Makalah ini membahas tentang pengertian arsip, jenis-jenis arsip, dan organisasi kearsipan. Arsip dijelaskan sebagai dokumen yang merekam informasi baik berupa kertas maupun media lainnya yang dihasilkan dari kegiatan suatu lembaga. Jenis-jenis arsip dibedakan berdasarkan fungsi, nilai guna, sifat, subjek, bentuk, dan kepentingannya. Sedangkan organisasi kearsipan terdiri atas unit ke

1. 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia
dalam kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya
selalu menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta
dan data terjadi beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati
dalam kearsipan. Namun banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya
tersebut telah membuat sebuah arsip.
Beberpa pengalaman membuktikan, bahwa orang awam ataupun
masyarakat umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah
arsip. Selintas bila mendengar kata “arsip”, maka terbayanglah pada mereka
bundel-bundel yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan
bundel surat yang semrawut, dan petugas-petugasnya yang sudah tua, dan
kurang terdidik.
Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip tersebut di atas
tampaknya merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di
Indonesia kurang berkembang. Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis
mencoba untuk menjabarkan dan memberi pengertian mengenai arsip dan
bisa mengubah anggapan tentang pengertian arsip dan dunia kearsipan itu
sendiri.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Apakah yang dimaksud dengan arsip?
1.2.2 Apa sajakah jenis-jenis dari arsip?
1.2.3 Apa sajakah yang termasuk dalam organisasi kearsipan?
1.3 Tujuan Makalah
Adapun tujuan dari makalah ini adalah:
1.3.1 Untuk mengetahui pengertian dari arsip
1.3.2 Untuk mengetahui jenis-jenis arsip
1.3.3 Untuk mengetahui jenis organisasi kearsipan

2. 2
1.4 Manfaat Makalah
Adapun manfaat dari makalah ini adalah:
1.4.1 Dapat mengetahui pengertian dari arsip
1.4.2 Dapat mengetahui jenis-jenis dari arsip
1.4.3 Dapat mengetahui jenis organisasi kearsipan
1.5 Metode Penulisan
Adapun metode yang digunakan penulis dalam pembuatan makalah ini adalah
tinjauan pustaka dan pencarian informasi media online.

3. 3
BAB II
ISI
2.1 Pengertian Arsip
Istilah arsip tau dalam bahasa Belanda disebut Archief, dalam bahasa
Inggris disebut Archive berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti
permulaan. Kemudian dari kata “Arche” berkembang menjadi kata “ta archia”
yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata
“archeon” yang berarti “gedung pemerintahan”. Sedangkan dari bahasa Latin
kita mengenal kata “archivum”.
Arsiparis belanda S. Muller (1848-1922) menyatakan bahwa Archief
diartikan sebagai segenap dokumen tertulis, gambar dan bahan cetakan yang
secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh
salah seorang pejabatnya dan dokumen-dokumen itu dimaksudkan untuk tetap
berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat tertentu.
Selanjutnya Adolf Brenneke arsiparis Jerman (1875-1946) menyatakn
bahwa arsip adalah sebagai segala kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh
dari kegiatan legal (resmi) atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang
dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal ditempat tertentu sebagai sumber-
sumber dan bukti masa lampau.
Menurut UU No.7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsiapan pada
pasal 1, yang dimaksudUndang-undang ini dengan Arsip ialah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima ole Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Ketiga pendapat yang telah dipaparkan di atas menyatakan bahwa arsip
merupakan dokumen(yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunngal

4. 4
maupun kelompok(terjilid). Dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan
suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai
rujukan dan bukti sejarah masa lampau.
Kemudian adapun dari Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2012tentang
Pelaksanaan Undang-undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Yang
dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan
bernegara.
Dari pengertian oleh Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dapat
disimpulkan bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang
tunggal maupun yang kelompok (terjilid) tapi, arsip juga berupa rekaman
informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman. Contoh dari
arsip tersebut bisa berupa kaset, CD/DVD, atau media lainnya sesuai dengan
perkembangan zamannya. Dan untuk penyerahan arsip itu sendiri tidak harus dari
suatu badan maupun organisasi baik pemerintah atau swasta tapi juga bisa darii
perorangan.
Di samping kata “arsip “ dalam bahasa Indonesia, kita juga mengenal kata
“file” dan “record” yang banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-
hari. Dalam ilmu kearsipan (Archivologi) kita mengenal 3 kata ini, yaitu:
a. File
b. Record
c. Archive
Dalam rumusan dari ketiga kata tersebut dalam bahasa Inggris adalah
sebagai berikut:
a. File : Early archive
b. Record : Permanent archive

5. 5
c. Archive : Permanent Record
Dan jika dibandingkan dalam bahasa Indonesia maka dapat dijelaskan
sebagai berikut:
a. File : arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih di
perlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih secara
langsung digunakan
b. Record : arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi
dan diserahkan penyimpanannya ke unit Kearsipan pada instansi
bersangkutan. Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya
dalam memproses administrasi sehari-hari.
c. Archive : arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat atau
arsip Naisonal RI Daerah. Jadi jelaslah bahwa arsip statis adalah arsip-
arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan
Administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban
Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
2.2 Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari
sisi peninjauannya, antara lain :
a. Berdasarkan fungsinya
Menurut funsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi
1. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dugunakan secara langsung
dalam perencanaan,i di pelaksanaan, dan atau penyelenggaraaan
administrasi.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak di pergunakan lagi secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau
penyelenggaraan administrasi, atau tidak lagi digunkan dalam
kegiatan sehari-hari.
b. Berdasarkan nilai guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :

6. 6
1. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang
didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga/ instansi pencipta arsip
Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti
yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kkewajiban
warga negara dan pemerintah
Nilai guna keuangan yaitu: arsip yang berisikan segala hal
yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban
keuangan.
Nilaii guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau
hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta
kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/ peertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder juga meliputi :
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta
dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan
tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan , serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yangg mengandung
informasi bagi kegunaan berbagai kepentinagn penelitian
sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi
penciptanya.

7. 7
c. Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas:
1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat.
2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
orang . berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannnya.
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya , arsip dibagi atas:
Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan di suatu pusat arsip
(depo arsip), ataup arsip yang dipustkan penyimpanan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang
disimapn secara nasional di Jakarta yaitu pada lembaga
Arsip Nasinal Pusat disebut dengan nama ANRI(Arsip
Nasional Republik Indonesia)
Arsip unit yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau
setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga
arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya
menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
d. Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan
arsip salinan, dan arsip petikan.
e. Berdasarkan subjeknya
Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai
macam, misalnya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip
pendidikan arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya.
f. Berdasarkan bentuk dan judulnya
Menurut bentuk dan wujudnya, arsip terdiri dari berbagi macam,
misalnya surat(arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan
sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterngan
yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
g. Berdasarkan sifat kepentingannya

8. 8
1. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum,
pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.
2. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah buku induk mahsiswa, dan
sebagainya.
2.3 Organisasi Kearsipan
a. Unit kearsipan
Pada Undang-undang kearsipan secara tegas dinyatakan
bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit kearsipan.
Unit kearsipan tersebut tugasnya sebagaimana yang tertuang pada
Peraturan Pemerintah No 34 Tahun 1979 tentang penyusutan
kearsipan adalah : melakukan pengendalian arsip aktif yang berada
pada lingkungan unit-unit kerja serta menyimpan, mememlihara,
dan penyajikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja(unit
pengelola). Unit kearsipan tugasnya adalah melakukan pembinaan
kearsipan pada seluruh jajaran organisasi yang bersangkutan.
Misalnya untuk tingkat departemen, tugasnya melakukan
pembinaan seluruh jajaran departemen. Di pihak lain unit
kearsipan juga bertindak sebagai pusat penyimpanan inaktif(pusat
arsip)yang berasal dari unit-unit kerja. Disini tampaklah bahwa
tugas unit kearsipan cukup luas dan kompleks.
Sistem penyimpanan/ pengendalian kearsipan aldalah
sentralisasi untuk arsipo inaktif dan desentralisasi untuk arsip aktif
(pada masing-masing central file). Tugas masing-masing unit
kearsipan adalah sebagai berikut:
Tugas central file ( tata usaha pengelola)
o Melakukan pembinaan kearsipan aktif di
lingkungannya.
o Menyimpan, memelihara, dan menyajiakan arsip
aktif.

9. 9
o Melakukan penyusutan arrsip dengan memindahkan
arsip inaktif ke unit kearsipan.
o Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna lagi
sesuai peraturan yang berlaku.
o Mengelola central file.
Tugas unit kearsipan
o Melakuakan pembinaan kearsipan dinamis pada
seluruh jajaran organisasi
o Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip
inaktif yang berasal dari unit-unit kerja
o Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip
yang tidakk bernilai, dan menyerahkan arsip statis
kepada Arsip Nasional RI.
o Mengelola pusat arsip.
b. Arsip Nasional RI
Tugas untuk menyimpann arsip statis dibebankan kepada
Arsip Nasional RI. Ini menunjukkan bahwa kewajiban setiap
instansi pemerintah menyerahkan arsip yang telah mencapai masa
statis kepada arsip nasional.
Mengenai pengorganisasian arsip statis ini telah diatur pula
oleh undang-undang kearsipan. Organisasi tersebut adalah:
Arsip nasional di ibukota Republik Indonesia sebagi inti
organisasi Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya
disebut Arsip Nasional Pusat.
Arsip Nasional di tiap-tiap ibukota daeerah tingkat I,
termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah
tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
Tugas arsip nasional di samping melakukan pembinaan
kearsipan nasional juga, menyimpan, merawat dan menyajikan
arsip statis yang menjadi tanggung jawabnya.

10. 10
BAB III
PENUTUP
3.1 Simpulan
Arsip merupakan dokumen(yang merekam informasi) baik yang berbentuk
tunngal maupun kelompok (terjilid). Dan dokumen tersebut merupakan hasil dari
kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan
digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Arsip tidak hanya berupa
dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun yang kelompok (terjilid) tapi, arsip juga
berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman.
Contoh dari arsip tersebut bisa berupa kaset, CD/DVD, atau media lainnya sesuai dengan
perkembangan zamannya.
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari
sisi peninjauannya, antara lain :
a. Berdasarkan fungsinya : Arsip dinamis dan arsip statis
b. Berdasarkan nilai guna : Nilai guna primer dan nilai guna sekunder
c. Berdasarkan sifat: Arsip tertutup dan arsip terbuka
d. Berdasarkan keasliannya: arsip asli, arsip tembusan arsip salinan, dan
arsip petikan.
e. Berdasarkan subjeknya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip
pendidikan arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya.
f. Berdasarkan bentuk dan judulnya
g. Berdasarkan sifat kepentingannya: Arsip penting dan arsip vital
Organisasi kearsipan yaitu Unit kearsipan dan Arsip Nasional RI. Unit
kearsipan berfungsi sebagai melakukan pengendalian arsip aktif yang berada pada
lingkungan unit-unit kerja serta menyimpan, mememlihara, dan penyajikan arsip
inaktif yang berasal dari unit-unit kerja(unit pengelola). Dan Arsip Nasional RI
berfungsi untuk menyimpan, merawat dan menyajikan arsip statis.

11. 11
3.2 Saran
Pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkatkan dan pengertian
terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari
harus disebarluaskan, sehingga petugas kearsipan tersebut dan petugas di bidang
lain mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di
mana mereka bertugas.