Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Terdapat dua pola manajemen arsip yaitu life cycle model yang mengelola dokumen kertas secara manual dan continuum model yang mengelola arsip elektronik. Siklus hidup arsip meliputi penciptaan, pengurusan, penyimpanan, referensi, penyusutan, pemusnahan, dan penyerahan ke

1. Manajemen Kearsipan
1 Group :
Bintang Wibowo Mukti, Aditya Stievano
Maulana, Ulya Kisti Fauzia, Siti Khodijah,
Setyoning Asyiyatu Tiva
Kosma D2 manajemen Dakwah
IAIN Sunan Ampel Surabaya
Semester 4

2. 1
2
• apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi
arsip?
• apakah manajemen arsip?
• ada berapa pola manajemen arsip?
3
4
• bagaimanakah lifecycle arsip?

3. Pengertian
• Bahasa
– (Belanda) disebut archief
– (Inggris) disebut archive
– Yunani Arche berarti permulaan.
Kemudian dari kata arche berkembang
menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola kearsipan
Arsip’s lifecycle

4. Pengertian
• Secara Istilah
KBBI
Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb),
atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis
(kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan
oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Bashir Barthos
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Oxford Dictionary
Archive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang
dijaga).
Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie)
arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

5. Pengertian
• Secara Istilah
Undang-Undang No.7 Tahun 1971
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

6. Peran
pusat
ingatan
sumber
informasi
alat
pengawasan
Perancanaan
Pertanggungjawab
an
Penganalisaan
Pembuatan
Laporan
Pengembangan
Perumusan
Kebijaksanaan
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Penilaian
Manajemen Arsip
Pengambilan
keputusan
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

7. Jenis (berdasarkan Fungsi)
Arsip
Dinamis
Arsip
Statis
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
arsip yang digunakan
secara langsung dalam
penyelenggaraan
administrasi
arsip yang tidak digunakan
secara langsung dalam
penyelenggaraan
administrasi, disimpan.
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

8. Fungsi
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

9. Manajemen Arsip
Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan,
dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun
media elektronik.
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

10. Pola Manajemen Arsip
life cycle model
Records Continuum
Model
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
mengelola dokumen kertas
secara manual
mengelola arsip elektronis
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

11. Arsip’s Lifecycle
penciptaan
penyerahan
ke Arsip
Nasional
pengurusan
dan
pengelolaan
penyimpanan
dan
penjagaan
referensi
pemusnahan
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
penyusutan
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

12. Penciptaan
• Ketika sebuah organisasi menjalankan
aktivitasnya, maka ia akan membuat arsip,
yaitu berupa dokumen, pembuatan formulir,
dll.
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

13. Pengurusan dan pengelolaan
• surat masuk atau ke luar
diregistrasi atau diagenda sesuai
sistem yang telah ditentukan.
Setelah itu surat-surat tersebut
diarahkan atau dikendalikan ke
Unit kerja, yang akan membahas
atau memproses surat-surat
tersebut.
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

14. Referensi
• surat-surat tersebut digunakan dalam
kegiatan administrasi sehari-hari, dan
surat tersebut diklarisifikasikan,
diindeks (kalau perlu digunakan
tunjuk silang), selesai digunakan
difilling (penataan berkaas) dan kalau
perlu dicari kembali atau ditemukan
kembali.
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

15. Penyusutan
• Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara memindahkan arsip inaktif
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

16. Pemusnahan
• menghancurkan secara fisik arsip yang
berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai
guna, penghancuran tersebut harus di lakukan
secara total yaitu dengan cara membakar
habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga
tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun
bentuknya
• Arsip yang dimusnahkan memiliki jangka
retensi selama 10 tahun
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

17. Penyimpanan dan penjagaan
Sistem Senralisasi
Sistem Desentralisasi
Sistem Kombinasi
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

18. Penyerahan ke Arsip Nasional
• Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional
dibuatkan daftar yang berisi antara lain:
• Nama departemen atau instansi yang akan
mengirimkan
• Kode dan pokok masalah
• Kode dan masalah
• Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)
• Tahun, bulan, tanggal berkas
• System penyimpanannya
• Jumlah berkas
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

19. Mengelola Arsip Elektronis
(Continuum Model)
•
•
•
•
•
1. Memindahkan dokumen
2. Menyimpan dokumen
3. Mengindeks Dokumen
4. Mengontrol akses
5. Retensi Dokumen
Arti, Peran, Jenis,
Fungsi
Manajemen Arsip
Pola Kearsipan
Arsip’s Lifecycle

20. DAFTAR PUSTAKA
• Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta:
Penerbit Djambatan
• Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi
Aksara
• E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing
dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama
• Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis:
Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar
Harapan
• Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979
• Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
• Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya
Offset
• Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu
Pengantar. Jakarta: Rajawali Press