Egenskaber der hjælper en projektleder i komplekse projekter

1.  Brug gerne ventetiden på at besvare 5 spørgsmål
her:
– Link til spørgsmål
www.ibckurser.dk
IBC Kurser
 Hvordan bevarer man gejst, fastholder fokus og
sikrer fremdrift for sig selv og projektet?
 Vi starter kl. 10.00
Projektlederen som ildsjæl og diplomat

2. Projektlederen som
ildsjæl og diplomat
Hvordan bevarer man gejst, fastholder fokus og
sikrer fremdrift for sig selv og projektet?
www.ibckurser.dk
IBC Kurser

3. IBC Kurser
 Velkommen til
– Hvem er vi? Og hvem er I?
 Projektet grundelementer
 Når projekterne er komplekse og interessenterne
mange
– Stigende kompleksitet
– Aktører og interessenter – og deres position
– Diplomaten
 Samlende ledelse
– Projektteamet
– Skab mening - fortællingen som ledelsesværktøj
– Ildsjælen
Agenda

4. Hvem er vi?
IBC Kurser
www.ibckurser.dk

5. IBCKurser
5

6. IBC Kurser
2. webinar i en række af 4…
 Live fra Projektsymposiet 2013
– Nyeste trends på projektområdet
– v. Christian Pfeiffer Jensen & Christina Foldager
 Projektlederen som ildsjæl og diplomat
– Hvordan bevarer man gejst, fastholder fokus og sikrer fremdrift for sig
selv og projektet?
– v. Thomas Pulawski & Christina Foldager
 Innovation i projekter
– Hvordan kan innovation i projekter skabe øget værdi for
interessenterne?
– V. Jens Gamauf Madsen & Christina Foldager
 Du bestemmer emnet for forårets sidste webinar
– Giv din mening til kende på LinkedIn eller Facebook – eller pr. mail

7. Hvem er I?
IBC Kurser
www.ibckurser.dk

8. IBC Kurser
Projektdefinition
 Et projekt er en midlertidig indsats med en defineret begyndelse og
slutning (normalt med klare deadlines, og ofte med begrænsninger i
finansiering eller i leverancer), der iværksættes for at opfylde unikke mål
og målsætninger.
Tid
RessourcerScope
Resultat

9. IBC Kurser
Ledelse og styring mod målet
Projekt Output
Resultatmål
Produktmål
Leverancer
Outcome
Nyttemål
Effektmål
Produktivitet
Effektivitet
Succeskriterier
Input
Ressourcer
Formål

10. IBC Kurser
3 perspektiver for projektledelse
 Niveau 1:
Det enkelte projekt; hvor fokus er, hvordan man gennemfører med
størst mulig succes.
 Niveau 2:
Strategisk/taktisk niveau; hvor man orkestrerer projekter i forhold til
hinanden, både mht. ressourcer, prioritering osv.
 Niveau 3:
Rent strategisk niveau; hvor projekter handler om at udmønte
virksomhedsstrategien, og hvor det handler om at udvikle en adaptiv
kultur som understøtter en projekter og projektudvikling.

11. IBC Kurser
Kompliceret eller kompleks?
Modificeret efter: Louis Klein

12. IBC Kurser
Kompliceret eller kompleks?
Modificeret efter: Louis Klein
A B

13. IBC Kurser
Kompleksitet >< fleksibilitet
Kilde: Geraldi
Organisationsstrukturens fleksibilitet
Projektkompleksiteten
Mekanisk -
struktureret
Kreativt -
reflekterende

14. IBC Kurser
Projektoverblik
Projektopgaven
Interessenter Omgivelser
Ressourcer
Projektledelse
Kilde: Mikkelsen og Riis

15. IBC Kurser
Projektledelse når interessenterne er mange
Social kompleksitet:
 Den politiske arena (interesser)
 Den Kulturelle arena (vaner)
 Den tekniske arena (bl.a. værktøjer og styringsredskaber)
Analyse af interessenter:
 Grundlag for formulering af mål og succeskriterier i relation til den
enkelte interessent
 Kortlægning af spændinger og mulige koalitioner mellem interessenterne
 Tilrettelægning af projektets fremgangsmåde under hensyntagen til
interessenterne
 Tilrettelægning af interessenternes inddragelse i og indflydelse på
projektet

16. IBC Kurser
Projektledelse når interessenterne er mange
Identifikation Position
interessekonflikter
og sammenfald
3 trin i interessentanalysen:

17. IBC Kurser
Håndtering ift. interesse
Hold
tilfredse
Administr.
intensivt
Overvåg
Hold
informeret
Høj interesse
Høj indflydelse
Lille interesse
Lav indflydelse

18. Gidsler
Ressource-
personale
Eksterne
interessenter
Grå
Eminence
IBC Kurser
Håndtering ift. nødvendighed
Lille indflydelse
Nødvendig for gennemførelse
Stor indflydelse
Ikke nødvendig for gennemførelse

19. IBC Kurser
Diplomaten kan navigere i spændingsfeltet..
… af mange interessenter.
Diplomaten er god til:
 At lytte aktivt
 Samarbejde trods forskelligrettede interesser
 Træffe de rigtige beslutninger på de rigtige tidspunkter

20. IBC Kurser
Fortællingen som ledelsesværktøj
Skab en fælles historie:
 Historien er fundamentet for projektets implementering
 Stil spørgsmål til historierne
 Få historierne fortalt igen og igen
 Som projektleder – og projektmedarbejder - skal du være med til at
skrive historien
 Forklar det indlysende
– Hvad du finder indlysende er måske ikke klart for andre
 Gør de simple ting
– Stå til rådighed, følg op, gør projektprocessen synlig
– Del informationer og viden
– Anerkend at tillid er det vigtigste i forhold til kunde og opdragsgiver

21. IBC Kurser
I samlet flok – uanset hvor vi kommer fra..
Elementer, der højner:
 Fælles forståelse
 Sammenhold
 Sikker kurs
 Konfliktforebyggelse
 Mv
Klare mål
Kommunikation
Forandringsledelse
Konfliktforebyggelse
Storytelling
m.fl.
90 % af
ledelsen er at
skabe mening

22. IBC Kurser
Fortællingen som ledelsesværktøj
Livshistorier
• Projektets formål
• Fortid
• Kan pejle
forandringsgraden af
projektet
• Vigtigt at fortælle
hele livshistorien og
få den afrundet,
også når projektet
sluttes - ellers
fortæller den sig selv
Omdømmehistorier
• Meninger og
holdninger
• Nutid og fremtid
• Har stor betydning
for
implementeringen
og evalueringen af
projektet
• Myter, rygter,
gode/dårlige
historier

23. IBC Kurser
Ildsjæle er gode til at fortælle historien
 Ildsjæle kan vise sig at være den drivkraft, der sikrer, at et projekt når sit
mål og udbytte…
 Ildsjælen er en god kommunikator, der opnår at skabe fokus og synlighed
 Ildsjælen skaber motivation omkring projektet og smitter ofte med sit
engagement.
 Ildsjælen fungerer godt lobbyist og som katalysator
 Få ildsjælen op på ølkassen og fortæl de gode historier…
 NB! Ildsjælen kan være en udfordring for projektlederen… Da denne
ledelsesmæssigt skal håndteres helt særligt, for ikke at skabe problemer
for projektet.
Kilde: Marie Louise Fabrin og Toke Falk Sabroe

24. IBC Kurser
Afrunding
 Mange interessenter, forskellige dagordmer, kulturelle forskelle – giver
behov for diplomatisk takt fra projektlederen…
 Når projektgruppen er spredt, interessentskaren er stor kan fortællingen
med fordel anvendes til at samle ‘holdet’ og forståelsen for projektet
 Ildsjælen kan være den dynamo, der sikrer at projektet bliver en succes.

25. Christina Foldager
2013- Seniorkonsulent; IBC Kurser
Projekt- og programledelse
2010-2013 Konsulent; DANVA
Projektleder på Det Digitale Vandselskab,
implementering af projektorganisation for vandsektoren
på det digitale område.
2009-2010 GIS Konsulent; ARTOGIS A/S
Projektleder på diverse brugerfokusprojekter;
kortlægning af processer og behovsanalyser for at opnå
bedre it-understøttelse af arbejdsgange.
2006-2009 Vejrvært; TV2|Vejret STV
Præsentation af vejrudsigter; inkl. planlægning
af fagligt indhold, formidling og strukturering.
2003-2006 Geolog
Projektleder af geologiske projekter såvel offentligt
som privat – med høj grad af interessentinvolvering.
MSP® Foundation + Practitioner (PRINCE2® programledelse)