Slides fra webinaret om ændringer den 2015-04-08 hvor jeg fortalte om ændringshåndtering i projekter

1. Velkommen til webinar om at styre ændringerne i
dit projekt
Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende
nyheder om projektledelse og notifikationer vi holder
nye webinarer om projektledelse.
1
Find en kop kaffe/the og sæt dig
godt tilrette
Vi starter 9.00
Besøg os i ventetiden på LinkedIN
Webinarer på mitiba.dk

2. Styr ændringerne
i dit projekt
IBA Erhvervsakademi Kolding
Christian Pfeiffer Jensen
2015-04-08
2

3. Dagens program
Lidt om webinarformen
Hvor kommer ændringerne fra?
Processer i projektet til at håndtere ændringer
Hvornår kan du bestemme, hvad der skal ske med
ændringerne, og hvornår skal styregruppen involveres?
Hvordan får du projektdeltagerne til at spotte ændringer
for dig?
3

4. 4

5. 5

6. 6

7. 7

8. Scenen sættes….
Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning

9. Scenen sættes….
Projekttype
– Ekstern kunde med kontraktstyring
– Intern kunde, udviklingsprojekt
– Intern kunde, forandringsprojekt

10. Ændringsstyring
Styring af ændringer træder i kraft, når først
projektplanen/scope er godkendt og låst
10

11. Ændringsstyring
Styring af ændringer træder i kraft, når først
projektplanen/scope er godkendt og låst
11

12. Hvor kommer ændringerne fra
12
+ de gode ideers landingsbane
….”nu mens vi er i gang”…

13. Processer i projektet til at håndtere
ændringer
1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-
proces
2. Udfyld en ændringsanmodning
3. Vurdér konsekvens af ændringen
4. Godkend, afvis eller sæt som ønske
• Projektleder
• Styregruppe
5. Opdater ændringsliste
6. Re-planlæg og implementér ændringer i
projektdokumentationen
7. Informér ud i organisationen
13

14. 1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-
proces
Ændringslog eller liste over ændringer i projektet?
– Overblik
– Prioritering
– Styring
– Kommunikation!
14

15. 1. Etabler ændringsproces
Hvem modtager?
Deadlines for respons?
Hvem involveres i at
vurdere ændring?
Hvem informeres
undervejs?
Sætte andre aktiviteter
på stand-by imens?
Hvem godkender før
evt. kunde får tilbud?
15

16. 2. Udfyld en ændringsanmodning
16

17. 2. Udfyld en ændringsanmodning
Vær opmærksom på din reaktion på ændringer –
signalværdi for teamet
Gør den/de som ønsker ændringen klar over at det er en
ændring ifht. projektet eller at det KAN være en ændring
– så bliver de ikke overraskede senere!
17

18. 2. Udfyld en ændringsanmodning
Laves af den som ønsker ændringen
Keep it simple, stupid.
18

19. 2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel
19

20. 2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel
20

21. 3. Vurdér konsekvens af ændringen
Projektteamet involveres
Scope
– Omfang
– Dokumentation
– Kvalitet
– ….
Tid
– Projektløbetid
– Tilbagebetalingstid
– ….
Ressourcer
– Omkostninger i projekt
– Omkostninger i drift
– Tid forbrugt i projekt
– ….
Tid
RessourcerScope
21

22. 3. Vurdér konsekvens af ændringen
Flere parametre der kan vurderes på:
– Afhængigheder til andre projekter
– System
– Ressourcer
– Risici
– ..og andet specifikt for din
organisation eller projektet!
Tid
RessourcerScope
22

23. 3. Vurdér konsekvens af ændringen
23

24. 4. Godkend, afvis eller sæt som ønske
Hav på forhånd aftalt med styregruppen hvornår det er
en sag for dig eller for dem at godkende ændringen.
Tid
RessourcerScope
Hvor mange dages forsinkelse?
Ekstra omkostninger i/efter projektet?
Ekstra timeforbrug i/efter projektet?
Ekstra materialer eller udstyr i/efter projektet
Hvor store ændringer?
Ændres mål eller formål?
Og: Får det indflydelse på
effekten af projektet?
24

25. 5. Opdater ændringsliste
25

26. 6. Re-planlæg og implementér ændringer i
projektdokumentationen
Projektteamet
Dokumentation
Tidsplaner
Risici
…..
Og eksekver!
26

27. 7. Informér ud i organisationen
De, som bliver påvirkede – hvis de da ikke
har været involveret tidligere!
Husk at ikke alle kender til ændringen
Hellere for bredt end for smalt
27

28. Scope creep?
Scope gallop!
Små ændringer kan have store konsekvenser
Projektleder skal have overblikket og styre
projektet
28

29. Ændringsspotning i teamet!
Mindset – hvad vi tror:
Og hvad vi får:
Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning
29

30. Ændringsspotning i teamet!
Sæt dagsorden! Ændringer er her for at blive og kernen
er at vi skal håndtere dem rigtigt for at kunne styre
projektet
”Single point of contact, thank you.” Og det er som regel
projektlederen.
Forventningsafstemning med projektteamet –
håndteringen af ændringerne ligger på din banehalvdel
Hvornår kan de medtage en ændring og hvornår skal de
gå til dig?
30

31. 31
Næste gratis webinarer:
• 6. maj 10.00: Belbin- persongalleriet i et team
• 26. maj kl. 10.00: Kunsten at estimere dine opgaver og dit projekt
Følg os på bloggen: www.ProjectCompetence.dk