Hvad der end sker i dit projekt, er én ting helt sikkert – der kommer ændringer til projektet…..og hvis du ikke styrer dem, styrer de dig! Husk at der ikke findes scope creep – der findes kun scope gallop! På webinaret vil du høre om hvordan du bliver bedre til at spotte og styre ændringer – vi gennemgår emner som • Hvor kommer ændringerne fra? • Hvornår kan du bestemme over hvad der skal ske med ændringerne og hvornår skal styregruppen involveres • Hvordan får du projektdeltagerne til at spotte ændringer for dig • Processer i projektet til at håndtere ændringer • Der vil også være eksempler på skabeloner som du kan bruge i dit eget projekt

1. Velkommen til webinar om at styre ændringerne i
dit projekt
Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende
nyheder om projektledelse og notifikationer vi holder
nye webinarer om projektledelse– vi har tre mere i
efteråret, se evt.
1
Find en kop kaffe/the og sæt dig
godt tilrette
Vi starter 9.00
Besøg os i ventetiden på LinkedIN
Webinarer på mitiba.dk

2. Styr ændringerne
i dit projekt
IBA Erhvervsakademi Kolding
Christian Pfeiffer Jensen
2014-10-09
2

3. Dagens program
Lidt om webinarformen
Hvor kommer ændringerne fra?
Processer i projektet til at håndtere ændringer
Hvornår kan du bestemme, hvad der skal ske med
ændringerne, og hvornår skal styregruppen involveres?
Hvordan får du projektdeltagerne til at spotte ændringer
for dig?
3

4. 4

5. 5

6. 6

7. 7
7

8. Scenen sættes….
Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning

9. Scenen sættes….
Projekttype
– Ekstern kunde med kontraktstyring
– Intern kunde, udviklingsprojekt
– Intern kunde, forandringsprojekt

10. Ændringsstyring
Styring af ændringer træder i kraft, når først
projektplanen/scope er godkendt og låst
10

11. Ændringsstyring
Styring af ændringer træder i kraft, når først
projektplanen/scope er godkendt og låst
11

12. Hvor kommer ændringerne fra
12

13. Hvor kommer ændringerne fra?
Nye ønsker fra interessenterne
– Kunder/markedet
– Projektgruppen
– Styregruppen
– Øvrig ledelse
– De gode ideers landingsbane ‘nu mens vi er i gang’….
Afvigelser, fejl, mangler
13

14. Processer i projektet til at håndtere
ændringer
1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-
proces
2. Udfyld en ændringsanmodning
3. Vurdér konsekvens af ændringen
4. Godkend, afvis eller sæt som ønske
• Projektleder
• Styregruppe
5. Opdater ændringsliste
6. Re-planlæg og implementér ændringer i
projektdokumentationen
7. Informér ud i organisationen
14

15. 1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-
proces
Ændringslog eller liste over ændringer i projektet?
– Overblik
– Prioritering
– Styring
– Kommunikation!
15

16. 1. Etabler ændringsproces
Hvem modtager?
Deadlines for respons?
Hvem involveres i at
vurdere ændring?
Hvem informeres
undervejs?
Sætte andre aktiviteter
på stand-by imens?
Hvem godkender før
evt. kunde får tilbud?
16

17. 2. Udfyld en ændringsanmodning
17

18. 2. Udfyld en ændringsanmodning
Vær opmærksom på din reaktion på ændringer –
signalværdi for teamet
Gør den/de som ønsker ændringen klar over at det er en
ændring ifht. projektet eller at det KAN være en ændring
– så bliver de ikke overraskede senere!
18

19. 2. Udfyld en ændringsanmodning
Laves af den som ønsker ændringen
Keep it simple, stupid.
19

20. 2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel
20

21. 2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel
21

22. 3. Vurdér konsekvens af ændringen
Projektteamet involveres
Hvilke parametre skal der vurderes på:
Scope
– Omfang
– Dokumentation
– Kvalitet
– ….
Tid
– Projektløbetid
– ….
Ressourcer
– Omkostninger i projekt
– Omkostninger i drift
– Tid forbrugt i projekt
– ….
Tid
Scope Ressourcer
22

23. 3. Vurdér konsekvens af ændringen
Andre parametre der vurderes på:
Afhængigheder til andre projekter
– System
– Ressourcer
Risici
Tid
Scope Ressourcer
..og andet specifikt for din organisation eller projektet!
23

24. 3. Vurdér konsekvens af ændringen
24

25. 4. Godkend, afvis eller sæt som ønske
Hvornår kan du afgøre om ændringen ”bare” skal
medtages i projektet og hvornår skal du spørge
projektejer, styregruppen eller kunden?
Tid
Hvor mange dages forsinkelse?
Og: Får det indflydelse på
effekten af projektet?
Scope Ressourcer
Ekstra omkostninger i/efter projektet?
Ekstra timeforbrug i/efter projektet?
Ekstra materialer eller udstyr i/efter projektet
Hvor store ændringer?
Ændres mål eller formål?
25

26. 5. Opdater ændringsliste
26

27. 6. Re-planlæg og implementér ændringer i
projektdokumentationen
Projektteamet
Dokumentation
Tidsplaner
Risici
…..
Og eksekver!
27

28. 7. Informér ud i organisationen
De, som bliver påvirkede – hvis de da ikke
har været involveret tidligere!
Husk at ikke alle kender til ændringen
Hellere for bredt end for smalt
28

29. Scope creep?
Scope gallop!
Små ændringer kan have store konsekvenser
Projektleder skal have overblikket og styre
projektet
29

30. Ændringsspotning i teamet!
Mindset – hvad vi tror:
Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning
Og hvad vi får:
30

31. Ændringsspotning i teamet!
Som forholdet er mellem dig og styregruppen vedr.
ændringer – tilsvarende skal det være mellem dig og dit
projektteam
31
Tid
Hvor mange dages forsinkelse?
Og: Får det indflydelse på
effekten af projektet?
Scope Ressourcer
Ekstra omkostninger?
Ekstra timeforbrug?
Ekstra materialer/udstyr
Hvor store ændringer?
Ændres mål eller formål?

32. Ændringsspotning i teamet!
”Single point of contact, thank you.” Og det er som regel
projektlederen.
Forventningsafstemning med projektteamet –
håndteringen af ændringerne ligger på din banehalvdel
Sæt dagsorden! Ændringer er her for at blive og kernen
er at vi skal håndtere dem rigtigt for at kunne styre
projektet
32

33. Næste gratis webinar 29/10 kl. 10 – Projekters mål
33