1. WalkTheTalk1
Erfaringer med Agile EU-udbud
Den agile model vinder frem i den offentlige
sektor. Men hvordan vælger man den rigtige
leverandør til agil udvikling gennem et EU-udbud?
Aage Knudsen
WalkTheTalk
2. WalkTheTalk2
Det har jeg planlagt
at tale om:
Situation og udfordring
Udbudsprocessen
• Fokus i det agile udbud
• Valg at de rigtige tilbudsgivere
• Valg af leverandør
• Code Camp
Implementering af aftalen – agil i praksis
• Implementering og løbende forbedring
• Product Management
• Brug af Coaching
Hvad er Kundens oplevelse?
Hvad har vi lært – ind til nu?
3. WalkTheTalk3
Min baggrund
• Konsulent
(med fokus på at løse opgaven for kunden)
• It-chef
(med ansvar for udvikling og vedligeholdelse af et forsikringsselskabs
forretningssystemer)
• Leverandør
(med fokus på top- og bundlinje)
---------------------------------------------------
• Konsulent
(med fokus på at finde den rette leverandør)
• Konsulent
(med fokus på at får samarbejdet kunde-leverandør til at fungere)
De sidste 5 år: ca. 17 udbud, heraf 8 agile.
Følger 2 efter indgåelse af kontrakt
5. WalkTheTalk5
Maj 2010
Der blev stillet spørgsmålstegn ved it-
projekterne i den statslige sektor:
”De gode eksempler til trods er vellykkede statslige
it-projekter snarere undtagelsen end reglen”
6. WalkTheTalk6
Man havde en tradition for at pisk var godt,
og troede derfor at mere pisk er endnu bedre:
Aftalemodel med masser af håndtag til styring og kontrol:
• Fast pris og fast tid
• Utallige detaljerede krav
• Leverandøransvar
• Rapportering
• Servicemål
• Bod
• Garantier
Men passer modellen til virkeligheden?
• Vedligeholdelse og genudbud
• Refactoring (teknisk gæld)
• Videreudvikling i en dynamisk, omskiftelig og politisk styret
virkelighed.
7. WalkTheTalk7
Det er svært at slippe den model, der har været god
skik i 25 år:
Vandfaldsmodellen og fastprisaftalen
• Vandfaldsmodellen er logisk og let at forstå
• Det giver tryghed: fast ydelse, fast pris, fast tid
• Den detaljerede kravspecifikation sikrer at vi ved præcis, hvad vi får
• Leverandørerne kan sende udviklingen derhen, hvor der er dygtige
udviklere til lave timepriser
• Kontrakten placerer entydigt ansvaret hos leverandøren
• Alt er aftalt på forhånd, så vi sparer på egne ressourcer i projektforløbet
• Aftalte servicemål og prøveforløbet sikrer at kvaliteten er i orden
• Bodsbestemmelserne skal nok få leverandøren til at levere som aftalt
• Vi skaber en konkurrencesituation som sikrer os mest værdi for pengene
• Og så har vi en acceptprøve, der sikrer, at vi får alt det, vi har kontrakt på
10. WalkTheTalk10
Skepsis over for den agile model er ved at falme,
men vi møder den stadig
• Vi ved ikke, hvad vi får for pengene
• Vi ved ikke, hvad det kommer til at koste
• Vi kan ikke budgettere
• Hvad med Business Casen?
• Vi skal bruge mange flere af (egne) ressourcer
• Vi påtager os et større ansvar
• Vi har ikke styr på leverandøren (som jo er en snydepels)
• Vi har ingen sanktioner
• Vi kommer til at betale alt for meget
• Det er i strid med udbudsreglerne
• Det er i strid med vores projektmodel
• Hvad vil Rigsrevisionen sige, hvis det går galt?
15. WalkTheTalk15
Med den agile udviklingsmodel
flytter vi fokus fra
produkt og pris
til
proces, rammer og mennesker
Hvis du vil have en agil udviklingsproces,
må du starte med det agile udbud
16. WalkTheTalk16
Man skal gøre sig klart, at det er noget andet der udbydes
Traditionel kontrakt Agil kontrakt
Kravspecifikation og ændringshåndtering En forretning der skal understøttes af it
Det er Leverandørens ansvar Det er et fælles ansvar
Fast tid Forretningsmæssige mål
Fast pris Estimeringsmetode/proces for forbedring
Fast defineret Produkt/ydelse og optioner
(baseret på kundens forhåndsviden)
Prioritering hen ad vejen (baseret på fælles
opnået viden)
Fokus på at få det vi har bestilt Fokus på at få mest værdi for pengene
Leverandørens interne forhold er hans
anliggende
Lokaler, bemanding, processer er et fælles
anliggende (løbende forbedringer)
Bod/bonus skaber resultater Kontinuitet og motivation skaber resultater
Leverandørens performance er hans
forretningsmulighed
Leverandørens performance giver kunden
værdi
Modstridende interesser Skab et fællesskab om kundens interesse
Alt går som forudset – men i kontakten
bruges 80 % af krudtet på at håndtere alt
det der går galt og mistillid
Intet går som forudset – kontrakten skal
håndtere en ”behændig” proces.
17. WalkTheTalk17
Fokus i det agile udbud
• Formidling af ”budskabet” (Informationsmøde)
• Erfaring og kompetencer – udbyggede CV’er og kompetencematrix (Levere et
”komplet” team)
• Proces og opfølgning (coaching på begge sider)
• Kontinuitet
• De fysiske ramme - lokaler
• Teknisk infrastruktur til udvikling, build og test skal bringes på plads
• Product Backlog, prioritering og ansvarsfordeling stiller krav til kunden
• Opstartsfasen – inden ansvaret overtages
18. WalkTheTalk18
Kontrakten skal understøtte fokus (1)
”Der er ikke knyttet bod til manglende opfyldelse af
servicemåle”
”Vederlag for Leverandørens ydelser opgøres efter medgået tid”
”Kunden lægger vægt på, at der tilknyttes en SCRUM Coach til
projektet”
”Leverandøren skal stille dedikerede lokaler til rådighed. …
Lokalerne skal ligge så tæt på Kunden som muligt inden for det
storkøbenhavnske område”
19. WalkTheTalk19
Kontrakten skal understøtte fokus (2)
”Kontrakten kan af Kunden opsiges med 1 måneds forudgående
skriftligt varsel”
”Med mindre andet aftales forud for en udskiftning, forudsættes
det, at Kunden kompenseres for den ulempe, en udskiftning
medfører. Kompensationen sammensættes af en reduceret
fakturering som følge af en eventuel sen varsling, jf. punkt 5.2.1
og en reduceret fakturering for den nye medarbejder i en
indkøringsperiode, jf. punkt 5.2.2. ”
”For at Opstartsfasen kan anses for afsluttet skal følgende
acceptkriterier være opfyldt”
20. WalkTheTalk20
Oplæg til en opstartfasen (eksempel: Jobnet)
April Maj Juni Juli August September
Afklaring UdmøntningOpstart
Test
1. Sprint 2. sprint
Kontrakt
Overtag vedlige-
holdelsesansvar
3. print
Milepæl
Etabler teknik
Overdrag Kode
4. sprint 5. sprint
0. Sprint
Etabler lokaler
Vedligeholdelse
og
videreudvikling
6. sprint
Lokaler og
udviklingsmiljø
21. WalkTheTalk21
Tildelingskriterier
Kriterium Traditionel Vægt Agil Vægt
Produkt Løsningen (hvad):
Kravopfyldelse
Produktegenskaber
30% (Erfaring med
tilsvarende opgaver/
teknologier/processer
afdækkes i
prækvalifikationen)
0%
Organisation Nøglepersoner =
projektleder ++
10% Team
Bemanding
Kompetencer
(Code Camp)
50%
Proces Kvalitet
(virksomhedens
kvalitetssystem)
Metoder
(Virksomhedens
metodeapparat)
10% Løsningen (hvordan):
Den konkrete opgave
(ikke en lærebog)
(Code Camp)
30%
Pris Produktpris (TCO)
++
50% Evalueringspris:
Team
++
20%
22. WalkTheTalk22
Code Camp i vurderingsfasen
Et én-dags forløb i tilbudsgivers miljø:
• Fiktiv opgave (udvikle en lille applikation)
• Vise evner til samarbejde
• Vise at de forstår Scrum – gennemløbe et par sprints
• Demonstrere deres ”værktøjskasse”
• Demonstrere deres it-understøttelse (løbende build og test)
• Demonstrere teamets kompetencer i forhold til opgaven
• Demonstrere teamets modenhed i forhold til modellen
(indgår i tilbudsvurderingen)
23. WalkTheTalk23
Code Camp – program for dagen
Introduktion til opgaven/Product Backlog
Sprint 1:
• Sprint Planning
• Sprint 1 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)
• Sprint Review og Sprint Retropective
Sprint 2:
• Sprint Planning
• Sprint 2 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)
• Sprint Review og Sprint Retropective
Fælles evaluering
24. WalkTheTalk24
Code Camp som selvstændigt tildelingskriterium
”At håndteringen af processerne i de afgivne tilbud
skaber en effektiv og kreativ
opgaveløsning, herunder at medarbejderne enkeltvis
og samlet i Code Campen, viser god forståelse for
arbejdet og demonstrerer, at de kan arbejde
teamorienteret.
Der blive lagt stor vægt på evnen til at samarbejde
om kreativ opgaveløsning, understøttet af en agil
proces og i mindre grad vægt på det færdige resultat
i form af et kørende system”.
25. WalkTheTalk25
Code Camp – hvad opnåede vi?
• Tilbudsvurdering
– Se de tilbudte processer fungere i praksis
– Se de tilbudte medarbejdere i aktion i de tilbudte processer og i deres
tilbudte roller
– Større forståelse for tilbudsgivers tilbud som helhed
• Kickstart på Opstartsfasen (den vindende leverandør)
– Fælles læring
– Fælles grundlag for justeringer
– Teamet trænes
27. WalkTheTalk27
• Opstartsperiode
– Etablering af miljøer, installation af koden
– Prøvesprints
• kendskab til forskellige hjørner af koden
• indøv samarbejdsformen – i teamet og leverandør / kunde
• kodebyg
• De første sprints
– Mindre ændringer / videreudvikling i forskellige hjørner af koden
– Fejlrettelser (gamle fejl)
• Proces for optimering af processer og miljøer
• Product Owner Forum
– Leverandør og kunde
– Fra 1½-2 timer ugentligt til ½ time hver 2. uge
– Flere Product Owners – én Chief Product Owner
• SCRUM coach
– Hjælpe leverandør og kunde med SCRUM-processer og optimering
– Undgå at falde tilbage til gamle vandfalds-vaner
Implementering af kontrakten
28. WalkTheTalk28
Scrum er ikke bare det der står
i lærebogen
Dokument
Faste SCRUM
møder
Workshop
efter behov
Release
Om-
verden
Politisk,
samfundsmæssig
udvikling
Forretnings-udvikling i BM/AMS Udvikling og test af funktionalitet
Release af
funktionalitet
Funktionalitet
i brug
Prioriteret funktionalitet (Product
Backlog)
Feedback - brugeroplevelser
Product Owner Forum
Forretningsmæssig prioritering,
der sikrer at det vigtigste
ændres eller udvikles først
Jobnet Product Board
Forankring i AMS –
fælles forståelse af
prioritering
Scrum Team
Produktion
(udvikling og test)
af brugsklar og
demonstrerbar kode
Politik og
ledelse
Hvad vil
og skal vi
udvikle?
AMS – Systemforvaltning - Drift
Integration og release af brugsklar
funktionalitet
til Jobnets brugere
Samfund
Jobsøgende,
Virksomheder
og Sags-
behandlere
Ekstern
part/proces
Politik
Brugere
Jobnet
Product Board
Product
Owner Forum
Sprint
Planning (hver
14. dag) Sprint Review
(Demonstrer
funktionalitet)
Daily Scrum
Meeting
Sprint
Retrospective
Daily Scrum
MeetingDaily Scrum
MeetingDaily Scrum
MeetingDaily Scrum
Product Backlog
. User Story
. User Story
---------------
. User Story
. User Story
. Tema
. Tema
Sprint Backlog
Sprint Goals
Sprint
Afslutnings-
rapport
Sprint Backlog
Sprint Burn
Down Chart
Feed back - Afledte User Stories
Funktionalitet
til release
Feedback - brugeroplevelser
Support
Synlig prioritering
Ams
PL’er
Tværgående
test
(integration)
Brugeraccept
test
Drift
Funktionalitet
bruges
FogBugz
Ledelse:
Prioritering
Scope
Økonomi
KMD/Me-
dialogic
Jobnet
Visionering
Workshop
Estimering
Workshop
Tema
Workshop
UX koncept
Workshop
Jobnet
Vision
UX koncept
(Tema)
Tema -
User Stories
Tema -
Eksterne
snitflader
Tema -
Vision og
beskrivelse
Release Plan
Webservice
koordinerings-
forum
Change
Advisory
Board
Web Service
design
System-
forvalter
System-
forvalter
Drift
Display
Scope
reduktion
Workshop
Eksterne test-
aktiviteter
FogBugz
Udvikling
DFDG
Koor-
dinering
NN
30. WalkTheTalk30
Hvad har Arbejdsmarkedsstyrelsen opnået?
• Mulighed for løbende prioriteringer uden tung ændringsstyring
• Mere gennemsigtighed
– i omkostninger til fejlrettelser, videreudvikling og nyudvikling
– i kundens egne prioriteringer
– i problemer nemmere at agere
• Løbende optimering
– miljøer
– samarbejdet med andre leverandører (webservice snitflader)
– tilpasning af udviklingsteamet og støttepersoner
• Bedre kode
• Bedre forretningsmæssige prioriteringer
• Øget arbejdsglæde
• Bedre bestillere
31. WalkTheTalk31
Hvad har vi lært?
• Nærhed og samtale er en forudsætning for at de forskellige kulturer og modeller
kan fungere sammen
• Der findes ikke én færdig agil model – og slet ikke for samspil mellem forskellige
kulturer
• Selv den mest agile leverandør skal coaches
• Du er omgivet af skeptikere
_________________
• Code Camps gav benefit på to fronter:
– Tilbudsvurdering
– Kick start på Opstartfasen med den valgte leverandør – masser af læring på 1 dag
• Fordomme om Leverandørerne aflivet (positiv respons):
– Vil ikke gå med til kort opsigelsesfrist
– Vil ikke gå med til reduceret fakturering ved udskiftninger, de ikke er herre over
– Vil ikke have kunden siddende sammen med sine folk
– Vil ikke have at kunden blander sig i bemanding
• Myter om offentlige ledere aflivet:
– Mangler mod til at forlade comfort zone
• Juristerne skal overbevises
• Og nej, EU-udbudsreglerne forhindrer ikke agile udbud
