1. Lean AcademyLean Academy
Rendre plus efficace le processus de sélection statutaireRendre plus efficace le processus de sélection statutaire
Efficiënter maken van het statutaire selectieprocesEfficiënter maken van het statutaire selectieproces
FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal OverlegFOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg
SPF Emploi, travail, concertation socialeSPF Emploi, travail, concertation sociale
Kim Thienpont et Nadia FilippiKim Thienpont et Nadia Filippi
1

2. 1. Notre projet
• Qui sommes-nous?
• Choix du processus et contexte
• Objectifs et bénéfices attendus
1. Documenter et mesurer le processus
• Phases et méthode de travail
• Schéma processus
• Répartition de la valeur
• Constats
1. Analyse et propositions d’amélioration
2. Conclusion
2
Table des matièresTable des matières

3. 1. Notre projet1. Notre projet
3

4. Notre projetNotre projet
Qui sommes-nous?Qui sommes-nous?
• SPF Emploi, travail et concertation sociale
• Le SPF est le garant des équilibres entre les travailleurs et les
employeurs dans leur relation de travail.
• 1350 Collaborateurs
• Administration centrale et services extérieurs
• Volonté d’engager des collaborateurs statutaires/statutariser
4

5. Notre projetNotre projet
Qui sommes-nous?Qui sommes-nous?
5

6. Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire
Scope:
Les phases de préparation du Processus de
sélection statutaire, qui dépendent de notre organisation
Hors scope:
•Tous les autres types de sélections
•Les phases de sélection/screening en elles-mêmes
•Toutes les phases qui dépendent de SELOR
6
Notre ProjetNotre Projet
Choix du processus et contexteChoix du processus et contexte

7. • Vraag van het Directiecomité
• Grote aanwervingsbehoeften
7
OnsOns ProjectProject
Keuze van het proces en contextKeuze van het proces en context
Mannen en
vrouwen

8. Enkele cijfers in 2013:
•58 geplande selectieprocedures
•24 afgewerkte selectieprocedures
•41 indiensttredingen
Gemiddelde aanwervingsduur bij statutaire selectie:
426 kalenderdagen
Gemiddelde duur van interne mobiliteit:
192 kalenderdagen
8
OnsOns ProjectProject
Keuze van het proces en contextKeuze van het proces en context

9. Beperkte middelen:
• 2 selectiedeskundigen
• Bijkomende opdrachten
Aandachtspunten:
• Ingewikkelde procedures
• Lange validatieketen
9
OnsOns ProjectProject
Keuze van het proces en contextKeuze van het proces en context

10. Efficiënter laten verlopen van de voorbereidingsfasen van het statutaire
selectieproces zodat:
•de uitvoeringstermijn van de voorbereidingsfase van een statutaire selectie
met aanleg van een reserve met 10% vermindert, en dit zonder
kwaliteitsverlies
•er een beter evenwicht is tussen input – output
•het welzijn en de tevredenheid van onze klanten en medewerkers stijgt
•de personeelskost voor het uitvoeren van het proces daalt
10
Ons ProjectOns Project
Doelstellingen en verwachte batenDoelstellingen en verwachte baten

11. 2. Documenter et mesurer le2. Documenter et mesurer le
processusprocessus
11

12. Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus
12
Définir • scope
• objectifs
• organisation pratique
Documenter • diagramme de flux
• Value stream map
• diagramme en tortue
• répartition valeur
Mesurer • collecter dates
• statistiques
• vérifier estimations avec cas réels
Analyser et
proposer des
améliorations
• points de blocage
• gaspillages
• brainstorming
• propositions
• efforts/bénéfices
• plan d’action
Phases

13. •Workshop hebdomadaire avec experts en sélection
•Réunions avec consultant Lean
•Réunions de travail hebdomadaires de l’équipe projet
13
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus
Méthode de travailMéthode de travail

14. 14
Décision
formelle
Mobilité
interne
Sélection
externe
Pas de candidat
ou candidat
échoue
Phase 1 Phase 2
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus
Schéma processusSchéma processus

15. Voorbereiden
en houden van
de
vergadering
Screenen,
antwoorden
Functiebe-
schrijving
Selectie
Kandidaten
uitnodigen
15
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het proces
Verdeling van de waarde: prioritaire selectieVerdeling van de waarde: prioritaire selectie
Wachttijd
voorbereidende
vergadering
Wachttijd FB Termijn aanvaarding
laureaat
1 0,5 1,5
Waarde voor de klant
Zonder waarde voor de klant
Reglementaire duur
Buiten scope
30 23
410 8
Aanvaarding
laureaat
 indiensttreding
6 76
1
Interne
Mobiliteit

16. Voorbereiden en
houden van de
vergadering
Selectie
Functie
be-
schrij-
ving
Screenen,
antwoorden
16
Wachttijd voorbereidende
vergadering
Wachttijd
FB
Termijn
aanvaarding
laureaat
Kandidaten
uitnodigen
1
Waarde voor de klant
Zonder waarde voor de klant
Reglementaire duur
6
810
180
1
4
1,50,5
Termijn ok
laureaat 
indiensttreding
76
Buiten scope
23
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het proces
Verdeling van de waarde: niet prioritaire selectieVerdeling van de waarde: niet prioritaire selectieInterne
Mobiliteit

17. 17
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het proces
Vaststelling fase 1: interne mobiliteitVaststelling fase 1: interne mobiliteit
Drie lange termijnen :
•30 kalenderdagen - 6 maanden : lange termijn voor de
aanvang van de voorbereidende vergadering te wijten aan
onvolledige informatie, andere selecties die aan de gang zijn…
•23 kalenderdagen: lange termijn voor opstellen/wijzigen
functiebeschrijving
•76 kalenderdagen: duur van interne « opzeggingstermijn »

18. 18
Wachttijd
inschrijving
Wachttijd
kick-off
vergadering
Kick-off
vergadering
Inschrijven
opstellen
SLA
Wachttijd SLA
Houden modules 1, 2.1, 2.2
Wachttijd
aanleg reserve
opzeggingstermijn
0,5
1 1
Waarde voor de klant
Zonder waarde voor de klant
Reglementaire duur
Buiten scope
Verdeling van de waardeVerdeling van de waarde
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het proces
302 14
15
73
2 9 97
3
Praktische proef,
voorbereiding module 2.2
publicatie
Externe
selectie

19. 19
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus
Constats délai de parcoursphase 1 et 2*Constats délai de parcoursphase 1 et 2*
Scenario optimiste: 326,5 jours calendrier
•228 jours calendrier sans préavis
•65,5 jours calendrier scope
Scenario pessimiste: 476,5 jours calendrier
•379,5 jours calendrier sans préavis
•215,5 jours calendrier scope
*basé sur des estimations, verifié avec des cas réels

20. 20
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus
Constats comparaison délais de parcoursConstats comparaison délais de parcours
et temps de travailet temps de travail
Délais de parcours scope Temps de travail réel
scope
65,5 jours cal
ou 393 heures
10,5 jours calendrier
ou 63 heures
215,5 jours cal
ou 1293 heures
10,5 jours calendrier
ou 63 heures

21. 4. Analyse et propositions4. Analyse et propositions
d’améliorationd’amélioration
21

22. 22
Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’amélioration
ApprocheApproche
•Workshop avec les correspondants P&O pour récolter les
suggestions et remarques afin d’améliorer le processus de
sélection
 56 idées
 regroupées en 5 thèmes
 Exemples: bibliothèque de cas pratiques,
plateforme informatique, pool de membres du jury,…
•Interviews hebdomadaires avec les experts en sélection afin
de rassembler des points d’amélioration et des propositions
pour éliminer les gaspillages

23. 23
Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’amélioration
Quick winsQuick wins
POINT A AMELIORER PROPOSITION
Bcp d’envois par mail, capacité
d'envoi limitée
1. Un fichier par sélection sur
Alfresco
2. Campus sélection sur Alfresco
Attente justificatif bilinguisme 3. Donner accès aux recruteuses aux
certificats linguistiques
Rédaction de bcp d’infos (fiche des
points…)
4. Déléguer aux assistantes
administratives
Cas pratique systématique 5. Cas pratique en fonction des
compétences à tester
Bcp d’échanges pour fixer réunions 6. Doodle

24. 24
Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellen
Middellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn
TE VERBETEREN PUNT VOORSTEL
Deadline niet nageleefd door AD voor
praktische proef
7. guideline opstellen voor opmaak
praktische proef
Praktische proef niet altijd kwalitatief en
termijnen niet altijd nageleefd
8. Jaarlijkse workshops
Deadlines voor ontvangst outputs niet
geharmoniseerd
9. deadlines opstellen per output

25. 25
Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellen
Middellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn
TE VERBETEREN PUNT VOORSTEL
Gebrek aan deskundigen van een
bepaalde taalrol
10. Een pool van deskundigen
creëren
Verschillende werkmethodes van de
selectiedeskundigen
11. Uniformiseren en
vereenvoudigen
Voortdurende rechtvaardiging van de
stand van zaken van de selecties
12. Tabel met stand van zaken
voor P&O correspondenten en AD
Meedelen van bepaalde info wordt soms
vergeten & de meegedeelde informatie
verschilt soms
13. Geharmoniseerde Powerpoint
opmaken die kan worden gebruikt
bij vergaderingen en briefings
Fouten en vergetelheden te wijten aan
niet-gestandaardiseerde documenten
14. Templates creëren (matrix van
de competenties, checklist
voorbereidende vergadering…)

26. 26
Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellen
Middellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn
TE VERBETEREN PUNT VOORSTEL
Wachttijd kick-off vergadering SELOR 15. Een jaarlijkse planning opmaken en
naar SELOR sturen

27. 27
Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’amélioration
Coûts/bénéficesCoûts/bénéfices

28. 28
ConclusionConclusion
« Le projet Lean nous a incitées à voir sous
une autre perspective les processus et les
procédures de sélection et à remettre en
question certaines pratiques »

29. 29
ConclusionConclusion
Leçons apprisesLeçons apprises
• Bien définir le scope et les objectifs: clairs, réalisables dans le temps
prévu, sur lesquels on a une maîtrise, qui répondent aux attentes.
• Importance des mesures quantitatives pour objectiver et pour
vérifier les résultats obtenus.
• Soutien du management.
• Importance d’avoir un expert du domaine examiné dans l’équipe
projet.
• Ne pas oublier la gestion du changement.
• Ne pas sous-estimer la charge de travail.

30. 30
Questions?Questions?
Vragen?Vragen?

31. 31
Merci pour votre attention!Merci pour votre attention!
Bedankt voor uw aandacht!Bedankt voor uw aandacht!
kim.thienpont@werk.belgie.bekim.thienpont@werk.belgie.be
nadia.filippi@emploi.belgique.benadia.filippi@emploi.belgique.be