre 2015</Oggetto> <ImprontaSHA256>870449385973EFB680592508B70D5148EE85D26F4A18C4477FC827143CBB21BB</ImprontaSHA256> <Allegati></Allegati> </Protocollo> <Protocollo> <NumeroProtocollo>00000023/00</NumeroProtocollo> <Mittente>COMUNE di </Mittente> <Destinatario>COMPONENTI CDA ISTITUZIONE-</Destinatario> <Oggetto>Convocazione Consiglio di Amministrazione</Oggetto> <ImprontaSHA256>0DE45AFF01D3140E6A3ACF5ABF3AD1C21A32FA68D78B1A24811A84EED40BC57C</ImprontaSHA256> <Allegati></Allegati> </Protocollo> </Protocolli> </Protocols_Metadata>
  • 52. Cos’è un sistema di conservazione che digitalizza i processi • Per rispondere a questa domanda e farti capire perché è più importante dematerializzare un processo che un documento, ti faccio questi esempi pratici tratti dalle nostre case study : • Moreq2 • Dematerializzazione di un Processo Clinico-Sanitario • Dematerializzazione nel settore dei Rifiuti Speciali • Le 7 regole di Digitalizzazione dei Processi Ing. Nicola Savino - WWW.NICOLASAVINO.COM
  • 53. • Modello Europeo per i Sistemi che Gestiscono Record • Requisiti, Metodologie e Processi • Metadati e Contenuti • Record = Dati di tipo diverso che identificano un oggetto che abbia un senso composto da campi non omogenei Ing. Nicola Savino - WWW.NICOLASAVINO.COM
  • 54. Ing. Nicola Savino - WWW.NICOLASAVINO.COM
  • 55. Le 7 Regole per Digitalizzare a Norma i Processi di Business 1) I Modelli Organizzativi 2) Reigegnerizzazione 3) Piano di Sicurezza 4) Monitoraggio e Feedback 5) Tipologie e Funzioni Aziendali 6) Organigramma 7) Compliance Digitale Ing. Nicola Savino - WWW.NICOLASAVINO.COM
  • 56. Acquisizione da Supporto, Scanner o Altro Elaborazione Elettronica Documento Informatico Gestione Elettronica Documentale Sistema di Conservazione Sorgente : DocumentoAnalogico Firma Digitale , Qualificata,Avanzata
  • 57. Redazione Tramite Software Elaborazione Elettronica Documento Informatico Firma Digitale o Qualificata o Avanzata EDI Sistema di Controllo di Gestione Validazione Temporle PEC Ricevuta Completa Records Management Database/ERP/SAP/etcc
  • 58. Documento già Informatico in Emissione o in Produzione Corretta Archiviazione Consultazione Documentale Generazione di un Fascicolo DocumentoArchiviato e Sicuro DocumentoArchiviato ed Univoco Metadati sufficienti e obbligatori Transazioni e Versioni Indicizzazione Eventuale Timbro Digitale
  • 59. Documento Analogico Corretta Archiviazione Consultazione Documentale Generazione di un Fascicolo DocumentoArchiviato e Sicuro Firma Digitale o EDI o SCG DocumentoArchiviato ed Univoco Metadati sufficienti e obbligatori Transazioni e Versioni Indicizzazione Eventuale Timbro Digitale
  • 60. QUELLO CHE CONTA ALLA FIN DEI CONTI E’ LA CULTURA E… Fonte : SMARTechnology. Crm & Digital Innovation per creare valore in azienda Matteo Quagini
  • 61. L’istruzione e la formazione sono le armi più potenti che si possono utilizzare per cambiare il mondo” – Nelson Mandela Il mondo della Digitalizzazione è talmente vasto che queste slide sono solo il punto di partenza, quindi non stare a perdere tempo, inizia a Digitalizzare la Tua Azienda, ORA! Ing. Nicola Savino Digital and Information Manager Digital Preservation Officer www.nicolasavino.com info@nicolasavino.com [Vuoi scoprire come Digitalizzare a Norma senza incorrere in salate sanzioni?] Scopri le 7 Regole della Conservazione Digitale Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione senza problemi e senza paura! Vai su : WWW.FORZADIGITALE.IT