Workshop ANORC presso SMAU Milano 2016 a cura di Elena Lisi

1. La conservazione affidabile
dei documenti informatici
per garantire i diritti di
cittadini e imprese
Associazioni ANORC e ANORC Professioni
Dott.ssa Elena Lisi

2. ANORC
ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione
digitale dei documenti) è un’associazione senza scopo di lucro che dal 2007 mette in
comunicazione e canalizza le conoscenze e i bisogni di aziende, enti pubblici,
professionisti ed esperti che operano con diversi ruoli nella Dematerializzazione e
Conservazione digitale.
L’associazione si fa quindi portavoce delle esigenze di chi si occupa della gestione
elettronica dei documenti, affinché questo processo - che è alla base di qualunque
progetto efficace di innovazione - sia gestito correttamente e in sicurezza e garantisca
ai nuovi archivi fatti di bit durata e immutabilità nel tempo.
Con quasi 400 soci e 22 sedi territoriali, entrambe cifre in costante crescita,
ANORC agisce su molteplici fronti e su gran parte del territorio nazionale,
promuovendo la creazione di gruppi di studio tematici sulla legislazione vigente,
sostenendo un confronto costante e attivo con le istituzioni centrali competenti,
promuovendo attività di ricerca e organizzando percorsi formativi professionalizzanti
destinati agli operatori del settore.

3. ANORC
Un mercato del lavoro in trasformazione costante, come quello odierno, necessita di
un adeguamento normativo e di nuovi processi che sappiano tutelare tutte le nuove
attività e professioni, combinando le competenze già note con le nuove esigenze di
mercato e con l’inarrestabile innovazione tecnologica.
In particolare la digitalizzazione dei documenti è ormai considerata alla stregua di
una rivoluzione industriale, la cui portata ha inevitabilmente investito enti pubblici e
privati.
I benefici di una gestione digitale dei documenti sono molteplici: riduzione dei
costi, maggiore efficienza nei processi aziendali, liberazione di spazio utile e
maggiore tutela ambientale.
I benefici non restano limitati ai processi interni di amministrazioni e aziende, ma
coinvolgono anche i loro reciproci rapporti e la relazione con cittadini e utenti.

4. ANORC Professioni
ANORC Professioni, associazione professionale, indipendente e senza scopo
di lucro, è nata con l'obiettivo di dare regolamentazione e riconoscimento
ai Professionisti della digitalizzazione documentale e della privacy, figure ormai
necessarie in ogni moderna organizzazione, sia pubblica che privata.
La domanda di competenze digitali nei prossimi anni continuerà infatti ad
aumentare, rappresentando la vera sfida per la modernizzazione del Paese,
ecco perché queste Professioni vanno sostenute e tutelate.

5. ANORC Professioni
ANORC Professioni attribuisce riconoscimento a questi Professionisti e alle
loro competenze attraverso l'iscrizione a un elenco nazionale, in ottemperanza a
quanto stabilito dalla Legge del 14 gennaio 2013 n. 4 sulle professioni non
organizzate in Ordini o Collegi.
La serietà e concretezza dell'attività associativa è testimoniata dall'inserimento di
ANORC Professioni nell'elenco delle associazioni professionali tenuto dal
Ministero dello Sviluppo Economico, nella sezione dedicata alle Associazioni che
rilasciano l'attestato di qualità dei servizi. Per poter essere incluse nell'elenco
del MISE le associazioni devono superare una verifica sulle loro procedure e
devono rispondere a precisi requisiti.

6. Di che cosa parliamo?
DI PROCEDURE, PROCESSI E SISTEMI

7. PROGRESSIVO ABBANDONO DELLA CARTA E IL «DIGITAL FIRST»
LE PAROLE CHIAVE:
semplificazione, razionalizzazione, efficienza
Strategie tecnologiche
• Adozione di strumenti hardware e software per la formazione dei
documenti nativi digitali (sequenze di bit)
• Riproduzione e leggibilità del contenuto attraverso formati idonei
• Fissare le sequenza di simboli binari su un supporto (produrre copie di
backup)
Obiettivi
• Riduzione di tempi e costi connessi agli oneri burocratici, snellimento
delle attività, per un’amministrazione rapida ed economica in grado di
fornire servizi di qualità
• Agevolazione della prassi archivistica, reperimento rapido di
informazioni, dati e documenti, controllo degli accessi, tracciamento delle
operazioni

8. DIGITALIZZAZIONE, DEMATERIALIZZAZIONE E REENGINEERING
Digitalizzazione dei documenti:
 Procedere per priorità, analizzare le funzione dell’ente e le tipologie di
documenti prodotti
 Studio di fattibilità sulla base della normativa vigente
 Pianificare le attività, agire secondo progetti specifici
 Scelta di formati idonei
 Procedure per la sottoscrizione
 Definizione di set di metadati
Dematerializzazione e reengineering del workflow documentale
 Mappatura e riorganizzazione dei processi
 Informatizzazione delle procedure di registrazione
 Classificazione automatica
 Automazione delle procedure di smistamento e assegnazione agli uffici
competenti
 Creazione di fascicoli informatici
 Firma digitale
 Validazione temporale

9. FORMAZIONE DEL DOCUMENTO
Secondo il comma 1 dell’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014 il documento
informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto
informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento
analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o
processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso
moduli o formulari resi disponibili all'utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati
o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più
soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata
in forma statica.

10. INTERAZIONE CON LA PA E SITO WEB ISTITUZIONALE
Normativa di riferimento:
CAD; DPCM 13 novembre 2014; L. 241/1990; L. 69/2009; D. Lgs. 33/2013 e s.m.
Canali e strumenti per la presentazione delle istanze:
 SITO internet: moduli e formulari online
 PEC id, PEC (e e-mail) + firma digitale (e firma elettronica qualificata)
 SPID, CNS e CIE
Meccanismi di verifica dei processi:
 Verifica formato
 Verifica della provenienza
 Verifica dell’integrità
Adempimenti agli obblighi di pubblicità legale e trasparenza amministrativa:
 Elenco dei servizi erogati online, accessibili dall’home page del sito
istituzionale
 Albo online
 Sezione trasparenza
 FOIA

11. E’ BENE SAPERE CHE…
Legge 18 giugno 2009, n. 69, Disposizioni per lo sviluppo economico, la
semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile, ART. 32:
 A far data dal 1° gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di
atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicita'
legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti
informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici
obbligati (comma 1)
 A decorrere dal 1 gennaio 2010 le «pubblicazioni effettuate
in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale» (comma 5)
D. Lgs. 97/2016: «La trasparenza è intesa come accessibilità totale dei dati e
documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i
diritti dei cittadini, promuovere la partecipazione degli interessati all’attività
amministrativa e favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle
funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche» (art. 2, comma 1)

12. Riferimenti normativi:
DPR 445/2000; DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico
Ingresso/produzione del documento con strumenti informatici e avvio delle fase
di gestione automatizzata per:
 Trattamento pratiche, verifica procedure e semplificazione procedimenti
 Presupposti per l’avvio del procedimento (Tabella dei procedimenti amministrativi)
Gestione e archiviazione dei documenti: il manuale di gestione informatica dei
documenti
 Descrizione delle modalità di archiviazione dei documenti inviati, ricevuti, e interni:
 Registro generale di protocollo e registro giornaliero di protocollo; registri particolari;
repertori
 Definizione del set di metadati per tipologia di documento e caratteristiche del
pacchetto di versamento (PdiV)
 Descrizione delle misure adottate per la sicurezza dei sistemi
LA GESTIONE DEL WORKFLOW

13. NB: La corretta archiviazione nel sistema presuppone:
 Classificazione di tutti i documenti (Titolario di classificazione) e quindi
assegnazione di una posizione definitiva al documento all’interno del
sistema di gestione
 Fascicolazione (Piano per la fascicolatura) per consentire la
sedimentazione ordinata nell’archivio e il rispetto del vincolo tra i documenti
 Piano di conservazione (o «massimo di selezione»), nel quale sono definiti
i tempi di conservazione o scarto di serie o unità archivistiche
 Smistamento e corretta assegnazione all’ufficio competente
LA GESTIONE DEL WORKFLOW

14. CONSERVARE A NORMA
Riferimenti normativi:
CAD, DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione
Descrizione del modello adottato, all’interno del manuale di conservazione
dei documenti informatici:
1. CONSERVAZIONE IN HOUSE
Il soggetto produttore organizza, gestisce e controlla direttamente le procedure
conservative all’interno della propria struttura organizzativa
2. CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING
Il soggetto produttore sottoscrive un accordo con un soggetto terzo, pubblico o
privato, che eroga il servizio per uno o più soggetti produttori. Il servizio può
essere affidato del tutto o in parte all’esterno
Le pubbliche amministrazioni possono rivolgersi esclusivamente a conservatori
accreditati, inseriti nell’elenco pubblicato sul sito istituzionale dell’Agenzia

15. CONSERVARE A NORMA
MISURE DI SICUREZZA LOGICA, FISICA E TECNOLOGICA DEL SISTEMA:
 Indice di conservazione definito secondo lo standard UNI 11386:2010
(SInCRO)
 Elenco dei formati accettati
 Set di metadati per la conservazione, per tipologia di documento
 Operazioni di gestione e verifica del funzionamento del sistema nel tempo
(monitoraggio continuo, backup e restore)

16. STANDARD DI RIFERIMENTO
La gestione dei pacchetti informativi secondo l’OAIS
«Reference model for an Open Archival Information System
(OAIS)» (ISO 14721:2012).
Gli oggetti sottoposti a conservazione: SIP, AIP e DIP

17. SISTEMI E ADEMPIMENTI
 Definizione set di metadati per la
conservazione
 Verifica conformità all’originale
 Verifica validità certificati di firma
 Assegnazione di data e ora certe
 Verifica leggibilità dei formati
 Verifica integrità dei supporti
 Manuale di conservazione
 Protocollazione: protocollo informatico
 Classificazione: piano di classificazione
 Fascicolatura: piano per la fascicolatura
 Piano di conservazione
 Manuale di gestione
 Archiviazione: mantenimento della
correlazione logica tra i documenti
Sistema di
gestione
informatica
dei
documenti
Sistema di
conservazione
ADEMPIMENTI
PARTICOLARI PER LA
PA
Distinzione
logica
dei due sistemi!
Formazione del
documento

18. LE FASI DEL PROCESSO
Formazione del documento
nativo digitale/ingresso del
documento:
SITO WEB, PEC, SPID
Registrazione documenti
spediti/ricevuti e
assegnazione agli uffici
competenti
Immissione nel
flusso di gestione
(trattazione della
pratica, iter
procedimentale)
Archiviazione nel
sistema di gestione
(assegnazione posizione
logica e definitiva al
documento)
Adempimento agli obblighi
di pubblicazione: albo
online; sezione trasparenza;
FOIA
Conservazione:
modello in house;
affidamento del
servizio in
outsourcing

19. DI CHE COSA ABBIAMO BISOGNO?
Gli elementi del sistema:
INFRASTRUTTURA
TECNOLOGICA
RISORSE UMANE
Idonee figure
professionali
ORGANIZZAZIONE
ECONOMICAMENTE
SOLIDA MA DINAMICA
Mappatura, ricerca,
progettazione,
reengineering e
monitoraggio

20. CHI FA COSA …

21. CHI FA COSA…
Nessun professionista è in grado di operare da solo!
La gestione di processi complessi richiede l’individuazione di team di
esperti
Le azioni chiave sono:
 Individuazione delle necessarie competenze multidisciplinari (e-
CF: conoscenze, abilità e attitudini)
 Definizione dei profili professionali degli operatori del settore ICT
 Assegnazione chiara dei ruoli
 Individuazione di specifiche figure responsabili
 Coordinamento delle attività
 Revisione e monitoraggio dei processi

22. I PROFESSIONISTI DELLA DIGITALIZZAZIONE E DELLA PRIVACY
CDO
DATA
PRESERVATION
OFFICER
RESPONSABILE DELLA
FORMAZIONE E
GESTIONE DEI
DOCUMENTI GESTIONE E
CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI DIGITALI
OPEN DATA, TRASPARENZA E
PUBBLICITÀ LEGALE ONLINE
TRATTAMENTO DEI DATI
PERSONALI
RESPONSABILE DELLA
CONSERVAZIONE
RESPONSABILE
OPEN DATA
RESPONSABILE DELLA
TRASPARENZA E
PUBBLICITÀ LEGALE
PRIVACY SPECIALIST
RESPONSABILE DEL
TRATTAMENTO DEI DATI
PERSONALI
DATA
PROTECTION
OFFICER

23. ATTIVITA’ E PROGETTI
ANORC E ANORC PROFESSIONI

24. I PROGETTI ASSOCIATIVI
Coalizione dei conservatori accreditati
Professionisti della digitalizzazione
Gruppo di lavoro PA centrali
Digitale In Comune
Progetto editoriale KNOW IT
Master UNITELMA e MasterCourse ANORC

25. Dott.ssa Elena Lisi
elena.lisi@anorc.it