Infosessie voor de contactpersonen van de federale organisaties

1. OFOIFA IN VERANDERING!
VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION
ONTWIKKELINGTRAJECTEN
VOOR LEIDINGGEVENDEN
EDITIE 2016-2017
Infosessie SPOC’s 30/06/2016

2. Programma
Ontwikkelingstrajecten voor
leidinggevenden
-nieuwe editie (2016-2017):
 Concept: context, kenmerken, doel,
pedagogisch concept, leergroepen, structuur,
inhoud
 Kandidaatstelling en selectie: doelpubliek,
deelnemingsvoorwaarden, rol chefs deelnemers,
rol SPOC’s, kandidaatstellings- en
selectieprocedure, planning
-lopende editie (2015-2016): stand van zaken
Vragen & antwoorden

3. OFOIFA IN VERANDERING!
VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATIONOntwikkelingstrajecten voor
leidinggevenden 2016-2017:
concept

4. Context
De federale overheid is volop in beweging:
- staatshervorming
- hertekening van de structuur van de federale
overheid
- modernisering (nieuw evaluatie- en
loopbaansysteem, het Nieuwe Werken,
bestuursovereenkomsten, …)
- vergrijzing ambtenarenkorps
- besparingen
- etc.
=> behoefte aan competente leiders en managers

5. Leren om te leiden
Ontwikkeling van management- en leiderschaps-
competenties
=> Grote vraag naar de ontwikkeling van
leidinggevenden

6. Ontwikkelingsaanbod voor
leidinggevenden
Eigen ontwikkelingsaanbod van de federale
organisaties
Transversaal ontwikkelingsaanbod van de FOD P&O
-DG OPO: Vitruvius (⊂ In Vivo)
-DG OFO (zie www.ofoifa.be)
– standaardopleidingen
– opleidingen in het kader van de evaluatiecycli
– opleidingen op vraag / op maat van organisaties
– Top Management Programme
– ontwikkelingstrajecten voor operationele en tactisch /
strategische leidinggevenden

7. Kenmerken
ontwikkelingstrajecten
• Ontwikkeling van een grote groep leidinggevenden
(210 deelnemers) van alle niveaus (ook C en D)
• Ontwikkeling, niet louter opleiding => diverse
leervormen
• Traject: 12 dagen, gespreid over 1 jaar => grote
investering en engagement, maar ook sterkere
groepscohesie en resultaten op het terrein
• Focus op praktische toepasbaarheid, op transfer van
het geleerde naar de werkplek
• Op maat: flexibel, modulair programma afgestemd op
de behoeften van de deelnemers en hun organisaties
• Ontwikkeling van management- EN
leiderschapscompetenties (hard en soft skills)

8. Doel
• Door het ontwikkelen van de management- en
leiderschapscompetenties van federale
leidinggevenden
- hun dagelijks functioneren als leidinggevende
verbeteren,
- hun persoonlijke impact op de cultuur binnen hun
organisatie beïnvloeden
- en zo tot een cultuurverandering binnen de
federale overheid komen.
• Creatie van een intra- en interdepartementaal
netwerk van federale leidinggevenden die elkaar
kunnen adviseren en ondersteunen, ervaringen en

9. Doelpubliek
• Franstalige en Nederlandstalige ambtenaren
(contractuelen en statutairen, ook Smals)
• van de FOD’s, POD’s, parastatalen en
wetenschappelijke instellingen die willen deelnemen
aan de trajecten
+ de Federale Politie, Defensie, de Rechterlijke Orde
• van niveau A, B, C of D
• die min. 1 jaar ervaring hebben
• in een leidinggevende functie (hiërarchisch of
functioneel) op operationeel of tactisch/strategisch
niveau

10. • Doelpubliek: leidinggevenden van niveau A2-A3-A4
en mandaathouders, min. 5 jaar ervaring, 1 jaar in
leidinggevende functie binnen federale overheid ><
leidinggevenden van niveau A-B-C-D, min.1 jaar
ervaring in leidinggevende functie
• Aantal deelnemers: 3 leergroepen >< 14
leergroepen
• Aantal dagen: 20 dagen gespreid over 8 maanden
>< 12 dagen gespreid over 1 jaar
• Focus op menswaardig leiderschap ><
management- en leiderschapsontwikkeling
• Leervormen: zelfsturend, inductief leren >< mix
• Residentiële sessies >< geen residentiële sessies
Verschil
Vitruvius – Trajecten

11. Structuur trajecten
Follow-up

12. Fase 1: het intakegesprek

13. Praktisch
Gestructureerd interview ( ca. 1,5 u): trajectbegeleider
+ deelnemer + chef deelnemer
Wanneer ? Eind november 2016 – begin februari 2017
Waar ? Bij OFO
Voorbereiding door de deelnemer en zijn chef
=> reflectie-instrument OFO (vragenlijsten)
=> de stafdienst P&O / opleidingsverantwoordelijke
dient voor het intakegesprek de deelnemers op de
hoogte te brengen van de visie op leidinggeven
binnen hun organisatie
Doel: de deelnemers weten wat hun organisatie
van hen verwacht als leidinggevende

14. Doelstellingen
• Kennismaking trajectbegeleider – deelnemer – chef
• De deelnemer en zijn chef hebben een goed beeld
van het traject en van het engagement dat van hen
verwacht wordt
• De deelnemer heeft een beter beeld van zijn sterke
punten en verbeterpunten als leidinggevende
• De deelnemer heeft een beter beeld van waar hij
naartoe wil als leidinggevende
• Afstemming chef-deelnemer over wat zij beiden met
het traject willen bereiken en met welke steun van
elkaar

15. Fase 2: het eigenlijke traject

16. Praktisch
12 klassikale sessies
Waar ? Bij OFO
Wanneer ?
Dag 1 en 2, alsook dag 11 en 12: aaneensluitend (maar
niet residentieel)
De aanwezigheid van de deelnemers is verplicht
(engagement ! => beperkt aantal plaatsen,
groepsdynamica)
feb ma apr mei jun jul aug sep okt nov dec
2 1 1 1 1 1 1 1 1 2

17. Dag 1 en 2: doelstellingen
• Groepsvorming (creatie veilige leeromgeving)
• Aspecten van groepsdynamica bijbrengen
• Deelnemers bewust maken van verschillende leerstijlen
en leiderschapsstijlen (en –rollen) en van hun eigen
leerstijl en leiderschapsstijl
• De deelnemers een duidelijker zicht geven op hun
persoonlijke leeragenda inzake leiderschaps- en
managementontwikkeling => elke deelnemer heeft op
het einde van dag 2 een persoonlijk
ontwikkelingsplan (POP) (meerjarenplan !)
• De thema’s m.b.t. management en leiderschap
identificeren die in de leergroep behandeld zullen
worden tijdens het traject (co-creatie)

18. Dag 3 -12
Vaste structuur (werken op afgesproken thema’s)
+ flexibiliteit (ruimte voor ad hoc thema’s, problemen
en uitdagingen op de werkvloer)
Voorbeelden van thema’s: conflictbeheer, tijdmanagement,
feedback geven, omgaan met veranderingen en
weerstand, medewerkers evalueren, medewerkers
motiveren, delegeren, stressbeheer, leiderschap op afstand
(NWOW), project- en procesmanagement,…
1 dag = “de dag met de chefs”: deelnemers + hun
chefs

19. Dag 3 -12: doelstellingen
• De deelnemers leren hun eigen ervaringen en
inzichten te verbinden met theorieën en modellen
rond leiderschap en management
• De deelnemers kunnen hun inzichten en kennis
verbinden met hun dagelijkse realiteit als
leidinggevende (transfer)
• De deelnemers worden door de confrontatie met de
ervaringen van hun collega’s gemotiveerd en
geïnspireerd
• De deelnemers leren alternatieve wegen te
verkennen in werksituaties (via o.a. cases en
rollenspelen)

20. De dag met de chefs:
doelstellingen
• De chefs van de deelnemers ondersteuning en
hulpmiddelen aanbieden om hun coachende rol
t.a.v. de deelnemer(s) (maar ook t.a.v. hun
andere medewerkers) en hun rol in de
evaluatiecyclus zo goed mogelijk op te kunnen
nemen.
• De chefs en hun medewerkers in debat laten
gaan over diverse aspecten van leidinggeven.

21. Leervormen
- doceren,
- modellen / theorieën vertalen naar de praktijk,
- intervisie (= samen met andere leidinggevenden
nadenken over vragen en problemen uit de werksituatie),
- individuele en groepsopdrachten,
- cases,
- rollenspelen,
- zelfreflectie,
- groepscoaching,
- individuele coaching (max. 2 u / deelnemer),
- …

22. Pedagogisch concept 1/2
 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn
leerproces => hij moet zelf ook input en feedback
geven
Omkadering en ondersteuning van de deelnemer
door de trajectbegeleider, de groep, zijn chef, de
stafdienst P&O/opleidingsverantwoordelijke
 Deelnemers leren zoveel mogelijk van elkaar:
delen van ervaringen (intervisie), uitwisselen van
best (en worst) practices, geven van feedback,
peer coaching

23. Pedagogisch concept 2/2
Focus op praktische toepasbaarheid en transfer
van het geleerde naar de werkvloer !
=> Stevige verankering binnen de
organisatie (actieve betrokkenheid van chef en
stafdienst P&O / OV)
=> Gebruik van transfer-bevorderende
leervormen

24. Fase 3: het outtakegesprek

25. Praktisch en doel
Gesprek (ca. 1u): trajectbegeleider + deelnemer + chef
deelnemer
Wanneer ? Januari - februari 2018
Waar ? Bij OFO
Doelstellingen:
•nagaan of het ontwikkelingstraject beantwoordde aan de
verwachtingen en behoeften van de deelnemer
•nagaan welke ontwikkeling heeft plaatsgevonden
(aftoetsen van het POP)
•bespreken van eventuele obstakels voor transfer
•bespreken van toekomstige ontwikkelacties
•het traject afsluiten

26. Follow-up
• Indien voldoende vraag bij de deelnemers
• In het jaar na het afsluiten van het eigenlijke traject
• Max. 3 dagen (of 6 halve dagen) per trajectgroep
• Combinatie van elementen uit intervisie, training en
groepscoaching
Doelstellingen:
• de competenties van leidinggevenden verder
ontwikkelen;
• door regelmatige ontmoetingsmomenten het
netwerk van leidinggevenden in stand houden.

27. De trajectbegeleiders
• Gemengde rol: opleider, facilitator, coach, …
• Cruciale partners !
• Externe firma (Diversity)
• Onderlinge afstemming en ervaringsuitwisseling
(intervisie trajectbegeleiders)

28. Kerncijfers
Editie I (2010-2012) Editie II (2012-2014)
111 kandidaten (45 van FOD Justitie) 218 kandidaten (83 van FOD Justitie)
111 deelnemers 175 deelnemers
40 tactische leidinggevenden
59 operationele leidinggevenden niveau A/B
12 operationele leidinggevenden niveau C/D
59 tactische leidinggevenden
75 operationele leidinggevenden niveau A/B
41 operationele leidinggevenden niveau C/D
57 FR en 54 NL 89 FR en 86 NL
63 mannen en 48 vrouwen 91 mannen en 84 vrouwen
21 verschillende federale instellingen (8
FOD’s, 2 POD’s, 7 parastatalen, 4
wetenschappelijke instellingen)
27 verschillende federale instellingen (10
FOD’s, 2 POD’s, 8 parastatalen, 7
wetenschappelijke instellingen)

29. Kerncijfers
Editie III (2015-2016)
242 kandidaten (102 FR + 140 NL, 133 V + 109 M)
201 deelnemers (88 FR + 113 NL, 111 V + 90 M)
14 groepen (6 FR + 8 NL)
54 tactische leidinggevenden
118 operationele leidinggevenden niveau A/B
29 operationele leidinggevenden niveau C/D
122 niveau A
50 niveau B
28 niveau C
1 niveau D
26 verschillende federale instellingen ( 10 FOD’s, ROJ,
11 parastatalen, 4 wetenschappelijke instellingen)

30. Editie III (lopend)
• Eind januari – april: intakegesprekken
(aanwezigheid chefs, obstakels: griepepidemie,
aanslagen)
• April – juni: trajectdag 1- 4 (treinstakingen)
• Juli: tussentijdse tevredenheidsevaluatie
deelnemers + evaluatie door trajectbegeleiders
– OFO
• Gebruik e-campus: 1 gemeenschappelijke
ruimte voor alle groepen + een beveiligde ruimte
per groep

31. Evaluatie editie II
Editie II: on-line enquête: evaluatie van de
tevredenheid en transfer (eind maart 2014):
- verstuurd naar 150 deelnemers
- 101 respondenten (respons% van 67 % !,
evenwichtige verdeling NL/FR, M/V, AB/CD,
OPE/TACT)
=> 78% van de respondenten gaf een globaal
beoordelingscijfer van 7 of meer op 10 aan zijn
ontwikkelingstraject, 23% gaf zelfs een 9 of een 10
=> Ruim 72 % van de respondenten was het eens tot
helemaal eens met de stelling dat het traject hen
geholpen heeft hun functioneren als
leidinggevende te verbeteren.

32. Sterke punten trajecten
• De unieke kans om ervaringen en inzichten uit
te wisselen met collega-leidinggevenden van
andere organisaties
• De samenhang, openheid en steun binnen de
groep
• De professionele ondersteuning en begeleiding
door de trajectbegeleiders
• Het gevarieerde en flexibele programma

33. Verbeterpunten trajecten
• Het ontbreken van een follow-up
=> ca. 74 % van de respondenten gaf aan dat
zij behoefte hadden aan een verderzetting
(follow-up) van hun traject, het liefst in de vorm
van intervisiesessies met hun oorspronkelijke
trajectgroep
• Het theoretisch kader zou soms meer uitgediept
mogen worden door de trajectbegeleider
=> Remediëring in editie III

34. Vragen ?

35. OFOIFA IN VERANDERING!
VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION
Kandidaatstelling en selectie

36. Doelpubliek
• Franstalige en Nederlandstalige ambtenaren
(contractuelen en statutairen, ook Smals)
• van de FOD’s, POD’s, parastatalen en
wetenschappelijke instellingen die willen deelnemen
aan de trajecten + de Federale Politie, Defensie, de
Rechterlijke Orde
• van niveau A, B, C of D
• die min. 1 jaar ervaring hebben
• in een leidinggevende functie (hiërarchisch of
functioneel) op operationeel of tactisch/strategisch
niveau

37. Leergroepen
• Max. 15 deelnemers / groep
• NL en FR groepen (geen tweetalige groepen)
• Groepering van leidinggevenden die een
gelijkaardige werkcontext en ontwikkelingsbehoeften
hebben:
> operationele leidinggevenden niveau A-B
operationele leidinggevenden niveau C-D
> tactisch / strategische leidinggevenden
=> aparte, maar gelijkaardig trajecten
=> aparte kandidaatstellingsdossiers
• Heterogene groepen (bij voorkeur ≠ organisaties,
diversiteit qua ervaring, leeftijd, sexe, …)

38. Managementniveaus
=> geen sluitende definities
=> afhankelijk van
 wat men doet (taken en verantwoordelijkheden),
 met wie men in interactie treedt,
 en de plaats in het organigram van de organisatie
Strategisch
Tactisch
Operationeel

39. Managementniveaus
Operationele leidinggevenden: bijv.
- Beginnende leidinggevenden
- Leidinggevenden uit het lagere middenkader
Tactische leidinggevenden: bijv.
- Geven vaak leiding aan andere leidinggevenden
Strategische leidinggevenden: mandaathouders

40. Aantal deelnemers
Totaal (operationeel + tactisch): max. 210
deelnemers
14 groepen (in principe 7 NL + 7 FR) van max. 15
deelnemers
Minimum 2 groepen niveau C-D (1 NL + 1 FR) bij
de operationele leidinggevenden

41. Informatiesessies
2 informatiesessies voor kandidaten:
- 28 juli 2016
- 25 augustus 2016
Telkens van 12u30 tot 14u bij het OFO
⇒ Lunch (sandwiches) voorzien
⇒ Inschrijving via de OFO-website
Infosessies op aanvraag mogelijk (min. 8
geïnteresseerden per organisatie, datum overeen
te komen )

42. Deelnemingsvoorwaarden
mbt de ORGANISATIE :
de organisatie moet binnen de stafdienst
P&O/opleidingsdienst een SPOC (single point
of contact) voor de trajecten aangeduid hebben
(zie lijst SPOC’s op www.ofoifa.be)
de stafdienst P&O/opleidingsdienst dient vóór
de intake de deelnemers op de hoogte te
brengen van de visie op leidinggeven binnen de
organisatie

43. Deelnemingsvoorwaarden
KANDIDAAT (1/2)
 behoren tot een organisatie die beantwoordt
aan de bovenstaande voorwaarden
 minstens 1 jaar ervaring als (hiërarchisch of
functioneel) leidinggevende hebben
 gemotiveerd zijn om zijn/haar competenties als
leidinggevende te ontwikkelen en om het geleerde
in de praktijk te brengen
 bereid zijn om zijn/haar eigen ervaringen als
leidinggevende te delen en zich bloot te geven

44. Voorwaarden
KANDIDAAT (2/2)
bereid zijn om input en feedback te geven aan
andere deelnemers
zich engageren om aanwezig te zijn tijdens de 12
groepssessies en tijd vrij te maken voor de
individuele en groepsopdrachten
de steun genieten van zijn/haar functionele chef en
van stafdienst P&O / opleidingsverantwoordelijke
Uw organisatie kan bijkomende voorwaarden stellen aan
de kandidaten (qua niveau, ervaring, …).
Deze voorwaarden dienen duidelijk gecommuniceerd te
worden !

45. Kandidaatstellingsdossier
Standaard kandidaatstellingsdossier per traject
(operationeel / tactisch) vanaf de week van 04/07 op
www.ofoifa.be
Dossier: 3 delen:
 deel I: vult de kandidaat zelf in
 deel II: vult zijn/haar functionele chef in
 deel III: vult zijn/haar stafdienst P&O / OV in

46. Rol van de chef van de deelnemer
• Dienstvrijstelling verlenen aan de deelnemer
• De intake en outtake samen met de deelnemer
voorbereiden
• Aanwezig zijn op het intake- en outtakegesprek en
op de dag met de chefs
• De deelnemer ondersteunen en opvolgen tijdens
het traject
• Ervoor zorgen dat de deelnemer het geleerde
zoveel mogelijk in de praktijk kan brengen
=> Engagement !

47. Uw rol als SPOC (1/2)
• U bent contactpunt voor de trajecten, zowel voor
geïnteresseerden binnen uw organisatie
(informatieverstrekking) als voor het OFO;
• U beantwoordt vragen over de deelnemings-
voorwaarden en de selectieprocedure
• U neemt de kandidaatstellingsdossiers binnen uw
organisatie in ontvangst
• U organiseert of begeleidt de selectie van de
kandidaten en hun rangschikking volgens prioriteit
• U bezorgt de dossiers van de geselecteerde
kandidaten en de overzichtstabel aan het OFO

48. Uw rol als SPOC (2/2)
• U zorgt ervoor dat elke deelnemer vóór de
intakegesprekken input heeft gekregen mbt de
visie op leidinggeven binnen uw organisatie
• U volgt de deelnemers op tijdens hun traject en
ondersteunt ze
• U bewaakt mee de transfer naar de werkplek
• U geeft feedback aan het OFO
=> De lijst van de SPOC’s wordt op de OFO-
website gepubliceerd in de week van 4/7

49. Kandidaturen
De kandidaten moeten hun ingevuld dossier
bezorgen aan de SPOC van hun organisatie (NIET
aan het OFO !)
De deadline voor het indienen van de dossiers bij
de SPOC’s is in principe 7 september 2016.
Indien uw organisatie beslist om de deadline te
vervroegen of te verlaten, dient dit duidelijk
gecommuniceerd te worden aan de kandidaten !

50. Selectieprocedure (1/3)
• De stafdienst P&O / opleidingsdienst selecteert de
kandidaten en rangschikt hen volgens prioriteit.
=> geen beperking van het aantal voorgestelde kandidaten per
organisatie (geen quota)
=> validatie van de selectie en prioritisering door het
Directiecomité
• De SPOC maakt de dossiers van de geselecteerde
kandidaten en hun prioritisering over aan het OFO
Deadline = 7 oktober 2016 – van deze deadline kan
niet afgeweken worden !
=> per mail of per post (in dat laatste geval graag mailtje of
telefoontje om dat te melden)
=> als u geen kandidaten heeft, vernemen wij dat ook graag
Kandidaten van wie het dossier niet wordt overgemaakt aan het OFO, dienen
hiervan op de hoogte gebracht te worden door hun SPOC.

51. Selectieprocedure (2/3)
• Indien het OFO meer kandidaatstellingen
ontvangt dan dat er deelnemers toegelaten
kunnen worden tot een traject, zal er een
beperking opgelegd worden aan het aantal
deelnemers per organisatie. De deelnemers
zullen dan op basis van hun rangschikking
volgens prioriteit toegelaten worden.
• Het OFO brengt de SPOC’s op de hoogte
welke kandidaten kunnen deelnemen aan de
trajecten (week van 28 oktober 2016).

52. Selectieprocedure (3/3)
10 november 2016: communicatie selectie en
groepssamenstelling aan de deelnemers door
OFO
+ uitnodiging intakegesprek (deelnemer + chef)
+ mededeling planning trajectdagen
Kandidaten die geselecteerd zijn door hun
organisatie maar niet toegelaten kunnen worden
tot het traject omdat er te veel kandidaten zijn, worden
hiervan op de hoogte gesteld door het OFO.
Indien zij vragen hebben bij de prioritisering van de
kandidaten van hun organisatie dienen zij contact op
te nemen met hun SPOC.

53. Planning
JULI Week van 4 juli
28 juli
Informatie SPOC’s op e-campus OFO
Informatie kandidaten op website OFO
Opening kandidaturen
Informatiesessie voor kandidaten bij OFO (van
12u30 tot 14u)
AUG 25 augustus Informatiesessie voor kandidaten bij OFO (van
12u30 tot 14u)
SEP 7 september Deadline indienen kandidaturen bij de SPOC’s
OKT 7 oktober
28 oktober
Overdracht dossiers geselecteerde kandidaten
(+ tabel met prioritisering) door de SPOC’s aan
het OFO
Kennisgeving definitieve selectie aan SPOC’s
NOV 10 november
Week van 21 november
Kennisgeving deelname + uitnodigingen
intakegesprekken aan de deelnemers en hun
chefs door OFO
Start intakegesprekken

54. Contactpersonen OFO
Projectleider: Sarah GEENS
(sarah.geens@ofoifa.fgov.be, tel.: 02 573 74 32)
Secretariaat: Christine FLABAT
(christine.flabat@ofoifa.fgov.be, tel.: 02 573 74 71)
Algemeen e-mailadres: lmt@ofoifa.fgov.be

55. Vragen ?

56. Bedankt voor uw aandacht !