Dokumen ini membahas pengelolaan arsip yang mencakup definisi, jenis-jenis arsip, tujuan, dan manajemen kearsipan yang efektif. Arsip yang baik harus autentik, dapat dipercaya, dan lengkap, serta dikelola untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas. Pengelolaan arsip meliputi penciptaan, klasifikasi, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip.

1. Document
Control &
Digital
Filing
System
by Rambo Eko

3. ARSIP KACAU

4. ARSIP SUDAH TERCATAT DALAM DPAS

5. Pengelolaan Berkas?

6. Dokumentasi Yang Baik Adalah:
• Jelas
• Ringkas
• Mudah digunakan

7. FILE MANAGEMENT
• File management atau Pengelolaan Berkas adalah
suatu metode dan struktur data yang dipakai oleh
sistem operasi untuk mengatur serta menorganisir
file.

8. 8
MEDIA (REKAM INFORMASI) DAN
JENIS ARSIP/DOKUMEN :
1.Arsip kertas
(konvensional)
2.Arsip peta udara
(kartografik)
dan gambar rancang
bangunan /blue print
3. Arsip pandang dengar
• Arsip gambar statik
• Arsip gambar bergerak
• Arsip rekaman suara
Bentuk mikro
(micro film, micro
fische)
4.Arsip elektronik

9. Arsip seperti apa yang perlu
diperhatikan?
 Asli/autentik & Legal
 Dapat dipercaya
 Dapat digunakan
 Utuh / lengkap
LENGKAP

10. Karakteristik Arsip
• Unik (unique)
• Otentik (authentic)
• Realibel/kredibel (reliable/credible)
• Sah (legal)
• Akurat (accurate)
• Kompleks (complex)
• Bermakna (meaningful)
• Komprehensif (comprehensive)
• Tak dapat diganggu gugat (inviolable)

11.  DEFINISI ARSIP
Naskah informasi yang dibuat dan diterima
lembaga negara / swasta dalam bentuk
tunggal / kelompok untuk kegiatan
administrasi
TEKNIK MENGARSIP SURAT (FILING)
TUJUAN ARSIP
1. Sebagai referensi
2. Memberikan data / informasi
pada pimpinan untuk
pengambilan keputusan
3. Memberi Keterangan Vital,
misal bukti hukum

12. Definsi Arsip Menurut UU
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan)

13. Definisi Manajemen Kearsipan
• Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan
kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi
manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah
satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping
kebijakan dan pembinaan kearsipan

14. QMS
Documents
Quality Manual
Master
Documents
Records
Primary records
(original raw
data)
Secondary
records /
documents
Sundry records
/
documents
Document Control based on ISO

15. Outline document control system

16. MENGAPA ARSIP PERLU DIKELOLA DENGAN
BAIK?
1. Mengendalikan penciptaan arsip shg arsip yang
disimpan yang penting saja.
2. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan
arsip.
3. Menjamin ketersediaan dan layanan arsip
4. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
5. Penyelamatan arsip bernilai guna

17. FUNGSI ARSIP
ARSIP TERTATA
RAPI
MEMORI
ORGANISASI
PERENCANAAN
PERLINDUNGAN
BATAS WILAYAH
BUKTI
PERTANGGUNG
JAWABAN
PENYELAMATAN ASET
PELAYANAN
PUBLIK

18. LINGKUP PENGELOLAAN (MANAJEMEN)
KEARSIPAN
Pengelolaan
Arsip Dinamis
Pengelolaan
Arsip Statis
Penciptaan
Pengklasifikasian
Penggunaan &
Pemeliharaan
Penyusutan
Akuisisi
Pelayanan
Preservasi

19. MACAM ARSIP
ARSIP DINAMIS
Langsung dipergunakan
dlm penyelenggaraan
Administrasi
ARSIP STATIS
Tidak dipergunakan secara
langsung dlm penyelenggaraan
Administrasi
Arsip InAktif
Frekwensi penggunaannya
mulai menurun
Arsip Aktif
Dipergunakan langsung
dan terus menerus
MACAM ARSIP

20. NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)
• Administrative Value (Nilai Administratif)
– KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES,
– Kartu Keluarga
• Legal Value (Nilai Hukum)
– Akte Notaris, Akte Kelahiran,
– SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB
• Fiscal Value (Nilai Fiskal)
– Buku Tabungan Bank, Kartu ATM,
– Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan
• Research Value (Nilai Penelitian)
– Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat
• Educational Value (Nilai Edukasi)
– Ijazah, Sertifikat Training
• Documentary Value (Nilai Sejarah/Dokumenter)
– Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD

21. Siklus Arsip
ARSIP
Penciptaan
Pemanfaatan
Penyimpana
n
Pemindahan
Pemusnahan